ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR (I): POLÍTICAS Y ESTÁNDARES DE CRÉDITO
La ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para la administración exitosa de las cuentas por cobrar.
Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito. Las condiciones de crédito pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.
Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito que estipulan el pago en un numero determinado de días. Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro el periodo de crédito, la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa.
Representación
Las cuentas por cobrar representan el crédito que concede la empresa a sus clientes con una cuenta abierta
POLÍTICAS DE CRÉDITO
La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no debe solo ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito.
Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos.
ESTÁNDARES DE CRÉDITO
Los estándares de crédito de la empresa definen el criterio mínimo para conceder crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito, referencias, periodos promedio de pago y ciertos índices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estándares de crédito.
Al realizar el análisis de los estándares se deben tener en cuenta una serie de variables fundamentales como los gastos de oficina, inversión en cuentas por cobrar, la estimación de cuentas incobrables y el volumen de ventas de la empresa.
Gastos de oficina
Si los estándares de crédito se hacen más flexibles, más crédito se concede. Los estándares de crédito flexibles aumentan los costos de oficina, por el contrario, si los estándares de crédito son más rigurosos se concede menos crédito y por ende los costos disminuyen.
Inversión de cuentas por cobrar
Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar.
Mientras más alto sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es más costoso su manejo y viceversa. Si la empresa hace más flexibles sus estándares de crédito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas por cobrar, en tanto que si se presentan restricciones en los estándares por ende deben disminuir.
Entonces se tiene que los estándares de crédito más flexibles dan como resultado costos de manejos más altos y las restricciones en los estándares dan como resultado costos menores de manejo.
La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos
Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con modificaciones en los estándares de crédito provienen de dos factores principalmente, en las variaciones respecto a las ventas y otra respecto a los cobros que están íntimamente ligados, ya que se espera que aumenten las ventas a medida que la empresa haga más flexibles sus estándares de crédito teniendo como resultado un promedio un mayor número de cuentas por cobrar, pero si por el contrario las condiciones de crédito se hacen menos flexibles, se da crédito a pocos individuos realizando un estudio exhaustivo de su capacidad de pago, por ende el promedio de cuentas por cobrar se disminuye por efecto de la disminución en el número de ventas.
En conclusión se tiene que los cambios de ventas y cobros operan simultáneamente para producir costos altos de manejo de cuentas por cobrar cuando los estándares de crédito se hacen más flexibles y se reducen cuando los estándares de crédito se hacen más rigurosos.
Estimación de cuentas incobrables
Otra variable que se afecta por los cambios en los estándares de crédito es la estimación de cuentas incobrables. La probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de difícil cobro aumenta a medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles y viceversa, esto dado también por el estudio que se hace de los clientes y su capacidad de pago en el corto y en largo plazo.
Volumen de ventas
Como se denoto en párrafos anteriores, a medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles se espera que aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, se tiene entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos e ingresos de la empresa y por ende la utilidad esperada.
EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES DE CRÉDITO
Para determinar si una compañía debe establecer estándares de crédito más flexibles, es necesario calcular el efecto que tengan estos en las utilidades marginales en las ventas y en el costo de la inversión marginal en las cuentas por cobrar.
Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar
El costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar se puede calcular estableciendo la diferencia entre el costo de manejo de cuentas por cobrar antes y después de la implantación de estándares de crédito más flexibles.
Se debe calcular primero la razón financiera de promedio de cuentas por cobrar.
Promedio de C x C = Ventas anuales a crédito / Rotación de cuentas por cobrar
Después se calcula la inversión promedio en cuentas por cobrar, calculando el porcentaje del precio de venta que representan los costos de la empresa y multiplicarlo por el promedio de cuentas por cobrar.
Por último debe calcularse el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar realizando la diferencia entre la inversión promedio en cuentas por cobrar con el programa propuesto y el actual.
La inversión marginal representa la cantidad adicional de dinero que la empresa debe comprometer en cuentas por cobrar si hace más flexible su estándar de crédito.
Toma de decisiones
Para decidir si una empresa debe hacer más flexibles sus estándares de crédito, deben compararse las utilidades marginales sobre las ventas con el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar.
Si las utilidades marginales son mayores que los costos marginales, deben hacerse más flexibles los estándares de crédito; de otra manera deben mantenerse inmodificados los que se tienen en ese momento aplicados dentro de la empresa.
ANÁLISIS DE CRÉDITO
Cuando un cliente desea obtener materias primas, servicios u otros recursos se acerca a las diferentes empresas que le puedan proveer crédito, por ello es importante tener unas buenas historia crediticia, ya que esta es la clave para la evaluación que hace el departamento de crédito de la empresa proveedora
Continuando con el estudio que se esta realizando de la administración efectiva y eficiente de las cuentas por cobrar y aplicando las herramientas que ya se han descrito, en esta ocasión se hará un esbozo de las premisas que aplican las empresas para otorgar crédito a sus clientes.
Una vez que la empresa ha fijado sus estándares de crédito, deben establecerse procedimientos para evaluar a los solicitantes de crédito.
A menudo la empresa debe determinar no solamente los méritos que tenga el cliente para el crédito, sino también calcular el monto por el cual éste pueda responder.
Una vez que esto se ha hecho, la empresa puede establecer una línea de crédito, estipulando el monto máximo que el cliente puede deber a la empresa en un momento cualquiera.
Las líneas de crédito se establecen para eliminar la necesidad de verificar el crédito de un cliente importante cada vez que se haga una compra a crédito.
Finalmente
El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa
Haciendo caso omiso de si el departamento de crédito de la empresa está evaluando los meritos para el crédito de un cliente que desee hacer una transacción específica o de un cliente regular para establecer una línea de crédito, los procedimientos básicos son los mismos, la única diferencia es la minuciosidad del análisis.
Una empresa obraría con poca prudencia al gastar más dinero del monto que adquieren sus clientes para otorgarle un crédito. Los dos pasos básicos en el proceso de la investigación del crédito son obtener información de crédito y analizar la información para tomar la decisión del crédito.
OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE CRÉDITO
Cuando un cliente que desee obtener crédito se acerca a una empresa , normalmente el departamento de crédito da comienzo a un proceso de evaluación del crédito pidiéndole al solicitante que llene diferentes formularios en los cuales se solicita información financiera y crediticia junto con referencias de crédito. Trabajando con base en la solicitud de crédito, la empresa obtiene entonces información adicional del crédito de otras fuentes.
Si la empresa ya le ha concedido anteriormente crédito al solicitante, ya tiene su información histórica acerca de los patrones de pago del solicitante. Las fuentes externas principales de información crediticia es la brindada por los estados financieros, por las oficinas de referencias comerciales, las bolsas de información crediticia, la verificación bancaria y la consulta de otros proveedores.
Estados Financieros
Pidiéndole al solicitante que suministre sus estados financieros de los últimos años, la empresa puede analizar la estabilidad financiera de éste, su liquidez, rentabilidad y capacidad de endeudamiento. Aunque en un Balance o un Estado de resultados no aparece información con respecto a las normas de pago pasadas, el conocimiento de la situación financiera de la empresa puede indicar la naturaleza de la administración financiera total.
La buena voluntad por parte de la empresa solicitante para suministrar estos estados puede ser un indicador de su situación financiera. Los estados financieros auditados son una necesidad en el análisis de crédito de solicitantes que deseen hacer compras importantes a crédito o que deseen que se les abran líneas de crédito.
Oficinas de intercambio de referencias
Las empresas pueden obtener información de crédito por medio de los sistemas de intercambio de referencias, que es una red que cambian información crediticia con base en reciprocidad.
Accediendo a suministrar información crediticia a esta oficina de créditos acerca de sus clientes actuales, una empresa adquiere el derecho de solicitar información a la oficina de créditos relacionada con clientes en perspectiva.
Los informes que se obtienen por medio de estas relaciones de intercambio de información crediticia más qué analíticos son acerca de casos definidos. Comúnmente se cobran honorarios por cada solicitud.
El objetivo general con respecto a la administración de cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, sino la alternativa costo-beneficio
Bolsas directas de información crediticia
Otra manera de obtener información crediticia puede ser por intermedio de asociaciones locales, regionales o nacionales. Estas asociaciones se pueden organizar como parte de ciertas asociaciones industriales y comerciales. A menudo, una asociación industrial mantiene cierta información crediticia a disposición de todos sus miembros.
Verificación bancaria
Puede que sea posible que el banco de la empresa obtenga información crediticia del banco del solicitante. Sin embargo, el tipo de información que se obtiene probablemente es muy vago a menos que el solicitante ayude a la empresa, en su consecución. Normalmente se suministra un estimado del saldo en caja de la empresa.
Otros proveedores
Este consiste en obtener información de otros proveedores que vendan al solicitante del crédito y preguntarles cuáles son las normas de pago y sus relaciones inter-empresariales.
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DE CRÉDITO
Los estados financieros de un solicitante de crédito y el mayor de cuentas por pagar se pueden utilizar para calcular su plazo promedio de cuentas por pagar.
Esta cifra se puede entonces comparar con las condiciones de crédito que la empresa ofrece actualmente. Un segundo paso puede ser el plazo de las cuentas por pagar del solicitante para obtener una idea mejor de sus normas de pago.
Para clientes que solicitan créditos grandes o líneas de crédito, debe hacerse un análisis de razones detallado acerca de la liquidez, rentabilidad y deuda de la empresa utilizando los estados financieros de ésta.
Una comparación cíclica de razones similares en años diferentes debe indicar algunas tendencias del desarrollo.
Una empresa puede establecer las razones o programas de evaluación de crédito a la medida de sus propios estándares de crédito. No hay procedimientos establecidos, pero la empresa debe encajar su análisis a sus necesidades.
Esto da una sensación de confianza que se están tomando los tipos de riesgos de crédito deseados.
Una de las principales contribuciones en la decisión final del crédito es el juicio subjetivo del analista financiero acerca de los méritos que tenga una empresa para el crédito.
Para determinar los méritos crediticios, el analista debe agregar sus conocimientos acerca de la índole de la administración del solicitante, las referencias de otros proveedores y las normas históricas de pagos de la empresa a cualquier cifra cuantitativa que se haya establecido.
Basado en su propia interpretación subjetiva de los estándares de crédito de la empresa, puede entonces tomar una decisión final acerca de si se debe conceder el crédito al solicitante y probablemente el monto de éste.
Muy a menudo estas decisiones nos la toma una sola persona, sino un comité de revisión de créditos.
CONDICIONES DE CRÉDITO Y POLÍTICAS DE COBRO
Las condiciones de crédito de una empresa especifican los términos de pago que se estipulan para todos los clientes a crédito.
CONDICIONES DE CRÉDITO
Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa.
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa puede tener efectos en su rentabilidad total.
Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación.
Nivel óptimo La empresa debe determinar cual es el nivel óptimo de gastos de cobro desde el punto de vista costo-beneficio.
Descuentos por pronto pago Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día el precio por unidad disminuye.
Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio.
También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan.
La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los clientes pagan más pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga.
Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se declare técnicamente insolvente o en bancarrota.
Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la estimación de cuentas incobrables debe dar como resultado un aumento en las utilidades.
El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que toman el descuento y pagan un precio menor.
La disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos contrarios.
Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un método por un método similar al de la evaluación de cambios de las condiciones de crédito.
Periodo de descuento por pronto pago El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es bastante difícil de analizar debido a los problemas para determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen relación con el periodo promedio de cobro.
Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de cobros.
Si en el momento de otorgar un crédito el cliente decide pagar su cuenta en un periodo menor al estipulado, este accedería a un descuento.
Sin embargo hay también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta el periodo del descuento por que muchos de los clientes que ya estaban tomando el descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el periodo medio de cobros.
El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difícil de cuantificar.
Periodo de crédito Los cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa.
Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.
POLÍTICAS DE COBRO
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento.
La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se pueden evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación.
Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.
El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades.
Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así loas ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.
Modalidades de procedimiento de cobro Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro.
A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.
CARTAS:
Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía una carta en buenos términos, recordándole al cliente su obligación.
Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado después del envío de la carta, se envía una segunda carta más perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.
LLAMADAS TELEFÓNICAS:
Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.
UTILIZACIÓN DE AGENCIAS DE COBROS:
Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de gestión de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del que espera recibir.
PROCEDIMIENTO LEGAL:
Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros.
El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados.
Existe un punto más allá del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto.
Así terminamos este ciclo de la administración de las cuentas por cobrar, que como ya se explicó en los anteriores artículos es de gran importancia para la empresa y para los responsables del área financiera y contable.
