El administrador financiero debe llevar a cabo una labor de coordinación general de la empresa, ya que al buscar y alcanzar el cumplimiento del objetivo básico de cada área, se logra el objetivo financiero básico.
Las principales funciones que debe realizar el administrador financiero se pueden resumir en tres:
ü Planeación de los recursos necesarios.
ü Obtención de esos recursos.
ü Manejo adecuado de ellos.
Las decisiones financieras básicas del administrador son de tres tipos:
ü Decisiones de inversión.
ü Decisiones de financiación.
ü Decisiones de distribución de utilidades (dividendos)
El administrador financiero cuenta con una serie de herramientas tales como: El análisis financiero, los presupuestos, el flujo de caja, las matemáticas financieras, las técnicas de administración de activos y pasivos, el estado de fuentes y aplicación de fondos y la contabilidad administrativa, entre otros.
El administrador financiero, requiere unos funcionarios de conformidad su tamaño, los cuales pueden ser:
· Economista: para los pronósticos económicos.
· Contador: para la preparación de la información financiera.
· Analista de finanzas: para la auditoría interna.
· Cajero general: para la entrada y salida de efectivo.
· Director del proyecto: para la formulación, evaluación y ejecución de proyectos.
· Especialista en banca y valores: para el trámite de créditos, inversiones etc.
· Especialista en tributación: para el manejo de los impuestos.
· Otros: dependiendo de los requerimientos de la empresa.
EXTENCION Y NATURALEZA DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA
La administración financiera es aplicable en diferentes áreas económicas como:
1. Mercado de dinero y mercado de capital, como:
ü Instituciones financieras: Bancos, instituciones de crédito, seguros y ahorros.
ü Instrumentos financieros
ü Hipotecas
ü Bonos
ü Certificados
2. Inversiones: casas de bolsa, fondos mutualistas, compañías de seguros, consultaría financiera, ventas, análisis de valores e inversiones.
3. Administración:
ü Empresas industriales
ü Empresas comerciales
ü Empresas de servicios
ü Organizaciones sin ánimo de lucro
ü Administración publica
Razones financieras aplicables a la administración financiera
Las razones financieras en la empresa surgen de los estados y reportes financieros:
üEstado de resultados
üEstado de posición financiera
üEstado de utilidades retenidas
üEstado de flujo de efectivo
Entre estas razones se destacan:
ü Liquidez
1. Circulante: Activo circulante – Pasivo circulante
2. Rápida: Activo circulante – Inventarios – Pasivo circulante
ü Administración de la deuda (apalancamiento)
1. Deudas totales
2. Activos totales
ü Rentabilidad o utilidad (margen)
· Utilidad/ventas: Utilidad neta
Ventas
· Rendimientos/Activos totales = Utilidad neta
Activos totales
· Rendimiento/Capital Contable = Utilidad neta
Capital contable
ü Administración de activos (actividades)
· Rotación de activos (actividad) = Ventas
Inventarios
· Días de venta = Cuentas por cobrar
Ventas anuales/360
· Rotación de Activos fijos = Ventas
Activos Fijos
· Rotación de Activos= Ventas
Activos totales
Usos y limitaciones del análisis de las razones financieras
Normalmente es utilizado por:
1. Administradores: Para analizar, controlar y mejorar las operaciones de la empresa.
2. Analistas de crédito: Para investigar la capacidad de las empresas para pagar sus deudas.
3. Analistas de valores: Se interesan en la eficiencia y proyectos de crecimiento de las empresas y su capacidad para cumplir con las obligaciones y sus intereses.
Problemas potenciales que pueden presentarse en el análisis de las razones
1. Es difícil desarrollar un conjunto de promedios de la industria.
2. Las empresas desean ser mejores que el promedio
3. Distorsión por la inflación
4. Factores estacionales o cíclicos
5. Técnicas de maquillaje
6. Prácticas contables de diferentes maneras
7. Razón financiera buena o mala
8. Efectos netos de conjuntos de razones
Relaciones de costeo de volumen y utilidad
Tienen que ver con:
· Planeación financiera – Proyección de ventas, las utilidades y los activos tomando como base las estrategias alternativas de producción y mercadotecnia, así como decidir como son satisfechos los requerimientos financieros pronosticados.
· Control financiero – Fase en la cual se implantan los planes financieros. El control trata del proceso de retroalimentación y ajuste que se requiere para garantizar que se sigan los planes y la oportuna modificación de los mismos debido a cambios imprevistos en el medio ambiente operativo.
