CONCEPTO Y DEFINICIÓN DE COMERCIANTE.
Según el artículo 10 del Código de comercio colombiano, “son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”. Comerciantes es pues, aquella Persona natural o Persona jurídica que voluntariamente, y de forma regular y profesionalmente, desarrolla un acto jurídico considerado como mercantil por la ley.
De lo anterior se evidencia claramente que, el hecho que otorga la calidad de comerciante a una persona es la realización por parte de ésta de actos de comercio de manera profesional, habitual y no ocasional, tal y como lo establece el artículo 11 del código de comercio cuando señala: “las personas que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no se considerarán comerciantes en cuanto a dichas operaciones.”
Si nos detenemos un poco en la expresión profesionalmente, podemos concluir que aunque se desarrolle una actividad mercantil, se es comerciante sólo si se hace de forma profesional. A manera de ejemplo, si una Persona natural vende su casa, o sus muebles, no lo esta haciendo de forma profesional ni habitual, es un acto ocasional que en ningún momento lo convierte en comerciante.
Actividades mercantiles.
Ya tenemos claro que los comerciantes son las personas que en los términos señalados por la ley ejercen actividades mercantiles, así que debemos ahora definir cuales son esas actividades mercantiles.
Pues bien, el artículo 20 del Código de comercio, enumera cada una de las actividades que la ley considera como mercantiles:
“Son mercantiles para todos los efectos legales:
1. La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos;
2. La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de todo clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos;
3. El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés.
4. La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos;
5. La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones;
6. El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos;
7. Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillo;
8. El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras;
9. La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje;
10. Las empresas de seguros y la actividad aseguradora;
11. Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados;
12. Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes;
13. Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes;
14. Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios;
15. Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones y ornamentaciones;
16. Las empresas para el aprovechamiento o explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza;
17. Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes;
18. Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el trasporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, y
19. Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil”.
Ahora bien, así como la ley señala cuales son los actos mercantiles, también establece cuales actividades no se consideran mercantiles. Esto lo hace en el artículo 23 del Código de comercio:
No son mercantiles:
1. La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente, y la enajenación de los mismos o de los sobrantes;
2. La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de estas por su autor;
3. Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio público;
4. Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos, siempre y cuando que dicha transformación no constituya por sí misma una empresa, y
5. La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales.
Obligaciones de los comerciantes.
Entre las muchas obligaciones que tienen los comerciantes, el código de comercio establece que los comerciantes están: Obligados a llevar contabilidad, a inscribirse en el Registro mercantil, a registrar los Libros de contabilidad o Libros de comercio, conservar los documentos y soportes relacionados con su actividad, etc.
Existen otro tipo de obligaciones como son las relacionadas con los impuestos, y con las obligaciones que les exigen las diferentes entidades de control del estado como las superintendencias, obligaciones que se irán desarrollando posteriormente.
La diferencia que existe entre una persona considerada inhábil para ejercer actividades de comercio y una persona considerada incapaz, razón por la cual se tratará de explicar sus connotaciones y diferencias.
Respecto a este tema, el código de comercio colombiano no hace esta distinción, sino que se limita a establecer que toda persona considerara por la ley como capaz de contratar y obligarse, se considera hábil para ejercer actividades de comercio.
Dice el código de comercio en su artículo 12:
Toda persona que según las leyes comunes tenga capacidad para contratar y obligarse, es hábil para ejercer el comercio; las que con arreglo a esas mismas leyes sean incapaces, son inhábiles para ejecutar actos comerciales.
La ley comercial, para determinar si una persona es hábil para ejercer el comercio, se limita a determinar en primer lugar, si esa persona tiene la suficiente capacidad jurídica para poder asumir obligaciones y compromisos.
Así las cosas, si una persona no es capaz de contraer o asumir obligaciones y/o compromisos, es inhábil para ejercer el comercio, pero no se puede decir que una persona es o no capaz desde el punto de vista de la ley comercial, puesto que ésta solo considera la inhabilidad causada por la incapacidad de una persona para ejercer el comercio.
