El objeto de este trabajo es definir los conceptos y la naturaleza jurídica de las Sociedades Comerciales requeridas, así como también explicar los requisitos, para su constitución y funcionamiento, su tipicidad, libros requeridos y todos los demás actos que hacen al desarrollo de las actividades comerciales dentro de las mismas.
2. Sociedades Comerciales
Según Ley 19.550 habrá sociedad cuando dos o más personas en forma organizada, conforme a uno de los tipos previstos en la misma se obliguen a realizar aportes para aplicarlos a la producción o intercambio de bienes o servicios, participando de los beneficios y soportando las perdidas.
La constitución de la sociedad se manifiesta mediante un contrato, firmado por los socios, en el que manifiestan su acuerdo y reglamentan sus derechos y obligaciones para con la sociedad
El instrumento del contrato es privado cuando se realiza personalmente entre los socios, sin intervención de ningún funcionario publico. Cuando hay intervención de un escribano publico y el contrato se protocoliza, el instrumento es publico.
De todas maneras la sociedad solo se considera regularmente constituida al ser inscripta en el Registro Publico de Comercio, dentro de los 15 días de su otorgamiento. Si hubiera sido realizado por instrumento privado, la inscripción se hará previa ratificación ante un juez, a menos que las firmas estén certificadas ante escribano publico.
El contrato debe contener: nombre, edad, estado civil, nacionalidad, profesión, domicilio y D.N.I. de los socios; razón social o denominación y domicilio de la sociedad; designación del objeto que debe ser preciso y determinado; capital social expresado en moneda argentina y mencionando el aporte de cada socio; plazo de duración de la sociedad; organización de la administración, fiscalización y reuniones de los socios; reglas de distribución de utilidades y soporte de las perdidas, en caso de omisión, se aplicara en proporción a los aportes.
Libros: Están compuestos por hojas encuadernadas y foliadas, deben ser inscriptos y rubricados en el Registro Publico de Comercio, podrán ser reemplazados por medios mecánicos u electrónicos autorizados, menos el de Inventario y Balance.
Diario: registro cronológico de los hechos económicos de la empresa, brinda información especifica sobre los estados de las cuentas y las operaciones incluyendo fecha, cuentas involucradas, importes, comprobantes etc.
Inventario y Balances: comprende el Balance General, el Estado de Resultados, el estado de Origen y Aplicación de Fondos y el Estado de Evolución del Patrimonio Neto.
IVA Compras e IVA Ventas: si bien no son legalmente obligatorios, estos subsidiarios son de aplicación practica usual. Registran las compras y las ventas discriminando el IVA correspondiente a cada operación.
Sueldos y Jornales: es el registro de la asistencia y remuneraciones correspondientes a los empleados de la sociedad.
Actas: es el registro de las decisiones tomadas por los socios en las reuniones, deberá ser firmado por los mismos.
Actas de Directorio: es el registro de las decisiones tomadas por los miembros del Directorio de la sociedad, deberá ser firmado por los asistentes a la reunión.
Actas de Asambleas: es el registro de las decisiones tomadas por los socios en reunión, de las sociedades anónimas, deberá ser firmado por el presidente y por los socios que se designen a tal efecto.
Registro de Acciones: se especifican la clase, cantidad, valor, pertenencia, serie y demás datos de las acciones emitidas por la sociedad.
Registro de Asistencia a Asambleas: se especifica el nombre, numero de documento, dirección y la asistencia de los socios de la sociedad anónima en las Asambleas.
Tipos de Sociedad: Sociedad de Hecho: es aquella que funciona como sociedad sin haberse instrumentado. Se le aplican las leyes correspondientes a las sociedades irregulares, la responsabilidad por los actos realizados en nombre de la sociedad recae en todos los socios de manera solidaria e ilimitada. La administración recaerá sobre los socios de manera conjunta o separada. Debe regularizarse mediante la adopción de uno de los tipos previstos por la ley previo acuerdo por mayoría entre los socios. La razón social variara de acuerdo con el tipo de sociedad adoptado. Los libros obligatorios son los comunes a todas las sociedades: Diario, Inventario y Balances, Sueldos y Jornales, IVA Compras e IVA Ventas.
Sociedad Colectiva: en esta sociedad, los socios contraen responsabilidad subsidiaria, ilimitada y solidaria por las obligaciones sociales. La razón social de formara con el nombre de alguno, algunos o todos los socios, si no figurasen todos se agregara "y Compañía" mas la denominación "Sociedad Colectiva" o "S.C.". La administración y supervisión estarán a cargo de quien se designe en el contrato o en su defecto de cualquiera de los socios indistintamente, salvo que se especifique la actuación conjunta de los mismos, en cuyo caso no podrán actuar separadamente. El administrador podrá ser removido por mayoría de decisión sin necesidad de pruebas, salvo que se especifique lo contrario en el contrato social, en cuyo caso conservara el puesto hasta la sentencia correspondiente. Para esta sociedad se entiende por mayoría, la mayoría de capital. El capital esta compuesto por dinero o su equivalente en especies, valuado en moneda nacional. Los libros obligatorios para esta sociedad son: Diario, Inventario y Balances, Actas, Sueldos y Jornales, IVA Compras e IVA Ventas.
Sociedad de Responsabilidad Limitada: como el capital se divide en cuotas, la responsabilidad de los socios se limita al monto de las cuotas que suscriban. La denominación de la sociedad podrá incluir el nombre de uno o más socios, agregándose la indicación "Sociedad de Responsabilidad Limitada" o "S.R.L.". Las cuotas sociales tendrán igual valor, que puede ser de 10 pesos o su múltiplo. El capital podrá conformarse con dinero o especies, contando para el primero con un plazo de dos años para integrar el 75 % del mismo, el 25% restante y las especies deberán integrarse al momento de la constitución. Las cuotas son libremente transmisibles salvo disposición en contrario en el contrato. La administración y representación corresponde a uno o más gerentes, socios o no, designados en el instrumento constitutivo o posteriormente, por tiempo determinado o indeterminado, en forma conjunta o indistinta, con atribuciones especificas o generales. La fiscalización puede establecerse optativamente mediante la creación de un sindico o consejo de vigilancia, u obligatoriamente para las sociedades cuyo capital supere los 2.100.000 pesos. En ambos casos se aplicaran supletoriamente las reglas correspondientes a la sociedad anónima. En cuanto a las Asambleas de socios, en el contrato se especificara su frecuencia y la forma de deliberar y tomar acuerdos. Los libros obligatorios son: Diario, Inventario y Balances, Actas, Sueldos y Jornales, IVA Compras e IVA Ventas.
Sociedad Anónima: el capital esta representado por acciones y los socios limitan su responsabilidad a la integración de las acciones suscriptas. La denominación puede incluir el nombre de una o más personas de existencia visible mas la expresión "Sociedad Anónima" o "S.A.". La constitución debe realizarse por instrumento publico y por acto único o por suscripción publica de acuerdo con las formalidades expresadas en la Ley 19.550. El capital no podrá ser menor a 12.000 pesos y debe suscribirse totalmente al momento de la celebración del contrato. En los supuestos de mora, aumento, capitalización de reservas, limitaciones, resarcimientos y demás circunstancias relativas al mismo, se cumplirán con las formalidades expresadas en la Ley 19.550 al respecto. Las acciones serán de igual valor, expresado en moneda nacional. En el caso de que se coticen en bolsa, la Comisión Nacional de Valores ejercerá funciones de fiscalización sobre la sociedad en los ámbitos que sean de su competencia. La Administración de la sociedad recaerá sobre el Directorio, este es nombrado por los socios en asamblea ordinaria, quienes también decidirán sobre los asuntos relativos a la designación y remoción de síndicos y miembros del consejo de vigilancia así como también sus responsabilidades y remuneraciones, modificaciones del capital, balance general, estado de resultados, distribución de ganancias y perdidas, memorias, informes del sindico y todas las cuestiones que no recaigan en otros órganos. El Sindico o Consejo de Vigilancia tendrá a su cargo la fiscalización de la sociedad. Los libros obligatorios para la sociedad son: : Diario, Inventario y Balances, Sueldos y Jornales, IVA Compras e IVA Ventas, Actas de Asambleas, Actas de Directorio, Registro de Asistencia a Asambleas, Registro de Acciones.
En Colombia las sociedades comerciales se clasifican en diferentes tipos, las cuales se dividen en dos grandes grupos: Sociedades de capital y Sociedades de personas.
Se llaman sociedades de capital aquellas sociedades en las que lo que importa son los aportes económicos, las acciones y no las personas (Predomina el elemento “intuitus rei”). Para este tipo de sociedades no importa en manos de quien están sus acciones.
En cambio, se consideran sociedades de personas (Predomina el elemento “intuitus personae”), aquellas sociedades donde lo mas importante son sus las personas que la conforman, su socios, y por lo general éstas sociedades están conformadas por miembros de una familia o por amigos muy cercanos.
Entre las sociedades en la que predomina el elemento del “intuitus personae” se tienen:
Entre las sociedades en la que predomina el elemento del “intuitus rei” se tienen:
Se debe hacer claridad, que la legislación Colombiana no define como tal a las sociedades de personas y a las sociedades de capital, sino que es una clasificación que con el tiempo ha sido acogida por muchos autores la cual se ha convertido en doctrina.
La legislación Colombiana para clasificar las sociedades comerciales, “toma en consideración las alícuotas en que se divide el capital social; de ahí que la codificación comercial hace a lo largo de su articulado referencia a tres formas especificas a saber: sociedades por partes de interés, por cuotas, y por acciones, las que en su orden dicen de las fracciones en que está representado el capital de las sociedades típicas reconocidas a saber: colectivas las primeras, de responsabilidad limitad y en comandita simple las segundas y, anónimas y en comandita por acciones las últimas”.
La responsabilidad de las diferentes sociedades difiere según el tipo de sociedad. En algunas, la responsabilidad de los socios se limita monto de sus aportes, y en otras, los socios responden con su patrimonio solidaria e ilimitadamente. En otras como en las sociedades en comandita, se puede presentar tanto la responsabilidad limitada como la ilimitada.
El tema de la responsabilidad de los socios en los diferentes tipos de sociedades, se abordará individualmente en cada tipo de sociedad, documentos que se publicarán próximamente.
La palabra sociedad - como explicaba Mezzera Álvarez en su Curso de Derecho Comercial - trae a la mente la idea de una reunión de personas. Decía este autor:
"En lugar de que una sola persona se coloque, como titular único, al frente de una empresa mercantil, asumiendo las responsabilidades y riesgos inherentes a tal empresa, varias personas - unidas en sociedad - ponen en común sus bienes y sus esfuerzos para conseguir un fin económico determinado, repartirse entre sí los beneficios que puedan obtener y asumir, entre todos, las pérdidas que puedan resultar."
Lo expresado por Mezzera Álvarez constituye una buena base para comenzar el análisis del concepto de sociedad mercantil. No obstante, a la expresión “unión de personas” sólo se le puede atribuir un sentido metafórico. La sociedad es algo sustancialmente diferente a una mera reunión o unión de personas.
La Ley uruguaya 16.060, en el artículo 1 da un concepto de sociedad comercial, desde una perspectiva contractual:
"Habrá sociedad comercial cuando dos o más personas, físicas o jurídicas, se obliguen a realizar aportes para aplicarlos al ejercicio de una actividad comercial organizada, con el fin de participar en las ganancias y soportar las pérdidas que ella produzca."[1]
Se ha entendido que la Ley no debe definir, para no atribuir una naturaleza jurídica especial al objeto de su regulación y porque ello debe ser materia de la doctrina. Consideramos que la Ley puede definir y, en algunos casos, debe hacerlo. La definición legal de cualquier contrato tiene por finalidad caracterizarlo y dar sus elementos específicos, esto es, aquéllos que lo distinguen de los demás pero, además, en casos como éste, la definición cumple la función de delimitar el ámbito de aplicación de la Ley.
Al definir a la sociedad comercial, la Ley 16.060 ha sido coherente con la legislación vigente. El Código civil, el Código de comercio y las leyes comerciales definen cada uno y todos los actos jurídicos y contratos que regulan. El Código civil define el contrato de sociedad civil y el Código de comercio definía el contrato de sociedad comercial.
Sin entrar, por el momento, en las diversas posiciones respecto de la naturaleza jurídica de la sociedad comercial, según el aspecto que se considere, podemos preliminarmente afirmar que se denomina "sociedad comercial" tanto a un contrato como a una persona jurídica.
I. La sociedad comercial como contrato
En la Ley 16.060, la sociedad comercial es un contrato. De acuerdo al Código civil "contrato es una convención por la cual una parte se obliga para con la otra o ambas partes se obligan recíprocamente a una prestación cualquiera, esto es, a dar, hacer o no hacer alguna cosa (art. 1.247).
Siguiendo el modelo del Código de comercio, la Ley provee de una regulación específica al contrato de sociedad, sin perjuicio de una remisión expresa a normas y principios generales. El artículo 5 de la Ley 16.060 establece: “Regirán para las sociedades comerciales, las normas y los principios generales en materia de contratos en cuanto no se modifiquen por esta ley”. La remisión debe entenderse hecha a las normas sobre contratos del Código de comercio, pues la sociedad es un contrato comercial, y a las del Código civil por la remisión que a su vez hace el artículo 191 del Código de comercio.
La sociedad es un contrato cuya vigencia se ha de prolongar en el tiempo, por ello es susceptible de modificaciones en sus estipulaciones durante el plazo de su duración. El contrato social puede irse adecuando a las alteraciones que experimenten los intereses originarios de los contratantes e, incluso, puede variar su estructura personal con el ingreso o el egreso de socios. Se puede aumentar o reducir el capital, modificar el domicilio o el régimen de administración y aun el tipo adoptado. Las sociedades pueden fusionarse o escindirse. Por ello, la normativa no se agota en la regulación del contrato que da nacimiento al sujeto sino que disciplina, también, la posibilidad de sucesivos cambios de sus cláusulas y de las estructuras societarias adoptadas.
El contrato de sociedad comercial tiene las siguientes características: es un contrato plurilateral porque es celebrado por más de dos personas; es un contrato de organización porque en su estatuto se organiza la actuación de los diversos órganos de la sociedad; es un contrato consensual porque no se requieren solemnidades cuya inobservancia afecte la validez del contrato; es un contrato oneroso porque cada socio se obliga en beneficio de los demás y de la utilización en común de los bienes aportados todos sacan provecho; es un contrato que da nacimiento a un nuevo sujeto de derecho.
II. La sociedad comercial como persona jurídica
El artículo 2 de la Ley establece: “La sociedad comercial es un sujeto de Derecho desde la celebración del contrato social y con el alcance fijado en esta ley”.
A. Significado de la atribución de personería
En tanto sujeto de Derecho, la sociedad es capaz de adquirir derechos y contraer obligaciones y de realizar una actividad comercial organizada.
La Ley 16.060 al calificar a la sociedad de sujeto, le está atribuyendo personería jurídica porque sujeto de Derecho es la persona capaz de adquirir derechos y capaz de obrar. Para Ferrara, persona, en sentido técnico jurídico, quiere decir sujeto de Derecho.
La doctrina asimila persona y sujeto de Derecho puesto que es indispensable la personalidad para poder ser sujeto de Derecho y viceversa. Se tiene personalidad si se tiene capacidad para ser titular de derechos y obligaciones. Persona jurídica es el ente que tiene autonomía patrimonial y para que un ente pueda tener autonomía patrimonial tiene que ser sujeto de Derecho, capaz de adquirir derechos.
Las sociedades comerciales son sujetos de derecho, con la única excepción de la sociedad accidental, que no tiene personería jurídica. Todo lo que digamos entonces, sobre este carácter, no está referido a ese tipo.
La personería se adquiere desde la fecha de celebración del contrato. No se exige condición alguna para el reconocimiento de la personalidad jurídica, por lo tanto, las sociedades comerciales son sujetos de derecho a partir de la celebración del contrato de sociedad.
La Ley recoge el principio de la especialidad. La capacidad en la sociedad es amplia pero se limita al objeto social. El principio no se recoge con un texto legal expreso pero se deduce de lo dispuesto en el artículo 79 de la Ley, que establece que los administradores obligan a la sociedad por los actos que no sean notoriamente extraños al objeto social.
B. La sociedad como comerciante
La sociedad como persona, es persona comerciante y, como tal, estará sujeta al estatuto del comerciante: deberá inscribir ciertos documentos en el Registro Nacional de Comercio, llevar libros, rendir cuentas. Al realizar una actividad comercial, debe encuadrarse en la disciplina jurídica que rige cada uno de los actos realizados dentro del giro social. En caso de cesación de pagos, ha de quebrar o será sometida a una liquidación judicial según el tipo, pudiendo prevenir el concurso o darle fin con fórmulas concordatarias. Las sociedades anónimas, también, pueden evitar su liquidación judicial por un régimen concursal preventivo llamado "Moratoria"
LAS SOCIEDADES COMERCIALES
El objeto de este trabajo es definir los conceptos y la naturaleza jurídica de las Sociedades Comerciales requeridas, así como también explicar los requisitos, para su constitución y funcionamiento, su tipicidad, libros requeridos y todos los demás actos que hacen al desarrollo de las actividades comerciales dentro de las mismas.
2. Sociedades Comerciales
Concepto :
Según Ley 19.550 habrá sociedad cuando dos o más personas en forma organizada, conforme a uno de los tipos previstos en la misma se obliguen a realizar aportes para aplicarlos a la producción o intercambio de bienes o servicios, participando de los beneficios y soportando las perdidas.
Constitución :
La constitución de la sociedad se manifiesta mediante un contrato, firmado por los socios, en el que manifiestan su acuerdo y reglamentan sus derechos y obligaciones para con la sociedad
El instrumento del contrato es privado cuando se realiza personalmente entre los socios, sin intervención de ningún funcionario publico. Cuando hay intervención de un escribano publico y el contrato se protocoliza, el instrumento es publico.
De todas maneras la sociedad solo se considera regularmente constituida al ser inscripta en el Registro Publico de Comercio, dentro de los 15 días de su otorgamiento. Si hubiera sido realizado por instrumento privado, la inscripción se hará previa ratificación ante un juez, a menos que las firmas estén certificadas ante escribano publico.
