CONTABILIDAD Y FINANZAS - ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado. Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados.

OBJETIVOS Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.

ADMINSTRACION DE INVENTARIOS Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.

FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:

MINIMIZACIÓN DE LA INVERSIÓN EN INVENTARIOS El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas d producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.

AFRONTANDO LA DEMANDA Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la perdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.

IMPORTANCIA La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos: 1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado. 2. En que momento deberían ordenarse o producirse el inventario. 3. Que artículos del inventario merecen una atención especial. 4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción. Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en le proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas bajo que predomine en le mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena destreza de inventario. La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario: 1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos. 2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada. 3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible. 4. Mantener un nivel adecuado de inventario. 5. Satisfacer rápidamente la demanda. 6. Recurrir a la informática. Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de inventario porque: 1. La demanda no se puede pronosticar con certeza. 2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender. Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al fracaso financiero. En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en le más bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto se podrían minimizar estos costos.

CARACTERÍSTICAS Y ANÁLISIS DEL INVENTARIO Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuales son las etapas que se presentaran en le proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son: Materia Prima Productos en proceso Productos terminados Suministros, repuestos En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación, tienen seguro contra incontinencias, deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería. Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios. Correcta valorización de la moneda empleada para su contabilización. Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada. Naturaleza y liquidez de los inventarios, características y naturaleza del producto, características del mercado, canales de distribución, analizar la evolución y la tendencia.

ADMINISTRACION DEL INVENTARIO

Los inventarios más comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos terminados.

La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera.

También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles.

En procesos de producción continua las materias primas se adquieren con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.

En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado.

En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, mas inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes.

Si embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos básicos: 1) cuantas unidades deberían ordenarse ( o producirse ) en un momento dado?, 2) en qué momento debería ordenarse ( o producirse ) el inventario?, 3) que artículos del inventario merecen una atención especial?, 4) puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventarios?

Los inventarios más comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos terminados. La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera. También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles. En procesos de producción continua las materias primas se adquieren con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario. En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado. En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, más inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes. Si embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos básicos: 1) ¿Cuantas unidades deberían ordenarse (o producirse) en un momento dado? 2) ¿En que momento debería ordenarse (o producirse) el inventario?, 3) ¿Que artículos del inventario merecen una atención especial?, 4) ¿Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos de los inventarios?

II.- COSTOS DEL INVENTARIO

La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al más bajo costo posible.

Costos totales del inventario:

A.- Costos de mantenimiento

Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación ( mermas y desusos ).

Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento

Para su cálculo debemos tomar en cuenta lo siguiente:

Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2

S = unidades que se van a comprar todo el año

N = el número de compras que se hacen

P = precio de compra

C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario.

Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento ( costo de capital * inversión promedio en el inventario ), almacenamientos, seguros, mermas, Estos se suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario ( A*P )

Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería:

CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A

B.- Costos de ordenamiento

Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla ( normalmente son costos fijos independientemente del tamaño de la orden ).

Costo total de ordenar = CTO = F*N

F = costo fijo por orden

N = número de órdenes colocadas en el año.

N puede ser calculada. N = S / 2A

Entonces, también se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera:

Costo total de ordenar = CTO = F * ( S / 2A )

C.- Costos totales del inventario

CTI = CTM + CTO

= ( C * P * A ) + F ( S / 2A )

y si A = Q / 2 entonces

CTI = C * P * ( Q / 2 ) + F * ( S / Q )

COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO: A.- COSTOS DE MANTENIMIENTO Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación (mermas y desusos). Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento Para su cálculo debemos tomar en cuenta lo siguiente: Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2 S = unidades que se van a comprar todo el año N = el número de compras que se hacen P = precio de compra C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario. Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento (costo de capital inversión promedio en el inventario), almacenamientos, seguros, mermas. Estos se suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario ( A*P ) Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería: CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A B.-