Se podría considerar en todo caso, que una persona que no cuenta con la capacidad suficiente para contraer obligaciones y deberes, es por consiguiente incapaz para ejercer el comercio.
Sobre la capacidad que tiene una persona para contratar y obligarse, el código civil en sus artículos 1503 y 1504 contempla que:
Art. 1503.- Toda persona es legalmente capaz, excepto aquellas que la ley declara incapaces.
Art. 1504.- Son absolutamente incapaces los dementes, los impúberes y sordomudos, que no puedan darse a entender por escrito.
Sus actos no producen ni aún obligaciones naturales, y no admiten caución.
Respecto a las personas inhábiles para ejercer el comercio, el mismo código de comercio considera en su artículo 14 contempla que:
Son inhábiles para ejercer el comercio, directamente o por interpuesta persona:
1) Los comerciantes declarados en quiebra, mientras no obtengan su rehabilitación;
2) Los funcionarios de entidades oficiales y semioficiales respecto de actividades mercantiles que tengan relación con sus funciones, y
3) Las demás personas a quienes por ley o sentencia judicial se prohíba el ejercicio de actividades mercantiles.
Si el comercio o determinada actividad mercantil se ejerciere por persona inhábil, esta será sancionada con multas sucesivas hasta de cincuenta mil pesos que impondrá el juez civil del circuito del domicilio del infractor, de oficio o a solicitud de cualquier persona, sin perjuicio de las penas establecidas por normas especiales.
La inhabilidad para ejercer el comercio nace de la misma ley, que de forma taxativa señala en que casos y circunstancias una persona queda inhabilitada para ejercer el comercio.
Básicamente, la inhabilidad difiere de la incapacidad, en el entendido que la inhabilidad propiamente dicha, recae sobre aquellas personas que siendo capaces de contratar y obligarse, por determinados hechos o circunstancias la ley los considera inhábiles para ejercer el comercio.
Los inhábiles para ejercer el comercio, por lo general tienen capacidad para contratar y obligarse, es decir son jurídicamente capaces, peor no son hábiles para ejercer el comercio, con la excepción claro está, de la inhabilidad contemplada en el artículo 12 del código de comercio quien considera inhábil al incapaz, de suerte que este es el único caso en que el incapaz es igualmente inhábil.
En conclusión, no siempre se puede concluir que la inhabilidad implica incapacidad, pero en cambio, incapacidad siempre implica necesariamente inhabilidad para ejercer el comercio. El incapaz en todo caso será inhábil, entre tanto, el inhábil a excepción de lo planteado en el artículo 12 del código de comercio, es capaz para contratar y obligarse.
MARCO JURIDICO DE LA CONTABILIDAD EN COLOMBIA
Para comprender la contabilidad y llevarla en debida forma, es preciso conocer el marco jurídico que la regula.
El marco jurídico de la contabilidad en Colombia está conformado por la ley 145 de 1960, en los artículos que aun siguen vigentes. Por la ley 43 de 1990, por el decreto 2649 de 1993 y por el código de comercio.
Quizás la norma más importante es el decreto 2649 de 1993, por cuanto es esta la norma que regula los principios que debe observar la contabilidad. La contabilidad para que tenga validez como prueba y para que cumpla con sus objetivos, debe ajustarse a lo dispuesto por el decreto 2649 de 1993.
La ley 43 de 1990 reglamenta la profesión de Contador público, profesional en el que recae la responsabilidad de llevar la contabilidad en debida forma, esto es que debe asegurarse que la contabilidad cumpla con todas las normas que la reglamentan.
El código de comercio es quien reglamente la obligación de llevar contabilidad. Es quien establece cuales personas naturales o jurídicas deben llevar contabilidad.
El código de comercio en su título I, capítulo IV, se encarga de los libros de comercio entre los que se encuentran los libros de contabilidad, los requisitos de la contabilidad y otros aspectos relacionados.