· Presupuesto – Es un plan que establece los gastos proyectados para cierta actividad y explica de donde provendrán los fondos requeridos. Datos financieros que se componen del desempeño real.
Pronostico Financiero
AL hacer pronóstico financiero se debe tener en cuenta:
- Los fondos adicionales necesarios. Aquellos fondos que una empresa debe obtener externamente a través de la solicitud de préstamo o mediante la venta de nuevas acciones comunes o preferentes.
- Los fondos espontáneos generados. Aquellos fondos que se obtienen automáticamente a través de transacciones rutinarias de negocios.
- La retroalimentación del financiamiento. Aquellos efectos que se producen sobre el estado de resultados y sobre el balance general como consecuencia de las operaciones ejecutadas para financiar los incrementos en activos.
Presupuesto de efectivo.
Programa que muestra los flujos proyectados de efectivo (entradas, salidas, y saldos) de una empresa a lo largo de un periodo de tiempo determinado. Teniendo en cuenta:
El saldo del efectivo fijado como meta: saldo de efectivo deseado que una empresa planea mantener con la finalidad de realizar operaciones de negocios.
El sistema Dupont análisis financiero: elaboración de análisis integral de las razones de rotación y de margen de utilidad sobre ventas y muestra la forma en que diversas razones interactúan entre sí para determinar la tasa de rendimientos sobre activos.
Control de rendimientos sobre activos (CRA): el uso del sistema de análisis Dupont para el ejercicio del control divisional de empresas multidivisionales. El uso del control del CRA tienen en cuenta:
1. Depreciacion
2. Valor en libro de los activos
3. Fijación de precios de transferencia
4. Pérdidas de tiempo
5. Condiciones de la industria
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA
Los objetivos organizacionales son utilizados por los administradores financieros como criterio de decisión en la gestión financiera. Ello implica que lo que es relevante no es el objeto global de la empresa, sino un criterio operacionalmente útil, mediante el cual se puedan juzgar un conjunto especifico de decisiones.
La maximización de beneficios como criterio de decisión
La racionalidad detrás de la maximización del beneficio como una guía para la toma de decisiones financieras es simple. El beneficio es un examen de deficiencia económica que facilita un referente para juzgar el rendimiento económico y además conduce a una eficiente asignación de recursos, cuando estos tienden a ser dirigidos a usos que son los más deseables de rentabilidad.
La gestión financiera está dirigida hacia la utilización eficiente de un recurso económico: el capital. Por ello se argumenta que la maximización de la rentabilidad debería servir como criterio básico para las decisiones de gestión financiera.
Sin embargo, el criterio de maximización del beneficio ha sido cuestionado y criticado en base de la dificultad de su aplicación en las situaciones del mundo real. Las principales razones de esta crítica son las siguientes:
Ambigüedad fundamental
Los estudios del tema argumentan que el beneficio puede ser a corto plazo o a largo plazo; puede ser beneficio total o ratio de beneficio; antes o después de impuestos; puede estar en relación con el capital utilizado, total activos o capital de los accionistas, etc. Si la maximización del beneficio es el objetivo, surge de la cuestión de cuál de esas variantes de beneficio debería tratar de maximizar una empresa. Obviamente, una expresión imprecisa como el beneficio no puede constituir la base de una gestión financiera operativa.
Periodicidad de los beneficios
Una objeción técnica importante a la maximización del beneficio, como una guía para la toma de decisiones financieras, es que ignora las diferencias de beneficios recibidos en diferentes periodos derivados de propuestas de inversión o cursos de acción. Es decir, la decisión es adoptada sobre el total de beneficios recibidos, con independencia de cuanto se reciben.
Calidad de los beneficios
Probablemente la limitación técnica más importante de la maximización del beneficio, como un objetivo operativo, es que ignora el aspecto de calidad de los beneficios asociada con un curso de acción financiero.
El termino calidad se refiere al grado de certeza con el que se pueden esperar los beneficios. Como regla general, mientras más cierta sea la expectativa de beneficios, mas alta será la calidad de los mismos. Inversamente, mientras más baja será la calidad de los beneficios, pues implicaran riesgos para los inversores.
Desventajas frente a los objetivos organizacionales
El criterio de maximización del beneficio es inapropiado e inadecuado como objetivo operativo de las decisiones de inversión, financiación y dividendos de una empresa.