COSTOS DE ORDENAMIENTO Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla ( normalmente son costos fijos independientemente del tamaño de la orden ). Costo total de ordenar = CTO = F*N F = costo fijo por orden N = número de órdenes colocadas en el año. N Puede ser calculada. N = S / 2ª Entonces, también se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera: Costo total de ordenar = CTO = F * ( S / 2A ) C.- COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO CTI = CTM + CTO = ( C * P * A ) + F ( S / 2A ) y si A = Q / 2 entonces CTI = C * P * ( Q / 2 ) + F * ( S / Q )

III.- EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONOMICA DE LA ORDEN

a.- La cantidad económica de la orden es la cantidad de inventario óptima, o de costo mínimo, que debería ordenarse

EOQ = 2FS / CP

EOQ = cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá ordenarse

F = costo fijo de colocar y recibir una orden

S = ventas anuales en unidades

C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del valor promedio del inventario

P = precio de compra de los productos, es el precio al que compra la Empresa

b.- Punto de reorden

El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden punto de reorden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal

c.- Mercancías en tránsito

Son los productos que se han pedido pero que aun no llegan y entran al inventario

punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal - mercancía en tránsito

d.- Inventarios de seguridad

Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en las ventas esperadas o demoras en la producción o en el abasto de los productos.

El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario

e.- Descuentos por cantidad

Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas compradas se deben tomar en cuenta dos aspectos: 1.- el costo de mantenimiento del inventario aumentará porque la inversión en el inventario se aumenta, 2.- se tiene un ahorro en los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar mas cantidad

a.- La cantidad económica de la orden es la cantidad de inventario óptimo, o de costo mínimo, que debería ordenarse EOQ = 2FS / CP EOQ = cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá ordenarse F = costo fijo de colocar y recibir una orden S = ventas anuales en unidades C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del valor promedio del inventario P = precio de compra de los productos, es el precio al que compra la Empresa B.-

PUNTO DE REORDEN El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden Punto de reorden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal C.-

MERCANCÍAS EN TRÁNSITO Son los productos que se han pedido pero que aun no llegan y entran al inventario Punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal - mercancía en tránsito D.-

INVENTARIOS DE SEGURIDAD Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en las ventas esperadas o demoras en la producción o en el abasto de los productos. El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario E.-

DESCUENTOS POR CANTIDAD Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas compradas se deben tomar en cuenta dos aspectos: 1.- el costo de mantenimiento del inventario aumentará porque la inversión en el inventario se aumenta, 2.- se tiene un ahorro en los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar mas cantidad

MODELO BÁSICO DE CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDOS Uno de los instrumentos mas elaborados para determinar la cantidad de pedido optimo de una articulo de inventario es le modelo básico de cantidad económica de pedido CEP. Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos "A" de las empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos básicos, 2) Un método grafico, 3) un método analítico.

COSTOS BÁSICOS: Excluyendo el costo real de la mercancía, los costos que origina el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos elementos y características claves.

COSTOS DE PEDIDOS: Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los costos de pedidos se formulan normalmente en términos de unidades monetarias por pedido.

COSTOS DE MANTENIMIENTO DE INVENTARIO: Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artículo de inventario durante un periodo específico. En estos costos se formulan en términos de unidades monetarias por unidad y por periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos.

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.

«Es fácil convertir el dinero efectivo en inventarios, lo difícil es convertir el inventario en dinero en efectivo». Los inventarios son necesarios para el proceso producción - venta, los cuales generan utilidades; así una administración deficiente de inventarios da como resultado un exceso de inventarios, generando una baja de rendimiento sobre el capital invertido, afectando el ciclo de conversión de efectivo. Se deben pronosticar las ventas antes de establecer niveles óptimos de inventarios.

Una de las inversiones y de las cantidades del capital de trabajo más importante de una empresa es el inventario, el administrarlo, esto es, planearlo, organizado, dirigirlo y controlarlo, no es una tarea fácil, sin embargo no es imposible.