Las anteriores normas son las principales puesto que existe una infinidad de decretos, circulares y resoluciones emitidas por las diferentes entidades estatales que de una u otra forma intervienen, regulan y vigilan la contabilidad, en especial la superintendencia de sociedades y aunque parezca un poco extraño, hasta la Dian ejerce un gran afecto a la hora de llevar la contabilidad.
La entidad encargada oficialmente de opinar y conceptuar sobre temas contables, es la Junta Central de Contadores por medio del Instituto Técnico de la Contaduría.
QUIENES ESTAN OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD
Por regla general, todos los Comerciantes están obligados a llevar Contabilidad; así lo dispone el Código de comercio en su artículo 19: “Es obligación de todo comerciante: (…) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”.
El Código de comercio establece que todos los comerciantes deben llevar contabilidad, de modo pues que para determinar la obligación o no de llevar contabilidad, el primer interrogante que se debe responder es si, esa persona es o no comerciante.
Pues bien, el mismo código de comercio establece que se consideran comerciantes todas aquellas personas que se dediquen profesionalmente a desarrollar actividades consideradas por la ley como mercantiles.
Ahora, ya sabemos que un comerciante es quien realiza profesionalmente Actos mercantiles, entonces resta definir que son actividades mercantiles. Pues las actividades mercantiles están claramente señaladas en el Código de comercio en su artículo 20.
No interesa si quien ejerce la actividad mercantil es una Persona natural o una Persona jurídica, en todo caso, mientras la desarrolle profesionalmente, se considera comerciante. (Vea con más detalle: Quienes son comerciantes)
No sobra decir que toda persona que pertenezca al Régimen común en el Impuesto a las ventas, está obligado a llevar contabilidad. Las personas que pertenezcan al Régimen simplificado, desde el punto de vista tributario, no están obligadas a llevar contabilidad aunque sean comerciantes, pero de acuerdo al código de comercio si les asiste la obligación de llevar contabilidad.
Respecto a las personas naturales, no están obligados a llevar contabilidad los asalariados ni quienes ejercen una Profesión liberal, pero sí las personas naturales que son comerciantes.
Tampoco están obligados a llevar contabilidad los agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado natural. Los agricultores y ganaderos que transformen sus productos y los comercialicen mediante una empresa, estarán obligados a llevar contabilidad.
La persona que este obligada a llevar contabilidad, debe hacerlo en debida forma, de acuerdo a los Principios de contabilidad generalmente aceptados.
La Contabilidad, además de llevar el registro de operaciones de la empresa, es un medio de prueba oponible a terceros, siempre que se lleve en debida forma.
El hecho que una persona no este obligada a llevar contabilidad, no le impide que la lleve, pero para que ésta pueda constituir una prueba, debe llevarse cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la ley, de lo contrario no puede ser invocada como prueba en un proceso contra terceros, como por ejemplo contra la administración de impuestos.
El incumplimiento de la obligación de llevar contabilidad, puede traer consecuencias como el no poder probar derechos ante un posible litigio con terceros, o en lo relacionado con los impuestos, el no poder deducir los costos y gastos correspondientes, además que se expone a las sanciones por irregularidades en la contabilidad, que contempla la legislación tributaria Colombiana.
LIBROS DE CONTABILIDAD.
Las personas obligadas a llevar contabilidad, deben registrar en la Cámara de comercio los Libros de contabilidad que por ley son obligatorios, y aquellos que considere necesarios:
Libro Mayor y Balances: Es el resumen del movimiento mensual de las cuentas, sirve para extraer de allí los Balances generales y de prueba u los estados de resultados.
Libro de inventarios y balances: Corresponde al libro que de acuerdo al artículo 52 del Código de comercio, todo comerciante al iniciar el negocio y por lo menos una vez al año debe elaborar un inventario y un balance que le permitan conocer la situación del negocio, del cumplimiento de esta obligación deberá dejar constancia en este libro.
Libro diario: Este libro permite detallar los comprobantes diarios en forma cronológica con el fin de obtener los datos resumidos para registrar el libro mayor y balances.