Para gran parte de las organizaciones, las cuentas por cobrar y los inventarios son inversiones muy importantes, con frecuencia son mayores que las inversiones en activos fijos. El interés por el rendimiento de los activos que han manifestado muchas organizaciones en años recientes se ha centrado cada vez mas al punto de atención sobre los fondos comprometidos en las cuentas por cobrar e inventarios. Si estos activos circulantes se administran en forma eficiente, esto influye muy intensamente sobre la cantidad de fondos invertidos. En ambas situaciones, la inversión optima se determina comparando los beneficios que se obtendrán de un nivel particular de inversión con los costos de mantener ese nivel. Primero se consideran las políticas de crédito y cobranza de la organización en forma global y después se discuten procedimientos para la cuenta individual. El ciclo de flujo de efectivo comprende el realizar adquisiciones antes de las ventas, mientras que las cuentas por cobrar se generan al mismo tiempo que la venta y se convierten en efectivo solo posteriormente.
POLÍTICAS DE CRÉDITO Y COBRANZA
Las condiciones económicas y las políticas de crédito de la organización constituyen las influencias principales en el nivel de cuentas por cobrar de la organización. Desde luego, las condiciones económicas están fuera de control del administrador financiero. Pero al igual que sucede con otros activos circulantes puede variar el nivel de las cuentas por cobrar de acuerdo con el compromiso entre el rendimiento y el riesgo. Disminuir las estándares de calidad puede estimular la demanda, lo que a sus vez conducirá a mayores utilidades; pero existe un riesgo en mantener cuentas por cobrar adicionales, así como un mayor riesgo de perdidas por cuentas malas. Es necesario insistir en que las políticas de crédito y cobranza de una organización no son independientes de las otras organizaciones. Si el producto y los mercados de capital son razonablemente competitivos, en la practica de créditos cobranza de una organización influirán lo que hagan otras. Si cargamos L 200 por nuestro producto y si exigimos el pago dentro de los 15 días de embarque, mientras la competencia vende un producto parecido en L 200 pero da condiciones de 60 días, tendremos dificultad para vender.
Las políticas de crédito y cobranza están interrelacionadas con la fijación de precios de un producto o servicio y deben contemplarse como parte del proceso global de competencia.
Entre las variables de políticas a considerar figuran la calidad de las cuentas comerciales aceptadas, la duración del periodo de crédito, el descuento por pronto pago, cualquier condición especial, en conjunto estos elementos determinan en gran parte el periodo promedio de cobro y la proporción de las perdidas por cuentas malas.
La política de crédito puede tener una influencia significativa sobre las ventas. En teoría, la empresa debe disminuir su estándar de calidad para las cuentas que acepta siempre y cuando la rentabilidad de las ventas producidas exceda a los costos adicionales de las cuentas por cobrar. ¿Cuáles son los costos de disminuir los estándares de crédito? Algunos son consecuencia de un departamento mayor de crédito, del trabajo de oficina de verificar las cuentas adicionales y atender el mayor volumen de cuentas por cobrar. Otro costo se debe a la mayor probabilidad de perdidas en cuentas malas. Por ultimo, existe el costo de oportunidad de las cuentas adicionales por cobrar, producido por, (1) el aumento de ventas y (2) periodo promedio de cobros mas lento. Cuando se reciben nuevos clientes por los estándares de crédito menos estrictos, es probable que el cobro sea mas lento que el de los clientes ya existentes.
Una política de crédito optima incluiría ampliar el crédito comercial en forma mas liberal hasta que la rentabilidad marginal sobre las ventas adicionales sea igual al rendimiento requerido sobre la inversión adicional en cuantas por cobrar.
CONDICIONES DE CRÉDITO
Periodo de crédito. Las condiciones de crédito cubren la duración del periodo de crédito y el descuento concedido. Las condiciones " 2/10, neto 30" significan que se concede un descuento del 2% si la cuenta se paga antes del décimo día después la fecha de la factura; el pago se vence a los treinta días de dicha fecha. Por tanto, el periodo de crédito es de 30 días. El periodo de crédito es otro medio mediante el cual la organización puede influir en la demanda del producto, confiando en incrementarla extendiendo el periodo de crédito. El compromiso es entre la rentabilidad de las ventas adicionales y el rendimiento requerido sobre la inversión adicional en cuantas por cobrar
Rentabilidad comparada contra el rendimiento requerido – cambios en las normas de crédito
Descuento concedido, cambiar el descuento representa un intento de acelerar el pago de las cuentas por cobrar. Es probable que el descuento también tenga algún efecto sobre la demanda y las perdidas en cuantas malas. Se supone que el descuento no se considera como un medio de rebaja del precio y así efectuar la demanda y en consecuencia el descuento ofrecido no afecte al monto de descuento de cuentas malas (si ocurre un efecto de precio, dependerá de la elasticidad de la demanda. Cuanto mas grande sea el descuento, será mejor el precio efectivo a los clientes que aprovechen los descuentos y mayor su demanda. Sin embargo, la escala importante de cambios de descuentos es bastante pequeña. Para un análisis del descuento por pronto pago que abarca el acelerar los cobros, el efecto sobre las ventas y el efecto sobre las cuentas malas.
Manteniendo constantes estos factores, es necesario determinar si el acelerar la cobranza compensa con creces el costo del aumento en el descuento. Si es así, debe cambiarse la política actual de descuentos.
Suponemos que la organización tenga ventas anuales a crédito de L 3 millones y un periodo de cobro de dos meses y que las condiciones de ventas son neto 45 días sin descuento. Por tanto, el saldo promedio de cuentas por cobrar es L 500,000. Al ofrecer condiciones 2/10, neto 45, el periodo promedio de cobros se reduce a un mes y el 60% de los clientes (en volumen de lempiras), aprovechan el descuento de 2%. El costo de oportunidad de descuento para la organización es 0.02 x 0.60 x L 3 millones, o sea L 36,000 anuales. La rotación de las cuentas por cobrar ha mejorado en 12 veces al año, por lo que las cuentas promedio se reducen de L 500,000 a L 250,000.
Concesiones de pagos estaciónales. Durante periodos de pocas ventas, las organizaciones en algunas ocasiones venderán a sus clientes sin exigir el pago algún tiempo. Estas concesiones de pagos estaciónales pueden adaptarse al flujo de efectivo del cliente, estimulando la demanda por parte de aquellos que no pueden pagar hasta mas adelante en la estación. También aquí es necesario comparar la rentabilidad con de las ventas adicionales con el rendimiento requerido sobre la inversión adicional en cuantas por cobrar, para determinar si estas concesiones representan condiciones apropiadas con las cuales estimular la demanda.
Las concesiones de pago también se pueden utilizar para evitar los costos de mantener inventarios. Si las ventas son estaciónales y la producción es estable durante el año, en ciertos momentos de ese periodo habrá aumentos en el inventario de productos terminados. El almacenamiento incluye costos de almacenaje que se podrían ahorrar otorgando estas concesiones de pago. Si los costos de almacenaje mas la tasa de rendimiento requerida sobre la inversión en inventarios exceden la tasa de rendimiento requerida sobre las cuentas por cobrar adicionales, valen la pena las concesiones.
RIESGO DE FALTA DE PAGO
En los ejemplos anteriores se supone que no existían perdidas en cuentas incobrables. El interés en estas sección no se centra solo en la lentitud de las cobranza, sino también en la parte de las cuentas por cobrar que no se pagan. Varias políticas de estándares de crédito incluirán estos dos factores.
Estudiando la política de crédito actual (ventas de L 2,400,000) junto con otras dos nuevas y se espera que estas políticas brinden los siguientes resultados:
Se supone que después de 6 meses, la cuenta se entrega a una empresa de cobranzas y que, en promedio, 2 % de las ventas originales por L 2,400,000 nunca lo recibe la organización, 10 % nunca se recibe sobre las ventas adicionales por L 600,000 bajo la política A y 18 % sobre los L 300,000 de ventas adicionales bajo la política B no se recibe nunca. De todas formas, el periodo de cobranza promedio de un mes corresponde a las ventas originales, 2 meses a los L 600,000 en ventas adicionales bajo la política A y 3 meses a las ventas adicionales por L 300,000 bajo la política B. Estos números de meses corresponden a las rotaciones anuales de cuentas por cobrar de 12 veces, 6 veces y 4 veces, respectivamente.
Rentabilidad comparada contra el rendimiento requerido – perdidas en cuantas malas y cambios en el periodo de cobros
Pudiéramos desear optar la política A, pero no querríamos llegar tan lejos como la política B en liberalizar los estándares de crédito. El beneficio marginal es positivo al cambiar la política actual por la política A, pero negativo al pasar de la política A a la política B. Por supuesto es posible que la liberación de los estándares de crédito que caen a un lado u otro de la política A aporten un beneficio marginal aun mayor; la política optima es aquella que brinde el mayor beneficio marginal.
POLÍTICA DE COBRO
La organización determina su política de cobros mediante la combinación de procedimientos de cobranza que lleva a cabo. Estos procedimientos incluyen cartas, llamadas telefónicas, visitas personales y acción legal. Después de un punto en el tiempo, a menudo 90 días de la fecha de pago, muchas organizaciones turnan el cobro a una empresa de cobranzas. Aquí los pagos aumentan a 50% de la suma cobrada. Dentro de una escala, cuanto mayor seas el importe relativo gastado, será menor la proporción de perdidas en cuentas malas y mas corto el periodo promedio de cobranza, si todos los demás factores permanecen iguales. Las relaciones no son lineales. Es probable que los gastos iniciales de cobranzas ocasionen poca reducción en las perdidas por cuentas malas. Los gastos adicionales comienzan a tener efecto importante hasta cierto punto y después tienden a influir poco en la reducción adicional de estas perdidas. Es probable que la relación entre el periodo promedio de cobro y el nivel de gasto por una parte y de la otra la reducción en el costo de las perdidas en cuentas malas y la reducción de las cuentas por cobrar.
EVALUACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE CRÉDITO
Después de establecer las condiciones de venta que se ofrecen, la organización tiene que evaluar a los solicitantes de crédito y tomar en cuenta las posibilidades de una cuenta mala o de pagos lentos. El procedimiento de evaluación de crédito incluye tres pasos relacionados: obtener información sobre el solicitante, analizarla para determinar el nivel de crédito y tomar la decisión. A su vez esta decisión establece si debe concederse y cual será su importe máximo.
FUENTES DE INFORMACIÓN
Diversas fuentes de información de crédito; pero para algunas cuentas, en particular las pequeñas, el costo de obtenerla puede sobrepasar la rentabilidad potencial de la cuenta. La organización que concede el crédito puede verse obligada a basar su decisión en escasa información. Además del costo, tiene que tomar en cuenta el tiempo que se necesita para investigar una solicitud. El embarque a un posible cliente no se puede demorar en forma innecesaria, por una investigación muy detallada. Por tanto, es necesario considerar la cantidad de información recopilada respecto al tiempo y gasto requerido. De acuerdo con estas consideraciones, el analista de crédito puede utilizar una o mas de las siguientes fuentes de información.
Estado financiero. Al momento de la posible venta, el vendedor puede solicitar un estado financiero, una de las fuentes mas adecuadas de la información para el análisis de crédito. Con frecuencia existe una correlación entre la negativa de la organización a entregar y una débil posición financiera. Son preferibles los estados auditados; siempre que sea posible es útil obtener estados intermedios o provisionales además de las cantidades a fin de año, en particular en el caso de empresas que tengan patrones de ventas estaciónales.
Clasificación de crédito e informes. Además de los estados financieros varias empresas mercantiles ofrecen clasificaciones de crédito. De estas empresas quizás la mas conocida y quien da mas amplia información de Estados Unidos es Dun & Bradstreet, Inc. Brinda clasificaciones de créditos a sus suscriptores para un amplio numero de organizaciones comerciales de todo el país. Las clasificaciones de D & B dan ala analista de crédito una indicación del tamaño estimado de capital contable y una evaluación de crédito de las empresas de un tamaño en particular, que van desde "alto" hasta "limitado". D & B suministra informes de crédito que contienen una breve historia de la empresa y sus principales funcionarios, la naturaleza del negocio, cierta información financiera y una comprobación comercial de los proveedores (la duración de su experiencia con la empresa y si esta hace sus pagos con descuentos, a su debido tiempo o con retraso). La calidad de los informes de D & B varia según los datos disponibles de fuentes externas y el deseo de la empresa investigada de cooperar con el investigador de D & B. También puede accesarse al informe a través de Internet si se desea.