Requisitos del contrato:
El contrato debe contener: nombre, edad, estado civil, nacionalidad, profesión, domicilio y D.N.I. de los socios; razón social o denominación y domicilio de la sociedad; designación del objeto que debe ser preciso y determinado; capital social expresado en moneda argentina y mencionando el aporte de cada socio; plazo de duración de la sociedad; organización de la administración, fiscalización y reuniones de los socios; reglas de distribución de utilidades y soporte de las perdidas, en caso de omisión, se aplicara en proporción a los aportes.
Libros: Están compuestos por hojas encuadernadas y foliadas, deben ser inscriptos y rubricados en el Registro Publico de Comercio, podrán ser reemplazados por medios mecánicos u electrónicos autorizados, menos el de Inventario y Balance.
Diario: registro cronológico de los hechos económicos de la empresa, brinda información especifica sobre los estados de las cuentas y las operaciones incluyendo fecha, cuentas involucradas, importes, comprobantes etc.
Inventario y Balances: comprende el Balance General, el Estado de Resultados, el estado de Origen y Aplicación de Fondos y el Estado de Evolución del Patrimonio Neto.
IVA Compras e IVA Ventas: si bien no son legalmente obligatorios, estos subsidiarios son de aplicación practica usual. Registran las compras y las ventas discriminando el IVA correspondiente a cada operación.
Sueldos y Jornales: es el registro de la asistencia y remuneraciones correspondientes a los empleados de la sociedad.
Actas: es el registro de las decisiones tomadas por los socios en las reuniones, deberá ser firmado por los mismos.
Actas de Directorio: es el registro de las decisiones tomadas por los miembros del Directorio de la sociedad, deberá ser firmado por los asistentes a la reunión.
Actas de Asambleas: es el registro de las decisiones tomadas por los socios en reunión, de las sociedades anónimas, deberá ser firmado por el presidente y por los socios que se designen a tal efecto.
Registro de Acciones: se especifican la clase, cantidad, valor, pertenencia, serie y demás datos de las acciones emitidas por la sociedad.
Registro de Asistencia a Asambleas: se especifica el nombre, numero de documento, dirección y la asistencia de los socios de la sociedad anónima en las Asambleas.
Tipos de Sociedad: Sociedad de Hecho: es aquella que funciona como sociedad sin haberse instrumentado. Se le aplican las leyes correspondientes a las sociedades irregulares, la responsabilidad por los actos realizados en nombre de la sociedad recae en todos los socios de manera solidaria e ilimitada. La administración recaerá sobre los socios de manera conjunta o separada. Debe regularizarse mediante la adopción de uno de los tipos previstos por la ley previo acuerdo por mayoría entre los socios. La razón social variara de acuerdo con el tipo de sociedad adoptado. Los libros obligatorios son los comunes a todas las sociedades: Diario, Inventario y Balances, Sueldos y Jornales, IVA Compras e IVA Ventas.
Sociedad Colectiva: en esta sociedad, los socios contraen responsabilidad subsidiaria, ilimitada y solidaria por las obligaciones sociales. La razón social de formara con el nombre de alguno, algunos o todos los socios, si no figurasen todos se agregara "y Compañía" mas la denominación "Sociedad Colectiva" o "S.C.". La administración y supervisión estarán a cargo de quien se designe en el contrato o en su defecto de cualquiera de los socios indistintamente, salvo que se especifique la actuación conjunta de los mismos, en cuyo caso no podrán actuar separadamente. El administrador podrá ser removido por mayoría de decisión sin necesidad de pruebas, salvo que se especifique lo contrario en el contrato social, en cuyo caso conservara el puesto hasta la sentencia correspondiente. Para esta sociedad se entiende por mayoría, la mayoría de capital. El capital esta compuesto por dinero o su equivalente en especies, valuado en moneda nacional. Los libros obligatorios para esta sociedad son: Diario, Inventario y Balances, Actas, Sueldos y Jornales, IVA Compras e IVA Ventas.
Sociedad de Responsabilidad Limitada: como el capital se divide en cuotas, la responsabilidad de los socios se limita al monto de las cuotas que suscriban. La denominación de la sociedad podrá incluir el nombre de uno o más socios, agregándose la indicación "Sociedad de Responsabilidad Limitada" o "S.R.L.". Las cuotas sociales tendrán igual valor, que puede ser de 10 pesos o su múltiplo. El capital podrá conformarse con dinero o especies, contando para el primero con un plazo de dos años para integrar el 75 % del mismo, el 25% restante y las especies deberán integrarse al momento de la constitución. Las cuotas son libremente transmisibles salvo disposición en contrario en el contrato. La administración y representación corresponde a uno o más gerentes, socios o no, designados en el instrumento constitutivo o posteriormente, por tiempo determinado o indeterminado, en forma conjunta o indistinta, con atribuciones especificas o generales. La fiscalización puede establecerse optativamente mediante la creación de un sindico o consejo de vigilancia, u obligatoriamente para las sociedades cuyo capital supere los 2.100.000 pesos. En ambos casos se aplicaran supletoriamente las reglas correspondientes a la sociedad anónima. En cuanto a las Asambleas de socios, en el contrato se especificara su frecuencia y la forma de deliberar y tomar acuerdos. Los libros obligatorios son: Diario, Inventario y Balances, Actas, Sueldos y Jornales, IVA Compras e IVA Ventas.
Sociedad Anónima: el capital esta representado por acciones y los socios limitan su responsabilidad a la integración de las acciones suscriptas. La denominación puede incluir el nombre de una o más personas de existencia visible mas la expresión "Sociedad Anónima" o "S.A.". La constitución debe realizarse por instrumento publico y por acto único o por suscripción publica de acuerdo con las formalidades expresadas en la Ley 19.550. El capital no podrá ser menor a 12.000 pesos y debe suscribirse totalmente al momento de la celebración del contrato. En los supuestos de mora, aumento, capitalización de reservas, limitaciones, resarcimientos y demás circunstancias relativas al mismo, se cumplirán con las formalidades expresadas en la Ley 19.550 al respecto. Las acciones serán de igual valor, expresado en moneda nacional. En el caso de que se coticen en bolsa, la Comisión Nacional de Valores ejercerá funciones de fiscalización sobre la sociedad en los ámbitos que sean de su competencia. La Administración de la sociedad recaerá sobre el Directorio, este es nombrado por los socios en asamblea ordinaria, quienes también decidirán sobre los asuntos relativos a la designación y remoción de síndicos y miembros del consejo de vigilancia así como también sus responsabilidades y remuneraciones, modificaciones del capital, balance general, estado de resultados, distribución de ganancias y perdidas, memorias, informes del sindico y todas las cuestiones que no recaigan en otros órganos. El Sindico o Consejo de Vigilancia tendrá a su cargo la fiscalización de la sociedad. Los libros obligatorios para la sociedad son: : Diario, Inventario y Balances, Sueldos y Jornales, IVA Compras e IVA Ventas, Actas de Asambleas, Actas de Directorio, Registro de Asistencia a Asambleas, Registro de Acciones.
En Colombia las sociedades comerciales se clasifican en diferentes tipos, las cuales se dividen en dos grandes grupos: Sociedades de capital y Sociedades de personas.
Se llaman sociedades de capital aquellas sociedades en las que lo que importa son los aportes económicos, las acciones y no las personas (Predomina el elemento “intuitus rei”). Para este tipo de sociedades no importa en manos de quien están sus acciones.
En cambio, se consideran sociedades de personas (Predomina el elemento “intuitus personae”), aquellas sociedades donde lo mas importante son sus las personas que la conforman, su socios, y por lo general éstas sociedades están conformadas por miembros de una familia o por amigos muy cercanos.
Entre las sociedades en la que predomina el elemento del “intuitus personae” se tienen:
Sociedad limitada
Sociedad colectiva
Sociedad en comandita simple
Sociedad unipersonal
Cooperativas
Entre las sociedades en la que predomina el elemento del “intuitus rei” se tienen:
Sociedad anónima
Sociedad en comandita por acciones
Sociedad de economía mixta
Se debe hacer claridad, que la legislación Colombiana no define como tal a las sociedades de personas y a las sociedades de capital, sino que es una clasificación que con el tiempo ha sido acogida por muchos autores la cual se ha convertido en doctrina.
La legislación Colombiana para clasificar las sociedades comerciales, “toma en consideración las alícuotas en que se divide el capital social; de ahí que la codificación comercial hace a lo largo de su articulado referencia a tres formas especificas a saber: sociedades por partes de interés, por cuotas, y por acciones, las que en su orden dicen de las fracciones en que está representado el capital de las sociedades típicas reconocidas a saber: colectivas las primeras, de responsabilidad limitad y en comandita simple las segundas y, anónimas y en comandita por acciones las últimas”.
La responsabilidad de las diferentes sociedades difiere según el tipo de sociedad. En algunas, la responsabilidad de los socios se limita monto de sus aportes, y en otras, los socios responden con su patrimonio solidaria e ilimitadamente. En otras como en las sociedades en comandita, se puede presentar tanto la responsabilidad limitada como la ilimitada.
El tema de la responsabilidad de los socios en los diferentes tipos de sociedades, se abordará individualmente en cada tipo de sociedad, documentos que se publicarán próximamente.
La palabra sociedad - como explicaba Mezzera Álvarez en su Curso de Derecho Comercial - trae a la mente la idea de una reunión de personas. Decía este autor:
"En lugar de que una sola persona se coloque, como titular único, al frente de una empresa mercantil, asumiendo las responsabilidades y riesgos inherentes a tal empresa, varias personas - unidas en sociedad - ponen en común sus bienes y sus esfuerzos para conseguir un fin económico determinado, repartirse entre sí los beneficios que puedan obtener y asumir, entre todos, las pérdidas que puedan resultar."
Lo expresado por Mezzera Álvarez constituye una buena base para comenzar el análisis del concepto de sociedad mercantil. No obstante, a la expresión “unión de personas” sólo se le puede atribuir un sentido metafórico. La sociedad es algo sustancialmente diferente a una mera reunión o unión de personas.
La Ley uruguaya 16.060, en el artículo 1 da un concepto de sociedad comercial, desde una perspectiva contractual:
"Habrá sociedad comercial cuando dos o más personas, físicas o jurídicas, se obliguen a realizar aportes para aplicarlos al ejercicio de una actividad comercial organizada, con el fin de participar en las ganancias y soportar las pérdidas que ella produzca."[1]
Se ha entendido que la Ley no debe definir, para no atribuir una naturaleza jurídica especial al objeto de su regulación y porque ello debe ser materia de la doctrina. Consideramos que la Ley puede definir y, en algunos casos, debe hacerlo. La definición legal de cualquier contrato tiene por finalidad caracterizarlo y dar sus elementos específicos, esto es, aquéllos que lo distinguen de los demás pero, además, en casos como éste, la definición cumple la función de delimitar el ámbito de aplicación de la Ley.
Al definir a la sociedad comercial, la Ley 16.060 ha sido coherente con la legislación vigente. El Código civil, el Código de comercio y las leyes comerciales definen cada uno y todos los actos jurídicos y contratos que regulan. El Código civil define el contrato de sociedad civil y el Código de comercio definía el contrato de sociedad comercial.
Sin entrar, por el momento, en las diversas posiciones respecto de la naturaleza jurídica de la sociedad comercial, según el aspecto que se considere, podemos preliminarmente afirmar que se denomina "sociedad comercial" tanto a un contrato como a una persona jurídica.
I. La sociedad comercial como contrato
En la Ley 16.060, la sociedad comercial es un contrato. De acuerdo al Código civil "contrato es una convención por la cual una parte se obliga para con la otra o ambas partes se obligan recíprocamente a una prestación cualquiera, esto es, a dar, hacer o no hacer alguna cosa (art. 1.247).
Siguiendo el modelo del Código de comercio, la Ley provee de una regulación específica al contrato de sociedad, sin perjuicio de una remisión expresa a normas y principios generales. El artículo 5 de la Ley 16.060 establece: “Regirán para las sociedades comerciales, las normas y los principios generales en materia de contratos en cuanto no se modifiquen por esta ley”. La remisión debe entenderse hecha a las normas sobre contratos del Código de comercio, pues la sociedad es un contrato comercial, y a las del Código civil por la remisión que a su vez hace el artículo 191 del Código de comercio.
La sociedad es un contrato cuya vigencia se ha de prolongar en el tiempo, por ello es susceptible de modificaciones en sus estipulaciones durante el plazo de su duración. El contrato social puede irse adecuando a las alteraciones que experimenten los intereses originarios de los contratantes e, incluso, puede variar su estructura personal con el ingreso o el egreso de socios. Se puede aumentar o reducir el capital, modificar el domicilio o el régimen de administración y aun el tipo adoptado. Las sociedades pueden fusionarse o escindirse. Por ello, la normativa no se agota en la regulación del contrato que da nacimiento al sujeto sino que disciplina, también, la posibilidad de sucesivos cambios de sus cláusulas y de las estructuras societarias adoptadas.
El contrato de sociedad comercial tiene las siguientes características: es un contrato plurilateral porque es celebrado por más de dos personas; es un contrato de organización porque en su estatuto se organiza la actuación de los diversos órganos de la sociedad; es un contrato consensual porque no se requieren solemnidades cuya inobservancia afecte la validez del contrato; es un contrato oneroso porque cada socio se obliga en beneficio de los demás y de la utilización en común de los bienes aportados todos sacan provecho; es un contrato que da nacimiento a un nuevo sujeto de derecho.
II. La sociedad comercial como persona jurídica
El artículo 2 de la Ley establece: “La sociedad comercial es un sujeto de Derecho desde la celebración del contrato social y con el alcance fijado en esta ley”.
A. Significado de la atribución de personería
En tanto sujeto de Derecho, la sociedad es capaz de adquirir derechos y contraer obligaciones y de realizar una actividad comercial organizada.
La Ley 16.060 al calificar a la sociedad de sujeto, le está atribuyendo personería jurídica porque sujeto de Derecho es la persona capaz de adquirir derechos y capaz de obrar. Para Ferrara, persona, en sentido técnico jurídico, quiere decir sujeto de Derecho.
La doctrina asimila persona y sujeto de Derecho puesto que es indispensable la personalidad para poder ser sujeto de Derecho y viceversa. Se tiene personalidad si se tiene capacidad para ser titular de derechos y obligaciones. Persona jurídica es el ente que tiene autonomía patrimonial y para que un ente pueda tener autonomía patrimonial tiene que ser sujeto de Derecho, capaz de adquirir derechos.
Las sociedades comerciales son sujetos de derecho, con la única excepción de la sociedad accidental, que no tiene personería jurídica. Todo lo que digamos entonces, sobre este carácter, no está referido a ese tipo.
La personería se adquiere desde la fecha de celebración del contrato. No se exige condición alguna para el reconocimiento de la personalidad jurídica, por lo tanto, las sociedades comerciales son sujetos de derecho a partir de la celebración del contrato de sociedad.
La Ley recoge el principio de la especialidad. La capacidad en la sociedad es amplia pero se limita al objeto social. El principio no se recoge con un texto legal expreso pero se deduce de lo dispuesto en el artículo 79 de la Ley, que establece que los administradores obligan a la sociedad por los actos que no sean notoriamente extraños al objeto social.
B. La sociedad como comerciante
La sociedad como persona, es persona comerciante y, como tal, estará sujeta al estatuto del comerciante: deberá inscribir ciertos documentos en el Registro Nacional de Comercio, llevar libros, rendir cuentas. Al realizar una actividad comercial, debe encuadrarse en la disciplina jurídica que rige cada uno de los actos realizados dentro del giro social. En caso de cesación de pagos, ha de quebrar o será sometida a una liquidación judicial según el tipo, pudiendo prevenir el concurso o darle fin con fórmulas concordatarias. Las sociedades anónimas, también, pueden evitar su liquidación judicial por un régimen concursal preventivo llamado "Moratoria"
En Colombia las sociedades comerciales se clasifican en diferentes tipos, las cuales se dividen en dos grandes grupos: Sociedades de capital y Sociedades de personas.
Se llaman sociedades de capital aquellas sociedades en las que lo que importa son los aportes económicos, las acciones y no las personas (Predomina el elemento “intuitus rei”). Para este tipo de sociedades no importa en manos de quien están sus acciones.
En cambio, se consideran sociedades de personas (Predomina el elemento “intuitus personae”), aquellas sociedades donde lo mas importante son sus las personas que la conforman, su socios, y por lo general éstas sociedades están conformadas por miembros de una familia o por amigos muy cercanos.
Entre las sociedades en la que predomina el elemento del “intuitus personae” se tienen:
Sociedad limitada
Sociedad colectiva
Sociedad en comandita simple
Sociedad unipersonal
Cooperativas
Entre las sociedades en la que predomina el elemento del “intuitus rei” se tienen:
Sociedad anónima
Sociedad en comandita por acciones
Sociedad de economía mixta
Se debe hacer claridad, que la legislación Colombiana no define como tal a las sociedades de personas y a las sociedades de capital, sino que es una clasificación que con el tiempo ha sido acogida por muchos autores la cual se ha convertido en doctrina.
La legislación Colombiana para clasificar las sociedades comerciales, “toma en consideración las alícuotas en que se divide el capital social; de ahí que la codificación comercial hace a lo largo de su articulado referencia a tres formas especificas a saber: sociedades por partes de interés, por cuotas, y por acciones, las que en su orden dicen de las fracciones en que está representado el capital de las sociedades típicas reconocidas a saber: colectivas las primeras, de responsabilidad limitad y en comandita simple las segundas y, anónimas y en comandita por acciones las últimas”.
La responsabilidad de las diferentes sociedades difiere según el tipo de sociedad. En algunas, la responsabilidad de los socios se limita monto de sus aportes, y en otras, los socios responden con su patrimonio solidaria e ilimitadamente. En otras como en las sociedades en comandita, se puede presentar tanto la responsabilidad limitada como la ilimitada.
El tema de la responsabilidad de los socios en los diferentes tipos de sociedades, se abordará individualmente en cada tipo de sociedad, documentos que se publicarán próximamente.