Libros auxiliares: No requieren registro y se llevan en forma permanente y detallada por cada cuenta contable, son ejemplo de ellos el libro de caja, el libro de bancos, el libro de cuentas por cobrar entre otros.
Otros: Libros de actas de asamblea general de socios y libro de registro de socios o accionistas.
Libros de contabilidad vs Libros de comercio.
Es común hablar de libros de comercio y libros de contabilidad, y aunque en principio son similares, no son lo mismo. Sobre el respecto la jurisprudencia ha dicho:
“Aunque el artículo 49 (C. Co.), establece que para todos los efectos legales, se entiende por libros de comercio los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos, es claro que el texto se está refiriendo a la especie de libros de comercio llamados de contabilidad (…).
En efecto, dentro de los libros de comercio se encuentran los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad. Son libros de comercio, que no de contabilidad, el de actas de asamblea o junta de socios, el de registro de acciones, el libro de registro de socios en la limitada, el libro de navegación o bitácora; el libro de campana u órdenes a las máquinas, etc. (…)
Sólo lo que es traducible en cifras puede ser objeto de registro contable; esta situación conduce a que la contabilidad sólo acredita parcialmente la historia de la empresa; por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros hechos no susceptibles de ser contenidos en guarismos monetarios”. Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia de 9 de octubre de 1998. Con Pon. Dr. Daniel Manrique Guzmán”.
Soportes de contabilidad.
La información que se consigne en los libros de contabilidad, debe estar soportada mediante comprobantes externos o internos. Los libros de contabilidad por si mismo no son prueba si no están soportados por los documentos idóneos que respalden las cifras contenidas en ellos.
La legislación tributaria Colombiana, establece que en el evento en que los valores registrados en los libros de contabilidad, difieran de los valores contenidos en los comprobantes y soportes contables, prevalecerán estos últimos, por lo que resulta de suma importancia conservar debidamente cada uno de los documentos que dieron origen a los valores registrados en los libros.
CONTABILIDAD DE PERSONAS NATURALES
Las personas naturales deben o pueden llevar contabilidad, y en caso de hacerlo, deben cumplir con las normas que la regulan.
Una persona natural debe llevar contabilidad por obligación legal, para el caso de aquellas que son comerciantes. Para las personas que no son comerciantes, no les asiste la obligación de llevar contabilidad, pero pueden llevarla si así lo desean.
En cualquier caso, la contabilidad de las personas naturales debe incorporar todos los bienes, derechos y obligaciones de la persona.
En el caso de una persona natural que tiene actividades mixtas, es decir que desarrolla alguna actividad comercial y otras que no, debe incluir todas las actividades en la contabilidad, puesto que no es dable el fraccionamiento de las actividades económicas de una persona.
La contabilidad de una persona natural se lleva de la misma forma que cualquier otra contabilidad. Lo único que cambia es la cuenta correspondiente al capital social, puesto que para las personas naturales se utiliza la cuenta 3130.
Se debe tener en cuenta que para el caso de las personas naturales no existe la obligación de crear reservas y demás obligaciones propias de las sociedades comerciales.
El tratamiento contable de los activos, pasivos, ingresos y gastos es igual que en una empresa comercial teniendo en cuenta claro está el tipo de actividad desarrollada.
Las personas naturales comerciantes deben registrar sus libros de contabilidad en la cámara de comercio de su ciudad. Las personas naturales que no sean comerciantes no deberán registrar sus libros, razón por la cual la contabilidad no les servirá como elemento de prueba a estas personas.
Respecto de las personas naturales que no están obligados a llevar contabilidad, éstas por no tener registrado libro alguno en la cámara de comercio, no podrán solicitar que un contador firme sus estados financieros, toda vez que el contador solo puede firmar con base a información extraída de libros oficiales, es decir que estén registrados en la cámara de comercio. En consecuencia, no es correcto que un banco o cualquier otra entidad le exijan a una persona natural no comerciante la presentación de estados financieros firmados por contador público.
Independientemente de si se está o no obligado a llevar contabilidad, es importante llevarla como una medida de control y apoyo en la toma de decisiones, en cuanto la contabilidad ofrece información real sobre la realidad financiera del la persona.