No es solo vago y ambiguo, sino que también ignora dos importantes dimensiones del análisis financiero: el riesgo y el valor en el tiempo del dinero.
La alternativa a la maximización del beneficio es la maximización de la riqueza, que cumple con las tres condiciones anteriores.
La maximización de la riqueza como criterio de decisión
el valor de un activo debería verse en términos del beneficio que puede producir, debe ser juzgado en términos del valor de los beneficios que produce menos el coste de llevarlo a cabo; es por ello que al realizar la valoración de una acción financiera en la empresa debe estimarse de forma precisa de los beneficios asociados con él.
Objetivos de la administración financiera frente a los objetivos de los accionistas
Los objetivos de la administración financiera de la empresa deben ser los de alcanzar los objetivos de sus dueños o accionistas. La administración financiera puede tener como objetivo mostrar utilidades, conservar su posición; pero no se trata de satisfacer sus objetivos personales, sino el satisfacer de manera mas amplia a los propietarios, quienes hacen una inversión con el propósito de conseguir unos resultados.
Las utilidades no deben ser el único objetivo de la empresa, ya estas se pueden conseguir en el corto plazo, elevando los precios o disminuyendo los costos en detrimento de la calidad, con resultados funestos en el largo plazo.
La administración financiera de la empresa debe buscar los siguientes objetivos:
Maximizar el capital de los accionistas
Maximizar las utilidades
Maximizar la retribución de la administración
Objetivos de comportamiento
Responsabilidad social
Maximizar el capital de los accionistas
Es una meta obvia de todo inversionista, que asume un riesgo al colocar sus recursos en una empresa, con la expectativa de ver incrementada su inversión. Maximizar utilidades, debe ser un objetivo a largo plazo, ya que estas deben sostenerse en el tiempo. Maximizar la retribución de la administración debe conducirnos a la obtención de los mayores rendimientos a los recursos puestos a la disposición de la administración de la empresa. Los objetivos de comportamiento tienen que ver con que la empresa no es una isla en el medio donde opera, debe interactuar con su entorno y cumplir con las normas del establecimiento.
Responsabilidad social
Tiene relación a que la empresa y su administración financiera tienen obligaciones con la sociedad donde actúan. Ninguna empresa puede ignorar las obligaciones de una ciudadanía responsable, sus utilidades no las puede conseguir en detrimento de la sociedad. La administración no debe ignorar sus responsabilidades sociales como proteger al consumidor, pagar salarios justos a empleados, mantener practicas justas de contratación y condiciones de trabajo seguras, apoyar la educación y preservar el medio ambiente.
Objetivos por áreas
Una de las principales tareas de todo gerente consiste en planear y mantener un medio ambiente interno que conduzca al logro de unos objetivos predeterminados mediante la función de coordinación o sincronización de labores de los diferentes empleados de la empresa, con la finalidad de lograr el objetivo básico financiero.
Es así como en el área de mercadeo el objetivo básico está definido por la satisfacción de las necesidades de los consumidores, complementando con otros objetivos tales como penetración de mercados, metas de ventas, canales de distribución, etc., para lo cual se recurre a la utilización de una serie de herramientas, tales como investigación de mercados, promoción y publicidad, sistemas de distribución y otros. El ejecutivo del área de mercadeo es en ultima instancia el responsable de los ingresos de la empresa.
En el área de producción el objetivo básico es la fabricación de la cantidad óptima de unidades al menor costo posible, con la mejor calidad y en un tiempo especifico, los complementarios son entre otros lograr niveles mínimos de desperdicio, niveles óptimos de eficiencia en maquinaria y mano de obra.
El área de administración de personal busca fundamentalmente alcanzar la satisfacción de las necesidades de los trabajadores, complementando con la capacitación, la recreación, y el bienestar social entre otros del talento humano, recurriendo a herramientas tales como técnicas de motivación, estudios salariales, círculos de calidad y otros. El ejecutivo del área de administración de personal toma de decisiones relacionadas con las políticas de sueldos y salarios.
ENTORNO DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA
La administración de una empresa debe estar enmarcada en el sistema económico y debe ser un esfuerzo unánime de todas las áreas de la empresa.
Medio externo a la empresa
Incluye la situación económica mundial; y nacional, situación del sector, situación política y aspectos legales.
Medio interno de la empresa
Incluye la situación financiera, relaciones laborales, mercadeo y producción.