Información bancaria. Otra fuente de información para la organización es la comprobación de crédito a través de un banco. Muchos bancos tienen grandes departamentos de crédito que llevan a cabo verificaciones crediticias como un servicio a sus clientes. Mediante una visita o una carta al banco en el cual el solicitante tiene cuenta, el banco de la organización puede obtener información sobre el saldo promedio de efectivo que mantiene; los arreglos de prestamos, la experiencia y en ocasiones, la información financiera. Como los bancos están mas dispuestos a compartir información entre si que alguien que se lo pida en forma directa, es mejor que se inicie la comprobación de crédito a través del banco.
Información comercial. Con frecuencia las empresas que venden al mismo cliente intercambian información de crédito. A través de diversas organizaciones de crédito, el personal de crédito de un área en particular tienen relaciones muy estrechas. Una empresa puede preguntar a otros proveedores sobre sus experiencias con determinada empresa. Entre la información útil figuran: tiempo que llevan de trabajar con ese cliente, el crédito máximo concedido, el importe de la línea de crédito y si los pagos son puntuales o lentos.
Importancia del enfoque sistemático. No existe sustituto para la congruencia en los créditos y los procedimientos de cobro en las organizaciones. Con una orientación sistemática, se pone limite a la tendencia humana de apropiarse de las ventas, cuando se presentan problemas de cobro. En el apartado que lleva por titulo "A través de la observación cuidadosa" J. Bondestab, director de Battery & Tire Warehouse, Inc. en St. Paul relata sus experiencias positivas y negativas en el área administrativa de las cuentas por cobrar.
Experiencia de la propia empresa. El estudio de la prontitud de los pagos en el pasado, incluidos los patrones estaciónales, es muy útil. Con frecuencia el departamento de crédito hace evaluaciones por escrito sobre la calidad de la administración de una empresa a la que se le podría extender crédito. Estas evaluaciones son muy importantes porque se relacionan con la primera de las famosas "cuatro C" del crédito: carácter, colateral, capital y capacidad. La persona que realizo la venta a un prospecto puede hacer comentarios útiles de la administración y de las operaciones. Es necesario interpretar esta información con precaución, pues el vendedor tiene inclinación natural a otorgar crédito y lograr la venta.
ANÁLISIS Y DECISIÓN DE CRÉDITO
Después de recopilar la información de crédito, la empresa tiene que elaborar un análisis de crédito del solicitante y determinar si el candidato queda por encima o debajo del estándar mínimo de calidad. Si se obtienen estados financieros, el analista debe a cabo un análisis de razones, un análisis de origen y aplicación de recursos y quizá otros análisis. Al analista le interesaran sobre todo la liquidez y capacidad de pago a tiempo de las cuentas del solicitante. Razones como la prueba del ácido, rotación de las cuentas por cobrar e inventarios, periodo promedio de pago, razón de pasivo a capital y razón de cobertura de los flujos de efectivo, son particularmente aplicables.
Además de analizar los estados financieros el analista de crédito tomara en cuenta el carácter, solidez de la empresa y su administración, el riesgo del negocio asociado con su operación y otros asuntos. Después, determina la capacidad del solicitante para cumplir con el crédito comercial, la probabilidad de que no pague a tiempo y que se convierta en perdida, en cuantas malas. Con esta información, junto con lo referente al margen de utilidad del producto o el servicio que se esta vendiendo, toma la decisión de si debe o no extender el crédito.
Registro de crédito y el sistema de expertos. El análisis discriminatorio, técnica estadística que se utiliza cada vez mas. El análisis discriminante es una herramienta estadística que puede ayudar a decidir las probables cuentas que se deben aceptar o rechazar con base en ciertas variables importantes. Este tipo de análisis es similar al análisis de regresión, pero supone que las observaciones provienen de dos o mas universos diferentes. En nuestro caso, estos universos están representados por las cuentas buenas y las cuentas malas. Comencemos con la evaluación de solo dos características de los solicitantes de crédito comercial: la razón de la prueba de ácido y la razón de capital contable a los activos totales.
Con fines experimentales, se extiende un crédito abierto a todos los solicitantes durante un periodo de prueba. Se registran la razón de ala prueba de ácido de cada cuenta, su razón de capital contable a activos totales y después de un tiempo deja o no de cumplir con sus pagos.
Si la cuenta deja de pagarse, se clasifica como una cuenta mala; si paga en un periodo razonable se clasifica como cuenta buena. Con esta información se esta en posibilidad de realizar un análisis discriminante lineal con variables independientes. Se desea determinar el valor de prever estas variables para el comportamiento de la variable dependiente, tanto si la cuenta es buena o mala.
Se anotan las pruebas de ácido y las razones de capital contable / activos totales para cada cuenta en un diagrama de dispersión.
Análisis discriminante de las cuentas por cobrar
Porcentaje de capital contable X2
Los círculos representan cuentas malas; los cuadrados representan cuentas buenas. Utilizando las dos variables independientes, se intente encontrar la línea de limite lineal que discrimina mejor entre las cuentas buenas y las malas. Es necesario encontrar los parámetros o ponderaciones de la siguiente función discriminante:
fi = a1(X1) + a2(X2)
donde X1 es la prueba del ácido de la empresa, X2 es su razón de capital contable a los activos totales y a1 y a2 son los parámetros ponderaciones que se desea calcular. El propósito es obtener valores de parámetros tales que el valor promedio o termino medio de fg en la ecuación anterior para cuentas buenas sea bastante mayor que el promedio de fb, para las cuentas malas.
En realidad se deben añadir variables independientes adicionales siempre y cuando los beneficios de una mayor posibilidad de previsión excedan los costos de recopilar y procesar la información adicional. Igual que antes, la idea con mas de dos variables independientes es determinar un grupo de ponderaciones, a1, a2, a3, ... an para las diversas variables independientes utilizadas, por lo que le promedio ponderado, o resultado total,
Si estamos interesados en cuatro variables independientes: la prueba de ácido X1; la razón de capital contable a activos totales, X2; la razón del flujo de efectivo al pasivo total, X3; la razón del margen de utilidad neta, X4. los parámetros o ponderaciones de a1, a2, a3 y a4 resultaron ser 2, 5, 13, y 22, respectivamente. Si un nuevo solicitante de crédito tiene una razón de prueba del ácido de 1.5, una razón de flujo de efectivo a pasivo total de 0.2 y un margen de utilidad neta de 0.05, su resultado total de crédito seria:
Después este resultado se compara con el valor optimo de ka función discriminante, o valor critico, determinado con base en una muestra. Si 8.70 excede el valor critico predeterminado se aceptaría la cuenta. Si 8.70 es inferior al valor critico se rechaza. Por consiguiente, el enfoque general es el mismo, tanto si se utilizan dos variables independientes como si son mas de dos.
Basándose en un resultado global ponderado, ofrecido por esta técnica, se clasifica al solicitante como riesgo "bueno" o "malo". El análisis discriminatorio ha sido empleado con éxito en el crédito de consumidores y en otras formas de prestamos a plazos, en los cuales se clasifican en forma cuantitativa varias características de una persona y se toma la decisión de crédito a partir del resultado total. Las tarjetas de crédito que muchos de nosotros tenemos se conceden con base en un sistema de clasificación de crédito que toma en cuenta cosas como la edad, ocupación, duración de empleo, propiedades, años de residencia, teléfono e ingresos anuales.
Proceso de investigación consecutivo. La cantidad de información recopilada debe determinarse en relación con la utilidad esperada de un periodo y al costo de la investigación. Los análisis mas complejos solo deben llevarse a cabo cuando existe la posibilidad de que se cambie una decisión de crédito basada sobre la etapa anterior de investigación.
Si el análisis de un informe D & B diera una imagen en extremo desfavorable del solicitante, existen pocas probabilidades de que la investigación con el banco del solicitante y sus proveedores la decisión de rechazarla.
Por tanto, valdría la pena los costos adicionales que exige esta etapa de la investigación.
Como cada una de las siguientes etapas de la investigación tiene un costo, solo se podría justificar si la información obtenida tuviera algún valor para cambiar la decisión previa.
La siguiente es una representación grafica de un enfoque consecutivo al análisis de crédito.
La primera etapa no es mas que consultar la experiencia anterior para ver si la empresa le ha vendido antes al posible cliente y si esa experiencia ha resultado satisfactoria. La etapa dos pudiera consistir en pedir un informe a D & B sobre el solicitante y evaluarlo. La tercera y ultima etapa podría ser la verificación de crédito con el banco y sus acreedores. Cada etapa cuesta mas. La utilidad esperada de aceptar un pedido dependerá del tamaño del mismo, así como el costo de oportunidad asociado a su rechazo.
La decisión de crédito. Una vez que el analista de crédito ha reunido la evidencia necesaria y la ha analizado debe tomar la decisión sobre la cuenta. Cuando se trata de una venta inicial., la primera decisión es si embarcar o no las mercaderías y si se extiende el crédito. Establecer una línea de crédito, agiliza el procedimiento de embarcar las mercaderías. Solo se determina si el pedido hace que la cantidad que debe el cliente exceda el monto de la línea. La misma línea tiene que ser revaluada en forma periódica con el fin de adelantarse al desarrollo de la cuenta.
ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR: POLÍTICAS Y ESTÁNDARES DE CRÉDITO
La ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para la administración exitosa de las cuentas por cobrar
Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito. Las condiciones de crédito pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.
Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito que estipulan el pago en un numero determinado de días. Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro el periodo de crédito, la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa.
Representación.
Las cuentas por cobrar representan el crédito que concede la empresa a sus clientes con una cuenta abierta
POLÍTICAS DE CRÉDITO
La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no debe solo ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito.
Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos.
ESTÁNDARES DE CRÉDITO
Los estándares de crédito de la empresa definen el criterio mínimo para conceder crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito, referencias, periodos promedio de pago y ciertos índices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estándares de crédito.
Al realizar el análisis de los estándares se deben tener en cuenta una serie de variables fundamentales como los gastos de oficina, inversión en cuentas por cobrar, la estimación de cuentas incobrables y el volumen de ventas de la empresa.
Gastos de oficina
Si los estándares de crédito se hacen más flexibles, más crédito se concede. Los estándares de crédito flexibles aumentan los costos de oficina, por el contrario, si los estándares de crédito son más rigurosos se concede menos crédito y por ende los costos disminuyen.
Inversión de cuentas por cobrar
Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar.
Mientras más alto sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es más costoso su manejo y viceversa. Si la empresa hace más flexibles sus estándares de crédito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas por cobrar, en tanto que si se presentan restricciones en los estándares por ende deben disminuir.
Entonces se tiene que los estándares de crédito más flexibles dan como resultado costos de manejos más altos y las restricciones en los estándares dan como resultado costos menores de manejo.
La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos
Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con modificaciones en los estándares de crédito provienen de dos factores principalmente, en las variaciones respecto a las ventas y otra respecto a los cobros que están íntimamente ligados, ya que se espera que aumenten las ventas a medida que la empresa haga más flexibles sus estándares de crédito teniendo como resultado un promedio un mayor número de cuentas por cobrar, pero si por el contrario las condiciones de crédito se hacen menos flexibles, se da crédito a pocos individuos realizando un estudio exhaustivo de su capacidad de pago, por ende el promedio de cuentas por cobrar se disminuye por efecto de la disminución en el número de ventas.
En conclusión se tiene que los cambios de ventas y cobros operan simultáneamente para producir costos altos de manejo de cuentas por cobrar cuando los estándares de crédito se hacen más flexibles y se reducen cuando los estándares de crédito se hacen más rigurosos.
Estimación de cuentas incobrables
Otra variable que se afecta por los cambios en los estándares de crédito es la estimación de cuentas incobrables. La probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de difícil cobro aumenta a medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles y viceversa, esto dado también por el estudio que se hace de los clientes y su capacidad de pago en el corto y en largo plazo.
Volumen de ventas
Como se denoto en párrafos anteriores, a medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles se espera que aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, se tiene entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos e ingresos de la empresa y por ende la utilidad esperada.
EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES DE CRÉDITO
Para determinar si una compañía debe establecer estándares de crédito más flexibles, es necesario calcular el efecto que tengan estos en las utilidades marginales en las ventas y en el costo de la inversión marginal en las cuentas por cobrar.
Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar
El costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar se puede calcular estableciendo la diferencia entre el costo de manejo de cuentas por cobrar antes y después de la implantación de estándares de crédito más flexibles.
Se debe calcular primero la razón financiera de promedio de cuentas por cobrar.
Promedio de C x C = Ventas anuales a crédito / Rotación de cuentas por cobrar
Después se calcula la inversión promedio en cuentas por cobrar, calculando el porcentaje del precio de venta que representan los costos de la empresa y multiplicarlo por el promedio de cuentas por cobrar.