Del eficiente y efectivo manejo de este activo, dependen diversas operaciones de la empresa: Abastecimiento, almacén, manufactura, logística y distribución.

Una adecuada administración del inventario nos puede proporcionar:

• Mejorar el servicio a los clientes

• Ahorrar dinero

• Reducir gastos y/o costos

• Utilizar más eficientemente el efectivo

• Mejorar la rentabilidad de la empresa

• Optimizar los recursos invertidos en la empresa

Espacio para almacenar

Este espacio se encuentra determinado por las características de los productos, tales como:

• Los estimados de demanda

• El inventario de seguridad pertinente

• Un factor de crecimiento esperado

• Las dimensiones de volumen

Espacio para otros procesos

Existe la necesidad de reservar espacios para otras actividades, tales como:

• Interfaz con transporte, en puertas de recibos y despachos, teniendo en cuenta el área necesaria para verificar las condiciones de los productos durante la carga y descarga. Esta zona está sujeta al volumen y la frecuencia del flujo de entrada y salida.

• Zona de selección y consolidación de pedidos, donde se lleva a cabo la operación de mayor valor agregado, la cual está sujeta a la complejidad de los pedidos y el nivel de servicio al cliente que se quiera brindar.

• Zona de mantenimiento para los equipos de manipulación de productos.

• Oficinas para el personal administrativo y demás instalaciones para el servicio de quienes laboran en la bodega (baños, casilleros, cafetería, enfermería, etc.)

Características y funciones

Para una adecuada administración del inventario se requiere conocer su naturaleza y las funciones propias del área o departamento a cargo del mismo.

Características del inventario

Los inventarios pueden ser: Materia prima, producto en proceso y producto terminado.

La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa; no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera. También depende del tipo de proceso que se use: Producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles.

-En procesos de producción continua, la materia prima se adquiere con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.

-En procesos de órdenes específicas, la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminado prácticamente se entrega inmediatamente después de su producción.

-En método de producción por proceso de montaje se requiere, en general, más inventarios de productos en proceso que en los sistemas continuos, pero menos que en los procesos por órdenes.

El costo de mantener inventarios es alto, por eso tenerlos en niveles excesivos puede arruinar a la compañía y si faltan pueden reducirse las ventas; habrá que mantenerlos inventarios en niveles de acuerdo a los pronósticos de ventas.

Se debe tener en cuenta:

· Realizar análisis de las partidas que componen el inventario: Materia prima, productos en proceso, productos terminados, suministros, repuestos, materias primas en tránsito. Se deberá analizar cada uno de ellos

· En caso de materia prima: si esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento.

· Obsolescencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste

· Tiempo de rotación

· Tienen seguro contra incontinencias

· Deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería.

· Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios.

· Correcta valorización y la moneda empleada para su contabilización

· Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en proceso y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada.

· Areas involucradas en la administración: ya sea el gerente de producción, gerente de marketing, gerente de ventas o finanzas, etc.

· Conocer como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada.

· Naturaleza y liquidez de los inventarios.

· Características y naturaleza del producto.

· Características del mercado.

· Canales de distribución.

· Analizarla evolución y tendencia

La adecuada administración de inventarios requiere de una estrecha coordinación entre los departamentos de ventas, mercadotecnia, compras, producción y finanzas.

La administración de inventarios se centra en cuatro aspectos básicos:

1 Número de unidades que deberán producirse

2 En qué momento debe producirse el inventario

3 Que artículos del inventario merecen atención especial

4 Como podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos del inventario

El administrador financiero debe decidir sobre la cantidad inventarios que se requiere mantener para la operación, al costo más bajo posible.

Funciones del departamento de planeación y control de inventarios

El departamento de planeación y control de inventarios debe tener las siguientes características y funciones dentro de la organización:

· Revisar y evaluar la solidez y debilidades del sistema de control interno.

· Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.

· Preparar informes periódicos con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas.

· Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

· Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.

· Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.

· Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

· Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente, modificando los kárdex y las cuentas correspondientes.

· Revisar que exista un completo sistema de costos, actualizado y adecuado a las condiciones de la compañía.

· Comprobar que las salidas de almacén sean correctamente autorizadas.

· Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.

· Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.

· Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las óptimas.

· Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

· Verificar manualmente si las cantidades en inventarios representan productos, materiales y suministros de propiedad de la empresa y están en existencia, en tránsito, en depósito, en almacenes de terceros, o en consignación.

· Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o mercado, al que sea más bajo, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

· Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados, sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la contabilidad.

· Determinar la existencia de gravámenes por prendas o garantías o por cesión de los inventarios, y en caso afirmativo constatar con terceros si dichos gravámenes aparecen claramente consignados en los estados financieros o en las notas relativas a los mismos.

· Comprobar que los inventarios al cierre del periodo han sido determinados, en cuanto a cantidades, precios, cálculos, y existencia, sobre una base que guarda uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo anterior.

· Realizar una verificación de la existencia de las cotizaciones para la compra de materiales y demás elementos constitutivos del inventario.

· Hacer una verificación de las cifras de los auxiliares con los saldos del mayor para determinar existencia.

Determinantes del nivel de los inventarios

El nivel de inventario de materia prima depende de:

a) Los niveles anticipados de producción

b) La estabilidad de la producción

c) Tiempo de entrega necesario para recibir los pedidos

d) La confiabilidad de los proveedores de materiales

e) La frecuencia de uso

f) La inversión necesaria

g) Las características físicas del inventario

El inventario de producción en proceso depende de:

a) La duración del proceso de producción

b) La naturaleza de proceso.

Las técnicas modernas de ingeniería aceleran el proceso de producción, disminuyendo el tamaño del inventario.

El nivel de inventario de productos terminados depende de:

a) Los niveles de producción

b) Los niveles de venta

c) Las consecuencias de carecer de los productos.

Técnicas para el control de inventario.

Para controlar el inventario, la empresa puede utilizarlas siguientes técnicas:

a) Método de la línea roja

Consiste en dibujar una línea roja en el almacén alrededor del inventario para identificar el nivel de reorden.

b) Método de las gavetas

Utilizado para controlar el nivel de los inventarios manualmente y consiste en almacenarlos en gavetas, desde donde se van sacando, de tal manera que se hace una nueva orden cuando el número de gavetas preestablecidas quedan vacías.

c) Método ABC

Consiste en clasificar el inventario en artículos A, los de mayores costos o importancia, artículos B los de costos o importancia intermedia y artículos C los menos costos o importancia. A mayor costo o importancia de los artículos del inventario, mayor control y recursos deben aplicarse sobre ellos.

d) Técnica de investigación de operaciones

Consiste en establecer el recorrido de materiales, determinando la ruta crítica a través de métodos como el PERT y el CPM, asignándole mayores recursos y atención a los materiales involucrados en ella.

e) Técnica de sistematización

Es un programa que donde se codifican los diferentes artículos del inventario, el cual se carga a la entrada de las mercancías al almacén o bodega, siendo descargadas a su salida, registrando los saldos, que al llegar al nivel mínimo establecido, genera ordenes de envíos a los proveedores, quienes cuentan con terminales del sistema.

f) Técnica electrónica

Muy empleada en los supermercados, almacenes por departamentos y negocios donde se tiene una gran variedad de artículos en el inventario, dificultándose su control manual. Es una técnica con la que al tiempo que se controla la salida no autorizada del inventario, sirve para verificar el saldo y generar información para la preparación de los estados financieros.