DILOSLUCIÓN DE SOCIEDADES
Una de las causales de disolución o liquidación de una sociedad, es la reducción de su patrimonio por debajo del 50% del capital.
Por ejemplo, el artículo 351 del código de comercio, contempla que las sociedades en comandita por acciones se disolverán cuando ocurran pérdidas que reduzcan el patrimonio neto a menos del 50% del capital suscrito.
A su vez, el artículo 370 del código de comercio establece que tratándose de sociedades de responsabilidad limitada, cuando ocurran perdidas que reduzcan su capital por debajo del 50% se incurre en causal de disolución.
El artículo 457 del código de comercio que trata de las causales de disolución de las sociedades anónimas, establece como una de las causales de disolución, la ocurrencia de pérdidas que reduzcan el patrimonio neto por debajo del 50% del capital suscrito.
En primer lugar se observa que existe una pequeña diferencia entre el tratamiento que se debe dar a las sociedades de responsabilidad limitada frente a las sociedades en comandita por acciones y anónimas, puesto que estas dos últimas hacen referencia a la disminución del 50% del capital suscrito, en tanto que las limitadas simplemente se refiere al capital.
El punto es que cualquier pérdida que la sociedad presente y que disminuya el patrimonio neto de la empresa por debajo del 50% del capital, hará que la sociedad incurra en causal de disolución inmediatamente.
El valor que en primer lugar se toma como referencia para determinar si se presenta la causal de disolución por disminución del patrimonio, es el patrimonio líquido o neto, no el patrimonio bruto. Esto quiere decir que al patrimonio bruto [total de activos], se restan todos los pasivos de la sociedad, y el valor resultante será el que se compara con el capital de la sociedad, que en el caso de la sociedad en comandita por acciones y la sociedad anónima, es el capital suscrito.
Si el patrimonio liquido representa menos del 50% del capital suscrito de la sociedad, se incurre en causal de disolución.
Recordemos que el capital se divide en capital autorizado, capital suscrito y en capital pagado; en este caso se toma como referencia el capital suscrito sin importar si aun no se ha pagado, es decir que no se ignora el capital suscrito por cobrar.
Supongamos una sociedad anónima con la siguiente información:
Patrimonio bruto: 25.000.000
Pasivos: 17.000.000
Patrimonio líquido: 8.000.000
Capital autorizado: 30.000.000
Capital suscrito: 20.000.000
Capital pagado: 15.000.000
Capital suscrito por cobrar: 5.000.000
Para determinar si esta sociedad está en causal de disolución tomamos el patrimonio líquido y el capital suscrito.
Luego:
Patrimonio líquido: 8.000.000
Capital suscrito: 20.000.000
Vemos que el patrimonio líquido equivale al 40% del capital suscrito por lo que indudablemente que esta sociedad está en causal de disolución, puesto que está por debajo del 50% contemplado por el código de comercio.
EL CAPITAL EN LAS SOIEDADES
El capital social de las sociedades comerciales por acciones se divide en capital autorizado, suscrito y pagado.
Cuando una sociedad anónima se constituye, se le autoriza un determinado capital que será el máximo que podrá tener, y en caso de querer superar ese capital, se debe hacer una reforma estatutaria para poder ampliar el capital social que puede tener la sociedad.
Del total del capital autorizado, los socios suscriben una parte, que bien pueda ser la totalidad del capital autorizado o parte de ello. El caso de una sociedad anónima, lo mínimo que se debe suscribir es el equivalente al 50% del capital autorizado.
Supongamos que el capital autorizado de una sociedad es de $120.000.00. En este caso, lo mínimo que los socios en su conjunto deben suscribir es $60.000.00, pero nada les impide que puedan suscribir el 100%.
El capital suscrito, es el capital que el socio se compromete a aportar a la sociedad, por lo tanto la suscripción de acciones o de capital se convierte en un derecho de la sociedad a cargo del socio suscriptor.
Del capital suscrito, al momento de la constitución de la empresa se debe pagar por lo menos la tercera parte. En el ejemplo propuesto, el capital que se debe pagar como mínimo será de $20.000.000 que corresponden a la tercera parte de los $60.000.000 suscritos.
Cada socio deberá pagar por lo menos la tercera parte del capital que suscribió. Recordemos que cada socio puede suscribir un capital diferente a los demás, dependiendo de las condiciones que se hayan pactado en el acta de constitución.
Contabilización del capital autorizado, suscrito y pagado
Una vez se ha realizado el proceso de constitución de la sociedad, se debe proceder a realizar la respectiva contabilización del capital.
El capital autorizado se debe contabilizar en la cuenta 310505 en el lado crédito.
El capital por suscribir se contabiliza en la cuenta 310510 en el lado débito.
El capital suscrito por cobrar se contabiliza en la cuenta 310515 también al lado débito.
Según nuestro ejemplo tenemos los siguientes valores:
Capital autorizado: 120.000.000
Capital por suscribir: 60.000.000
Capital suscrito por cobrar: 40.000.000
Como el capital suscrito es crédito y los demás son débito, el capital pagado será la diferencia entre los créditos y los débitos:
120.000.000 – 60.000.000 – 40.000.000 = 20.000.000
Si lo contabilizamos tendríamos:
Cuenta Débito Crédito
310505 120.000.000
310510 60.000.000
310515 40.000.000
Luego, es saldo de la cuenta 3105, que es el capital suscrito y pagado será de $20.000.000.
Recordemos que al tratarse de una sociedad limitada, el capital debe pagarse en su totalidad al momento de su constitución.
DIFERENCIA ENTRE CAPITAL Y PATRIMONIO
En primer lugar, se entiende como patrimonio el conjunto de propiedades de una empresa, y existe también el patrimonio determinado al restar de los activos los pasivos de una empresa.
El capital social es exclusivamente el aporte de los socios o propietarios de la empresa, y hace parte del patrimonio de la empresa.
Según el plan único de cuentas colombiano, el patrimonio está dividido en 8 grupos a saber:
1. Capital social
2. Superávit de capital
3. Reservas
4. Revalorización del patrimonio
5. Dividendos y participaciones decretados en acciones o cuotas partes
6. Resultados del ejercicio
7. Resultados de ejercicios anteriores
8. Valorizaciones
Como podemos ver, el patrimonio está compuesto por un importante número de conceptos, pero solo uno de ellos hace referencia al capital social, los demás se forman durante la vida de la empresa o la persona.
Dice la dinámica de la cuenta 3:
Comprende el valor total de los aportes iniciales y los posteriores aumentos o disminuciones que los socios, accionistas o compañías, ponen a disposición del ente económico mediante cuotas, acciones o monto asignado, respectivamente, de acuerdo con escrituras públicas de constitución o reformas, o suscripción de acciones según el tipo de sociedad, con el lleno de los requisitos legales.
Para el caso de las compañías por acciones, estará constituido por:
- El Capital Autorizado, que es la suma fijada en la escritura pública de constitución o reformas
- El Capital por Suscribir, que lo conforma el Capital Autorizado menos el valor de las acciones suscritas,
- El capital suscrito es el valor que se obligan a pagar los accionistas, no menos del 50% del Autorizado al constituirse la sociedad.
- El Capital Suscrito por Cobrar, que corresponde al capital suscrito menos el valor pendiente de pago por parte de los accionistas.
En cuentas auxiliares se registrarán por separado cada clase de aportes según los derechos que confieran.
El capital social es pues el aporte neto que un socio o persona hace a una empresa, ya sea al momento de crearla o, cuando después de creada ingresa un nuevo socio o inversionista a la empresa.
El capital social se está representado en acciones para el caso de las sociedades anónimas y por cuotas partes en el caso de las sociedades limitadas.
En conclusión, el capital social es apenas una parte o componente del patrimonio, siendo este último la riqueza de una empresa o persona.
EMPRESA
La palabra empresa va mucho más allá de definirse como organización, esta está relacionada, en principio, con “emprender”, con ser “emprendedor”. Entenderemos esto mejor si imaginamos cosas como “soñar una empresa” o “embarcarse en una empresa”, o “estar destinado para una gran empresa”. Hay que dejar bien en claro que el objetivo primordial de la “empresa” no es la obtención de una elevada rentabilidad, dicha rentabilidad es más bien una consecuencia de su actividad, mas no su fin último.
De igual forma la empresa es definida como una actividad económica organizada para la producción, transformación, comercialización, administración o custodia de bienes, o para la prestación de un servicio. La ley del comercio aplica el concepto de empresa a toda actividad industrial, comercial, a los servicios, relacionados con los llamados actos mercantiles.
Para la empresa es necesario tener en cuenta el entorno. La empresa vive y muere según el entorno o mejor dicho según las características del entorno.
Antes de realizar la clasificación de las empresas, veamos un pequeño esquema que nos ayudara a entender mejor las organizaciones.
PERSONAS NATURALES: Persona natural es aquel individuo que actuando en su propio nombre se ocupa de alguna actividad que la ley considera mercantil de forma profesional. Para registrase deben comprar el formulario de persona natural y establecimiento de comercio en la cámara de comercio, diligenciarlos y pagar los respectivos derechos de matricula.
PERSONAS JURÍDICAS: Una persona jurídica es un ente ficticio diferente de las personas que la constituyen, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones y de ser representada judicial y extra judicialmente.
SOCIEDADES: La sociedad es el contrato que celebran dos o mas personal obligándose a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables con el fin de repartirse entre si las utilidades obtenidas de la empresa o actividad social.
Pueden realizarse diferentes clasificaciones:
o Origen del Capital
o Tamaño
o Actividad económica
o Según criterio de constitución legal
ORIGEN DEL CAPITAL
Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y carácter a quienes dirigen sus actividades, las empresas pueden clasificarse en:
Publicas: En este tipo el capital pertenece al estado y generalmente, su finalidad es satisfacer las necesidades de carácter social
Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa. A su vez, pueden ser nacionales cuando los inversionistas son nacionales o nacionales extranjeros, y trasnacionales cuando la mayoría de los inversionistas son extranjeros y las utilidades se enfocan en el país de origen.
SEGÚN TAMAÑO
Toda unida de explotación económica realizada por persona natural o jurídica recibe el nombre de microempresa, pequeña empresa y mediana empresa, según la ley 590 de 2000.
Micro Empresa: Cuenta con menos diez trabajadores y sus activos totales son inferiores a 501 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Pequeña Empresa: Posee entre once y cincuenta trabajadores y sus activos totales suman entre 501 y menos de 5001 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Mediana Empresa: Su planta de personal esta entre cincuenta u uno y doscientos trabajadores y posee activos totales entre 5001 y 15.000 salarios mínimos legales vigentes.
Las empresas pueden clasificarse de acuerdo con la actividad que desarrollen en:
o Industriales
o Comerciales
o Servicio
INDUSTRIALES: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, son susceptibles de clasificarse en:
EXTRACTIVAS: Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea renovables y no renovables entendiéndose por recursos naturales, todas las cosas de la naturaleza son indispensables para la subsistencia del hombre. Ejemplos de este tipo de empresa son las pesqueras, madereras, mineras y petroleras, etc.
MANUFACTURERAS: Son empresas que transforman las materias primas en productos terminados, y pueden ser de dos tipos:
o Empresas que producen bienes de consumo final: Producen bienes que satisfacen directamente la necesidad del consumidor; estos pueden ser: duraderos o no duraderos, suntuarios o de primera necesidad. Verbigracia: productos alimenticios, prendas de vestir, aparatos y accesorios eléctricos.
o Empresas que producen bienes de producción: Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de consumo final. Algunos ejemplos de este tipo de industrias son las productoras de papel, maquinaria pesada, materiales de construcción, productos químicos, maquinaria ligera etcétera.
COMERCIALES: Son intermediarias entre productor y consumidor, su función principal es la compra-venta de productos terminados y pueden clasificarse en:
MAYORISTAS: Cuando efectúan ventas en gran escala a otras empresas (minoristas) que a su vez distribuyen el producto al consumidor.
MINORISTAS O DETALLISTAS: Las que venden el producto al menudeo o en pequeñas cantidades al consumidor.
COMISIONISTAS: Se dedican a vender mercancía que los productores les dan a consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión.
SERVICIO: Como su denominación lo indica, son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y pueden o no, tener fines lucrativos y pueden clasificarse en:
o TRANSPORTE
o TURISMO
o INSTITUCIONES FINANCIERAS
o SERVICIOS PÚBLICOS: Comunicaciones, energía, agua.
o SERVICIOS PRIVADOS VARIOS: Accesoria, diversos servicios contables, jurídicos y administrativos, promoción y ventas, agencias de publicidad.
o EDUCACIÓN
o SALUBRIDAD: Hospitales.
o FINANZAS
De acuerdo con el régimen jurídico, en el que se constituya la empresa, esta puede ser: Sociedad Anónima, Sociedad Anónima de Capital Variable, Sociedad de Responsabilidad Limitada, Sociedad Cooperativa, Sociedad de Comandita Simple, Sociedad de Comandita por Acciones y Sociedad en Nombre Colectiva
Sociedades Comerciales: Son de naturaleza comercial cuando contemplan dentro de su objeto social la ejecución de una o mas actividades mercantiles entre ellas se encuentran:
o Sociedades de Personas
o Sociedades de Capital
o Sociedades de Naturaleza Mixta
o Sociedades de Comercialización Internacional
SOCIEDADES DE PERSONAS: Aquellas en las que se conocen todos los socios y en la cual tanto en la sociedad como en los negocios responden con su patrimonio, solidaria e ilimitadamente con las obligaciones, lo que les da derecho a todos los socios de administrar la sociedad. Entre este tipo de sociedades se encuentra la sociedad colectiva y la comandita simple.
Sociedad colectiva: en estas sociedades predominan las cualidades individuales de quienes se asocian y la confianza que se tengan, la responsabilidad es solidaria e ilimitada, es decir, todos responden por las actuaciones que realicen la sociedad y los otros socios. La razón social de sociedad colectiva se conforma con el nombre completo o el apellido de alguno de los socios, o con los nombres o los apellidos de todos los socios seguido de las expresiones “ & compañía”, “& hermanos ”, “e hijos” u otras análogas. Se requieren por lo menos dos personas para conformarla y no existe límite máximo. El capital se divide en partes que pueden ser de distinto valor, y cada socio, independientemente de su aporte tiene derecho a un voto en la junta de socios. La representación legal corresponde a todos los socios salvo que la deleguen en un consocio o un tercero.
Sociedad comanditaria o comandita simple: esta sociedad tiene dos categorías de asociados: los gestores y los comanditarios. Los gestores o colectivos administran la sociedad, representan y tienen responsabilidad solidaria e ilimitada por las operaciones sociales, por cuanto no es necesario que den algún tipo de aporte. Los comanditarios son los que hacen los aportes no intervienen en la administración de la sociedad y responden por las obligaciones sociales hasta el monto de sus respectivos aportes. En las sociedades en comandita simple, como mínimo debe haber un socio gestor o colectivo y un socio comanditario, y el capital debe pagarse intelectualmente al construirse la sociedad e inmediatamente se haga cualquier reforma a dicho capital. La sociedad en comandita simple se integra con el aporte del capital de los socios comanditarios o con el de estos y de los socios gestores simultáneamente y se divide en cuotas de igual valor. El socio gestor por el solo hecho de serlo tiene derecho a un voto y los socios comanditarios tienen derecho a un voto por cada cuota de capital que posean. Si son varios socios gestores sus decisiones deben tomarse por unanimidad, y los comanditarios por mayoría. Debe haber por lo menos un socio gestor y cinco accionistas.
SOCIEDADES DE CAPITAL: Son aquellas en las que no se sabe quines son los socios y estos responden hasta el monto de sus aportes por las obligaciones sociales. A esta clasificación pertenecen las sociedades anónimas y comanditas por acciones.
Sociedad Anónima: Se identifica con la denominación que determinen los socios seguida de las palabras “sociedad anónima” o su abreviatura “S.A.”. Se debe conformar mínimo con cinco accionista no tiene un tope máximo de accionistas y su responsabilidad es limitada al valor se sus aportes. La representación de la sociedad y administración de los negocios sociales, corresponden al representante legal y suplentes, quines podrán ser nombrados indefinidamente y removidos en cualquier tiempo. Son elegidos por junta directiva aunque en los estatutos pueden delegarse esta designación a la asamblea de accionistas. El capital se divide en acciones de igual valor que se representan en títulos valores libremente negociables y se dividen en tres clases:
o Autorizado: Es la cuantía fija que determina el tope máximo de capitalización de la sociedad; este tope es fijado por los accionistas libremente.
o Suscrito: Es la parte del capital autorizado que los accionistas se comprometen a pagar a plazo, y debe ser al momento de su constitución no menos de la mitad del autorizado.
o Pagado: Es la parte del suscrito que los accionistas efectivamente han pagado y que ha ingresado a la sociedad el cual, al constituirse esta no puede ser menos de la tercera parte del capital suscrito.
La sociedad anónima es una de las figuras más utilizadas en la constitución de empresas, y está conformada por un numero plural de socios que no puede se menor a cinco (5) socios y un máximo ilimitado. La razón social debe estar seguida por la sigla S.A.
Capital en las sociedades anónimas
El capital de las sociedades anónimas se divide en acciones de igual valor y se representan por un título negociable.
El capital de la sociedad anónima comprende el capital autorizado, suscrito y pagado.
Al momento de constituir la empresa, se debe suscribir como mínimo el 50% del capital autorizado, y pagarse como mínimo la tercera parte del capital suscrito. Esto quiere decir que si una sociedad anónima se constituye con un capital autorizado de $300.000.000, se debe suscribir como mínimo $150.000.000 y pagar como mínimo $50.000.000.
Definición de capital autorizado, suscrito y pagado.
Capital autorizado. Es el monto de capital que al momento de constituirse la sociedad, los socios deciden como limite máximo. Es la capitalización máxima que tendrá una sociedad, y por lo general corresponde a las proyecciones y aspiraciones futuras de los socios.