VISION GLOBAL DE LAS FINANZAS Y EL ANALISIS FINANCIERO
Concepto de finanzas: Es la planeación de los recursos económicos para que su aplicación sea de la forma más óptima posible, además de investigar sobre las fuentes de financiamiento para la captación de recursos cuando la empresa tenga necesidades de los mismos, busca la reducción de la incertidumbre de la inversión, todo esto con la finalidad de obtener las máximas utilidades por acción o la rentabilidad
Objetivos de la empresa:
- Supervivencia y crecimiento del negocio.
- Obtención de utilidades.
- Imagen y prestigio.
- Aceptación social.
- Satisfacción de necesidades colectivas.
- Objetivo principal: es la obtención de utilidades que genera la gestión de negocios.
Ubicación de las finanzas en la empresa:
La administración financiera abarca todas las actividades de la empresa, razón por la cual es necesario hacer un análisis de la dirección de finanzas en un organigrama.
- En una empresa de mediana capacidad económica se encuentra el departamento de finanzas a nivel de jefatura de departamento.
- En una empresa de gran capacidad económica está a nivel de dirección de área, puede estar como:
- Director de finanzas
- Presidente de finanzas
- Vicepresidente de finanzas
Variables microeconómicas y macroeconómicas de la empresa:
Microeconómicas: Son los factores internos que afectan en forma directa a la empresa (comercial, industria o de servicios) y que deben ser consideradas por el administrador financiero de la misma o director de finanzas (cuando se trate de una empresa grande). El estudio de dichos factores le ayudarán al mejor conocimiento de la empresa, así como la evolución de la misma y le permitirán tomar decisiones más aceptadas. Ejemplos son: Estrategias de producción, Estrategias de precios, Políticas de ventas, Políticas de crédito, Normas de exportación, Sueldos y salarios, Seguridad social. Estrategias de financiamiento, Políticas de crecimiento
Macroeconómicas: Se ocupa de la estructura institucional del sistema bancario, de los intermediarios financieros, el tesoro de la nación y las políticas económicas a disposición del gobierno para ser frente y controlar al nivel de actividad económica dentro de la economía del país. Ejemplos son: Consumo, Inversión, Inflación, Captación, Desempleo, Tasa de interés, Petróleo, Servicios, Tipo de cambio, Producto Interno Bruto, Indicadores internacionales
EL OBJETIVO FINANCIERO:
Objetivos de la función financiera:
Maximización del valor de las acciones de la empresa, maximizar el mercado, ver las necesidades de la empresa ya sea a corto o mediano plazo.
Captar los recursos necesarios para la buena marcha de la empresa.
Asignar dichos recursos conforme a los planes y proyectos.
Promover el óptimo aprovechamiento de los recursos.
Disminuir al máximo el riesgo o la incertidumbre de la inversión.
LA FUNCION FINANCIERA Y EL TAMAÑO DEL NEGOCIO:
· El contador; encargado del manejo contable y la preparación de la información financiera-
· El financista: experto en el presupuesto, a quien corresponda la preparación y el control de los presupuestos de la empresa
· El financista – auditor: el cual tiene que ver con la vigilancia y control interno de las operaciones de la empresa
· El financista experto en impuesto: a quien corresponde el manejo de los aspectos tributarios.
· El financista especializado en comercio exterior: el cual se encarga de todo lo que se relaciona con importación, exportaciones, crédito externo etc.
· El financista tesorero; quien se encarga del manejo de los recursos de tesorería y las inversiones de la empresa.
· El financista experto en proyectos: al cual le corresponde prepara y evaluar los proyectos de desarrollo de la compañía.
· El analista financiero: a quien corresponde adecuar la información financiera, analizar dentro de un marco y microeconómico, obtener conclusiones y proponer recomendaciones para que el administrador financiero tenga una base en la toma de decisiones.
EL ANALISTA FINANCIERO
La tarea del analista financiero consiste fundamentalmente en examinar la situación y el comportamiento histórico de una empresa, establecer las causas y obtener conclusiones acerca de las posibles consecuencias, proyectadas en el tiempo.
Este profesional debe reunir ciertas condiciones el cual se destaca:
1. La habilidad investigativa
2. Capacidad analítica
3. Conocimiento de los campos económicos, político monetario y fiscal
ANALISIS FINANCIERO
Es un proceso que comprende la recopilación, interpretación, comparación y estudio de los estados financieros y datos operacionales de un negocio
Sus fines son, entre otros:
c. Calcular las utilidades, pérdidas o ambas, que se estiman obtener en el futuro, a valores actualizados.
e. Establecer una serie de igualdades numéricas que den resultados positivos o negativos respecto a la inversión de que se trate.