Este método consiste en colocar un dispositivo magnético y código de barra a los artículos del inventario, donde se establece su precio y otras características, que al ser registrado en la caja al efectuarse su pago, lo descarga del inventarios y desactiva el dispositivo, para poder pasar por la banda magnética instalada a la salida del almacén; ya que de lo contrario se activa una señal de alarma, que es enviada al departamento de seguridad, indicando que el artículo está saliendo de manera irregular, para que se adelanten los correctivos necesarios.

Costos de la administración del inventario.

La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones a un costo razonable.

En la administración del inventario primero se deben identificar todos los costos implícitos en su compra y mantenimiento. Los costos se dividen en 3 categorías: costos de mantenimiento, costos de orden o pedido, y costos de incurrir en faltantes de inventarios.

a) Costo de mantenimiento (CM).

Los costos de mantenimiento son aquellos en que se incurre desde el momento en que el producto entra a la empresa, hasta que sale de ella, entre los que se tienen: almacenamiento, administración, seguros, depreciación, bodegaje, manejo, obsolescencia, deterioro, vigilancia, costos de oportunidad (financiamiento) e impuestos sobre la propiedad. Estos aumentan en proporción al monto promedio del inventario que se maneja y en promedio equivalen al 25% de la inversión en inventario.

El nivel de inventario depende de la frecuencia con la cual se coloquen las órdenes. Para determinar el costo de mantenimiento se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento, para lo cual debemos tomar en cuenta lo siguiente:

A = Inventario promedio = unidades por orden / 2 = Q/2

S = Unidades que se van a comprar todo el periodo

N = El número de compras que se hacen en el periodo

P = Precio de compra

C = Costo porcentual por el mantenimiento del inventario en el periodo

Para calcular C se debe tener en cuenta que si la empresa utiliza varios productos en su inventario, se consideran los costos correspondientes a cada producto en particular, los cuales se suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario (A*P)

Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería: CM = costo de mantenimiento = C*P*A = C*P*Q/2

b) Costo de ordenamiento (CO)

Estos costos se consideran desde que se solicita el pedido del producto hasta que se recibe en la empresa (normalmente son costos fijos independientemente del tamaño de la orden). Estos costos incluyen comunicación entre oficinas, despacho, embarques, fletes, demoras, pérdidas, daños, deterioros, seguros, aranceles, descargues, recibo y costos administrativos.

El costo de ordenamiento se expresa de la siguiente manera: Costo de ordenamiento = CO = F*N = F * (S /Q)

F = Costo fijo por orden

N = Número de órdenes colocadas en el periodo = S /Q

S = Uso total de inventario en el periodo

Q = Cantidad de artículos en cada pedido

c) Costos de faltante (CF)

Se deben evaluar las consecuencias que para la empresa tiene la carencia del artículo, asignándole un valor. Este costo es difícil de establecer, por lo que poco utilizado en cálculo del costo total del inventario.

d) Costos totales de inventario (CTI)

Es la suma de los diferentes costos del inventario

CTI = CM + CO + CF

= {C*P*A) + F(S/Q) + CF

En la práctica se desprecian los costos de faltantes, entonces se tiene que:

CTI = CM + CO

CTI = C * P * (Q / 2) + F * (S / Q);

2.4.5. Cantidad económica de pedido.

La cantidad económica de pedido es la cantidad de inventario óptimo, o de costo mínimo, que debería ordenarse. La cantidad económica de pedido es la cantidad óptima de mercancía que se debe solicitar en cada orden de tal manera que los costos totales del inventario se minimicen.

La cantidad económica de pedido permite:

1) Pronosticar las ventas perfectamente

2) Distribuir las ventas durante todo el año

3) Recibir las órdenes en el momento en que se esperan.

La cantidad económica de pedido se calcula de la siguiente forma:

CEP =

CEP = Cantidad económica de pedido

CO = Costo de ordenamiento

S = Uso total de inventario en el periodo

CM = Costo de mantenimiento por unidad

Visto de otra manera:

QEO=

QEO = Cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá ordenarse.

S = ventas anuales en unidades.

C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del

valor promedio del inventario.