Capital suscrito. Es la parte del capital autorizado que los socios se comprometen a pagar. El pago del capital suscrito se puede hacer de contado o mediante cuotas en un plazo no mayor a un año. Una vez un socio haya pagado la totalidad del capital suscrito, puede suscribir otra parte del capital autorizado. La suscripción del capital, impone al socio la obligación de pagarlo.
Capital pagado. Corresponde al capital que efectivamente se debe pagar al momento de la constitución de la sociedad. Es el capital con que puede contar la empresa al momento de su constitución.
Constitución de la sociedad anónima
La constitución de una sociedad anónima debe hacerse mediante escritura pública con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 110 del código de comercio. Requiere también la inscripción en el Registro mercantil.
Acciones
Las acciones deben ser nominativas, esto quiere decir, en ellas debe figurar el nombre del titular de la respectiva acción.
Las acciones son indivisibles, es decir, que en la eventualidad que una acción llegare a pertenecer a más de una persona, ésta no se puede dividir, y por consiguiente, los diferentes titulares de la acción, deberán elegir un representante para que en su nombre ejerza los derechos que les otorga la posesión de la acción.
Derechos de los accionistas
Una acción le otorga a su titular los siguientes derechos:
El de participar en las deliberaciones de la asamblea general de accionistas y votar en ella;
El de recibir una parte proporcional de los beneficios sociales establecidos por los balances de fin de ejercicio, con sujeción a lo dispuesto en la ley o en los estatutos;
El de negociar libremente las acciones, a menos que se estipule el derecho de preferencia en favor de la sociedad o de los accionistas, o de ambos;
El de inspeccionar, libremente, los libros y papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio, y
El de recibir una parte proporcional de los activos sociales al tiempo de la liquidación y una vez pagado el pasivo externo de la sociedad.
Acciones de goce
Podrán crearse acciones de goce o industria para compensar las aportaciones de servicios, trabajo, conocimientos tecnológicos, secretos industriales o comerciales, asistencia técnica y, en general, toda obligación de hacer a cargo del aportante. Los títulos de estas acciones permanecerán depositados en la caja social para ser entregados al aportante, en la medida en que cumpla su obligación y, mientras tanto, no serán negociables.
Los titulares de las acciones de goce o de industria tendrán los siguientes derechos:
1) Asistir con voz a las reuniones de la asamblea;
2) Participar en las utilidades que se decreten, y
3) Al liquidarse la sociedad, participar de las reservas acumuladas y valorizaciones producidas durante el tiempo en que fue accionista, en la forma y condiciones estipuladas.
Acciones privilegiadas y ordinarias
Las acciones podrán ser ordinarias o privilegiadas. Las primeras conferirán a sus titulares los derechos esenciales consagrados en el artículo 379; las segundas, además, podrán otorgar al accionista los siguientes privilegios:
1) Un derecho preferencial para su reembolso en caso de liquidación hasta concurrencia de su valor nominal;
2) Un derecho a que de las utilidades se les destine, en primer término, una cuota determinada, acumulable o no. La acumulación no podrá extenderse a un período mayor de cinco años, y
3) Cualquiera otra prerrogativa de carácter exclusivamente económico.
En ningún caso podrán otorgarse privilegios que consistan en voto múltiple, o que priven de sus derechos de modo permanente a los propietarios de acciones comunes.
Dirección y administración
Asamblea general de accionistas
La asamblea de socios es el máximo órgano administrativo de la sociedad y está constituida por los accionistas reunidos en Quórum en las condiciones previstas en los respectivos estatutos quienes designarán la junta directiva.
Funciones
La asamblea general de accionistas ejercerá las funciones siguientes:
1) Disponer qué reservas deben hacerse además de las legales;
2) Fijar el monto del dividendo, así como la forma y plazos en que se pagará;
3) Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores, funcionarios directivos o el revisor fiscal;
4) Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designación le corresponda;
5) Disponer que determinada emisión de acciones ordinarias sea colocada sin sujeción al derecho de preferencia, para lo cual se requerirá el voto favorable de no menos del setenta por ciento de las acciones presentes en la reunión;
6) Adoptar las medidas que exigiere el interés de la sociedad, y
7) Las demás que le señalen la ley o los estatutos, y las que no correspondan a otro órgano.
Reuniones
Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
Si no fuere convocada la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión.
Quórum y mayorías decisorias
La asamblea deliberará con un número plural de socios que represente, por lo menos, la mitad más una de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se pacte un quórum inferior.
Con excepción de las mayorías decisorias señaladas en los artículos 155, 420 numeral 5 y 455 del Código de Comercio, las decisiones se tomarán por mayoría de los votos presentes. En los estatutos de las sociedades que no negocien sus acciones en el mercado público de valores, podrá pactarse un quórum diferente o mayorías superiores a las indicadas.
Junta directiva
La junta directiva estará integrada con un mínimo de miembros con sus respectivos suplentes. Los miembros de la junta directiva serán elegidos por la asamblea general de socios.
Atribuciones
Salvo disposición estatutaria en contrario, se presumirá que la junta directiva tendrá atribuciones suficientes para ordenar que se ejecute o celebre cualquier acto o contrato comprendido dentro del objeto social y para tomar las determinaciones necesarias en orden a que la sociedad cumpla sus fines.
Representante legal
El representante legal será designado por la junta directiva o por la asamblea de socios si así lo establecen los estatutos. El representante legal puede ser removido en cualquier momento, o ser reelegido indefinidamente. La designación del representante legal debe ser inscrita en el registro mercantil.
Mientras un representante legal figure en el registro mercantil, será el responsable ante tercero para todos los efectos legales propios de su cargo y funciones.
Pago de dividendos
Cada accionista tiene derecho a la proporción de las utilidades según su participación en la sociedad. Los dividendos deben ser aprobados por la asamblea de socios, y deben estar fundamentados en estados financieros fidedignos. Antes de la distribución de dividendos, se debe primero apropiar lo correspondiente a la Reserva legal o estatutarias, lo mismo que la provisión para el pago de impuestos.
Los dividendos pueden ser pagados en efectivo o mediante nuevas acciones, pero en este último caso, se requiere la aprobación de por lo menos el 80% de la representación las acciones. En caso de no existir tal aprobación, el pago en acciones sólo se puede hacer a quien así voluntariamente lo acepte.
La distribución de utilidades, debe ser aprobada por el 78% o mas del las acciones. Si no se consigue esta mayoría, se debe distribuir por lo menos el 50% de las utilidades, previa aplicación de las utilidades para enjugar pérdidas si las hubiere.
En Colombia, las sociedades anónimas, limitadas, extranjeras y las sociedades en comandita por acciones, están obligadas por ley, a crear una reserva para proteger el patrimonio de la sociedad en caso de pérdidas.
Según el código de comercio, en el caso de las sociedades anónimas, la reserva debe ser igual al 50% del capital suscrito, y se conformará por el 10% de las utilidades de cada periodo [ 1] .
Para el caso de las sociedades en comanditas por acciones, limitadas y extranjeras (Código de comercio, artículos 350[2], 371[3], y 476[4] respectivamente), dice la norma, que se deberán aplicar las mismas reglas que para las sociedades anónimas
En razón a lo anterior, se debe destinar el 10% de las utilidades líquidas para la reserva legal, hasta que se cumpla con el tope del 50% exigido por la ley. Una vez alcanzado ese valor, ya no es obligatorio seguir apropiando el 10%, pero en el momento que el valor de las reservas se vea disminuido, debe procederse nuevamente a destinar el 10% hasta alcanzar de nuevo el 50% del capital suscrito para el caso de las sociedades por acciones, y del capital aportado y/o pagado en el caso de las sociedades limitadas.
La reserva legal, por estar originada en un mandamiento legal, es naturalmente de carácter obligatorio. La obligación de calcular la reserva legal desaparece cuando se ha alcanzado el 50% de que trata el código de comercio, o cuando no existe utilidad o se ha presentado pérdida, casos en los cuales no habrá base para aplicar el 10% correspondiente a la reserva, y en su lugar, se procede a dar aplicación a las reservas para enjugar las pérdidas presentadas, lo cual significa entones que las reservas se verán disminuidas en el valor aplicado contra las pérdidas.
Objetivo de la reserva legal
El objetivo que la ley le ha asignado a las reservas es el de proteger el capital de la sociedad ante eventuales pérdidas. Por tal razón, el único uso que se le puede dar a las reservas, el para enjugar las pérdidas que sufra la sociedad.
Las reservas, al ser una partida creada y exigida por la ley, no están sometidas a la voluntad del empresario. Éste no puede disponer de ellas para un fin diferente al de enjugar pérdidas que es el que le ha definido la ley, de modo tal que no se pueden distribuir ni capitalizar, etc.
La sociedad puede disponer según su libre albedrío, de la parte de las reservas que excedan del 50%. En tales circunstancias, la empresa puede proceder a capitalizar las reservas, a distribuirlas, o a darles cualquier otro uso que considera pertinente.
Sociedades en comanditas por acciones: Se constituye con las mismas solemnidades que la sociedad colectiva. No es necesario que intervengan los socios comanditarios. La sociedad una vez constituida legalmente forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados. Para todos los efectos legales y para aspectos fiscales los accionistas deben declarar patrimonio y renta. La sociedad paga un (% ) sobre las utilidades. Numero de socios se constituye con 1 o mas colectivos y por lo menos 5 comanditarios. El capital estará representado en acciones de igual valor. El aporte de industria de los socios gestores no formara parte del capital social. Al constituirse la sociedad deberá suscribirse por lo menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado y pagarse siquiera la tercera parte del valor de cada acción suscrita. Se prohíbe enunciar el capital autorizado sin mencionar el suscrito y el pagado y expresar el capital suscrito sin indicar el pagado. El plazo para cancelar la totalidad de acciones suscritas no excederá de un año a partir de suscripción.
La responsabilidad de cada uno de los socios será ilimitada para los gestores o colectivos y hasta el monto de sus respectivos aportes para los comanditarios. La negociabilidad de las particiones será como en la sociedad colectiva para los socios gestores y como en la sociedad anónima para los socios comanditarios. Con relación a la razón social se agregara en todo caso la indicación abreviada “SCA” (sociedad en comandita por acciones). La administración corresponde a los socios colectivos quienes podrán ejercerla directamente o por sus delegados. Los comanditarios no podrán ejercer función de la representación de la sociedad sino como delegados de los socios colectivos para negocios determinados. Las funciones de los socios son las misma que en la sociedad comandita simple, lo mismo que la distribución de utilidades. El tiempo de duración de be ser definido y debe fijarse en la escritura publica. Los causales de disolución se dan por: vencimiento de termino previsto, imposibilidad de desarrollar la empresa social, reducción de un numero de asociados, declaración de quiebra de la sociedad, decisión de los socios, decisión de autoridad y por perdidas que reducen el patrimonio neto a menos de 50% de capital suscrito
Con frecuencia es usual escuchar que la solución a todos sus problemas en materia impositiva y de traspaso ordenado de bienes a los hijos, es constituir una sociedad en comandita en la cual los padres actúen como socios gestores y los hijos, normalmente menores, figuren como socios comanditarios con la totalidad del capital social.
De esta forma, transfieren a la sociedad prácticamente todo el patrimonio familiar, incluidos los bienes inmuebles, los padres se despojan de los bienes a su nombre y asumen, además de la gestión de la sociedad, una responsabilidad solidaria e ilimitada por las obligaciones adquiridas por la sociedad.
Esta estructura, que en algunos eventos es complementada con la presencia de un socio gestor único para garantizarle al padre que sólo él tendrá la gestión de los negocios, adolece de varias fallas legales, sobretodo cuando es consecuencia de una minuta prestada por un amigo.
Una sociedad en comandita, simple o por acciones, es una forma asociativa que en su esencia conjuga la presencia de dos tipos de socios. Los socios gestores se asimilan a verdaderos socios colectivos, titular cada uno de una parte social y en consecuencia con derecho a un voto por cabeza, como en cualquier sociedad de personas. Los socios comanditarios, que por regla general son los aportantes de capital, tendrán tantos votos como cuotas o acciones posean en el capital de la sociedad y a mayor aporte, mayor será su participación en el ejercicio de los derechos políticos dentro de la sociedad, característica que es propia de las sociedades de capital.
En consecuencia, la voluntad social en una sociedad en comandita está conformada por el voto del socio gestor y la mayoría del voto de los comanditarios. Entonces, si bien el socio gestor conserva la administración del día a día del negocio, queda supeditado a la voluntad de los hijos para adoptar decisiones tan importantes como reformar la sociedad, ceder las cuotas sociales a favor de los socios o terceros e incluso, repartir utilidades.
Esta situación es grave cuando los hijos son pequeños y peor cuando son mayores. En el primer caso, porque la representación de los hijos menores la tienen conjuntamente los padres convivan en total armonía no hay dificultad, pero cuando sobreviene una separación o un divorcio, es un mecanismo muy común de presión, normalmente del cónyuge que está buscando un acuerdo económico, que alguno de los padres decida no delegar la representación del hijo en el otro cónyuge o en un tercero, sino por el contrario decida convertirse en obstáculo dentro de la sociedad. Sin su consentimiento, no hay consentimiento del menor.
Resulta aún mas grave cuando los hijos son mayores y puede empeorar cuando se casan. Los hijos tienen entonces directamente la mayoría del capital social y adquieren un verdadero poder de veto en las decisiones del máximo órgano social, porque necesariamente se requiere su consentimiento. Y, si se casan, las cuotas de las cuales son titulares en el capital social, al ser bienes muebles, entran íntegramente a formar parte de la sociedad conyugal y ante el evento de una disolución de sociedad conyugal, pueden quedar en poder del otro cónyuge.
De tal forma que tres consecuencias son altamente probables: el patrimonio que inicialmente era exclusivamente de los padres, pasa a ser compartido con los yernos y las nueras: se supedita la voluntad de los padres al consentimiento de los hijos o sus cónyuges, y además, para sacarlos a ellos de la sociedad se requiere también expresamente su asentimiento pues se trata de una reforma a los estatutos de la sociedad.
La pregunta es: ¿Son conscientes las personas de que asumen estos riesgos cuando constituyen una sociedad en comandita simple con las características descritas? ?Era esa la finalidad que se propusieren cuando decidieron constituir esa sociedad? No lo creo.
No quiero con esto decir que la sociedad en comandita simple no sea un vehiculo útil de planeación sucesoral; pero si quiero llamar la atención sobre el cuidado con que se debe constituir y regular en los estatutos sociales para que esta forma social cumpla verdaderamente su propósito como un mecanismo eficaz para traspasar los bienes a los hijos, pero sin afectar la autonomía de los padres o poner en riesgo la integridad del patrimonio de la familia e incluso la propia supervivencia de las relaciones familiares.
Así las cosas, la sola presencia del socio gestor sin participación en el capital en calidad de socio comanditario, no le garantiza la gobernabilidad de la sociedad y por el contrario, tiene la consecuencia de que asume personalmente una responsabilidad solidaria e ilimitada por las obligaciones sociales. Si la intención de los padres es entonces mantener el control y el poder de decisión sobre el patrimonio familiar, deben ser cuidadosos en los términos y condiciones en los cuales se adopten los estatutos de la sociedad en comandita.
SOCIEDADES DE NATURALEZA MIXTA: Aquella en la cual se sabe quines son los socios, pero esto responden solamente hasta el monto de sus aportes. A esta clasificación pertenecen las sociedades responsabilidad limitada.
Sociedades de responsabilidad limitada: Se identifican con la denominación o razón social que determinen los socios, seguida de la palabra “limitada” o su abreviatura “Ltda”. En caso de no cumplir la regla antes descrita, los socios son responsables solidaria e ilimitadamente frente a terceros. En cuanto a la responsabilidad, cada socio responde, hasta por el valor de su aporte pero es posible pactar para todos o algunos de los socios una responsabilidad mayor, prestaciones, asesorías o garantías suplementarias, expresando su naturaleza, cuanta, duración y modalidades. El capital esta dividido en cuotas o partes de igual valor que debe ser pagado en su totalidad al momento de constituir la sociedad, así como al momento de solemnizar cualquier aumento del mismo. Este tipo de sociedades debe constituirse con dos o más socios y el número máximo es de 25.
La administración de los negocios y la representación de la sociedad corresponde a los socios quienes pueden disponer de que la representación recaiga solo en alguno o algunos o en un tercero. En reuniones de la junta de socios, cada socio tiene tantos votos como cuotas posea en la compañía, las decisiones deberán ser tomadas por un numero plural de socios que represente la mayoría absoluta es decir, la mitad mas uno de las cuotas en que se halle dividido el capital de la compañía, aunque se puede pactar en los estatutos una mayoría superior a la absoluta para la toma de determinadas decisiones. Las reformas estatutarias deben aprobarse con el voto favorable de un número plural de socios que represente mínimo el setenta por ciento de las cuotas en que se divide el capital social salvo que se estipule una mayoría superior en los estatutos.
SOCIEDADES DE COMERCIALIZACIÓN INTERNACIONAL (CI): Es un instrumento de promoción y apoyo a las comercializaciones, a través del cual las empresas que tengan por objeto principal efectuar operaciones de comercio exterior y, particularmente, orientar sus actividades hacia la promoción y comercialización de productos colombianos en los mercados externos, recibiendo además algunos beneficios tributarios.
Constitución:
b. Constituirse como sociedad de comercialización internacional, CI, mediante escritura publica según alguna de las formas societarias establecidas por el código de comercio.
c. Razón social: deben incluirse dentro de la razón social la expresión “sociedad de comercialización internacional” o en su defecto la sigla CI.
d. Objeto social: tendrá por objeto principal efectuar operaciones de comercio exterior y, particularmente, orientar sus actividades hacia la promoción y comercialización de productos colombianos en los mercados externos.
e. Registrar la constitución en la cámara de comercio con jurisdicción en le domicilio de la sociedad.
f.Obtener el NIT ante la dirección de impuestos y aduanas nacionales DIAN.
g. Realizar la inscripción en el registro nacional de exportadores.
h. Para realizar la inscripción de la comercializadora internacional, CI, ante el ministerio de comercio exterior, se debe tener en cuenta lo siguiente: solicitar a la dirección general de comercio exterior su dirección de instrumentos de promoción, zonas francas y sociedades de comercialización internacional, el formulario de solicitud de inscripción como comercializadora internacional.
i.Diligenciar y presentar ante la citada dependencia del ministerio de comercio exterior:
§Original del formulario de solicitud de inscripción como comercializadora internacional.