Por último debe calcularse el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar realizando la diferencia entre la inversión promedio en cuentas por cobrar con el programa propuesto y el actual.
La inversión marginal representa la cantidad adicional de dinero que la empresa debe comprometer en cuentas por cobrar si hace más flexible su estándar de crédito.
Toma de decisiones
Para decidir si una empresa debe hacer más flexibles sus estándares de crédito, deben compararse las utilidades marginales sobre las ventas con el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar.
Si las utilidades marginales son mayores que los costos marginales, deben hacerse más flexibles los estándares de crédito; de otra manera deben mantenerse inmodificados los que se tienen en ese momento aplicados dentro de la empresa.
Cuando un cliente desea obtener materias primas, servicios u otros recursos se acerca a las diferentes empresas que le puedan proveer crédito, por ello es importante tener unas buenas historia crediticia, ya que esta es la clave para la evaluación que hace el departamento de crédito de la empresa proveedora
Continuando con el estudio que se esta realizando de la administración efectiva y eficiente de las cuentas por cobrar y aplicando las herramientas que ya se han descrito, en esta ocasión se hará un esbozo de las premisas que aplican las empresas para otorgar crédito a sus clientes.
Una vez que la empresa ha fijado sus estándares de crédito, deben establecerse procedimientos para evaluar a los solicitantes de crédito.
A menudo la empresa debe determinar no solamente los méritos que tenga el cliente para el crédito, sino también calcular el monto por el cual éste pueda responder.
Una vez que esto se ha hecho, la empresa puede establecer una línea de crédito, estipulando el monto máximo que el cliente puede deber a la empresa en un momento cualquiera.
Las líneas de crédito se establecen para eliminar la necesidad de verificar el crédito de un cliente importante cada vez que se haga una compra a crédito.
Finalmente
El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa
Haciendo caso omiso de si el departamento de crédito de la empresa está evaluando los meritos para el crédito de un cliente que desee hacer una transacción específica o de un cliente regular para establecer una línea de crédito, los procedimientos básicos son los mismos, la única diferencia es la minuciosidad del análisis.
Una empresa obraría con poca prudencia al gastar más dinero del monto que adquieren sus clientes para otorgarle un crédito. Los dos pasos básicos en el proceso de la investigación del crédito son obtener información de crédito y analizar la información para tomar la decisión del crédito.
OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE CRÉDITO
Cuando un cliente que desee obtener crédito se acerca a una empresa , normalmente el departamento de crédito da comienzo a un proceso de evaluación del crédito pidiéndole al solicitante que llene diferentes formularios en los cuales se solicita información financiera y crediticia junto con referencias de crédito. Trabajando con base en la solicitud de crédito, la empresa obtiene entonces información adicional del crédito de otras fuentes.
Si la empresa ya le ha concedido anteriormente crédito al solicitante, ya tiene su información histórica acerca de los patrones de pago del solicitante. Las fuentes externas principales de información crediticia es la brindada por los estados financieros, por las oficinas de referencias comerciales, las bolsas de información crediticia, la verificación bancaria y la consulta de otros proveedores.
Estados Financieros
Pidiéndole al solicitante que suministre sus estados financieros de los últimos años, la empresa puede analizar la estabilidad financiera de éste, su liquidez, rentabilidad y capacidad de endeudamiento. Aunque en un Balance o un Estado de resultados no aparece información con respecto a las normas de pago pasadas, el conocimiento de la situación financiera de la empresa puede indicar la naturaleza de la administración financiera total.
La buena voluntad por parte de la empresa solicitante para suministrar estos estados puede ser un indicador de su situación financiera. Los estados financieros auditados son una necesidad en el análisis de crédito de solicitantes que deseen hacer compras importantes a crédito o que deseen que se les abran líneas de crédito.
Oficinas de intercambio de referencias
Las empresas pueden obtener información de crédito por medio de los sistemas de intercambio de referencias, que es una red que cambian información crediticia con base en reciprocidad.
Accediendo a suministrar información crediticia a esta oficina de créditos acerca de sus clientes actuales, una empresa adquiere el derecho de solicitar información a la oficina de créditos relacionada con clientes en perspectiva.
Los informes que se obtienen por medio de estas relaciones de intercambio de información crediticia más qué analíticos son acerca de casos definidos. Comúnmente se cobran honorarios por cada solicitud.
El objetivo general con respecto a la administración de cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, sino la alternativa costo-beneficio
Bolsas directas de información crediticia
Otra manera de obtener información crediticia puede ser por intermedio de asociaciones locales, regionales o nacionales. Estas asociaciones se pueden organizar como parte de ciertas asociaciones industriales y comerciales. A menudo, una asociación industrial mantiene cierta información crediticia a disposición de todos sus miembros.
Verificación bancaria
Puede que sea posible que el banco de la empresa obtenga información crediticia del banco del solicitante. Sin embargo, el tipo de información que se obtiene probablemente es muy vago a menos que el solicitante ayude a la empresa, en su consecución. Normalmente se suministra un estimado del saldo en caja de la empresa.
Otros proveedores
Este consiste en obtener información de otros proveedores que vendan al solicitante del crédito y preguntarles cuáles son las normas de pago y sus relaciones inter-empresariales.
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DE CRÉDITO
Los estados financieros de un solicitante de crédito y el mayor de cuentas por pagar se pueden utilizar para calcular su plazo promedio de cuentas por pagar.
Esta cifra se puede entonces comparar con las condiciones de crédito que la empresa ofrece actualmente. Un segundo paso puede ser el plazo de las cuentas por pagar del solicitante para obtener una idea mejor de sus normas de pago.
Para clientes que solicitan créditos grandes o líneas de crédito, debe hacerse un análisis de razones detallado acerca de la liquidez, rentabilidad y deuda de la empresa utilizando los estados financieros de ésta.
Una comparación cíclica de razones similares en años diferentes debe indicar algunas tendencias del desarrollo.
Una empresa puede establecer las razones o programas de evaluación de crédito a la medida de sus propios estándares de crédito. No hay procedimientos establecidos, pero la empresa debe encajar su análisis a sus necesidades.
Esto da una sensación de confianza que se están tomando los tipos de riesgos de crédito deseados.
Una de las principales contribuciones en la decisión final del crédito es el juicio subjetivo del analista financiero acerca de los méritos que tenga una empresa para el crédito.
Para determinar los méritos crediticios, el analista debe agregar sus conocimientos acerca de la índole de la administración del solicitante, las referencias de otros proveedores y las normas históricas de pagos de la empresa a cualquier cifra cuantitativa que se haya establecido.
Basado en su propia interpretación subjetiva de los estándares de crédito de la empresa, puede entonces tomar una decisión final acerca de si se debe conceder el crédito al solicitante y probablemente el monto de éste.
Muy a menudo estas decisiones nos la toma una sola persona, sino un comité de revisión de créditos.
Administración de las cartera y documentos por cobrar
Índice
Introducción.
Capitulo I Fundamentación Teórica.
1.1 Administración de las cuentas y documentos por cobrar.
1.2 Financiamiento a corto plazo.
1.3 Administración de las cuentas y documentos por pagar.
Capítulo II Desarrollo.
2.1 Características Principales de la Empresa.
2.2 Análisis del elemento crédito en MONCAR.
2.3 Técnica del árbol de decisión.
2.4 Análisis de los expedientes.
2.5 Trabajo que se realiza con las cuentas por cobrar.
2.6 Comportamiento de las cuentas por cobrar y pagar (2005-2007)
2.7 Análisis de algunos aspectos de control interno.
Conclusiones
Recomendaciones
Bibliografía
Titulo: Administración de las cuentas y documentos por cobrar
Lic. José Pedro González González
Resumen
Este trabajo se desarrolló en la Empresa Moncar de Ciudad de La Habana. Tiene como objetivo analizar el sistema de cobros y pagos de la entidad. Se estructuró la investigación en dos capítulos, el primero un diseño teórico y el segundo desarrollo. Se aplicó la técnica del árbol de decisión para un análisis de la política de créditos, se realizó una caracterización de la empresa, se realizó una comparación de las cuentas por pagar y cobrar del período Enero2005-Abril/2007 .Con este trabajo se demostró que la empresa necesita fortalecer su sistema de cobros y pagos para una mejor administración de las mismas.
Introducción
La investigación referida a los cobros y pagos es de vital importancia en este contexto dado el creciente proceso de recuperación de la economía nacional y teniendo en cuenta que el perfeccionamiento empresarial se fundamenta en el autofinanciamiento por parte de la entidad, que exige que las empresas tengan que cubrir sus gastos con sus ingresos y generar un margen de utilidad para que sean cada vez más eficientes y competitivas, y lograr el uso racional de las reservas de la Empresa para su mejor funcionamiento.
El presente trabajo se desarrolla en la Empresa MONCAR, que no ha estado ajena a las incidencias de la economía, y junto a muchas entidades del país se suma a la búsqueda de un mayor desarrollo, eficiencia económica y del uso racional de los recursos financieros y humanos
La investigación parte de una búsqueda que permitió reunir la información preliminar básica, abarcando el estudio íntegro del periodo correspondiente a los años 2005 a Abril 2007.
El Sistema de Cobros y Pagos, como se ha llamado en nuestro país, es la denominación con que internacionalmente se define al conjunto de instrumentos o medios, instituciones, procedimientos y sistemas de comunicación y de información, que se establecen para organizar la ejecución de los cobros y pagos entre las personas jurídicas y naturales, derivadas de la compra-venta de mercancías y servicios y para realizar mediante diversas formas las transferencias de los correspondientes recursos financieros entre las partes interesadas, fundamentalmente a través de sus cuentas bancarias.
El mismo afecta sensiblemente la eficiencia de la política monetaria establecida o que se pretenda establecer, por lo que sus modificaciones, prácticas y conceptos deben estar identificados con los objetivos a corto y mediano plazo de dicha política.
Los instrumentos de cobros y pagos tienen diversas formas, modalidades y posibilidades de utilización.
En nuestro país por razones coyunturales, en las que tuvieron no poca influencia las restricciones materiales de los últimos años, a partir del año 1997 en que se emitieron las primeras “normas para el control de las compras y ventas de mercancías y servicios y sus cobros y pagos”, se ratificó el “cheque” como instrumento fundamental para efectuar el pago de las transacciones comerciales.
Objetivo: Analizar la administración de las cuentas por cobrar y pagar de la entidad en el período comprendido entre Enero/2005 a Abril/2007 para poder brindarle información de alta necesidad a los directivos de la Empresa.
Hipótesis: Si se realiza un análisis concreto y preciso de la administración de las cuentas por pagar y cobrar de la entidad, los directivos de la misma contarán con los datos necesarios para la toma de decisiones.
Capítulo I Fundamentos Teóricos
1.1 Administración de las cuentas y documentos por cobrar.
Las cuentas y documentos por cobrar forman parte del activo circulante y se generan producto de las operaciones de ventas a crédito que realiza la empresa y su gestión consta de cinco etapas principales:
1) Deberán determinarse las condiciones de venta. ¿Cuánto tiempo se concederá a los clientes para que paguen sus facturas? ¿Se está dispuesto a ofrecer un descuento por pronto pago?
2) Habrá que decidir el comprobante de deuda que se va a exigir, la forma de contrato con el cliente.
3) Deberá analizarse la probabilidad de pago de los clientes. ¿Se estimará esto según los historiales previos de los clientes o de los pasados estados financieros? ¿Se tomarán como base las referencias bancarias?
4) Habrá que decidir cuánto crédito se está dispuesto a conceder a cada cliente. ¿Se juega a lo seguro, denegándolo a todos los potenciales clientes dudosos? ¿O se acepta el riesgo de unos pocos insolventes como parte del coste de crear una clientela permanente?
5) Finalmente, una vez concedido el crédito, se presenta el problema de recaudar el dinero cuando llega el vencimiento. ¿Cómo seguir la marcha de los pagos? ¿Qué hacer con los morosos?
Existen varias técnicas estadísticas que ayudan a definir aspectos de la política de créditos que debe llevarse a cabo. Entre ellas se encuentra el análisis del discriminante múltiple (ADM), que se emplea para calcular la importancia que debe concederse a cada variable del criterio mínimo establecido para la selección de clientes y predecir así los riesgos comerciales de mala calidad; existe también la técnica del árbol de decisión para decidir a qué clientes deberá ofrecerse crédito una vez que se han fijado las condiciones de venta, y establecido el procedimiento para estimar la probabilidad de pago de cada cliente.