P = precio de compra de los productos.

Como la inversión promedio en inventarios depende de la frecuencia de colocar las órdenes y del tamaño de cada orden; los costos de mantenimiento aumentan cuando el tamaño de la orden aumenta, pero disminuyen los costos de ordenamiento.

El punto donde el costo total del inventario se minimiza es la cantidad económica de pedido, la cual determina el nivel óptimo de inventario promedio.

Ejemplo:

Almacenes Alfa quiere saber con que frecuencia debe pedir tostadoras eléctricas. Cada tostadora cuesta US 15, el costo de mantenimiento es de US 5 por unidad y el costo por pedido es de US 10. Alfa espera vender 500 tostadoras al mes. Los costos de faltantes son insignificantes.

S = 500 Unidades CO= 10 CM= 5

CEP = = 45

Construyendo la tabla por cantidades tenemos:

Q Q/2

N

CM

co

CT

15

7.50

33.33

37.50

333.33

370.83

30

15.00

16.67

75.00

166.67

241.67

45

22.50

11.11

112.50

111.11

223.61

60

30.00

8.33

150.00

83.33

233.33

75

37.50

6.67

187.50

66.67

254.17

Teniendo en cuenta el número de pedidos, resulta:

Q

Q/2

N

CM

co

CT

500.00

250.00

1

1250.00

10.00

1260.00

100.00

50.00

5

250.00

50.00

300.00

50.00

25.00

10

125.00

100.00

225.00

45.00

22.50

11.11

112.50

111.11

223.61

33,33

16.67

15

85.00

150.00

235.00

25.00

12.50

20

62.50

200.00

262.50

Al calcular la cantidad económica de pedido se parte de unos supuestos como son:

♦ Que la demanda es conocida con certeza.

♦ Que las ventas se efectúan uniformemente durante el periodo.

♦ Que los inventarios se recargan instantáneamente.

♦ Que los costos no varían durante el periodo

Como los anteriores supuestos no son necesariamente ciertos, se requiere adicionar unidades de inventarios de seguridad a la cantidad económica de pedido, para cubrir aumentos inesperados en la demanda o demoras en la llegada de los pedidos.

Inventario de seguridad

Inventario de seguridad, es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en los niveles de ventas, las demoras de producción o despacho, el cual genera costos.

El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario

El inventario de seguridad aumenta con:

1) La incertidumbre de la demanda pronosticada

2) Con los costos porfaltantes de inventarios

3) Con la probabilidad de que ocurran demoras.

Punto de reorden

Es la cantidad de mercancías necesarias para cubrir los requerimientos durante el periodo que transcurre entre la solicitud de un pedido y su llegada al almacén. Cuando el saldo de los inventarios llega al punto de re orden, se debe hacer la nueva solicitud de inventarios

Antes de definir el inventario de seguridad, es necesario considerar el punto de reorden y por lo tanto al hacerse un nuevo pedido deben quedar en existencias las unidades de inventarios correspondientes al punto de re orden y al inventario de seguridad.

El punto de re orden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden

Punto de re orden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal

Punto de re orden = plazo de tiempo X el consumo del periodo

Mercancías en tránsito

Son los bienes que han sido ordenados pero que aún no se reciben ni entran al inventario. Para evitar los problemas se deduce la mercancía en tránsito cuando se calcula el punto de reorden.

Punto de re orden = plazo de tiempo X consumo del periodo - mercancía en tránsito.

Descuentos por cantidad

Efectos de la inflación sobre la cantidad económica de pedido

A medida que aumentan los costos de fletes y embarques, el costo de ordenamiento aumenta rápidamente, los precios de compra también pueden aumentar abruptamente. Se pueden sobrecargar los inventarios, aprovechando las oportunidades para abastecerse antes de que ocurran incrementos en los precios.

Adicionalmente el constante incremento en los precios, hace necesario re calcular la cantidad económica de pedido a medida que esto ocurra.