§Original del certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio del domicilio de la sociedad.
§El registro nacional de exportadores.
§Fotocopia del NIT.
§Estudio de mercados.
Requisitos Para El Registro De La Constitución En La Cámara De Comercio:
j.Verificar previamente en la cámara de comercio que no exista otra sociedad o establecimiento de comercio con el mismo nombre de la que se pretende registrar.
k. Tanto la sociedad comercial como la civil se constituyen mediante escritura publica ante notaria y debe contener como mínimo los siguientes requisitos establecidos en el articulo 110 del código de comercio.
§Comparecencia y firma de los socios o sus apoderados.
§Nombre, domicilio e identificación de los socios.
§Nombre de la sociedad.
§Domicilio social.
§El objeto social, enunciando en forma clara las actividades principales.
§El capital Social, el número de cuotas en que se divide, el valor de cada cuota y los aportes que corresponden a cada socio. En las sociedades por acciones el capital autorizado, suscrito y pagado, el numero de acciones y el valor de cada acción. Debe resaltarse que no existe un valor mínimo ni uno máximo de capital.
§La forma de administración o representación legal de la sociedad y las atribuciones y limitaciones del representante legal. En caso de que no mencione las facultades del representante legal, se entenderá que tiene las facultades prevista en la ley comercia.
§La duración precisa de la sociedad.
§Los nombramientos de representantes legales y órganos de administración y fiscalización.
§La constancia de aceptación de los cargos y sus identificaciones, salvo que las personas designadas firmen la escritura publica.
§Cláusula compromisoria.
l.Diligenciar el formulario de matricula mercantil que se vende en cualquiera de las sedes de la cámara de comercio, sin tachones o enmendaduras y firmado por el representante legal.
m. La sociedad debe presentar la solicitud de matricula en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde va a tener su domicilio principal. Y para el efecto debe presentar la escritura publica de constitución, el formulario de matricula y las cartas de aceptación de los nombramientos que se efectúan ya sea de representantes legales, junta directiva y revisores fiscales sino están firmando la escritura publica de constitución.
n. Una vez ingresen los documentos, se cobraran los derechos de inscripción de matricula y del impuesto de registro. Estos son unas tarifas establecidas por el gobierno anualmente y son una tarifa fija; la matricula se calcula de acuerdo con el capital y el impuesto de registro es el 0.7% del capital. En caso de que en la constitución de la sociedad se aporten bienes inmuebles, primero deberá registrarse la escritura en la oficina de registro de instrumentos públicos, después, con la copia del recibo de pago y con todas las formalidades anteriormente descritas se registrara en la cámara de comercio y se pagan solamente los derechos de inscripción y la matricula, por cuanto en la oficina de registro de instrumentos públicos se paga el impuesto de registro. Con la cámara de comercio quedan obligados a renovar la matricula mercantil anualmente durante los tres primeros meses del año. Tanto la comercial como la civil se constituyen de la misma manera.
Sociedades De Hecho: Es un tipo de sociedad sui generis o forma asociativa amorfa cuya existencia no esta subordinada al cumplimiento de ninguna formalidad por cual no tiene personería jurídica.
REQUISITOS PARA LA CONSTITUCIÓN: Reconstituye por acuerdo entre las partes en el que se obligan a aportar dinero, trabajo u otro tipo de bienes para explotar un actividad comercial, con el animo de repartirse entre si las utilidades, pero no se constituye por escritura publica y los derechos que adquiera y las obligaciones que contraiga se entienden a cargo de todos los socios de hecho. Por no ser persona jurídica, las estipulaciones pactadas producen efecto solamente entre las partes y no se pueden oponer estas a terceros. Además no procede su matricula en registro mercantil. Por el contrario, si las personas que integran la sociedad de hecho realizan actividades mercantiles, los socios deben efectuar su matricula mercantil como persona natural y el registro del establecimiento de comercio. La responsabilidad de los socios es solidaria e ilimitada por las operaciones celebradas; la administración y liquidación se hace como acuerden los socios. Los asociados pueden pedir en cualquier tiempo la liquidación y los demás están obligados a proceder a ella.
Empresa Unipersonal: Se conforma con presencia de una sola persona natural o jurídica que destina parte de sus activos a la realización de una o varias actividades de carácter empresarial. La empresa unipersonal, inscrita en la cámara de comercio forma una persona jurídica.
REQUISITOS PARA LA CONSTITUCIÓN: En cuanto a su constitución debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:
Puede ser constituida por una persona comercial o una persona natural que tenga la calidad de empresario, o puede surgir como resultado de la conveniencia de una persona jurídica en empresas unipersonales, comprado la totalidad de sus cuotas o acciones a una sola persona.
La constitución de una empresa unipersonal es solemne pues debe efectuarse por escrito ya sea por documento privado o escritura pública y con estricto ceñimiento a los requisitos contemplados en el artículo 72 de la ley 222 de 19995.
Nombre, documento de identidad, domicilio y dirección del empresario.
Denominación o razón social de la empresa seguida de la expresión empresa unipersonal o de su sigla E.U. Es decir el contribuyente responde con todo sus bienes personales y familiares aunque no estén vinculados a la citada empresa.
El domicilio de la empresa, la ciudad o municipio donde vaya a desarrollar sus actividades. Si en el acto de constitución se establece sucursales se debe indicar el municipio donde estarán ubicadas.El termino de duración si este no fuere indefinido.
Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la empresa podrá realizar cualquier acto licito de comercio. Se debe anotar que el objeto de la empresa unipersonal debe ser de carácter comercial y no puede ser solamente de actividades civiles.
El monto del capital haciendo una descripción por memorizada de los bienes aportados con estimación de su valor.
El numero de cuotas de igual valor nominal en que se dividirá el capital de la empresa.
La forma de administración y representación legal con el nombre, documento de identidad y las facultades de sus administradores. A falta de estipulaciones se entenderá que los administradores podrán adelantar todos los actos comprendidos dentro de las actividades previstas.
PROHIBICIONES:
El empresario en ningún caso podrá retirar bienes de la empresa para sí, salvo que se trate de utilidades debidamente justificadas.
La empresa unipersonal en ningún caso podrá celebrar contratos con el empresario ni viceversa, ni a través de empresas unipersonales constituidas por el mismo.
Empresa Asociativa De Trabajo: Es una organización económica productiva, cuyos asociados aportan su capacidad laboral por tiempo indefinido y algunos, además entregan al servicio de la organización una tecnología o destreza u otros activos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Las empresas asociativas de trabajo tienen como objetivo la producción, comercialización, y distribución de bienes básicos de consumo familiar o la prestación de servicios individuales o conjuntos de sus miembros.
REQUISITOS PARA LA CONSTITUCION. Una empresa asociativa de trabajo se puede constituir por:
Por acta de constitución junto con los estatutos. Se elabora un acta que contiene:
Los estatutitos que van a regir la entidad.
Los nombramientos de los órganos de administración.
Firmas de personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. una de las firmas debe ser reconocida ante un juez o notario o con presentación ante el funcionario autorizado por la cámara de comercio.
Por escritura pública. Los asociados o fundadores deben comparecer ante la notaria, en forma personal o mediante apoderado a otorgar el instrumento público que debe contener los estatutos con los siguientes requisitos:
Nombre y apellido, identificación y domicilio de los socios.
Denominación o razón social, seguido de la expresión “Empresa Asociativa de trabajo” o “EAT”.
Domicilio principal, ciudad o municipio escogido para desarrollar la actividad. Si se establecen sucursales se debe indicar el municipio donde estarán ubicadas.
Objeto social: una enunciación clara y completa de las actividades principales vigencia o termino de duración: indicar la fecha exacta de terminación de la empresa.
•Aportes. Es el monto total que se aporta y la forma en que están distribuidos individualmente. Estos pueden ser:
Aporte laboral, aporte laboral adicional, aporte en dinero, bienes, etc.
Forma de administración: precisa la forma de administración de los negocios sociales, indicando las atribuciones de los representantes legales. La ley señala que el representante legal será el director ejecutivo.
Causales de disolución: enunciar los causales de disolución anticipada de la empresa.
Época y forma de convocar a la asamblea de asociados.
Nombramientos: el nombre, apellidos e identificación de los representantes legales.
Cláusula compromisoria.
REGISTRO EN LA CAMARA DE COMERCIO. Para su registro se requiere:
Presentar la escritura publica junto con el formulario de matricula ante la cámara competente.
Pagar el valor de los derechos correspondientes a la inscripción del documento y por razón de matricula, con base en el capital inicial de la empresa.
La inscripción del acta y de la escritura de constitución se pagara una tarifa de 0.7% sobre el valor del capital aportado en dinero o en bienes, sin incluir el aporte laboral.
Documento privado: todos los asociados o fundadores deben firmar el documente de constitución, el cual debe contener los estatutos con los requisitos que son los mismos de escritura publica. Este documento debe ser reconocido ante un juez o notario, o con presentación personal ante el funcionario autorizado por la cámara de comercio.
Entidades Sin Ánimo De Lucro: Son personas jurídicas conformadas con un fin específico y en beneficio de sus asociados, sin el ánimo de repartir utilidades.
REQUISITOS PARA SU CONSTITUCIÓN. Se puede constituir por:
Por acta de constitución junto con los estatutos. De la reunión en donde se decide crear la empresa debe elaborar un acta que contiene.
Los estatutos que van a regir la entidad.
Los nombramientos de los órganos de administración.
Firmas de personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Una de las firmas debe serreconocida ante un juez o notario o con presentación ante el funcionario autorizado por la cámara de comercio.
Los requisitos para la constitución son los mismos que se describen a continuación en escritura pública. Por esta los asociados o fundadores deben comparecer ante a la notaria, en forma personal o mediante apoderado a otorgar el instrumento publico que debe contener los estatutos con los siguientes requisitos:
Nombre y apellido, identificación y domicilio de los socios.
Nombre de la entidad sin animo de lucro y su sigla, si la tiene.
Clase de persona jurídica: indique si se trata de una corporación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc.
Domicilio principal, ciudad o municipio.
Objeto social: una enunciación clara y completa de las actividades principales a las que se dedicara la entidad.
Patrimonio y forma de hacer los aportes, en las fundaciones siempre deberá indicarse el monto del patrimonio inicial estimado en dinero.
Forma de administración: precisa la forma de administración con Indicación de las facultades y limitaciones de los órganos de administración y representación legal.
Periodicidad de reuniones ordinarias y los casos en que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.
Duración precisa de la entidad, expresada en años.
Causales de disolución: enunciar los causales de disolución anticipada de la empresa.
Forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad indicando el destino de sus remanentes según los estatutos.
Facultades y obligaciones de los revisores fiscales, si el cargo esta previsto en la ley o en los estatutos.
Nombramientos de: órganos colegiados; representantes legales: presidente, vicepresidente, director, etc.
Se debe presentar copia autentica de la escritura publica en la cámara de comercio y pagar el valor de los derechos de inscripción. La inscripción del acta de constitución de la escritura publica o el documento privado causa adicionalmente un impuesto de registro del 0.7% con base en el monto del patrimonio inicial de la entidad; sino tiene monto de patrimonio inicial y si no señala un patrimonio, será el equivalente a cuatro salarios mínimos diarios legales vigentes al momento de la inscripción.
Documento privado: todos los asociados o fundadores deben firmar el documente de constitución, el cual debe contener los estatutos con los requisitos anteriormente descritos.
REGISTRO EN LA CAMARA DE COMERCIO: Antes de del 6 de marzo de 1996 las entidades sin animo de lucro se registraban en la misma entidad, que ejercía la vigilancia y control. Con el decreto 2150 de 1996 su registro se traslado a la cámara de comercio y para registrarlas debe tenerse en cuenta lo siguiente:
Solicitar un certificado especial a la autoridad que ejerce la inspección y vigilancia de la entidad sin ánimo de lucro.
El certificado debe contener los mismos requisitos establecidos para la constitución de una entidad.
Presentar el certificado en cualquier sede de la cámara de comercio.
Pagar únicamente los derechos de inscripción.
CLASES DE ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO
Corporaciones y/o Asociaciones: Son exactamente lo mismo y en esencia, es la reunión de un grupo de personas que persiguen determinados beneficios que se reparten entre los miembros que la integran.
Fundaciones: Es la destilación de un patrimonio especifico para que cumpla un fin determinado. Se diferencia de la asociación o corporación porque en estas últimas lo que importan son las personas que se unen con un fin común, mientras que en la fundación lo principal es el patrimonio.
Cooperativas: Son entidades sin ánimo de lucro, en las cuales los trabajadores o los usuarios son simultáneamente los aportantes y los gestores de la empresa creada con el objeto de producir o distribuir conjunta y eficientemente bienes o servicios para satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad en general. Se requieren, par su constitución mínimo 20 asociados, pagar el 25% de los aportes iniciales y acreditar 20 horas de educación cooperativa por su fundadores, autorización de constitución y funcionamiento expedido por la súper intendencia de economía solidaria, cuando se contemple en los estatutos sección de ahorro y crédito o que se indique que tienen ahorros o depósitos en cualquier modalidad.
Las Precooperativas: Son grupos que se organizan para realizar actividades permitidas a las cooperativas y que por carecer de capacidad económica, educativa, administrativa o técnica no están en posibilidad inmediata de organizarse como cooperativas. Y para su constitución se requieren mínimo cinco asociados, acreditar 20 horas de educación cooperativa por los fundadores y debe evolucionar en cinco años hacia una cooperativa.
Las Asociaciones Mutuales: Son personas jurídicas constituidas por personas naturales inspiradas en la solidaridad, con el objeto de mutua ayuda reciproca frente a riesgos eventuales y satisfacer sus necesidades mediante la prestación de servicios de seguridad social. Requieren para su constitución mínimo 25 asociados personas naturales y acreditar 10 horas de educación mutual por sus fundadores.
Los Fondos de Empleados: Son empresas asociativas constituidas por trabajadores dependientes y subordinados, que requieren para su constitución mínimo 10 trabajadores. Los fondos de empleados prestaran sus servicios de ahorro y crédito exclusivamente a sus asociados los cuales se comprometen a realizar un ahorro en forma permanente.
Uno de los criterios mas utilizados para la clasificación de la empresa es el que, de acuerdo con el tamaño de la empresa establece que puede ser pequeña, mediana o grande; sin embargo, al aplicar este enfoque encontramos dificultad para determinar límites. Existen múltiples criterios para hacerlo, pero solo analizaremos los más usuales:
1. Financiero: El tamaño de la empresa se determina con base al monto de su capital; no se mencionan cantidades porque cambian continuamente de acuerdo con la situación económica del país.
2. Personal ocupado: Este criterio establece que una empresa pequeña es aquella en el que laboran menos de 250 empleados; una mediana es la que tiene de 250 a 1000 empleados; una grande es aquella que se compone de más de 1000 empleados.
3. Producción: Este criterio clasifica a la empresa de acuerdo con el grado de maquinización que existe en el proceso de producción; así, una empresa pequeña es aquella en el que el trabajo del hombre es decisivo, o sea que su producción es artesanal aunque puede estar mecanizada; pero si es así, generalmente la maquinaria es obsoleta y requiere de mucha mano de obra.
4. Ventas: Establece el tamaño de la empresa con su relación y el mercado que la empresa abastece y con el monto de sus ventas. Según este criterio, una empresa es pequeña cuando sus ventas son locales, mediana cuando sus ventas son nacionales y grande cuando sus ventas son internacionales.
5. Criterio de Nacional Financiera: Nacional Financiera posee uno de los criterios más razonables para determinar el tamaño de la empresa. Para esta institución una empresa grande es la más importante dentro del grupo correspondiente a su mismo giro. La empresa chica, es la de menor importancia dentro de su ramo y la median es la interpolación de la chica y la grande.
1. Introducción A través de esta guía se suministra una información precisa sobre las principales formas jurídicas previstas en nuestra legislación para el ejercicio de cualquier actividad económica, así como las características más relevantes de cada una de ellas. 2. Número de personas que pueden conformar la empresa Una vez el futuro empresario haya identificado y definido la actividad económica a desarrollar deberá definir el número de personas involucradas en la creación de la compañía, de tal forma que tendrá dos opciones frente a tal disyuntiva. Si el empresario ha decidido emprender su empresa o actividad económica de manera individual tendrá tres posibilidades, ejercer su actividad empresarial como persona natural comerciante debidamente registrada ante la cámara, como empresa unipersonal, o como fundación sin ánimo de lucro. Por el contrario, si el Emprendedor a decidido afrontar la puesta en marcha de su empresa con dos o más personas, a través de alguna de las principales formas de asociación, tendrá en tal evento la oportunidad de escoger entre alguna de las sociedades comerciales; una empresa asociativa de trabajo, una sociedad agraria de transformación o una entidad sin ánimo de lucro. 3. Desarrollo de la empresa en forma individual Podrá el Emprendedor formalizar su empresa bajo cualquiera de las formas jurídicas que a continuación se indican: 3.1. Persona natural comerciante Art. 74 del Código Civil, “Son personas naturales todos los individuos de la especie humana cualquiera sea su edad, sexo, estirpe o condición…”.