1.1.1 Las cuentas por cobrar.
Las cuentas por cobrar constituyen el crédito que la empresa concede a sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio, como resultado de la entrega de artículos o servicios. Con el objetivo de conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes, la mayoría de las empresas recurren al ofrecimiento de crédito. Las condiciones de crédito pueden variar según el tipo de empresa y la rama en que opere, pero las entidades de la misma rama generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.
Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito en las que se estipula el pago dentro de un número determinado de días. Si bien es conocido que todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del período de crédito, sí es cierto que la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo muy inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como parte del activo circulante de la empresa, por lo que se presta muchísima atención a la administración eficiente de las mismas.
El objetivo que se persigue con respecto a la administración de las cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, también debe prestarse atención a las alternativas costo - beneficio que se presentan en los diferentes campos de la administración de éstas. Estos campos comprenden la determinación de las políticas de crédito antes mencionada, el análisis de crédito, las condiciones de crédito y las políticas de cobro.
1.1.2 Los documentos por cobrar.
La mayoría de las empresas solicitan a sus clientes que firmen documentos cuando se les amplía el plazo de pago de sus cuentas vencidas. En tales casos las empresas prefieren el uso de documentos por cobrar en vez de una cuenta abierta, debido a las siguientes ventajas que se listan a continuación:
- El documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento si se descuenta en un banco o una entidad financiera.
- En caso de impago permite efectuar una demanda judicial que hace posible cobrar la deuda.
- La tenencia de un documento permite tener un reconocimiento por escrito, tanto del plazo de la deuda, como del importe de la misma.
- Los documentos ganan intereses que incrementan los ingresos ya que estos últimos constituyen un cargo por el uso del dinero. En los negocios, la mayor parte de las transacciones referentes a documentos están comprendidas dentro de un período menor de un año, y este período se expresa generalmente en días. El plazo del documento hace necesario contar con precisión el número real de días que transcurren desde el día siguiente a la expedición del documento, hasta el día de su vencimiento.
El pagaré y la letra de cambio constituyen los documentos de cobro más usados hoy en día en las empresas a nivel internacional. El primero constituye una promesa incondicional de pagar una suma de dinero a la vista, a una fecha fija o a una fecha futura determinada. Puede que devengue o no intereses, dejándose expresado en el mismo en el caso de que se carguen.
El proceso de cobro de los documentos por cobrar es muy similar al de las cuentas por cobrar. Si el poseedor de una letra de cambio, llegada la fecha de vencimiento, no la puede cobrar, podrá protestarla a través de un proceso judicial. De esta forma podrá reembolsarse de su importe, gastos de protesto y recambio. El importe a reclamar se conoce como cuenta de resaca e incluye las partidas siguientes: gastos de protesto, corretaje de negociación, daño de recambio y gastos de correspondencia.
1.2 Financiamiento a corto plazo.
Los préstamos a corto plazo son pasivos que están programados para que su reembolso se efectúe en el transcurso de un año. El financiamiento a corto plazo se puede obtener de una manera más fácil y rápida que un crédito a largo plazo y por lo general las tasas de interés son mucho más bajas; además, no restringen tanto las acciones futuras de una empresa como lo hacen los contratos a largo plazo.
Existen cuatro fuentes principales de financiamiento a corto plazo que son: el crédito comercial, los pasivos acumulados, el papel comercial y los préstamos bancarios, con y sin garantía.
1.3 Administración de las cuentas y documentos por pagar.
1.3.1 Cuentas por Pagar:
Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones.
Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).
1.3.2 Cuentas por Pagar. Principios y Procedimientos de Control Interno.
1- Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación.
2- Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables, con los de los suministradores.
3- Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.
4- Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.
5- Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.
6- Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
7- Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.
1.3.3 Cuentas por Pagar a Corto Plazo.
• Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analítico por deudores.
• Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).
• Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas).
• Análisis por edades determinando los adeudos vencidos (más de 30 días).
• Verificar los convenios de pagos suscritos.
1.3.4 Cuentas por Pagar Diversas.
• Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para determinar las envejecidas(más de días).
• Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.
• Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.
1.3.5 Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.
• Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analítico por acreedores.
• Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un año.
• Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc).
• Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.
• Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).
Capítulo II Desarrollo
2.1Características Principales de la Empresa.
2.1.1 Objeto Empresarial de la Empresa
La Empresa Moncar (Centro de Reacondicionamiento y Comercialización de equipos de Segunda mano) fue creada mediante resolución No 8 del 7 de febrero de 1995 dictada por el Ministerio de Economía y Planificación con el siguiente objeto social:
Adquisición, reacondicionamiento y reparación de equipos y maquinarias de segunda mano, así como la comercialización de los mismos.
Para ello cuenta con las siguientes licencias de operación comercial:
- Reacondicionamiento y comercialización de montacargas.
- Arrendamiento de montacargas.
- Servicios técnicos de reparación y mantenimiento de los mismos.
La Empresa posee una razón y una estrategia; dominar totalmente el mercado nacional de equipos de manipulación de cargas (montacargas) en sus diferentes marcas, modelos y versiones, tanto Diesel como Eléctricos, ofreciéndole y suministrándole al cliente equipos de óptima calidad reconocida internacionalmente, a precios muy favorables y con un eficiente y eficaz aseguramiento en los servicios de garantía y post-venta. El suministro principal será cubierto con equipos de segunda mano totalmente reparados y restituidos a sus parámetros originales de fabricación.
2.1.2 Estructura Actual de la Empresa.
Tomando en cuenta la experiencia acumulada con el funcionamiento de la estructura y el nivel de especialización y desarrollo de la Empresa a lo largo de estos años y con el propósito de cumplir de manera satisfactoria el encargo social contenido en la estrategia de la Empresa, se ha evaluado la necesidad de ratificar y aprobar oficialmente una organización estructural que responda a los objetivos y tareas asignadas.
Provisión de cartera
Se entiende por provisión de cartera el valor que la empresa, según análisis del comportamiento de su cartera, considera que no es posible recuperar, y por tanto debe provisionar.
Siempre que una empresa realice ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, constituyéndose para la empresa una pérdida, puesto que no le será posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito.
El valor de las ventas a crédito no pagado por los clientes constituye una pérdida para le empresa que debe reconocerse en el resultado del ejerció, por tanto se debe llevar como un gasto.
La provisión de cartera, una vez calculada disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto.
Métodos de provisión
La legislación tributaria colombiana ha considerado dos métodos para el cálculo de la provisión de cartera, los cuales están contemplados en el decreto 187 de 1975 en los artículos 74 y 75:
Art. 74.- Como deducción por concepto de provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro fijase como cuota razonable hasta un treinta y tres por ciento (33%) anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida.
B. Provisión general
Art. 75.- Los contribuyentes que lleven contabilidad de causación y cuyo sistema de operaciones origine regular y permanentemente créditos a su favor tendrán derecho a que se les deduzca de su renta bruta, por concepto de provisión general para deudas de dudoso o difícil cobro, un porcentaje de la cartera vencida, así:
El cinco por ciento (5%) para las deudas que en el último día del y ejercicio gravable lleven más de tres meses de vencidas sin exceder de seis (6) meses.
El diez por ciento ( 10% ) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de seis (6) meses de vencidas sin exceder de un (1) año.
El quince por ciento (15%) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de un (1) año de vencidas.
Parágrafo 1. Esta deducción sólo se reconocerá cuando las deudas y la provisión estén contabilizadas y el contribuyente no haya optado por la provisión individual.
Parágrafo 2. El contribuyente que en años anteriores haya solicitado la provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro y opte por la provisión general de que trata este artículo, deberá hacer los ajustes correspondientes.
Provisión individual
Para determinar la provisión de cartera por éste método, se toma el saldo que al final del año o periodo en que se haga el cálculo, y aquellas cuentas que tengan más de un año de vencimiento, se les aplica un 33% como provisión.
Ejemplo: La cartera de NN S.A a 31 de diciembre de 2006 es de $120.000.000 y de esos $25.000.000 tienen más de un año de vencimiento, entonces:
25.000.000*33% = 8.250.000.
La contabilización de este valor es:
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Cuenta
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Debito
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Crédito
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519910
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8.250.000
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139905
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8.250.000
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En consecuencia, el valor de la cartera disminuye en el valor de la provisión y el nuevo saldo es de 120.000.000-8.250.000 = 111.7500.000
Provisión general
Igual que en la provisión individual, al final del periodo se determinan los vencimientos de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen:
Entre 3 y 6 meses de vencidas
Entre 6 y 12 meses de vencidas
Más de 12 meses de vencidas
Supongamos que la empresa N.N S.A tiene los siguientes valores de cartera vencida:
Entre 3 y 6 meses $10.000.000
Entre 6 y 12 meses $6.000.000
Más de 12 meses $4.000.000
Entonces
10.000.000*5% = 500.000
6.000.000*10% = 600.000
4.000.000*15% =600.000
Total provisión 1.700.000
La contabilización es la misma que en la provisión individual.
Los porcentajes aquí expuestos son los exigidos fiscalmente pero la empresa puede determinar la provisión de cartera utilizando criterios y tarifas diferentes, lo cual sólo tendrá efecto contable y financiero.
CONCEPTO UNIFICADO 001 DE 2003, DIAN
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE. BASE GRAVABLE EN LA VENTA DE BIENES. BASE GRAVABLE EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS. FACTORES QUE INTEGRAN LA BASE GRAVABLE.
1. BASE GRAVABLE EN LA VENTA Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS.
La Base Gravable es el valor sobre el cual se aplica la tarifa para obtener el impuesto respectivo, y de conformidad con el artículo 338 de la Constitución Política su fijación se encuentra reservada a la Ley y no al reglamento.
El artículo 447 del Estatuto Tributario define la base gravable general del impuesto sobre las ventas así:
«En laventa y prestación de servicios, la base gravable será el valor total de la operación, sea que ésta se realice de contado o a crédito, incluyendo entre otros los gastos directos de financiación ordinaria, extraordinaria, o moratoria, accesorios, acarreos, instalaciones, seguros, comisiones, garantías y demás erogaciones complementarias, aunque se facturen o convengan por separado y aunque, considerados independientemente, no se encuentren sometidos a imposición.
Parágrafo. Sin perjuicio de la causación del impuesto sobre las ventas, cuando los responsables del mismo financien a sus adquirentes o usuarios el pago del impuesto generado por la venta o prestación del servicio, los intereses por la financiación de este impuesto, no forman parte de la base gravable.»
El citado parágrafo, se refiere a los intereses generados por la financiación del Impuesto sobre las ventas y no a los intereses derivados de la financiación de la mercancía objeto de la venta.
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE EN LA VENTA DE BIENES. BASE GRAVABLE EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS. FACTORES QUE INTEGRAN LA BASE GRAVABLE.
2. FACTORES QUE INTEGRAN LA BASE GRAVABLE
Salvo que la ley señale una base gravable diferente, por regla general en la venta y prestación de servicios esta se conforma por el valor total de la operación, incluyendo todos los gastos directos de financiación ordinaria, extraordinaria, o moratoria, accesorios, acarreos, instalaciones, seguros, comisiones, garantías y demás erogaciones complementarias, aunque se facturen o convengan por separado y aunque al considerarlos en forma independiente no se encuentren sometidos a imposición.
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS. FACTORES QUE INTEGRAN LA BASE GRAVABLE.
2.1. GASTOS ACCESORIOS.
Entre los gastos accesorios que conforman la base gravable se encuentran los acarreos.
El numeral 2º del artículo 476 excluye del pago del IVA al transporte de carga, de conformidad con lo señalado por el artículo 447 del Estatuto Tributario, para determinar la base gravable del impuesto sobre las ventas en la prestación de servicios, por regla general se tiene en cuenta el valor total de la operación, incluyendo los acarreos y las demás erogaciones, así no estén sometidos al gravamen del IVA, como es el caso del servicio de transporte de carga nacional o internacional.
Si una empresa vende mercancías y a su vez se encarga de transportarlas para la entrega al comprador o destinatario; el valor del transporte, así se encuentre exceptuado del IVA cuando se preste en forma individual, se debe tener en cuenta para determinar la base gravable de la respectiva venta.
En el evento que la empresa venda mercancías y el transporte sea costeado por el comprador y contratado con otra empresa por separado, no hay lugar a liquidar el impuesto sobre las ventas respecto del valor del transporte y la base para determinar el IVA de las mercancías vendidas no incluirá este valor.
Cuando el transporte es contratado y pagado por el mismo vendedor de la mercancía, en este caso para determinar el valor de la base gravable para el IVA se debe tener en cuenta el costo del transporte, por cuanto estaría realizando una operación integral.