CONTABILIDAD EN EL REGIMEN SIMPLIFICADO
Entre las obligaciones de los responsables pertenecientes al régimen simplificado, no está el llevar contabilidad, por tanto, desde el punto de vista tributario, no están en la obligación de llevar contabilidad.
Sin embargo, si un comerciante perteneciente al régimen simplificado, decide voluntariamente llevar contabilidad, para que esta surta algún efecto, debe cumplir con todos los requisitos exigidos por la ley, para que esta constituya prueba a favor del contribuyente.
Esto significa que el comerciante deberá registrar los libros de contabilidad en la cámara de comercio, y deberá llevar su contabilidad conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Si bien los comerciantes pertenecientes al régimen simplificado no están en la obligación de llevar contabilidad desde la perspectiva de la ley tributaria, como comerciantes sí debe llevar contabilidad, puesto que es una de las obligaciones o deberes de todo comerciante, a la luz del código de la legislación comercial [Código de comercio, Artículo 19, numeral 3].
En la eventualidad que un comerciante perteneciendo al régimen común decida llevar contabilidad, y no la lleve en debida forma, como por ejemplo no registrar los libros de contabilidad, o no aplicar los principios de contabilidad, no será objeto de sanción alguna, puesto que las sanciones contempladas en el estatuto tributario referentes a la contabilidad, no le son aplicables por no estar obligados a llevar contabilidad, y el código de comercio no contempla sanción alguna por errores o inconsistencias en la contabilidad.
No quiere decir que necesariamente el no llevar contabilidad o llevarla indebidamente no se puede ser objeto de sanciones, puesto que una contabilidad no llevada en debida forma es como si no se llevara, por tanto, no podrá ser invocada como prueba en ningún litigio con particulares o terceros, por lo que se puede concluir, que el no reconocer la contabilidad como prueba, es el equivalente a una especie de sanción.
La importancia de la contabilidad desde el punto de vista legal, radica en que esta puede ser prueba oponible ante terceros, lo que puede significar que un pleito se gane o se pierda por llevar o no llevar contabilidad, de ahí la importancia de llevarla en debida forma.
LA CONTABILIDAD COMO PRUEBA
La contabilidad llevada en debida forma, según los mandamientos del código de comercio, el decreto 2649 y algunas normas tributarias, constituye prueba válida contra terceros como es el caso de la Administración de impuestos.
El código de comercio, en su artículo 68 contempla:
Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente.
En materia civil, aún entre comerciantes, dichos libros y papeles solo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable.
A su vez, el artículo 71 del Código de procedimiento civil, establece que:
Libro de comercio. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 59 del Código de Comercio, los libros de comercio hacen fe en los procesos entre comerciantes, siempre que estén llevados en legal forma. En los demás casos, solamente harán fe contra el comerciante que los lleva.
Si en los procesos entre comerciantes los libros de una de las partes no están llevados en legal forma, se estará a los de la contraparte, siempre que cumplan los requisitos legales, salvo prueba en contrario. En los demás casos, si los libros de ambas partes estuvieren en desacuerdo, el juez decidirá según el mérito que suministren las otras pruebas.
Al comerciante no se le admitirá prueba que tienda a desvirtuar lo que resultare de sus libros.
Cuando existan diferencias entre dos personas que llevan contabilidad, esta puede constituir prueba para una u otra, atendiendo las reglas contempladas por el artículo 70 del código de comercio:
En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas:
1) Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos;
2) Si lo libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión;
3) Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquella no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros;
4) Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio, y
5) Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquella, sin admitir prueba en contrario.
Indivisibilidad de la contabilidad.
El valor probatorio de la contabilidad es indivisible, es decir, que quien se acoja al valor de la contabilidad, debe aceptar tanto lo que está a su favor como lo que está en su contra. No es posible aceptar como prueba una parte de la contabilidad, y la otra parte que no el conviene no aceptarla. Este principio de indivisibilidad de la contabilidad está contemplado por el artículo 72 del código de comercio:
La fe debida a los libros es indivisible. En consecuencia, la parte que acepte en lo favorable los libros de su adversario, estará obligada a pasar por todas las enunciaciones perjudiciales que ellos contengan, si se ajustan a las prescripciones legales y no se comprueba fraude.