En lo que se refiere al registro mercantil persona natural es aquel individuo que actuando en su propio nombre, se ocupa de manera profesional de alguna o algunas de las actividades que la ley considera mercantiles, por ejemplo la adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos de igual forma, y la enajenación de los mismos; la intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones; el recibo de dinero en
mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los prestamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés; etc. La persona natural responderá con todo su patrimonio, tanto personal como familiar, por las obligaciones que adquiera en desarrollo de su actividad económica. Para llevar a cabo la formalización de su negocio o empresa la persona natural deberá primero que todo solicitar su inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) administrado por la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales DIAN, posteriormente efectuara su inscripción en la matrícula mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá diligenciando los formulario RUE de Registro adicional con otras entidades. Una vez inscrita la persona natural en el registro mercantil de la CCB sigue siendo la misma persona, solo que adquiere la condición de comerciante por desarrollar de manera profesional una actividad considerada por la ley como mercantil. La persona natural actúa por él mismo y se identifica con su número de cédula, y la DIAN le asigna un NIT el cual corresponde a su número de cédula más un dígito adicional. 3.2. Empresa unipersonal La empresa unipersonal es una persona jurídica conformada con la presencia de una persona natural o jurídica la cual destina parte de sus activos a la realización de una o varias actividades de carácter empresarial. Una vez inscrita ante la Cámara de Comercio, la empresa unipersonal surge como una persona jurídica distinta al empresario o constituyente. La empresa unipersonal requiere ser creada mediante documento privado de constitución, el cual deberá contener los siguientes requisitos Nombre, documento de identidad, domicilio y dirección del empresario. Denominación o razón social de la empresa, seguida de la expresión Empresa Unipersonal, o de su sigla EU so pena de que el empresario responda ilimitadamente. El domicilio de la empresa que es la ciudad o el municipio donde vaya a desarrollar sus actividades. El término de duración si este no es indefinido. Una enunciación clara y completa de las actividades principales a menos que se exprese que la empresa podrá realizar cualquier acto lícito de comercio. El monto del capital de la empresa. El número de cuotas de igual valor nominal en las cuales se divide el capital social. La forma de administración y el nombre, documento de identidad y las facultades de sus administradores.
Cuando quiera que se aporten a la empresa unipersonal activos cuya transferencia requiera. 3.3. Fundación Al respecto el doctor Oscar Manuel Gaitán Sánchez en su obra Guía practica de las entidades sin ánimo de lucro, conceptúa lo siguiente “Una fundación es una persona jurídica sin ánimo de lucro que nace de la voluntad de una o varias personas naturales o jurídicas y cuyo objetivo es propender por el bienestar común, bien sea de un sector determinado de la sociedad o de toda la población en general”. La fundación surge de la destinación que haga su fundador o sus fundadores de unos dineros preexistentes para la realización de unas actividades que, según su sentir, puedan generar bienestar social. Dada la naturaleza eminentemente patrimonial de la fundación, se dice que esta existe mientras subsista su patrimonio, aún cuando sus administradores, siendo personas naturales o jurídicas, dejen de existir, ya que estos pueden ser remplazados por otros. 4. Desarrollo de la empresa integrada por dos o más personas En caso que el Emprendedor haya decidido ejercer su actividad económica en asocio con dos o más personas, podrá escoger entre cualquiera de las siguientes formas de asociación 4.1. Formas asociativas con ánimo de lucro Dentro de las más reconocidas formas asociativas con ánimo de lucro encontramos 4.1.1. Sociedades comerciales Son personas jurídicas que se constituyen por un contrato de sociedad en virtud del cual dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo, o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse utilidades obtenidas en la empresa o actividad social. Las sociedades se clasifican en sociedades personales, capitalistas y de naturaleza mixta. Las sociedades personales son aquellas en las cuales todos los socios se conocen entre sí, y tanto la sociedad como los socios responden con la totalidad de su patrimonio de forma solidaria e ilimitadamente por las obligaciones sociales, lo que le da derecho a todos los socios a administrar la sociedad ejemplo las sociedades colectivas y las en comandita simple.
Las sociedades capitalistas son aquellas sociedades en las que no se sabe quienes son los socios y estos responden hasta el monto de sus aportes por las obligaciones sociales, ejemplo las sociedades anónimas y las en comandita por acciones. Las sociedades de naturaleza mixta son aquellas sociedades en las cuales todos los socios se conocen entre sí, pero solo responden por las obligaciones adquiridas por la sociedad hasta el monto de sus aportes, ejemplo las sociedades limitadas. Las clases de sociedades previstas en la normatividad jurídica a saber son la sociedad limitada, la colectiva, la en comandita simple, la anónima y la en comandita por acciones 4.1.2. La Empresa Asociativa de Trabajo Es una organización económica productiva, cuyos asociados aportan su capacidad laboral por tiempo indefinido, y algunos además aportan alguna destreza tecnológica o conocimiento necesario para el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Las Empresas Asociativas de Trabajo (EAT), tienen como objetivo la producción, comercialización y distribución de bienes básicos de consumo familiar o la prestación de servicios individuales o conjuntos de sus miembros. Una Empresa Asociativa de Trabajo se deberá constituir por acta de constitución junto con los estatutos, por escritura pública o documento privado. Una Empresa Asociativa debe contar como mínimo con tres asociados y máximo diez, si su objeto social consiste en la producción de bienes; por el contrario si se trata de una empresa prestadora de servicios el número máximo será de veinte. 4.1.3. Sociedades Agrarias de Transformación Retomando las apreciaciones realizadas por el doctor Tito Livio Caldas en su libro Las sociedades agrarias de transformación, la gran revolución agraria de hoy, las sociedades agrarias de transformación (SAT) son un nuevo tipo de sociedad constituidas como empresas de gestión, en las cuales no se exige el riesgoso aporte del fundo o la granja del socio, solo las personas titulares de explotación agraria pueden ser socias de la SAT. Las SAT cuentan con objeto social exclusivo, el cual deberá indicar expresamente lo siguiente, “Desarrollar actividades de postcosecha y comercialización de productos perecederos de origen agropecuario y la prestación de servicios comunes que sirvan a su finalidad”.
Dentro de sus principales operaciones las SAT se dedicarán a la compra de productos, para clasificarlos, someterlos a transformaciones si es del caso, empacarlos y venderlos al mejor postor en el mercado. Negociar y adquirir los insumos en las cantidades y calidades que les exijan sus socios y cobrarles a estos sus servicios de acuerdo con las reglamentaciones acordadas. Podrá ser socio la persona natural y ostentar la condición de titular de explotación agraria, en calidad de propietario, poseedor, tenedor o arrendatario con un contrato de explotación no menor a cinco años. De igual forma podrán ser socios las personas jurídicas de carácter privado dedicadas a la comercialización de productos perecederos. En todo caso, el número de socios, como personas naturales, deberá ser superior al número de socios como personas jurídicas. El número mínimo de socios necesario para la constitución de una SAT será de tres. 4.2. Formas asociativas sin ánimo de lucro Si el Emprendedor a decidido desarrollar una actividad económica con la que obtiene unas utilidades pero las mismas no son distribuidas entre los asociados, sino que por el contrario estas son reinvertidas en el capital de la asociación para poder de tal manera continuar generando un beneficio a sus asociados o a la comunidad en general, podrá optar entre las siguientes modalidades de entidades sin ánimo de lucro 4.2.1. Asociación o corporación La asociación o corporación es un ente jurídico sin ánimo de lucro que nace de la voluntad de varios asociados o corporados, los cuales pueden ser personas naturales o jurídicas y que tienen como finalidad ofrecer bienestar físico, intelectual o moral a sus asociados o a la comunidad en general. Para la creación de una asociación o corporación se requiere la presencia mínimo de dos constituyentes o asociados fundadores, ya sean personas naturales o jurídicas. La base fundamental para la existencia de una asociación o corporación son las personas que la conforman, es decir, los asociados de las misma. Se dice que la asociación o corporación existe mientras sus asociados lo hagan, o hasta cuando estos decreten la disolución de la misma, o cuando la reducción del número de asociados conlleve su disolución. 4.2.2. Entidades del sector solidario
Las entidades del sector solidario son entidades sin ánimo de lucro que se constituyen para realizar actividades que se caracterizan por la cooperación, ayuda mutua, solidaridad y autosugestión de sus asociados, que pueden ser actividades democráticas y humanísticas, de beneficio partícular y general. La solidaridad se plantea como la responsabilidad compartida para
ofrecer bienes y servicios que ofrezcan bienestar común a sus asociados, a sus familias y a los miembros de la comunidad en general. Su inspección, control y vigilancia están a cargo de la Superintendencia de Economía Solidaria. Las entidades del sector solidario, también llamadas del sector cooperativo, son las cooperativas, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las precooperativas, los organismos cooperativos de segundo y tercer grado, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales. 4.3. Formas asociativas sin personería jurídica Dentro de las formas asociativas contempladas en nuestro ordenamiento y para cuya constitución no se exige ninguna formalida ni registro mercantil encontramos 4.3.1 Sociedad de hecho La sociedad de hecho es un tipo societario suigeneris, o forma asociativa amorfa cuya existencia no está subordinada al cumplimiento de ninguna formalidad, por lo cual no tiene personería jurídica. Una sociedad de hecho se constituye por un acuerdo entre las partes, en el cual se obligan a efectuar unos aportes en dinero o en trabajo, o en otros bienes valorables en dinero, para explotar una actividad comercial y con el ánimo de repartirse entre sí las utilidades, pero para su constitución no se requiere de escritura pública. Los derechos adquiridos y las obligaciones contraidas se entienden a cargo de todos los socios de hecho por tal razón su responsabilidad es solidaria e ilimitada por las operaciones celebradas. Como la sociedad no es persona jurídica, no procede la matrícula en el registro mercantil, no obstante sus integrantes por realizar una actividad mercantil, deberán inscribirse en el registro mercantil de la Cámara de Comercio 4.3.2. Consorcio El Estatuto de Contratación Administrativa (Ley 80 de 1993) introduce una definición del consorcio, el cual tiene como finalidad la presentación de una propuesta conjunta por parte de dos o más personas para la adjudicación o celebración del contrato, disposición que exige además que el contrato conste por escrito, el citado estatuto es mas especifico respecto de la necesidad de designar un representante del consorcio y de señalar reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. Al efecto, el Artículo 7º de la Ley 80 de 1993 determina lo siguiente:
“Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato afectarán a todos los miembros que lo conforman”. 4.3.3. Unión temporal Art. 7 Ley 80 de 1993 “Unión temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y el objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y el contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. 5. El establecimiento de comercio como un elemento estructural en la organización empresarial El código de comercio define el establecimiento de comercio como un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y, a su vez un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de varias actividades. Sobre este particular, se observa que las sociedades comerciales pueden desarrollar los fines previstos en su objeto por intermedio de las siguientes clases de establecimientos Agencias. Sucursales. Establecimientos propiamente dichos. Para la ley comercial el establecimiento de comercio está conformado por: 1. La enseña o nombre comercial y las marcas de productos y servicios. 2. Los derechos del empresario sobre las invenciones o creaciones industriales o artísticas, que se utilicen en las actividades del establecimiento. 3. Las mercancías en almacén o en proceso de elaboración, los créditos y los demás valores similares.
4. El mobiliario y las instalaciones. 5. Los contratos de arrendamiento y en caso de enajenación, el derecho al arrendamiento de los locales en que funcionan si son de propiedad del empresario; y las indemnizaciones que conforme a la ley, tenga el arrendatario. 6. El derecho a impedir la desviación de la clientela y a la protección de la fama comercial.
Constitución y prueba de la sociedad comercial.
Art. 110.- La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará:
1) El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documento de identificación legal, con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia;
2) La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula este Código;
3) El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución;
4) El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relación directa con aquel;
5) El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución.
En las sociedades por acciones deberá expresarse, además, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año;
6) La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los
administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad;
7) La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia;
Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse;
9) La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma;
10) La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie;
11) Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores;
12) El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los asociados;
13) Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos, y
14) Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.
Sociedades
Por el contrato de sociedad, dos o más personas se obligan a efectuar un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades del respectivo ejercicio social. Una vez constituida en debida forma, la sociedad es persona jurídica diferente de los socios que la integran. Estas sociedades deben matricularse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio con jurisdicción en lugar donde establecen el domicilio principal.
Requisitos para su inscripción
Las sociedades comerciales deben formular la solicitud de matrícula a través de sus representantes legales, dentro del mes siguiente a la a fecha de la escritura pública de constitución, acompañando dicho documento y tramitando los formularios y el anexo tributario Para ello:
• Diligencie el formulario de Registro Único Empresarial (Carátula Unica y Anexo Mercantil), firmado por el representante legal de la sociedad.
• Solicite y diligencie el anexo tributario con la firma del representante legal.
• Anexe copia de la escritura pública de constitución, la cual debe contener por lo menos los siguientes aspectos para que proceda su inscripción, sin perjuicio de los demás requisitos Contenidos en el artículo 110 de Código de Comercio:
• Nombre completo de los constituyentes con sus documentos de identidad. En el caso de que los participantes en la constitución de la sociedad sean personas jurídicas (sociedades, entidades sin ánimo de lucro etc.), es necesario indicar en el documento el NIT correspondiente.
• Denominación o razón social. Esta debe responder al tipo de sociedad que se constituye: Colectiva, Limitada, En Comandita Simple o por Acciones o Anónima. Antes de registrar el nombre utilice nuestro servicio de verificación de homonimia.
• Domicilio principal (ciudad o municipio donde se establece).
• Vigencia o término de duración de la sociedad.
• Objeto social o actividades que desarrollará. El objeto social debe estar descrito de manera clara y determinada.
• Capital social y su distribución entre los socios, indicando las formas como fue pagado (dinero, especie, o industria). En cuanto a la distribución del capital debe indicar el número de cuotas o acciones según el caso y el valor nominal de cada una.
• Representación legal y nombramientos.
• Cuando se aporten a la sociedad activos tales como bienes inmuebles, deberá inscribirse la escritura en el registro de instrumentos públicos del lugar de ubicación del inmueble.
• Carta de aceptación del cargo con indicación del número del documento de identidad por parte de los designados como representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales. Si se deja constancia en la escritura pública de constitución de tal aceptación, no es necesario este requisito.
Persona Natural
¿Cómo Efectuar la Matrícula?
• Solicite y diligencie el formulario de registro único empresarial; (carátula única y su anexo matrícula mercantil).
• Solicite y diligencie el anexo para fines tributarios.
Anexe fotocopia de la cédula.
Preséntelos para su liquidación y cancele los derechos de matrícula correspondientes.
Requisitos para su Cancelación
Presentar personalmente ante la Cámara de Comercio o con reconocimiento de firma y Contenido notarial, una solicitud escrita de cancelación de matrícula en original o fotocopia autenticada, firmada por la persona natural matriculada. Igualmente este trámite podrá realizarse a través de un formato que para tales efectos es suministrado en nuestras ventanillas de información o las oficinas de orientación especializada.
La matrícula mercantil debe encontrarse a paz y salvo con el pago de los derechos renovación. En caso contrario, la persona natural deberá pagar los derechos correspondientes a los años no renovados, los cuales serán cobrados de acuerdo con la tarifa vigente en cada año causado (Artículo 35 del Código de Comercio y 8 del Decreto 898 de 2002).
Importante
La matrícula de los establecimientos de comercio facilita la prueba de su propiedad.
Mientras esté vigente su matrícula, la Cámara no podrá registrar otros establecimientos de comercio con el mismo nombre.
Si usted no matricula su establecimiento de comercio podrá ser sancionado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Recuerde llevar los libros de contabilidad registrados ante la Cámara de Comercio.
Empresa unipersonal
Mediante una Empresa Unipersonal una persona natural o jurídica que reúna las cualidades requeridas para a ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter mercantil (Art. 71 ley 222/95). La Empresa Unipersonal una vez inscrita en el Registro Mercantil, forma una persona jurídica independiente del empresario que la constituya.
La constitución de la Empresa Unipersonal es solemne, es decir que debe efectuarse por escrito, bien sea a través de documento privado o por escritura pública.
Cuando se aporten a la Empresa Unipersonal activos (v.g. bienes inmuebles), cuya transferencia requiera escritura pública, la constitución de la empresa unipersonal, deberá hacerse de igual manera e inscribirse también en los registros correspondientes.
Requisitos de Formación:
De acuerdo con el Art. 72 de la ley 222/95, el documento de constitución deberá informar lo siguiente:
Empresario: Indicación del nombre completo, documento de identidad o NIT si el constituyente es una sociedad comercial, domicilio (ciudad) y DIRECCIÓN del constituyente.
Nombre: La Empresa Unipersonal debe tener un nombre o razón social, seguida de la expresión Empresa Unipersonal o de su sigla ” E.U.”, so pena de que el empresario responda ilimitadamente.
Domicilio: Ciudad o municipio donde ejercerá sus actividades comerciales principales u objeto social.
Duración: Puede pactarse una duración definida pero a diferencia de las sociedades comerciales puede señalarse una duración indefinida.
Capital: Debe señalarse el monto de capital y la descripción de los bienes que se aportan, lo mismo que la estimación de su valor. El capital deberá estar dividido en cuotas de igual valor nominal, por lo tanto debe indicar el número de cuotas en que se distribuye el capital y el valor nominal de cada una de ellas.
Objeto: Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la empresa “realizará cualquier acto lícito de comercio.
Forma de administración de la empresa: Debe indicarse claramente la forma de administración, esto es si la representación legal se delega a un cargo, en persona determinada o si recae en el constituyente o empresario.
De igual manera se indicará el número del documento de identificación del representante legal y sus facultades.
En todo caso deberá aportarse la carta de aceptación del designado o dejarse constancia en el documento de constitución de tal aceptación.
Requisitos para su Registro:
Copia auténtica de la escritura pública o el documento privado de constitución, suscrito por el empresario o constituyente. El documento privado debe ser reconocido ante notario o presentado personalmente ante la cámara de comercio.
Solicite y diligencie el formulario de Registro Unico Empresarial; (carátula única y anexo mercantil).
Solicite y diligencie el anexo tributario.
Carta de aceptación del cargo por parte del representante legal designado con indicación del número de documento de identificación, cuando la administración sea delegada en persona distinta del empresario.
Preséntelos en las cajas de su entidad para su liquidación y cancele los derechos de matrícula e inscripción correspondientes.
Cesión de Cuotas:
El titular de la Empresa Unipersonal, podrá ceder total o parcialmente las cuotas sociales a otras personas naturales o jurídicas, mediante documento privado o escritura pública que se inscribirá en el registro mercantil. A partir de este momento producirá efectos la cesión.