La instalación forma parte de la base gravable cuando la efectúa el productor o el vendedor del bien, por su cuenta, o por cuenta del adquirente o usuario. Según el artículo 447 Ibídem, en la venta y prestación de servicios la base gravable es el valor total de la operación, sea que ésta se realice de contado o a crédito. Por lo tanto un contrato de venta con instalación está gravado a la tarifa general sobre el valor total de la operación.
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE EN LA VENTA DE BIENES. BASE GRAVABLE EN LA PRESTACION DE SERVICIOS. FACTORES QUE INTEGRAN LA BASE GRAVABLE.
2.2. COMISIONES
Las comisiones y erogaciones complementarias, aunque se facturen o convengan por separado y aunque consideradas independientemente no se encuentren sometidas a imposición, hacen parte de la base gravable de la venta o prestación de servicios gravados como dispone el artículo 447 del Estatuto Tributario.
En los casos en que las empresas entregan a las agencias de viajes los llamados «incentivos» debe precisarse que, cuando corresponden a la retribución por el servicio prestado por éstas se encuentran sujetos al impuesto sobre las ventas
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE. FACTORES QUE INTEGRAN LA BASE GRAVABLE.
3. OTROS FACTORES INTEGRANTES DE LA BASE GRAVABLE. Adicionalmente a los factores que integran la base gravable señalados en el artículo 447 del Estatuto Tributario, el artículo 448 Ibídem, precisa otros factores integrantes de la base gravable.«Además integran la base gravable, los gastos realizados por cuenta o a nombre del adquirente o usuario, y el valor de los bienes proporcionados con motivo de la prestación de servicios gravados, aunque la venta independiente de éstos no cause impuestos o se encuentre exenta de su pago.«Así mismo, forman parte de la base gravable, los reajustes del valor convenido causados con posterioridad a la venta».
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE. FACTORES QUE INTEGRAN LA BASE GRAVABLE.
3.1. REAJUSTES DE VALOR
Dentro de los fallos condenatorios en materia administrativa contractual es posible que se condene a una entidad del Estado por el no pago o por mora en el pago del precio convenido, por ajustes del valor, por desequilibrio económico, etc.
En la correspondiente sentencia se establecen sus efectos, de manera tal que si la misma en su parte resolutiva ordena un reajuste del valor inicial pactado a cargo de la entidad estatal o, en general, un mayor valor del contrato, se está modificando la base gravable del impuesto sobre las ventas de que trata el artículo 447 del Estatuto Tributario, siempre que se trate de un servicio o bien sujeto al impuesto. Por el contrario, cuando se trate de valores diferentes tales como la indemnización por perjuicios causados por el incumplimiento, no se causa el impuesto sobre las ventas por no darse la realización del hecho generador del mismo.
Por lo tanto, en cada caso y en concreto se deberá analizar la naturaleza del fallo judicial, es decir si es condenatorio, declarativo o constitutivo; en el evento en que sea condenatorio, deberá establecerse si su contenido afecta la base gravable del impuesto sobre las ventas determinada en el artículo 447 del Estatuto Tributario, en cuyo caso deberá liquidarse el impuesto por parte del contratista responsable y pagarse por la entidad contratante, efectuando ésta la retención en la fuente también por concepto del IVA, según corresponda
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE EN la prestación de SERVICIOS. FACTORES QUE INTEGRAN LA BASE GRAVABLE. FINANCIACIÓN ORDINARIA O EXTRAORDINARIA. FINANCIACIÓN POR VINCULADOS ECONÓMICOS.
3.2. FINANCIACIÓN POR VINCULADOS ECONÓMICOS
Precisar si se está ante un caso de vinculación económica, resulta de primordial importancia para establecer la base gravable en una operación sujeta al Impuesto sobre las ventas.
Para determinar quiénes son los vinculados económicos, debe acudirse a las disposiciones de los artículos 449, 450 y 451 del Estatuto Tributario y a los artículos 260 y 261 del Código de Comercio.
El artículo 449 del Estatuto Tributario señala:
«La financiación por vinculados económicos es parte de la base gravable. Los gastos de financiación que integran la base gravable, incluyen también la financiación otorgada por una empresa económicamente vinculada al responsable que efectúe la operación gravada.
Para estos efectos existe vinculación económica, no solo en los casos a que se refiere el artículo siguiente, sino también cuando el cuarenta por ciento (40%) o más de los ingresos operacionales de la entidad financiera provengan de la financiación de operaciones efectuadas por el responsable o sus vinculados económicos.»
A su vez al artículo 449-1, adicionado por el artículo 34 de la Ley 49 de 1990, señala:
«Financiación que no forma parte de la base gravable. La financiación otorgada por una sociedad económicamente vinculada al responsable que efectúe la operación gravada, no forma parte de la base gravable, cuando dicha sociedad financiera sea vigilada por la Superintendencia Bancaria.»
La financiación hace parte de la base gravable en la adquisición de un bien o un servicio si la otorga el mismo responsable que enajena el bien o presta el servicio o un vinculado económico del mismo (artículo 449 Estatuto Tributario), salvo que la sociedad económicamente vinculada al responsable que efectúa la operación gravada, sea vigilada por la Superintendencia Bancaria (artículo 449-1 del Estatuto Tributario).
Los artículos 450 y 451 del Estatuto Tributario, señalan los casos en que existe vinculación económica.
El artículo 450 del Estatuto Tributario establece:
« Casos de vinculación económica. Se considera que existe vinculación económica en los siguientes casos:
1. Cuando la operación, objeto del impuesto, tiene lugar entre una sociedad matriz y una subordinada.
2. Cuando la operación, objeto del impuesto, tiene lugar entre dos subordinadas de una misma matriz.
3. Cuando la operación se lleva a cabo entre dos empresas cuyo capital pertenezca directa o indirectamente en un cincuenta por ciento (50%) o más a la misma persona natural o jurídica, con o sin residencia o domicilio en el país.
4. Cuando la operación se lleva a cabo entre dos empresas, una de las cuales posee directa o indirectamente el cincuenta por ciento (50%) o más del capital de la otra.
5. Cuando la operación tiene lugar entre dos empresas cuyo capital pertenezca en un cincuenta por ciento (50%) o más a personas ligadas entre sí por matrimonio, o por parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad o único civil.
6. Cuando la operación tiene lugar entre la empresa y el socio, accionista o comunero que posea el cincuenta por ciento (50%) o más del capital de la empresa.
7. Cuando la operación tiene lugar entre la empresa y el socio o los socios, accionistas o comuneros que tengan derecho de administrarla.
8. Cuando la operación se lleva a cabo entre dos empresas cuyo capital pertenezca directa o indirectamente en un cincuenta por ciento (50%) o más a unas mismas personas o a sus cónyuges o parientes dentro del segundo grado de consanguinidad o afinidad o único civil.
9. Cuando el productor venda a una misma empresa o a empresas vinculadas entre sí, el cincuenta por ciento (50%) o más de su producción, evento en el cual cada una de las empresas se considera vinculada económica.
10. Cuando se dé el caso previsto en el artículo anterior.
El artículo 24 del Decreto 570 de 1984 establece:
«Las operaciones gravadas que realicen los responsables del impuesto con entidades de derecho público o con empresas industriales y comerciales del Estado, por su naturaleza, no generan vinculación económica.»
A su vez el artículo 451 del Estatuto Tributario establece:
« Casos en que una sociedad se considera subordinada. Se considera subordinada la sociedad que se encuentre, en uno cualquiera de los siguientes casos:
1. Cuando el cincuenta por ciento (50%) o más del capital pertenezca a la matriz, directamente, o por intermedio o en concurrencia con sus subordinadas o con las filiales o subsidiarias de éstas.
2. Cuando las sociedades mencionadas tengan, conjunta o separadamente, el derecho de emitir los votos constitutivos del quórum mínimo decisorio para designar representante legal o para contratar.
3. Cuando en una compañía participen en el cincuenta por ciento (50%) o más de sus utilidades dos o más sociedades entre las cuales a su vez exista vinculación económica en los términos del artículo anterior.
El artículo 452 Ibídem señala:
«Cuándo subsiste la vinculación económica. La vinculación económica subsiste cuando la enajenación se produce entre vinculados económicamente por medio de terceros no vinculados.»
El numeral 8o. del artículo 450 citado, dispone que existe vinculación económica cuando la operación se lleve a cabo entre dos personas cuyo capital pertenezca directa o indirectamente en un cincuenta por ciento 50% o más a unas mismas personas o a sus cónyuges o parientes dentro del segundo grado de consanguinidad o afinidad o único civil. Este numeral, únicamente es aplicable para el caso de las personas naturales en tanto sólo de éstas puede predicarse parentesco y/o consanguinidad; sin embargo, no puede afirmarse que en el caso en que la pertenencia de capital de las empresas recaiga en personas jurídicas no exista vinculación económica.
Lo anterior por cuanto las disposiciones antes señaladas que consagran los eventos en que existe vinculación económica, deben ser consideradas en su integridad, y no de manera aislada, aspecto que sin duda alguna podría conducir a equívocos o a erradas interpretaciones.
Así, los numerales 1o. a 4o. del artículo 450 del Estatuto Tributario relaciona los casos de vinculación económica de las personas jurídicas, en especial el numeral 3o.. dispone:
«Cuando la operación se lleva a cabo entre dos empresas cuyo capital pertenezca directa o indirectamente en un cincuenta por ciento (50%) o más a la misma persona natural o jurídica con o sin residencia o domicilio en el país».
El numeral 4o.. por su parte expresa: «Cuando la operación se lleve a cabo entre dos empresas, una de las cuales posee directa o indirectamente el cincuenta por ciento (50%) o más del capital de la otra».
Por otra parte se considera que existe vinculación económica acorde con lo dispuesto en el numeral 3o. del artículo 6o. del Decreto 1354 de 1987, cuando entre contribuyentes y no contribuyentes existan intereses económicos, financieros y administrativos, comunes o recíprocos, así como cualquier situación de control y dependencia, salvo cuando el beneficiario del pago o abono sea una entidad oficial o de derecho público.
DESCRIPTORES: FACTORES QUE INTEGRAN LA BASE GRAVABLE.
4. FACTORES QUE NO INTEGRAN LA BASE GRAVABLE
No hacen parte de la base gravable:
a. El valor de los empaques y envases cuando en virtud de convenios o costumbres comerciales sean materia de devolución.
b. Los intereses por la financiación del impuesto sobre las ventas, cuando los responsables financien a sus adquirentes o usuarios el pago del impuesto generado por la venta o prestación del servicio.
c. La financiación otorgada por una sociedad económicamente vinculada al responsable que efectúe la operación gravada, cuando dicha sociedad financiera sea vigilada por la Superintendencia Bancaria.
d. Los subsidios y las contribuciones en materia de servicios públicos no forman parte de la base gravable del Impuesto sobre las ventas, por no corresponder a la remuneración del servicio sino a auxilios y cargas adicionales a los usuarios respectivamente, siendo la base impositiva únicamente el costo del servicio.
El artículo 14 de la Ley 142 de 1994, define el subsidio como la diferencia entre lo que se paga por un bien o servicio, y el costo de éste cuando tal costo es mayor al pago que recibe.
Se puede definir como contribución en materia de servicios públicos de conformidad con el artículo 89 de la misma ley, el valor que los usuarios de los estratos socioeconómicos V y VI, e industrial y comercial deben cubrir como sobre costo del servicio, para que las empresas de servicios públicos cubran el valor de los subsidios de los estratos I y II y eventualmente el III. /ÉÉ/
Ahora bien, teniendo en cuenta que tanto los subsidios como las contribuciones no corresponden a menores o mayores costos por la prestación del servicio, sino a beneficios o cargas legales con el fin de redistribuir el ingreso, no estarían contemplados dentro de las definiciones legales de la base del impuesto sobre las ventas, por lo cual no hacen parte de ésta.
La no inclusión de los factores en cuestión dentro de la base de liquidación del impuesto, se enmarca dentro de la descripción del artículo 463 del Estatuto Tributario, que establece que en ningún caso la base gravable podrá ser inferior al valor comercial de los bienes o servicios, en la fecha de la transacción, por lo que se concluye, que es el mismo costo del servicio, antes de aplicar los subsidios o contribuciones, el que debe servir de base para la liquidación del tributo.
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE EN LA VENTA DE BIENES. FACTORES QUE INTEGRAN LA BASE GRAVABLE.
4.1. DESCUENTOS EFECTIVOS
El artículo 454 del Estatuto Tributario, contempla los requisitos exigidos legalmente para que los descuentos se detraigan de la base gravable para la aplicación del impuesto sobre las ventas, como son:
- Que el descuento sea efectivo.