La contabilidad como prueba en procesos tributarios
El artículo 772 del Estatuto tributario, establece que la contabilidad constituye prueba a favor del contribuyente, siempre que ésta sea llevada en debida forma.
A su vez, el artículo 773 del Estatuto tributario establece que la contabilidad, para efectos fiscales, se considera llevada en debida forma, siempre que cumpla con los siguientes requisitos:
Forma y requisitos para llevar la contabilidad. Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberá sujetarse al Título IV del Libro I, del Código de Comercio y:
1. Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras. Las operaciones correspondientes podrán expresarse globalmente siempre que se especifiquen de modo preciso los comprobantes externos que respalden los valores anotados.
2. Cumplir los requisitos señalados por el Gobierno mediante reglamentos en forma que, sin tener que emplear libros incompatibles con las características del negocio, haga posible, sin embargo, ejercer un control efectivo y reflejar, en uno o más libros, la situación económica y financiera de la empresa.
Por otro lado, para que la contabilidad constituya plena prueba a favor del contribuyente, debe cumplir con los requisitos establecidos por el artículo 774 del Estatuto tributario:
Requisitos para que la contabilidad constituya prueba. Tanto para los obligados legalmente a llevar libros de contabilidad como para quienes no estando legalmente obligados lleven libros de contabilidad, éstos serán prueba suficiente, siempre que reúnan los siguientes requisitos:
1. Estar registrados en la Cámara de Comercio o en la Administración de Impuestos Nacionales, según el caso;
2. Estar respaldados por comprobantes internos y externos;
3. Reflejar completamente la situación de la entidad o persona natural;
4. No haber sido desvirtuados por medios probatorios directos o indirectos que no estén prohibidos por la ley;
5. No encontrarse en las circunstancias del artículo 74 del Código de Comercio. (No llevar Doble contabilidad) {El texto entre paréntesis es nuestro}
Prevalencia de los libros de contabilidad sobre las declaraciones tributarias
Según lo establecido por el artículo 775 del Estatuto tributario, los libros de contabilidad prevalecen sobre las declaraciones tributarias. Esto quiere decir, que si los valores consignados en la declaración de renta difieren de los valores de los libros de contabilidad, prevalecen estos últimos.
Vale anotar que la norma sólo se refiere a la declaración de renta y patrimonio, mas no a las declaraciones del Impuesto a las ventas ni a la declaración de Retención en la fuente.
Prevalencia de los comprobantes de contabilidad sobre los asientos contables
El artículo 776 del Estatuto tributario contempla que si los valores registrados en la contabilidad difieren de los valores consignados en los comprobantes externos, referentes a costos, deducciones, exenciones y pasivos, prevalecerá el valor de los comprobantes.
Esto debido a que en la contabilidad se deben registrar los hechos económicos, y estos hechos económicos deben estar debidamente soportados por comprobantes externos e internos
La corte constitucional ha declarado exequible el artículo 70 del código de comercio, el cual había sido demandado en su numeral 5, por contemplar una presunción desproporcionada e irrazonable, según el accionante.
Según el demandante, existe una presunción desproporcionada que impide al comerciante que no lleva contabilidad regular, probar en contrario los libros de quien si lleva contabilidad debidamente.