Conversión a Sociedad:
(Art. 81 ley 222/95)
Cuando por virtud de la cesión o por cualquier otro acto jurídico, la empresa llegare a pertenecer a dos o más personas, deberá CONVERTIRSE a sociedad comercial para lo cual, dentro de los seis meses siguientes a la inscripción de aquella en el Registro Mercantil, se elaborarán los estatutos sociales de acuerdo con la forma de sociedad adoptada. Estos deberán elevarse a escritura pública que se otorgará por todos los socios y deberá inscribirse en el Registro Mercantil. La nueva sociedad asumirá sin solución de continuidad, los derechos y obligaciones de la empresa unipersonal.
Disolución y liquidación:
Como sucede en las sociedades, el único caso en que la disolución opera de pleno derecho es cuando se vence él termino de duración, cuando este fue señalado o cuando no se efectúa el registro de la prórroga con anterioridad al vencimiento del término; en los demás casos, la disolución se hace constar en documento privado o escritura pública que se inscribe en el Registro Mercantil. Una vez disuelta la Empresa Unipersonal, la liquidación de su patrimonio se efectuará mediante el procedimiento señalado en la ley para las sociedades de responsabilidad limitada; para ello, presentará para su inscripción, el documento donde conste la cuenta final de liquidación.
Sociedad de hecho
La sociedad comercial será de hecho cuando no se constituya por escritura pública (Art. 498 Código de Comercio).
En oportunidades la sociedad comercial, a pesar de estar conformada por más de dos personas y de haber aportado dinero u otros bienes con el fin de repartirse las utilidades o pérdidas, no cumple con el requisito de la escritura pública, por lo que genera las siguientes consecuencias:
No es persona jurídica, por lo tanto no se crea una persona distinta de los socios individualmente considerados.
Las obligaciones y derechos adquiridos en cumplimiento de la actividad social son solidarios, es decir, se contraen por todos los socios de hecho, aunque en el negocio respectivo no hayan actuado ellos.(Art. 499 Código de Comercio).
La representación legal y la administración de los negocios sociales las ejercen todos los socios de hecho.
Las sociedades de hecho tienen un mes de plazo para matricularse, contado a partir de la fecha en que han empezado sus actividades.
En las sociedades de hecho todos y cada uno de los asociados responderán solidariamente e ilimitadamente por las operaciones celebradas (Art. 501 Código de Comercio).
Requisitos para su inscripción
Todos los socios que la conforman deben matricularse. Para el cumplimiento de esta exigencia, cada una de las personas tanto naturales como jurídicas (sociedades) deberán diligenciar la carátula única con su anexo mercantil y el anexo tributario, en el cual indicaran los datos personales de quienes serán socios de hecho. En caso de que alguno de los asociados tenga matrícula mercantil vigente, además de los datos solicitados en el formulario, deberán indicar el número con el cual está identificada su matrícula mercantil en la Cámara de Comercio.
Igualmente para efectos de la inscripción del establecimiento en sociedad de hecho los asociados deberán presentar un anexo mercantil firmado por cada una de ellos. Si son personas jurídicas, deberán firmar las personas que ejerzan la representación legal.
Requisitos para su Cancelación
Comunicación suscrita por todos los socios de la sociedad de hecho, con sello de reconocimiento de firma y Contenido del documento ante notario, o constancia de presentación personal esta entidad.
Sucursales
Una sucursal es un establecimiento de comercio (llámese tienda, oficina, almacén, fabrica, bodega, planta industrial, etc.) abierto por una sociedad o empresa unipersonal, dentro o fuera de su domicilio principal, cuyo administrador tiene facultades para representar u obligar a la compañía. La matrícula de la sucursal debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de apertura.
La solicitud de matrícula y de registro de documentos debe formularse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desollar su actividad.
Requisitos para su inscripción:
Diligencie el formulario de Registro Unico Empresarial (Carátula Unica y el Anexo Mercantil.).
Anexe:
Copia autenticada del acta en donde conste la decisión de abrir la sucursal, nombramiento del administrador y asignación de funciones.
Copia auténtica de la escritura pública de constitución.
Copia auténtica de todas las escrituras públicas de reforma, si las hubiere.
Carta de aceptación del designado, con indicación del número del documento de identificación. Si se deja constancia en el acta de tal aceptación, no es necesario este requisito.
Certificado reciente de existencia y representación legal de la sociedad, expedido por la cámara de comercio del domicilio principal, presentado en original o copia autenticada.
Requisitos para su Cancelación:
Certificado reciente de existencia y representación legal de la sociedad expedido por la cámara de comercio del domicilio principal, presentado en original o copia autenticada.
Comunicación suscrita por el representante legal con reconocimiento de firma y Contenido notarial.
Empresas asociativas de trabajo
Las Empresas Asociativas de trabajo son organizaciones económicas productivas, cuyos asociados aportan su capacidad laboral por tiempo indefinido y otros además, entregan al servicio de la organización una tecnología o destreza, u otros activos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales serán: la producción, comercialización y distribución de bienes básicos de consumo familiar o la prestación por parte de sus miembros de servicios individuales o conjuntos.
Requisitos para su Inscripción:
Solicite y diligencie la carátula única y su respectivo anexo mercantil, la primera debe contener los datos de la persona jurídica y el anexo mercantil contendrá la información financiera de la misma y los datos del establecimiento de comercio.
Solicite y diligencie el anexo tributario.
Original y copia auténtica del acta de constitución reconocida ante notario, que deberá contener:
• Nombre e identificación de los constituyentes.
• Voluntad de asociarse y constituirse en una Empresa Asociativa de Trabajo.
• Designación del director ejecutivo (Representante Legal).
• Aprobación de estatutos.
• Firma de los constituyentes en señal de aceptación, con el respectivo reconocimiento de firma y Contenido ante notario.
Original y copia auténtica de los estatutos de la Empresa Asociativa, firmados por todos los constituyentes y debidamente reconocidos ante notario. Los ESTATUTOS deberán contener:
• Nombre e identificación de las personas que intervienen como Otorgantes.
• Razón social seguida de la denominación “Empresa Asociativa de Trabajo E.A.T.”.
• Domicilio de la empresa.
• Duración precisa de la entidad, causales de disolución y liquidación.
• Objeto social que deberá ceñirse a lo estipulado en la ley 10 de 1991 y al Decreto Reglamentario 1100 de 1992.
• Capital social de la Empresa Asociativa de Trabajo y distribución de los aportes individuales efectuados por los otorgantes. Debe recordar que para la conformación del capital social de estas personas jurídicas, es obligatoria la existencia de un capital laboral, respecto del cual debe indicarse su distribución
Entidades de naturaleza cooperativa
Es acuerdo cooperativo el contrato que se celebra por un número determinado de personas, con el objetivo de crear y organizar una persona jurídica de derecho privado denominada COOPERATIVA, cuyas actividades deben cumplirse con fines de interés social y sin animo de lucro; toda actividad económica, social o cultural puede organizarse con base en el acuerdo cooperativo.
Requisitos para la inscripción de su cooperativa, fondo de empleados y precooperativa
Cooperativa
Solicitud firmada por el representante legal que contenga la fecha de solicitud, nombre, domicilio, dirección, teléfono, fax, apartado aéreo y el nombre de la entidad que la vigila o controla.
Copia auténtica o autenticada del acta de constitución, firmada por las personas designadas como presidente y el secretario de la reunión y con sello de reconocimiento de firma y Contenido ante notario por parte de los mismos.
Esta acta debe contener:
Aprobación de la constitución de la entidad.
Aprobación de los estatutos que regirán la cooperativa.
Elección y/o nombramiento del representante legal, revisor fiscal y miembros de los órganos de administración y vigilancia.
ESTATUTOS de la entidad firmados por el presidente el secretario de la reunión, con sello de reconocimiento de firma y Contenido ante notario.
Los estatutos deben contener:
• El nombre, identificación y domicilio de los asociados, quienes deben tener una edad mínima de catorce (14) años y deben ser al menos veinte (20) cooperados, si la cooperativa es integral o multiactiva integral; o diez (10) si es de trabajo asociado.
• El nombre de la entidad, indicando la denominación correspondiente a su naturaleza.
• El domicilio de la misma.
• La duración debe ser indefinida.
• El objeto del acuerdo cooperativo y la enumeración de las actividades.
• El patrimonio, su constitución e incremento patrimonial reserva, fondos sociales, finalidades y forma de utilización de los mismos. Aportes sociales mínimos no reducibles durante la vida de la cooperativa y forma de pago.
• La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en lo cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.
• Procedimiento de convocatoria a las reuniones de las asambleas de asociados y consejos de administración.
• Normas para fusión, incorporación, transformación, disolución y liquidación.
• Las facultades y obligaciones del revisor fiscal que debe ser contador titulado con matrícula.
• Nombre e identificación de los administradores y representantes legales.
• Derechos y deberes de los asociados; condiciones para su admisión retiro, exclusión y determinación del órgano competente para su decisión.
• Régimen de sanciones causales y procedimientos.
• Procedimiento para resolver diferencias y conflictos transigibles entre asociados o entre éstos y la cooperativa, por causa o con ocasión de actos cooperativos.
Constancia de pago de por lo menos del 25% de los aportes iniciales suscritos por los fundadores, expedida por el representante legal de la cooperativa.
Cartas de aceptación del cargo del representante legal y demás designados, indicando el número de su documento de identificación. Si se deja constancia expresa en el acta de tal aceptación, no es necesario ese requisito.
Fondo de Empleados
Mínimo diez asociados.
Certificado de existencia y representación de las entidades ó empresas en las cuales laboran los asociados.
Precooperativas
Mínimo cinco miembros ó asociados.
Término de duración de cinco años.
ANEXOS: relación de los nombres de las personas que conforman la entidad, indicando el número de su documento.
Entidades sin ánimo de lucro
Las entidades sin ánimo de lucro son personas jurídicas capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones y de ser representadas judicial y extrajudicialmente, con sujeción a las disposiciones legales y a sus propios estatutos. Nacen por voluntad de sus asociados en virtud del derecho constitucional de asociación o por la libertad de disposición de los bienes de los particulares, para la realización de fines altruistas o de beneficio comunitario, de lo que se infiere que la ausencia de lucro es una de las características fundamentales, lo cual significa, que no existe reparto de utilidades o remanentes generados en el desarrollo de sus objetivos, ni es viable el reembolso de los bienes o dineros aportados a la entidad.
Entidades obligadas a registrarse en la Cámara de Comercio:
Asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad común: gremiales; de beneficencia; profesionales; juveniles; sociales; democráticas y participativas; cívicas y comunitarias; de egresados; promotoras de bienestar social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados (salvo las empresas privadas del sector salud); clubes.
Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas.
Organizaciones populares de vivienda (O.P.V.).
Asociaciones de padres de familias.
Asociaciones de instituciones educativas.
Asociaciones sin ánimo de lucro o de economía solidaria formadas por asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales; y asociaciones de segundo y tercer grado.
Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.
Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios de vivienda compartida y vecinos; diferentes a los de propiedad horizontal regidas por las leyes 182 de 1948 y 16 de 1985.
Entidades ambientalistas.
Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar.
Cooperativas, federaciones y confederaciones, institucionales auxiliares de cooperativismo.
Precooperativas.
Fondos de empleados.
Asociaciones mutuales.
Empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas.
Requisitos para su registro:
Solicitud de inscripción firmada por el representante legal, que contenga la fecha de la solicitud, nombre, domicilio, dirección, teléfono, fax, apartado aéreo de la entidad y la entidad que vigila y controla.
Solicite y diligencie el anexo Dian firmado por el representante legal.
Original del acta de sesión de constitución, firmada y con sello de reconocimiento de firma y Contenido ante notario por parte del presidente y el secretario que actuaron en la reunión y que debe contener:
• Creación o constitución de la entidad.
• Aprobación de estatutos.
• Elección o designación de representante legal y demás dignatarios.
Estatutos de la entidad en copia autentica, firmados igualmente por el presidente y el secretario de la reunión y el representante legal, con sello de reconocimiento de firma y Contenido ante notario; deben contener (Dcto 2150/95):
• Nombre, identificación y domicilio de las personas que intervengan como asociados fundadores.
• El nombre de la entidad indicando su naturaleza.
• Domicilio.
• La clase de persona jurídica.
• El objeto (se debe indicar expresamente que es entidad sin ánimo de lucro).
• El patrimonio, la forma de hacer los aportes y disposiciones para la conformación, administración y manejo.
• Órganos de administración, determinando su composición, modo de elección o designación, de funciones, quórum deliberatorio ,decisorio, representante legal y facultades.
• La duración precisa de la entidad, las causales de disolución y liquidación.
• La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.
• La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad, indicando la destinación del remanente de los bienes a una institución de utilidad común ó sin ánimo de lucro que persiga fines similares.
• Las facultades y obligaciones del Revisor Fiscal.
• Nombre e identificación de los administradores y representantes legales.
• Cartas de aceptación de los directivos designados en la reunión de constitución, indicando el número de su documento de identificación. Si se deja constancia en el acta de tal aceptación, no es necesario este requisito.
ANEXO: Relación de nombres de las personas que conforman la entidad, su identificación y domicilio.
Nombramientos y actos que deben registrarse:
Constitución.
Reforma de estatutos.
Representantes legales y sus suplentes.
Consejo de administración.
Junta de vigilancia.
Comité de apelación.
Junta directiva.
Fiscal y suplente.
Revisor fiscal y suplente.
Comité de control interno.
Fundaciones:
Constancia en los estatutos de los aportes determinando la cuantía.
Su dirección debe ser indefinida.
Libros:
De asociados.
De actas de Asamblea y de Junta Directiva.
Contabilidad (para fundaciones, además de los anteriores).
Excepciones al registro de acuerdo con el art.45 del dcto 2150/95:
Se encuentran exentas del registro las siguientes entidades sin ánimo de lucro.
Instituciones de educación superior, formal y no formal.
Entidades que prestan servicio de vigilancia privada.
Iglesias, confesiones y denominaciones religiosas; sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros.
Entidades reguladas por la ley 100 de seguridad social.
Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores.
Partidos y movimientos políticos.
Entidades privadas del sector salud que trata la ley 10 de 1993.
Sociedades de gestión colectiva de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia.
Personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin animo de lucro con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia.
Establecimiento de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial, corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el Dcto 3130/68 y demás disposiciones pertinentes.
Las propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal (ley 182/48 y 16/85).
Cajas de compensación familiar reguladas por ley 21/82.
Cabildos indígenas, asociación de cabildos.
Entidades que conforman el sistema nacional del deporte en niveles nacional, departamental y municipal.
Organizaciones gremiales de pensionados.
Casas – cárcel.
Clubes de tiro y caza y asociaciones de coleccionistas de armas.
NOTA:
La matrícula mercantil de su sociedad, la de usted como persona natural y las de sus establecimientos de comercio, sucursales y agencias, deben renovarse dentro de los tres (3) primeros meses de cada año, sin importar la fecha de su matrícula (Artículos 33 del Código de Comercio y 1º del Decreto Reglamentario 668 de 1989).
Verifique que en la Cámara de Comercio no exista nombre o razón social igual a la que usted ha escogido para su sociedad y/o establecimiento de comercio, puesto que los artículos 35 del Código de Comercio y 9 del Decreto 898 del 2002 prohiben a las Cámaras de Comercio registrar nombres idénticos.
Para la verificación del nombre diligencie el formato de VERIFICACION DE HOMONIMIA. Esta consulta puede efectuarla en la Notaría del Círculo de Cartagena ante la cual esté adelantando el trámite de su minuta para obtener la escritura pública.
Para la inscripción de cualquier documento se deben cancelar los derechos correspondientes a favor de la Cámara de Comercio, así como el Impuesto de Registro a favor de la Gobernación de Bolívar, el cual es liquidado y recaudado por la Cámara de Comercio de Cartagena (Ley 223 de 1995).
No olvide regresar en el término que se le indica en su recibo de caja, con el fin de verificar si su documento fue inscrito u objetado.
Si el documento no cumpliere con los requisitos para ser registrado, la Cámara de Comercio lo tendrá a su disposición en la ventanilla de entrega de documentos junto con la nota de devolución.
En los Centros de Atención Empresarial -CAE- que funcionan en nuestras sedes, usted puede realizar todo el proceso de creación y constitución de su empresa: consultas de nombres, uso del suelo, marcas, entre otros; registro mercantil, obtención del NIT, Registro Unico Tributario (Nacional) y Registro de Identificación Tributaria (Secretaría de Hacienda Distrital).
Matrícula de Establecimiento de Comercio
Un establecimiento de comercio es un conjunto de bienes organizados por el empresario para desarrollar y cumplir los fines de la empresa. Por ejemplo: tiendas, almacenes comerciales, bodegas, fabricas, factorías etc.
Oportunidad de la Matrícula
La matrícula del establecimiento debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha en que este fue abierto al público.
La matrícula debe solicitarse en la cámara de comercio con jurisdicción en lugar donde se va a desarrollar su actividad.
¿Cómo Efectuar la Matrícula?
Se recomienda que antes de asignar un nombre al establecimiento de comercio, verifique que en la cámara de comercio no exista otro establecimiento con un nombre igual o similar (Art. 35 del Código de Comercio). Para la verificación del nombre, diligencie el formato de VERIFICACIÓN DE HOMONIMIA.
Diligencie el anexo matrícula mercantil con los datos del establecimiento de comercio.
Diligencie el anexo para fines tributarios debidamente firmado por la persona natural o por el representante legal, según el caso, con la indicación del barrio en el cual se encuentra ubicado el establecimiento.
Preséntelo en las ventanillas de nuestra Entidad y cancele los derechos de matrícula correspondientes.
Observación
Si usted está matriculado como persona natural o jurídica y desea abrir uno o varios establecimientos de comercio, debe diligenciar tantos anexos de matrícula mercantil como establecimientos vaya a matricular.
Recuerde que los nombres de los establecimientos deben ser diferentes (Artículo 35 Código de Comercio).
Libros de Comercio
Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artículo 49 Código de Comercio).
Algunos libros que se registran en la Cámara de Comercio son:
De contabilidad: diario y mayor y balances.
De actas de Asamblea de accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas (Artículos 189, 195 y 431 del Código de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993).