- Que conste en la factura o documento equivalente.
- Que el descuento no esté sometido a condición.
- Que resulte normal según la costumbre comercial.
Los requisitos para que los descuentos efectivos no hagan parte de la base sobre la cual se aplica el impuesto, no son alternativos sino concurrentes, en virtud de lo cual se deben satisfacer todos para que opere la disminución.
De esta forma, además de constar el descuento en la factura o documento equivalente, soporte de la operación de venta, se requiere que éste sea efectivo, es decir, que realmente afecte el valor de la operación y no sea solamente nominal; por otra parte, no debe estar condicionado a una circunstancia o hecho pasado, presente o futuro para su concesión.
Los descuentos condicionados forman parte de la base gravable sujeta a imposición, siendo el valor sujeto al IVA el total de la operación.
En el caso de las ventas multinivel, en las que se establecen rangos de descuento, condicionado a las operaciones de terceros que forman parte de los niveles del respectivo grupo, que si bien no se otorgan a quienes compran los bienes pero que tienen derecho a él por pertenecer al sistema dependiendo del nivel o volumen de compras sobre compras de productos, la base gravable en cada una de las operaciones no se podrá afectar con los descuentos que además de no constar en la factura se encuentren condicionados y no cumplan todos los requisitos señalados en el artículo 454 del Estatuto Tributario.
Si alguna de las operaciones gravadas, exentas o excluidas, es objeto de rebajas, descuentos o devoluciones, deben constar en la contabilidad, afectaciones a los registros que en definitiva serán los que soporten los valores que han de llevarse a la correspondiente declaración tributaria.
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE EN LA VENTA DE BIENES. BASE GRAVABLE MÍNIMA.
4.1.1 BASE GRAVABLE EN LA ENAJENACIÓN DE MERCANCÍAS DEFECTUOSAS U OBSOLETAS VENDIDAS POR MENOR VALOR.
Por regla general la base gravable en la venta y prestación de servicios se determina de acuerdo con lo previsto en los artículos 447 y 448 del Estatuto Tributario, adicionalmente, los descuentos efectivos no integran la base gravable (artículo 454 ibídem.)
En consecuencia, cuando se venda mercancía defectuosa u obsoleta, por menor valor, la base gravable será el valor total de la operación. Aclarando que debe tratarse de bienes corporales muebles que tengan la naturaleza de activos movibles para el enajenante y que no se encuentren expresamente excluidos del gravamen.
No obstante lo anterior, la base gravable en ningún caso podrá ser inferior al valor comercial de los bienes en la fecha de la transacción (artículo 463 ibídem)
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE MÍNIMA.
5. BASE GRAVABLE MÍNIMA.
El artículo 463 del Estatuto Tributario dispone que en ningún caso la base gravable puede ser inferior al valor comercial de los bienes o de los servicios, en la fecha de la transacción.
Esta norma es concordante con el artículo 464 del mismo ordenamiento, en el cual se faculta al gobierno nacional, con el fin de evitar que se declaren operaciones por precios notoriamente inferiores a los vigentes en el comercio para fijar «bases mínimas de liquidación acordes con el precio comercial de los respectivos artículos».
Cuando se establezca la inexistencia de la factura o documento equivalente, o cuando éstos demuestren como monto de la operación, valores inferiores al corriente en plaza, se considerará, salvo prueba en contrario, como valor de la operación atribuible a la venta o prestación del servicio gravado, el corriente en plaza.
El precio corriente en plaza es el precio medio que la cosa tiene en la fecha y lugar de la celebración del contrato (artículo 921 del Código de Comercio)
El valor comercial, es el vigente en el mercado, vale decir, el usual que la cosa tenga en la fecha y lugar de celebración del contrato.
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE MÍNIMA EN LA VENTA DE LICORES.
5.1. BASE GRAVABLE MÍNIMA EN LA VENTA DE LICORES
A partir del 1 de enero de 2003 la Ley 788 de 2002, artículos 49, 50, 51,52 y 54, señala que el Impuesto sobre las Ventas respecto de vinos, aperitivos, licores y similares con grado alcoholimétrico de 2.5 en adelante, quedó en cabeza del importador o productor y corresponde al treinta y cinco por ciento (35%) del impuesto al consumo, es decir quedó incorporado dentro de éste. El impuesto al consumo se causa en la importación o en la venta efectuada por los productores. Por lo tanto los comercializadores o distribuidores no son responsables del impuesto sobre las ventas respecto de estos bienes.
Quiere decir lo anterior, que la mencionada ley derogó tácitamente el parágrafo del artículo 463 y parte del artículo 473 del Estatuto Tributario, en donde se contemplaba la base gravable y las tarifas del treinta y cinco (35%) y del dieciséis por ciento (16%) sobre vinos, licores y similares a título del IVA.
El IVA de los inventarios de mercancías de licores, vinos y similares que se hubieran tenido a 31 de diciembre de 2002 se debe llevar como costo por cuanto a partir del 1 de enero del año 2003 los comercializadores y distribuidores no deben presentar declaración del impuesto a las ventas por no ser responsables del tributo sobre esos productos.
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE EN EL RETIRO DE BIENES.
6. BASE GRAVABLE EN EL RETIRO DE BIENES.
El artículo 421, del Estatuto Tributario, dispone que se consideran venta:
«b. Los retiros de bienes corporales muebles hechos por el responsable para su uso o para formar parte de los activos fijos de la empresa».
Por su parte, el artículo 458 ibidem dispone:
«Base gravable en los retiros de bienes corporales muebles.
En los retiros a que se refiere el literal b) del artículo 421, la base gravable será el valor comercial de los bienes.»
Las disposiciones citadas hacen clara referencia a la generación del impuesto, cuando del retiro de bienes corporales muebles se trata, lo que da lugar a diversidad de situaciones y a tratamientos jurídicos diferentes, según se trate de bienes gravados, exentos o excluidos del impuesto.
Si el bien objeto de retiro se encuentra sujeto a gravamen, el impuesto sobre las ventas se causa independientemente de la destinación o uso que el responsable le de y la base gravable, conforme con el artículo 458, será el valor comercial de los bienes.
De tal manera que si los bienes tomados del inventario por el responsable, con la finalidad de ser utilizados como muestras gratuitas, promoción de ventas, propaganda, etc., se hallan sujetos al impuesto, se debe liquidar y pagar el gravamen correspondiente, siendo de cargo del responsable el valor total del impuesto generado.
Por tratarse de artículos dados en obsequio y asumir el responsable el impuesto en su integridad, no puede éste afectar nuevamente la cuenta IVA, llevando como descuento el valor correspondiente al gravamen causado en la adquisición del bien, pues dicho valor fue solicitado en el momento en que el producto fue adquirido.
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE EN OPERACIONES REALIZADAS POR INTERMEDIARIOS.
CAUSACIÓN EN LA VENTA DE BIENES.
BASE GRAVABLE MÍNIMA.
7. BASE GRAVABLE PARA INTERMEDIARIOS
Según el artículo 420 del Estatuto Tributario, el impuesto sobre las ventas recae sobre la venta e importación de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidos expresamente, así como sobre la prestación de servicios en el territorio nacional y la realización de operaciones de suerte y azar.
En cuanto al contrato de comisión (artículo 1287 del Código de Comercio), si se trata de comercialización de bienes, es necesario tener presente lo dispuesto en el artículo 438 ibidem, el cual se refiere a la causación del impuesto sobre las ventas en las comisiones percibidas por intermediarios en la comercialización de bienes según se trate de ventas por cuenta de terceros a nombre propio o ventas por cuenta y a nombre de terceros en las que una parte del valor de la operación corresponda al intermediario, (incisos 1 y 2); la base gravable para el intermediario será el valor total de la venta y para el tercero por cuya cuenta se vende, será este mismo valor disminuido en la parte que le corresponda al intermediario. (Art. 455 del Estatuto Tributario).
En las ventas de activos fijos realizadas habitualmente por cuenta y a nombre de terceros, la base gravable estará conformada por la parte del valor de la operación que le corresponda al intermediario, más la comisión, honorarios y demás emolumentos a que tenga derecho por razón del negocio. En este evento la base gravable mínima en ningún caso será inferior al tres por ciento (3%) del precio de venta. Cuando se trate de automotores producidos o ensamblados en el país que tengan un año o menos de salida de fabrica o un año o menos de nacionalizados, la base gravable no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del precio de venta. (Art. 457 del E.T.).
De manera que las comisiones percibidas, aunque provenientes del exterior, si corresponden a una de las previsiones señaladas, se encontrarán sujetas al impuesto sobre las ventas, en los términos y condiciones antes indicados. De otro modo, si no se trata de comercialización de bienes, las comisiones pueden originarse en la prestación de servicios, y en tal caso debe tenerse presente que la prestación de éstos también es un hecho generador del impuesto a las ventas, salvo que se trate de los expresamente excluidos del gravamen.
Por último, es del caso observar que los servicios de intermediación prestados por las entidades financieras, que dan lugar a una comisión, se encuentran sujetos al impuesto sobre las ventas, y que las comisiones excluidas de este impuesto son las señaladas en el numeral 3º. del artículo 476 del Estatuto Tributario.
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE EN LA VENTA DE VEHÍCULOS USADOS. TARIFA GENERAL.
8. BASE GRAVABLE EN LA VENTA DE VEHÍCULOS USADOS.
El parágrafo primero del artículo 420 del Estatuto Tributario señala:
«Hechos sobre los cuales recae el impuesto: …
Parágrafo.- El impuesto no se aplicará a las ventas de activos fijos, salvo que se trate de las excepciones previstas para los automotores y demás activos fijos que se vendan habitualmente a nombre y por cuenta de terceros y para los aerodinos.»
A su vez, el artículo 97 de la Ley 488 de 1998 que adicionó el Estatuto Tributario con el artículo 457-1 prescribe:
“En el caso de la venta de vehículos usados adquiridos de propietarios para quienes los mismos constituían activos fijos, la base gravable estará conformada por la diferencia entre el valor total de la operación, determinado de acuerdo con lo previsto en el artículo 447 de este Estatuto, y el precio de compra.
Parágrafo. Cuando se trate de automotores que tengan más de cuatro (4) años de salida de fábrica o de nacionalización, se aplicará la tarifa general del impuesto sobre las ventas.»
Faltaba una norma que estableciera la base gravable sobre operaciones de comerciantes que adquieren activos fijos de terceros y los comercializan, aunque ya no sea ésta otra forma de intermediación comercial propiamente hablando. En efecto, en las circunstancias que caracterizan estas operaciones y teniendo en cuenta lo regulado en los casos de los artículos antes referenciados, era importante establecer claramente una base gravable para liquidar el impuesto por parte de estos comerciantes que por la comercialización específica no tienen impuesto descontable.
Igualmente era importante fijar la tarifa del impuesto respecto de vehículos automotores, que tienen tarifas especiales, tomando en cuenta las características y la destinación del vehículo, pero que al ser objeto de reventa por el comerciante, que los adquirió excluidos del IVA por tratarse de compra de bienes que eran activos fijos del vendedor, ya no deberían soportar las tarifas del impuesto fijadas para los vehículos según su destinación y características, puesto que no se da entonces impuesto descontable, y en cierta forma deja de aplicarse el sistema del impuesto sobre el valor agregado.
El artículo 457-1 vino a satisfacer la regulación requerida para los efectos señalados y dentro de las circunstancias aludidas; así se sigue claramente de los antecedentes de la norma y de la intervención de las empresas concesionarias de vehículos al efecto.
Este tratamiento no es aplicable a las ventas de automotores como salvamento cuya base gravable se determina de conformidad con el parágrafo 2 del artìculo 457-1 adicionado por la Ley 788 de 200.
DESCRIPTORES: BASES GRAVABLES ESPECIALES EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
9. ALGUNAS BASES GRAVABLES ESPECIALES EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Salvo las normas especiales consagradas en el Estatuto Tributario para algunos servicios, y conforme con lo señalado en el artículo 447 del Estatuto Tributario, la base gravable en la prestación de servicios será en cada operación, el valor de la remuneración que perciba el responsable por el servicio prestado, independientemente de su denominación.
DESCRIPTORES: SERVICIOS GRAVADOS. BASE GRAVABLE EN EL CONTRATO DE CONSTRUCCIÓN.