A QUIEN INTERESA EL ANALISIS FINANCIERO:
a) la administración de la empresa: el análisis financiero provee a los administradores de herramientas para determinar la fortaleza o debilidad de las finanzas y de las operaciones.
Este administrador deberá conocer lo siguiente acerca de su empresa
- Su capacidad para pagar compromisos de corto y largo plazo
- La rentabilidad de sus operaciones
- El valor real de sus activos
- La naturaleza y característica de sus obligaciones
- La habilidad para obtener sus inversiones
- Su potencial para conseguir nuevos recursos
- La capacidad para soportar cualquier traspié de naturaleza interna o externa
ü Medición de costos
ü Determinación de la eficiencia relativa de las divisiones, departamentos, procesos y producto.
ü Evaluación de los funcionarios del área financiera a quien se ha delegado responsabilidades
ü Determinación de nuevas normas de dirección y procedimiento
ü Evaluación de los sistemas de control interno
ü Establecimiento de futuros planes y procedimiento
ü Ju7stificaciuon de su actuación, ante los inversionistas.
a) Los inversionistas: los dueños del patrimonio estarán especialmente interesados en la rentabilidad a largo plazo y la eficiencia administrativa de la empresa, de tal manera que esto se traduzca en un incremento del valor de la empres
b) Los bancos y acreedores en general: darán un énfasis particular a determinados aspectos, dependiendo del tipo de obligación, especialmente en cuanto a plazo
c) Las cámaras de comercio: toda persona o empresa que ejerza el comercio, en la concepción más amplia de la palabra, debe estar inscrita en la cámara e comercio.
d) Las bolsas de valores: las sociedades inscritas en las bolsas de valores tienen la obligación de enviar, al final de cada periodo, sus estados financieros a la bolsa respectiva.
e) La administración de impuestos: toda empresa está obligada a presentar anualmente su declaración de renta, la cual incluye estados financieros muy detallados.
HERRAMIENTAS DEL ANALISIS
Entendiéndose por herramientas la información que sirve de punto de partida para el estudio, se tiene entre otras las siguientes:
1. Estados financieros básicos suministrados por la empresa
2. Información contable y financiera complementaria
3. Información sobre el mercado, producción y organización
4. Elementos de la administración financiera y las matemáticas financiera
5. Información sectorial y macroeconómica.
ANALISIS INTERNO Y EXTERNO
EL ANALISIS INTERNO SE PRESENTA CUANDO EL ANALISTA TIENE ACCESO A LOS LIBROS REGISTROS DETALLADOS, TANTO FINANCIERO COMO NO FINANCIERO, DE LA COMPAÑÍA
EL ANALISIS EXTERNO OCURRECUANDO NO SE TIENE ACCESO A LA TOTALIDAD DE LA INFOERMACION DISPONIBLE. EN ESTE TIPO DE ANALISIS LOS TROPIEZOS PARA OBTENER LOS DATOS SON MAYORES.
EL AMBITO DEL ANALISIS FINANCIERO:
Toda empresa está enmarcada en un conjunto de hechos y situaciones que conforman su medio ambiente. De igual manera, internamente no se puede desligar la gestión administrativa de la situación financiera. Por eta razón el ámbito del análisis financiero se pueden clasificar en dos grupos>:
a) Aspectos externos a la empresa, entre los cuales se tiene en cuenta la situación económica mundial, la situación económica nacional la situación del sector al cual pertenece al empresa y la situación política y legal
b) Aspectos internos a la empresa a quien es necesario observar entre otros aspectos la organización administrativa, las relaciones laborales, el mercado nacional y de exportación, competencia, cartera, ventas y la producción.
CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE EL ANALISIS ESTRICTAMENTE FINANCIERO
Puesto que el análisis financiero es un medio que ayuda en la toma de decisiones y son diversas las técnicas que el pueda emplearse, es necesario aclarar quien solicita el estudio y con que objetivo, para establecer con precisión que técnicas de análisis han de ser utilizados.
El analista debe utilizar el máximo número de técnicas aplicables en cada caso. Entre mayor sea el numero de instrumentos utilizados, mayor será la exactitud de los resultados. Lo importante es saber relacionar los instrumentos adecuados para cada caso y poderlos combinar para poder lograr un resultado satisfactorio.