De registro de acciones (Artículos 195 y 406 Código de Comercio).
De registro de socios en sociedades limitadas (Artículo 361 Código de Comercio).
De Accionistas, (Artículo 130 Decreto 2649/93).
Requisitos para su registro:
Para registrar un libro por primera vez
Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique:
El nombre del libro.
Indicación de que su registro es por primer vez.
Indicación del número de folios a registrar (hojas útiles, folio inicial y folio final).
Presentación del libro si este se lleva en forma manual para su rúbrica; o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado.
Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
Cancelar en las cajas de la entidad los derechos de inscripción correspondientes.
Para registrar nuevos libros por haberse agotado los anteriores se requiere:
Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique:
El nombre del libro.
Indicación del número de folios a registrar (hojas útiles, folio inicial y folio final).
Acreditar que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentación del propio libro o del certificado del revisor fiscal o contador público en el cual conste su número de tarjeta profesional.
Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
Cancelar en caja los derechos de inscripción correspondientes.
Importante:
Los libros sólo pueden registrarse en blanco y previamente numerados.
Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción del anterior, debe aportarse copia auténtica de la respectiva denuncia.
“Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados transcurridos cuatro (4) meses desde su inscripción” (Artículo 126 Decreto Reglamentario 2649/93).
De las actas de los órganos sociales
Las decisiones de junta de socios, asamblea de accionistas o juntas directivas, deben hacerse constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto.
Requisitos:
Número del acta y nombre de la sociedad o entidad a la que pertenece.
Nombre del órgano social que se reúne (junta directiva, de socios o asamblea de accionistas, asamblea de asociados, cooperados ó corporados, consejo de administración).
Clase de reunión celebrada (ordinaria, extraordinaria, por derecho propio, etc.).
Ciudad, lugar, fecha y hora de la reunión.
Nombramiento de las personas que han de actuar como presidente y secretario de la respectiva reunión.
Señalamiento del orden del día.
Forma y antelación de la convocatoria (quién convoca y en qué calidad, medio utilizado para ello y anticipación con la que se realiza), todo conforme a lo previsto en los respectivos estatutos o en silencio de éstos, a lo señalado en la Ley, para la clase de reunión celebrada y salvo que se halle presente la totalidad de los socios.
Lista de los asistentes, con indicación del número de derechos propios o ajenos representados en la reunión y porcentaje total que representan en la reunión. Tratándose de sociedades por acciones debe indicarse el número de acciones suscritas, lo anterior para la verificación del quórum legal estatutario.
Las decisiones tomadas en la reunión y la constancia de la aprobación de las mismas por los asociados presentes en la reunión, indicando el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco.
La constancia de aprobación del texto integral del acta por parte del órgano social que se reúne o por las personas que hayan sido designadas expresamente en la reunión para tal efecto.
Firmas o constancias de firmas de las personas que actúan como presidente y secretario de la reunión.
Importante:
Las actas deben presentarse en copia auténtica o autenticada.
Para darle autenticidad a la copia del acta es necesario que, después de las firmas correspondientes, el secretario o el representante legal de la compañía, autoricen la copia del acta, así: ” la anterior acta es fiel copia tomada de su original, la cual se haya asentada en el libro de actas de la sociedad”.
Si la decisión tomada en la reunión corresponde a una reforma de estatutos, es necesario para efectos de la inscripción, que el acta en cual consta la reforma, sea elevada a escritura pública, siendo esta última el documento objeto del registro. (Artículo 158 Código de Comercio, 42 Decreto 2150 de 1995).
En caso que el acta de que se trate contenga algún nombramiento, es necesario, para efectos del registro del mismo, que se acredite la aceptación del cargo por parte de la persona designada y se informe el número del documento de identificación de la misma. Lo anterior, bien sea dejando constancia de ello en la misma acta o en una comunicación adjunta a ésta.
Nombramientos sujetos
a registros en las cámaras de comercio
Nombramientos que se inscriben:
Representantes Legales y sus Suplentes.
Juntas Directivas.
Revisores Fiscales y sus Suplentes.
Administradores de Agencias y Establecimientos de Comercio.
Gerentes de Sucursales.
Requisitos para su inscripción:
Presentar copia original o autenticada del acta del órgano social competente en la cual conste el nombramiento.
Verifique que los nombramientos correspondan a cargos previstos en los estatutos. Si obedecen a obligación legal es necesario dejar constancia de ello en el acta.
El acta de nombramiento debe reunir los requisitos formales para su registro y deben anexarse las cartas de aceptación de cargos por parte de los designados, a menos que en el acta se haya dejado constancia expresa de dicha aceptación.
En todo caso, para efectos del registro, es necesario que se acredite el número del documento de identificación del designado.
Importante:
La ratificación y la reelección de las personas ya inscritas en la Cámara de Comercio como representantes legales o revisores fiscales, no requiere de nueva inscripción.
En los casos de renuncia de representantes legales o revisores fiscales, transcurrido el término previsto en los respectivos estatutos para que el órgano social competente proceda a reemplazarlos, o en silencio de éstos, pasados 30 días contados a partir de la fecha de la renuncia, sin que se haya producido la nueva designación, el interesado debe dar aviso a la Cámara de Comercio del hecho de su renuncia y la causa del retiro, mediante una comunicación escrita que debe presentar personalmente ante la entidad, o en su defecto con reconocimiento de firma y Contenido ante notario, por cuya inscripción deben cancelarse los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes. De la circunstancia de la renuncia y la causa del retiro, se dará cuenta en el respectivo certificado.
Si vencidos los treinta (30) días antes mencionados y mediando la comunicación del interesado no se ha producido aún el nuevo nombramiento, la persona de que se trate continuará figurando en el registro y certificándose como representante legal o revisor fiscal, pero sólo para efectos judiciales, procesales o administrativos.
La Cámara de Comercio sólo dejará de certificar lo anterior, cuando se registre el nuevo nombramiento. (Sentencia Corte Constitucional de fecha 29 de Julio de 2003).
Cuando el nombramiento es aprobado en un acta en la cual se adoptan igualmente reformas estatutarias (como el caso de liquidadores designados una vez aprobada la disolución de la respectiva entidad), la inscripción del mismo se toma del acta protocolizada en la escritura por ser el documento idóneo sujeto a registro conforme a las normas vigentes, por lo tanto, para este fin, deben cancelarse los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes.
Tipos de contratos
Compra-Venta con reserva de dominio
Preposición
Agencia comercial
Prenda sin tenencia del acreedor
Compra - Venta con Reserva de Dominio
Mediante el contrato de compraventa con reserva de dominio, el vendedor se reserva el dominio de la cosa vendida, hasta que el comprador haya pagado la totalidad del precio, pero conservando el comprador la tenencia del bien.
Este contrato debe contener:
Nombre, documento de identidad y domicilio del comprador y vendedor.
Precio total del bien vendido y del valor total de la deuda que se garantiza con él.
Fecha de vencimiento de la obligación (última cuota).
Detalle de los bienes vendidos y el lugar donde permanecerán.
Requisitos para su Inscripción:
Copia autentica o autenticada de la escritura pública o documento privado debidamente firmado y reconocido ante Juez o notario por las partes contratantes (comprador y vendedor) en que conste el contrato.
Cancelar los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes.
Modificaciones y Cancelación:
Toda modificación al contrato y su cancelación, deben inscribirse en la Cámara de Comercio previa cancelación de los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes; para ello se requiere que el documento que las contenga esté firmado y reconocido ante notario por el comprador y el vendedor.
Importante:
En la Cámara de Comercio sólo se inscribe el contrato de compraventa con reserva de dominio sobre bienes muebles.
Tratándose de la reserva de dominio de automotores, el contrato se registra en la dirección de tránsito.
Para la inscripción de cualquier documento deben cancelarse los derechos correspondientes, así como el impuesto de Registro a favor de la Gobernación de Bolívar, que liquida y recauda la Cámara de Comercio (Ley 223 de 1995).
Contrato de Preposición
Es un contrato por medio del cual un comerciante (preponente) encarga la administración de un establecimiento de comercio, o de una parte del mismo, a otra persona llamada factor (Art. 1332 del Código de Comercio).
El contrato debe contener:
Nombre, domicilio (ciudad/municipio) y documento de identidad del preponente (persona quien otorga la administración del establecimiento) y del factor.
Facultades del factor y límites a su gestión.
Requisitos para su Inscripción:
Copia auténtica o autenticada de la escritura pública o documento privado debidamente firmado y reconocido por las partes (preponente y factor) que contenga el contrato.
Que el preponente y el establecimiento se encuentren matriculados en el Registro Mercantil.
El contrato debe inscribirse en la Cámara de Comercio donde esté matriculado el establecimiento de comercio.
Cancelar los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes.
Modificaciones y Cancelación:
Toda modificación al contrato y su cancelación, deben inscribirse en la Cámara de Comercio previa cancelación de los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes; para ello se requiere que el documento que las contenga esté firmado y reconocido ante Juez o notario por el preponente y el factor.
Contrato de Agencia Comercial
La agencia comercial es un contrato por medio del cual una persona llamada “empresario”, encarga a otra denominada “agente”, para que promueva o explote sus productos o negocios en un determinado territorio, actuando en forma independiente y estable como representante, agente, fabricante, o distribuidor de uno o varios productos del mismo. El empresario puede ser nacional o extranjero (Artículo 1317 Código de Comercio).
El contrato debe contener:
Nombre, domicilio (ciudad/municipio) y documento de identidad tanto del empresario como del agente.
El objeto del contrato y el ramo de las actividades a desarrollar.
Los poderes o facultades del agente y sus limitaciones.
El término de duración del contrato.
El territorio donde va a desarrollar sus actividades el agente.
Requisitos para su Inscripción:
Copia autentica o autenticada del contrato, debidamente firmado por el empresario y el agente.
Que el agente o representante figure matriculado en el registro mercantil, pues su actividad implica el ejercicio del comercio en forma independiente, lo cual lo convierte en comerciante.
Si el contrato se elaboró por documento privado, éste debe presentarse con reconocimiento de firma y Contenido ante Juez o Notario por las partes contratantes.
Si el contrato fue otorgado en el exterior, debe autenticarse la firma ante el respectivo cónsul de Colombia y obtener la autorización de la firma del cónsul ante el Ministerio de Relaciones Exteriores o en su defecto presentarlo debidamente apostillado.
En caso de que el documento se extienda en idioma distinto al castellano, debe enviarse con la traducción oficial realizada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o por un traductor debidamente autorizado por este Ministerio.
Cancelar los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes.
Modificaciones y Cancelación:
Toda modificación al contrato y su cancelación, debe inscribirse en la Cámara de Comercio, previa cancelación de los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes. Para la modificación se requiere que el documento que la contenga se encuentre firmado y reconocido ante Juez o notario por el empresario y el agente; la cancelación sólo debe ser firmada y reconocida por el empresario.
Contrato de Prenda sin tenencia del acreedor
La prenda es un gravamen que se constituye sobre un bien mueble con el fin de garantizar el cumplimiento de una obligación. La Ley mercantil permite gravar con prenda, conservando el deudor la tenencia de la cosa, “toda clase de muebles necesarios para una explotación económica y destinados a ella o que sean resultado de la misma explotación” (Artículo 1207 del Código de Comercio).
El contrato debe contener:
El nombre, documento de identidad y domicilio (ciudad/municipio) del deudor y del acreedor.
La fecha, naturaleza, valor de la obligación que se garantiza y los intereses pactados en su caso.
La fecha de vencimiento de dicha obligación.
El detalle de las especies gravadas con prenda, con indicación de su cantidad y todas las demás circunstancias que sirvan para su identificación; como son: marca, modelo, número o serie, entre otros.
Lugar (dirección y ciudad) en que permanecerán las cosas gravadas, indicando si el propietario de éstas es dueño, arrendatario, usufructuario o acreedor anticrético de la empresa, finca o lugar donde se encuentren ubicados los bienes.
Si las cosas gravadas pertenecen al deudor o a un tercero que ha consentido en el gravamen, y,
La indicación de la fecha y el valor de contratos de seguros y el nombre de la compañía aseguradora, en el caso que los bienes gravados estén asegurados
Requisitos para su Inscripción:
Copia autentica o autenticada de la escritura pública o documento privado debidamente firmado y reconocido ante Juez o Notario por el acreedor y deudor prendario, que lo contenga. Los contratos suscritos con establecimientos de crédito no requieren reconocimiento judicial o notarial por las partes, debido a que estos documentos se presumen auténticos por virtud de lo dispuesto en el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil.
Cancelar los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes.
Modificaciones y Cancelación:
Toda modificación al contrato y su cancelación, debe inscribirse en la Cámara de Comercio, previa cancelación de los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes. Para la modificación se requiere que el documento que la contenga esté firmado y reconocido ante Juez o notario por el acreedor y deudor prendario; la cancelación debe ser firmada y reconocida por acreedor prendario.
Disolución de sociedad
La Sociedad puede disolverse por las siguientes causales:
Vencimiento del término de duración: Se produce entre los asociados y respecto de terceros, a partir de la de expiración del término de su vigencia, sin necesidad de formalidades especiales, y por tanto no requiere de escritura pública.
Decisión de los socios, antes de vencerse la duración de la sociedad: Los socios deben decretar la disolución y en esa misma reunión pueden nombrar al liquidador. Esta decisión debe elevarse a escritura pública y una copia de la misma debe registrarse en la Cámara de Comercio del domicilio social.
Si se trata de una sociedad vigilada por la Superintendencia de Valores o controlada por la Superintendencia de Sociedades, adjunte a la escritura la resolución mediante la cual dichas entidades autorizan la mencionada reforma.
Por alguna causa legal (Art. 218 del Código de Comercio) o contemplada en los estatutos. Los socios, en junta de socios o asamblea de accionistas declaran la disolución con base en la causal respectiva y solemnizan la decisión por escritura pública.
Apertura de liquidación obligatoria u orden de autoridad competente: Debe registrarse la copia de la providencia que decretó la apertura de liquidación obligatoria o la disolución, con la constancia de que la misma se encuentra en firme.
Requisitos para su Inscripción:
Copia auténtica o autenticada de la escritura pública que contiene la declaración de la disolución de la sociedad (Artículos 158 y 220 Código de Comercio).
En la escritura arriba citada, debe encontrarse protocolizada (guardada), el acta del órgano social competente en la cual consta la aprobación de la disolución y el nombramiento de liquidador, si es el caso; en este evento, debe acreditarse la aceptación del cargo por parte de la persona designada e informarse el número de su documento de identificación.
Cancelar los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes al registro de la reforma consistente en la disolución de la sociedad, la cual se toma de la escritura presentada, y a la inscripción del nombramiento de liquidador, el cual se toma del acta protocolizada por ser el documento idóneo sujeto a registro.
Importante:
La disolución de la sociedad debe inscribirse siempre en el registro mercantil, salvo cuando esta se produzca por el vencimiento del término de su duración.
La inscripción de la escritura pública de disolución o la providencia que la decrete, debe efectuarse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la sociedad y en la de sus sucursales.
Decretada la disolución, la sociedad no puede continuar desarrollando actividades, excepto las encaminadas a su liquidación.
A partir de la declaratoria de disolución, al nombre de la sociedad deberá adicionarse la expresión “en liquidación”.
Liquidación de Sociedad
A partir de la declaratoria de disolución, la sociedad entra en proceso de liquidación.
El liquidador debe cumplir con el procedimiento establecido en el Código de Comercio para dicho trámite, especialmente en lo que tiene que ver con comunicaciones a acreedores y terceros, elaboración de inventarios, balance final de la sociedad y pago del pasivo externo y distribución del remanente, si lo hubiere.
Con el registro del acta de junta de socios o asamblea de accionistas aprobatoria de la cuenta final de liquidación o de la escritura pública en que se protocoliza dicha acta, en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la sociedad y en la de sus sucursales, se entiende inscrita la liquidación de la sociedad.
Esa acta debe contener, además de los REQUISITOS señalados en el Código de Comercio para las actas en general, (Artículos 189 y 431), los siguientes:
Nombre de los asociados presentes.
Valor de su correspondiente interés social.
La suma de dinero o bienes que recibe cada uno a título de liquidación.
La constancia que la sociedad carece de pasivos internos y externos y/o la forma de pago de los mismos en caso tenerlos, o de que surgiere alguno o algunos con posterioridad a la liquidación de la sociedad.
Para su registro, el acta debe presentarse firmada o con la constancia de firma por parte del presidente y el secretario de la reunión, y con constancia de aprobación de su texto por parte de los socios, o de las personas comisionadas para este fin. La fecha de la misma debe ser posterior a la de la escritura pública de disolución o a la del vencimiento del término de duración de la sociedad, para que proceda su registro.
Es necesario el pago de los derechos de inscripción e impuesto de registro correspondientes, para la inscripción de la liquidación definitiva de la sociedad y la cancelación de su matrícula mercantil y la de su (s) establecimiento (s) de comercio.
Observaciones:
Cuando la sociedad entre en alguna causal de disolución distinta a la apertura del trámite de liquidación obligatoria, el representante legal de la misma debe avisar, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que ocurrió la causal, a la oficina de cobranzas de la Administración de Impuestos Nacionales ante la cual sea contribuyente, responsable o agente retenedor, con el fin de que esta le comunique sobre las deudas fiscales de plazo vencido a cargo de la sociedad, so pena de hacerse solidariamente responsable de las mimas.
Si la sociedad que se liquida posee establecimientos de comercio que no se van a cancelar, debe adjudicarlos en el acta de liquidación; de no ser este el caso debe cancelarse su matrícula previo el pago de los derechos correspondientes .
Importante:
Para la inscripción de la liquidación de la sociedad es importante que previamente se encuentren cancelados los embargos que reposen inscritos sobre los bienes de propiedad de la sociedad.
La matrícula mercantil de la sociedad que se liquida y la de su (s) establecimiento (s) de comercio, si no estuviere (n) cancelado (s), debe encontrarse al día por concepto de derechos de renovación.
Los liquidadores son responsables ante los asociados y ante terceros de los perjuicios que se les cause por violación o negligencia en el cumplimiento de sus deberes.