Valoración del inventario.

Comprender el concepto, características y los fundamentos de los sistemas de valoración de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo.

El administrador financiero debe tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional.

Sistema de inventario periódico

Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías con la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea el caso.

• Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.

• Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.

Sistema de inventario permanente

Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, por que los movimientos de compra y venta de mercancías se registran directamente en el momento de realizar la transacción a su precio de costo. Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar de mercancías denominado «Kárdex», en el cual se registra cada artículo que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo dan como resultado el saldo final de mercancías. Las empresas que estén por ley obligadas a presentar declaración tributaria, deben utilizar el sistema de inventario permanente

Los inventarios de mercancías constituyen todas las existencias a precio de costo con los cuales la empresa produce bienes o comercializa sus productos terminados.

Métodos para la valoración de inventarios

Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la producción con su respectivo nivel de ventas. Se utilizan los siguientes métodos para valorar los inventarios:

1. Valoración por identificación específica

En las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales, pero cada una de ellos se distingue de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y un costo determinado, los automóviles son un claro ejemplo de este tipo de valoración, ya que estos aunque aparentemente idénticos, se diferencian por su color, número de motor, serie, modelo etc.

2. Valoración a costo estándar

Este método facilita el manejo del auxiliar de mercancías «Kárdex» por cuanto sólo requiere llevarse en cantidades por unidades homogéneas:

3. Valoración a precio de costo

Valorar el inventario a precio de costo significa que la empresa relaciona las mercancías al precio de adquisición.

Las empresas deben elegir el sistema de valuación que se adapte mejor a sus necesidades y le permita ejercer un control permanente de ellos.

Métodos para la fijación del costo

Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son el promedio ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO, a continuación se presentan sus fundamentos y un ejemplo de su aplicación:

1. Método del promedio ponderado

Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios.

Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se toma el valor de la mercancía del inventario inicial y se le suman las compras del periodo después se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial más las compradas en el periodo. Las existencias se valoran al precio promedio de adquisición.

2. Método PEPS o FIFO

Primeras entradas, primeras salidas, del inglés FIFO (First In First Out) las existencias se valoran a los últimos precios de adquisición

Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que se venden.

4. Método UEPS o UFO

Ultimas entradas, primeras salidas, del inglés LIFO (Last In First Out) las existencias se valoran a los primeros precios de adquisición.

Este método tiene como base que la última existencia en entrares la primera en salir. Esto es que los últimos adquiridos son los primeros que se venden.

5. MÉTODO DE IDENTIFICACIÓN ESPECÍFICA

Este método es apropiado para empresas cuyo inventario consta de mercancías idénticas, cada artículo en existencia se diferencia de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y tiene un costo determinado.

En el inventario debe relacionarse por separado, cada uno de sus datos y el valor correspondiente a la factura de compra.

6. MÉTODO RETAIL

Este método consiste en manejar las mercancías a precio de venta. Es de uso corriente en los negocios de venta al detal en grandes volúmenes como en cadenas de almacenes, ferretería, droguerías y negocios similares, dada la gran variedad y cantidad de artículos de los inventarios.

Este método se basa en el supuesto de que la relación entre la mercancía disponible para la venta y el precio al detal de las mercancías se determina al momento de la compra. El retail permite el uso de kardex, sin valoración, únicamente se controla por unidades. Se manejan las mercancías por lotes, divisiones o referencias, a precios de venta, clasificadas de acuerdo con los márgenes de utilidad líquida sobre el costo o el margen de utilidad bruta deseada. El precio de venta debe marcarse en cada artículo y la etiqueta puede contener la calve del factor del costo.

El factor de costo se calcula mediante la relación entre mercancía disponible para la venta al costo y la mercancía disponible para la venta a precio al detal.