9.1. CONTRATO DE CONSTRUCCIÓN
Si el objeto del contrato es la construcción de un inmueble, la base para liquidar el IVA ha sido fijada en forma especial por el artículo 3 del Decreto 1372 de 1992: «En los contratos de construcción de bien inmueble, el impuesto sobre las ventas se genera sobre la parte de los ingresos correspondiente a los honorarios obtenidos por el constructor. Cuando no se pacten honorarios, el impuesto se causará sobre la remuneración del servicio que corresponda a la utilidad del constructor. Para estos efectos, en el respectivo contrato se señalará la parte correspondiente a los honorarios o utilidad, la cual en ningún caso podrá ser inferior a la que comercialmente corresponde a contratos iguales o similares /…/”
Esta disposición, es suficientemente clara en cuanto:
a. Establece la base especial para liquidar el IVA por parte del contratista, según se contrate por honorarios, por ejemplo en administración delegada, o a todo costo;
b. Dispone que el IVA pagado por los costos y gastos es mayor valor del costo o del gasto respectivo, esto es mayor valor finalmente de la obra construida;
c. Limita el empleo del IVA descontable para el contratista constructor sólo al correspondiente a sus gastos propios, por ejemplo el IVA por teléfono, papelería, fotocopias y otros gastos de su oficina.
d. Obliga a que dentro del contrato de construcción se exprese o la utilidad que el constructor espera de su contrato o los honorarios pactados, para que quede clara la base gravable del IVA correspondiente al servicio de construcción, para seguridad del propio responsable pero también del contratante que va a ser afectado económicamente con el pago del impuesto.
e. Remite a contratos iguales o similares para establecer la base gravable en caso de no haber sido expresada en el contrato, siempre tomando en consideración el precio comercial según las circunstancias de la obra construida.
Es indudable que una cosa es la construcción de una obra y otra la realización de reparaciones, resanes, pinturas y otras labores que atienden a la conservación de la obra ya construida. Las circunstancias de la obra señalarán si no se trata de labores de mantenimiento sino de nuevas construcciones, por ejemplo ampliaciones o transformaciones, realizadas en inmuebles ya construidos. Es imposible señalar normativamente cada caso particular. Ahora bien, si no se trata de contratos de construcción, propiamente tales, la base gravable se conforma con el valor total del contrato, incluyendo materiales, gastos, mano de obra, etc.
DESCRIPTORES: SERVICIOS GRAVADOS. BASE GRAVABLE EN LOS SERVICIOS FINANCIEROS.
9.2. OPERACIONES CAMBIARIAS
El artículo 486-1 del Estatuto Tributario señala que se trate de operaciones cambiarias, el impuesto será determinado por los intermediarios del mercado cambiario y por quienes compran y vendan divisas, de acuerdo a lo previsto en la normas cambiarias.
La base gravable se establece tomando la diferencia entre la tasa de venta de divisas de cada operación en la fecha en que se realiza la transacción y la tasa promedio ponderada de compra del respectivo responsable en el último día hábil anterior en que haya realizado compra de divisas.
El Decreto 100 de enero de 2003 estableció el mecanismo para señalar la tasa promedio ponderada de compra de divisas.
Para efecto de determinar el impuesto sobre las ventas, se entiende por:
OPERACION EN EFECTIVO: Las efectuadas mediante la recepción o entrega de divisas en billete y/o moneda metálica.
OPERACIONES EN CHEQUE: Las realizadas a través de la recepción o entrega de dividas con este título valor.
OPERACIONES MEDIANTE TRANSFERENCIA ELECTRONICA O GIRO: Son las efectuadas por la recepción o entrega de divisas a través de instrumentos diferentes a efectivo o cheque.
El artículo segundo del citado Decreto contiene la fórmula que establece la tasa promedio ponderada de compra de divisas para las operaciones de forward y futuros.
La base gravable para este tipo de operaciones se determina tomando la diferencia entre la tasa de venta de las divisas de cada operación en la fecha en que se realice la transacción y la tasa de compra establecida en el artículo 3 del Decreto 100 de 2003.
DESCRIPTORES: SERVICIOS GRAVADOS. BASE GRAVABLE EN EL SERVICIO DE TELEFONOS.
9.3. SERVICIO DE TELEFONOS
En la exposición de motivos con que el Gobierno presentó el proyectoque se convertiría en la Ley 488 de 1998, en relación con la disposición contenida en el articulo 55 de dicha Ley (nuevo texto del articulo 462 del Estatuto Tributario), se dijo que la razón de la modificación de la base gravable en el servicio telefónico era buscar que dicha base fuera la totalidad de la factura y no únicamente el cargo fijo y las marcaciones, porque se estaban ignorando la cantidad de servicios de valor agregado que existen y que se han quedado por fuera de la legislación.
Inicialmente con respecto a este servicio, la base gravable aplicable estaba prevista en el articulo 462 del Estatuto Tributario según el cual « En el caso de los servicios de teléfonos la base gravable está constituida por el valor del cargo fijo y los impulsos’ luego no era aplicable lo previsto en el artículo 447 ib, ya que solo con la expedición de la Ley 488 de 1998, vino a establecerse en su articulo 55 que la base gravable en el servicio telefónico es la general, contemplada en el artículo 447 del Estatuto Tributario.
En esta forma, independientemente de que los cargos por conexión constituyan bienes o derechos, forman parte integrante de la base gravable del servicio telefónico y se encuentran gravados con el impuesto sobre las ventas (IVA).
Los cargos por aportes de conexión fiscalmente se entienden integrados o incorporados a la prestación del servicio y además forman parte de la base gravable para la liquidación del impuesto sobre las ventas en el servicio de teléfonos.
DESCRIPTORES: SERVICIOS GRAVADOS. BASE GRAVABLE EN EL SERVICIO DE TELÉFONOS. HECHO GENERADOR EN LA PRESTACION DE SERVICIOS- TERRITORIALIDAD
9.4. SERVICIOS EJECUTADOS EN EL EXTERIOR QUE SE ENTIENDEN PRESTADOS EN COLOMBIA
Por regla general la base gravable en la prestación de servicios está conformada por el valor total de la operación y sobre ella debe aplicarse el impuesto sobre las ventas. Adicionalmente para determinar si un servicio se entiende prestado en Colombia y está sujeto al impuesto sobre las ventas, el Estatuto Tributario se rige por el principio de territorialidad.
Para efectos de la territorialidad del impuesto en la prestación de servicios, el parágrafo 3 del artículo 420 del Estatuto Tributario suministra varias reglas. Entre ellas, señala en el numeral 3:
« 3. Los siguientes servicios ejecutados desde el exterior a favor de usuarios o destinatarios ubicados en el territorio nacional, se entienden prestados en Colombia, y por consiguiente causan el impuesto sobre las ventas según las reglas generales:
a. Las licencias y autorizaciones para el uso y explotación, a cualquier título, de bienes incorporales o intangibles.»
Como puede observarse, el licenciamiento de un software por una empresa del y desde el exterior, a un contratante ubicado en Colombia, es tomado por el legislador como prestación de un servicio gravado con el impuesto sobre las ventas en Colombia. Ahora bien, las labores requeridas para la adecuación del software a las circunstancias del contratante, esto es, su implementación de conformidad con las necesidades del contrato que constituye la denominada «personalización» del software, para efectos del impuesto sobre las ventas debe entenderse como un solo servicio cobijado por el contrato de licenciamiento. En efecto, el contrato versa sobre un licenciamiento específico, adecuado a determinadas características.
Esto aparece tanto más claro cuanto el contrato se refiere a una integridad, conformada también por la instalación, la prueba de funcionamiento, la puesta en marcha y por la capacitación prestada al personal para el uso adecuado del software. De ahí que para este despacho sea suficientemente claro que el servicio de licenciamiento descrito es un todo y la base para la determinación del impuesto sobre las ventas es el valor total de la operación.
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE EN EL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES.
9.5. INMUEBLES EN COMUNIDAD DE BIENES. COARRENDATARIOS DE DISTINTO REGIMEN.
La base gravable para calcular el impuesto sobre las ventas en el servicio gravado de arrendamiento de inmuebles, será el valor de los cánones de arrendamiento de cada inmueble. En los casos de comunidad de bienes debidamente acreditada en el contrato, cuando la parte arrendadora esté conformada por algunos de los comuneros que pertenezcan al régimen común, la base gravable será proporcional a los derechos que los del régimen común detenten sobre el bien. Si el bien común es arrendado por un solo comunero, se tendrá en cuenta la calidad de éste en el impuesto sobre las ventas. De igual forma si actúa como arrendatario.
Si el arrendador o arrendadores no pertenecen al régimen común, el impuesto corresponderá a la retención que a título de impuesto sobre las ventas por concepto de servicio de arrendamiento, debe aplicar el arrendatario responsable del régimen común, es decir, el 75% del impuesto, o el porcentaje que esté legalmente vigente cuando se cause el impuesto.
Si el arrendador pertenece al régimen simplificado y alguno de los coarrendatarios al régimen común, el impuesto corresponderá al porcentaje que por la retención en la fuente a título del IVA está obligado a retener el responsable del régimen común sobre la proporción que le corresponda a él en el arrendamiento.
Si tanto arrendador como arrendatario pertenecen al régimen simplificado, no se causa el impuesto sobre las ventas.
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE EN LAS IMPORTACIONES.
10. BASE GRAVABLE EN LAS IMPORTACIONES.
Conforme con el artículo 459 del Estatuto Tributario, la base gravable sobre la cual se liquida el Impuesto sobre las ventas en el caso de las mercancías importadas, será la misma que se tiene en cuenta para liquidar los derechos de aduana, adicionados con el valor de este gravamen.
Para efectos de establecer la base gravable sobre la cual se liquidan los derechos de aduana debe acudirse a las disposiciones contenidas en el Decreto 2685 de 1999.
El gravamen arancelario, se liquidará sobre el valor de aduanas de la mercancía, resultante de aplicar las normas que rigen la valoración aduanera. Cuando la norma utiliza el término gravamen debe entenderse que alude exclusivamente al gravamen arancelario.
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE
SERVICIOS DE ASEO, VIGILANCIA Y TEMPORALES DE EMPLEO.
11. SERVICIOS DE ASEO, VIGILANCIA Y TEMPORALES DE EMPLEO.
En los servicios de aseo, los servicios de vigilancia aprobados por la Superintendencia de Vigilancia Privada y los servicios temporales de empleo cuando sean prestados por empresas autorizadas por el Ministerio de Protección Social o autoridad competente, la base gravable del impuesto sobre las ventas corresponde a la cláusula AIU (Administración Imprevistos y Utilidad), la cual se determinará respecto de cada contrato como el monto correspondiente a la diferencia entre el valor total del contrato y los costos y gastos directos imputables al mismo, discriminados y comprobables, que correspondan a mano de obra, suministros o insumos, y seguros cuando éstos sean obligatorios.
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE EN LOS JUEGOS DE SUERTE Y AZAR
12. BASE GRAVABLE EN LOS JUEGOS DE SUERTE Y AZAR:
La base gravable está constituida por el valor de la apuesta, del documento, formulario, boleta, billete o instrumento que da derecho a participar en el juego. En el caso de juegos localizados tales como las maquinitas o tragamonedas y similares, se presume que la base gravable mínima diaria está constituida por el valor correspondiente a un salario mínimo diario legal vigente por cada aparato. (Parágrafo 1 del artículo 20 Decreto 522 de 2003)
Es necesario aclarar que este nuevo hecho generador no corresponde a una venta o prestación de un servicio, sino a un derecho a participar en una rifa, juego o evento de los calificados por la ley como de suerte y azar.
Se entiende por billete el impreso o manuscrito que acredita el derecho a la participación en una rifa.
La boleta es una especie de libranza para tomar o cobrar alguna cosa.
Rifa es un juego que consiste en sortear una cosa entre varias personas.
En ningún caso el premio obtenido se afectará con el Impuesto sobre las Ventas.
DESCRIPTORES: BASE GRAVABLE
13. COMERCIALIZACION DE ANIMALES VIVOS
El artículo 468-2 del Estatuto Tributario, dispone que en la comercialización de animales vivos, en ningún caso la base gravable puede ser inferior al valor comercial de dichos bienes.
Debe recordarse que el impuesto sobre las ventas en la comercialización de animales vivos se causa en el momento del sacrificio o procesamiento, en consecuencia la simple comercialización no causa el impuesto.
El artículo 12 del Decreto 522 de 2003, reglamentario de la Ley 788 de 2002, indica que en el evento citado, el Impuesto sobre las Ventas se liquidará sobre el valor de la operación, entiendo como tal el valor comercial en plaza; en el evento en que no sea posible establecer el valor comercial en plaza, para efectos de determinar la base gravable esta no puede ser inferior al valor registrado como costo en la contabilidad del responsable, certificado por el revisor fiscal o contador. (…)