Contempla el artículo 70 del código de comercio:
ARTÍCULO 70. VALOR PROBATORIO DE LIBROS Y PAPELES EN DIFERENCIAS ENTRE COMERCIANTES.-REGLAS. En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas:
1) Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos;
2) Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión;
3) Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquélla no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros;
4) Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio, y
5) Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquélla, sin admitir prueba en contrario
La parte demandada corresponde a la expresión “sin admitir prueba en contrario”
Pues bien, la corte, en sentencia C-062 de 2008, ha declarado exequible la norma demandada, bajo los siguientes argumentos:
La Corte resaltó la relevancia de los libros de comercio, pues son elementos vitales para el ejercicio de la actividad comercial, en tanto son punto de referencia para la comunidad respecto del desarrollo de la actividad mercantil del comerciante. En esa medida, si los comerciantes están obligados a llevar cuenta clara, completa y fidedigna de sus operaciones de comercio, resulta apenas entendible que los registros en ella contenidos constituyan prueba de su actividad y se le asigne un alto valor probatorio en caso de conflicto jurídico, además, que el alto nivel probatorio de tales libros atiende a la satisfacción del interés público de llevar adecuadamente ese tipo de información. Señaló que ese valor probatorio opera de manera plena en las relaciones entre comerciantes, en virtud del artículo 68-5 del Código de Comercio, mientras que el artículo 69 del mismo precisa que en las cuestiones mercantiles con personas no comerciantes, los libros son principio de prueba que puede ser complementado con otras pruebas legales. Indicó que el carácter de plena prueba no hace que ese valor probatorio de los libros de comercio esté desprovisto de reglas, las cuales son: a) los libros de comercio deben ser llevados en debida forma de acuerdo con las especificaciones de la ley; b) El carácter de plena prueba de estos libros se predica de ellos en totalidad, esto es, de manera indivisible, sin que le sea permitido al contendor solicitar su exhibición, al mismo tiempo que descalifica registros específicos o libros concretos; c) el contenido de los libros de comercio constituye una confesión del comerciante que los lleva e impide que el mismo pruebe en contrario de lo que ha consignado en ellos, lo cual se vincula a que solo tienen valor de plena prueba los libros llevados de manera regular. Adicionalmente, la Sala precisó que la prohibición de probar en contrario prevista en el numeral 7 del artículo 70 del Código de Comercio que se acusa, se aplica a la no presentación culposa de la contabilidad, es decir, a la ocultación de la misma o a la renuencia inmotivada de ofrecerla en juicio. Por tanto, la Corte considera que, la norma demandada persigue un fin legítimo, pues busca evitar que los comerciantes dejen al libre ejercicio probatorio la constatación de hechos que con el correr del tiempo han dejado de ser de su exclusivo interés parta convertirse en hechos de interés social. En este sentido la norma se encuentra en concordancia con el artículo 26 de la Constitución Política. Así mismo, la medida resulta adecuada para garantizar el deber legal subyacente y alcanzar el fin previsto, cual es de que los comerciantes cumplan con el deber legal de llevar libros de comercio, toda vez que no le será admitido probar en juicio hechos contables que no consten en dichos libros. Por esta vía se confiere plena credibilidad a los libros del comerciante que han sido tramitados de acuerdo con la ley y constituye una medida necesaria porque la sanción por incumplimiento constituye un claro reproche al comerciante incumplido, con una consecuencia procesal que permite solucionar el conflicto jurídico surgido entre el comerciante cumplido y el que no lo es. Por último, la Corte encontró que la medida es proporcionada porque no va dirigida al comerciante que por una causa externa, ajena a su voluntad, no pudo presentar oportunamente contabilidad. La norma tampoco prevé que se produzca una sentencia favorable al comerciante cumplido por el solo hecho de que el otro comerciante no lleve o no presente contabilidad. Corresponde al juez aplicar los criterios de experiencia, sentido común, lógica y en general, las herramientas de la sana crítica para valorar probatoriamente el contenido de los libros de comercio regulares, a fin de tomar la decisión que jurídicamente corresponda. Por estas razones, la Corte declaró exequible la expresión demandada contenida en el numeral 5) del artículo 70 del Código de Comercio
Resulta evidente, pues, la importancia de llevar una contabilidad con el cumplimiento de todos y cada uno de los requisitos, puesto que esta será prueba ante cualquier litigo con particulares, y en caso de no llevar la contabilidad debidamente, la contraparte que si la lleve de acuerdo a las normas, le será reconocida como prueba sin que pueda ser controvertida esa prueba.