Factor = Mercancía disponible para la venta al costo (inventario inicial + compras - devoluciones en compras)

Mercancías disponibles para la venta a precio de detal

Valor inventario final = Cantidad existente X precio de venta al detal X factor de costo

150.000+600.000-75.000 = 675.000 = 0.75X100 = 75%

50 unidades por $18.000 c/u 900.000

Valor inventario final = 17 unidades X $20.000 c/u X 75% = $255.000

El artículo 72 de la ley 223 de 1995, manifiesta que la DIAN acepta el método de valoración retail el cual supone que la tasa de utilidad bruta sobre las ventas es uniforme y por tanto la relación entre el costo de ventas y los ingresos por ventas también corresponden a un porcentaje uniforme. El costo de ventas resultara de multiplicar las ventas por un determinado porcentaje.

Este método es ventajoso porque proporciona cifras de inventario para la elaboración de informes intermedios además ayuda a detectar faltantes en el inventario.

CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

1. Separación de funciones, compra, recibo, almacenamiento y entrega de mercancías.

2. Diseño de controles físicos para salvaguardar los inventarios de robo, daño, contaminación, perdidas, mermas, retiros de empleados no autorizados.

3. Realizar inventarios físicos perioditos que detecten diferencias entre existencias y libros.

4. Ejercer control adecuado sobre las existencias que faciliten decisiones administrativas sobre el nivel de los inventarios.

5. Diseño de controles contables que permitan establecer las cantidades, recibidas en existencias y vendidas.

6. Análisis periódico de los mínimos y máximos de existencias para el mantenimiento de los controles adecuados.

7. Controles por medio de kardex u otro procedimiento para verificar las existencias físicas en unidades y valores.

8. Suscribir pólizas de manejo de responsabilidades para el manejo de inventarios.

9. Verificación de condiciones ambientales en los lugares de almacenamiento para evitar evaporaciones, mermas o deterioro de las mercancías.

10.Implementar medidas de seguridad como rejas, chapas, candados, extintores, alarmas en los sitios de almacenamiento y conservación.

11.Para entrega y retiro de mercancías, lo mismo que las bajas debe existir un proceso previo de autorización para las personas autorizadas.

12.Prenumeración de documentos como herramienta importante de control de inventarios.

TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

Se aconseja ejecutar inventarios físicos para verificar la correspondencia entre el valor en libros y el conteo, esto ayuda a detectar mermas, deterioros, daños, malos manejos, robos, etc. El conteo o toma física es un conteo organizado de existencias a la fecha de cierre, en horas no hábiles o fines de semana de tal forma que el recibo de existencias no interfiera con la exactitud del conteo. Se debe efectuar una valoración para determinar el valor del inventario.

ETAPAS PARA LA REALIZACIÓN DEL CONTEO FÍSICO

Planeación: (Dificultades, recurso humano, funciones de cada persona, observadores. Ejecución

MÉTODOS DE CONTEO FÍSICO

1. División del personal en grupos de 2 personas bajo la coordinación de un supervisor por grupo o para cada determinado número de equipos, cada uno cuenta las mercancías por referencia y Las dicta al otro miembro del equipo para que efectúe el registro.

2. En otros casos utilizan grabadoras o equipos portátiles de cómputo para anotar las cantidades contadas.

3. Doble conteo de los artículos por grupos de personas, en caso de diferencias el supervisor efectuara un reconteo y tomara las decisiones del caso.

4. Independiente que el conteo sea único o doble, su exactitud debe comprobarse mediante reconteos aleatorios que realice el supervisor en hojas de reconteo selectivo y analizando el informe del observador.

5. Debe tenerse claridad sobre las mercancías que hacen parte del inventario, por ejemplo excluir las recibidas en consignación, e incluir las dadas en consignación, no incluir las mercancías despachadas por el proveedor y aun no recibidas (transito) y las mercancías físicos recibidas aunque no se haya recibido la factura, Ali como tan bien las mercancías pedidas por los clientes y aun no despachadas. Se excluirán las mercancías ya facturadas y no despachadas.