LOS ESTADOS FINANCIEROS
NATURALEZA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS:
La disciplina que da origen a los estados financieros es la contabilidad y esta se define como el arte de registrar, clasificar, resumir, e interpretar los datos financieros, con el fin que estos sirvan a los diferentes estamentos interesados en las operaciones de una empresa.
La manera mas lógica comúnmente aceptada de cumplir esta tarea, asignada a la contabilidad, es a través de informes contables denominados estados financieros.
ESTADOS FINANCIEROS
Estos Estados son aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el bien común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su condición, claridad neutralidad y fácil consulta. Son estados de propósito general, los Estados Financieros Básicos y los Estados Financieros Consolidados.
Estados Financieros Básicos
· Balance General: En este estado deben relacionarse los activos pasivos y el patrimonio, con el propósito que al ser reconocidos se pueda determinar razonablemente la situación financiera del ente económico a una fecha dada.
ACTIVOS: representan los bienes y derechos de una empresa.
PASIVOS: representan las obligaciones totales de la empresa en el corto y largo plazo.
PATRIMONIO: representa la participación de los propietarios en el negocio.
· Estado de Resultados: La sumatoria de los ingresos, costos, gastos y la corrección monetaria, debidamente asociados nos debe arrojar los resultados del ejercicio.
· Estado de Cambios en la situación financiera
· Estado de Flujos de Efectivo
Estados Financieros Consolidados
Son todos aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo, de un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa.
PRINCIPIOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
1. Los datos contables deben registrarse en términos de dinero, pero es conveniente presentar información adicional que ilustre los efectos de la inflación en los estados financieros.
2. Toda transacción debe ser contabilizada por partida doble.
3. La empresa es una entidad distinta de sus dueños
4. Se suponen las operaciones de un negocio en marcha
5. Se debe partir del puesto de que los estados financieros son consistentes.
6. Los ingresos se reconocen cuando el proceso dse devengar esta cumplido o virtualmente cumplido y se ha efectuado un intercambio económico.
7. Los ingresos y los gastos deben ser razonablemente equilibrados.
8. Las partidas de balance general están valuadas al costo
9. Se prefiere que los errores por medida tiendan a subestimar las utilidades y activos netos
LIMITACIONES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
· Son informes provisionales
· Representan el trabajo de varias partes de la empresa, con diferentes intereses y , adicionalmente, incluyen el criterio personal en la valuación y presentación de ciertos rubros
· La contabilización de activos y pasivos no considera los efectos de una economía inflacionaria.
· Los estados financieros se preparan para grupos muy diferentes entre si. Esto implica necesariamente ciertas restricciones y ajustes en su presentación.
· Los estados financieros no muestran ciertos factores, que , aunque afecten la situación financiera y los resultados de las operaciones, no pueden expresarse monetariamente.
DIVERSAS FORMAS DEC PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS BASICOS
Como se ha sugerido anteriormente los diversos grupos de personas para los cuales se prepararon los estados financieros están interesados en distintos tipos de información. Es así como en la practica se encuentran diversas presentaciones de los estados financieros, entre las cuales la mas comunes son:
a) Estados financieros comerciales
b) Estados financieros fiscales
c) Estados financieros auditados
d) Estados financieros consolidados
e) Estados financieros históricos
f) Estados financieros presupuestado
CONTABILIDAD
La contabilidad desde la perspectiva del usuario
La información contable es simplemente el medio por el cual se miden y se dan a conocer los eventos económicos. Ya sea que gerencia un negocio, realice inversiones o haga seguimiento a la forma como recibe y utiliza su dinero, usted esta trabajando con conceptos de contabilidad y con la información contable.
Tipos de información contable
Así como hay muchos tipos de decisiones económicas, hay también muchos tipos de información contable. Los términos contabilidad financiera, contabilidad gerencial y contabilidad tributaria se utilizan con frecuencia para describir tres tipos de información contable que son ampliamente utilizados en la comunidad de negocios.
CONTABILIDAD FINANCIERA: Se refiere a la información que describe los recursos, las obligaciones y las actividades financieras de una entidad económica, Los contadores utilizan el término posición financiera para describir los recursos y obligaciones financieras de una entidad en un punto en el tiempo, y el termino resultado de operaciones para describir sus actividades financieras durante el año.
La información contable financiera esta diseñada principalmente para ayudar a los inversionistas y a los acreedores a decidir donde situar los recursos de inversión escasos. Esas decisiones son importantes para la sociedad, ya que determinan que compañías e industrias recibirán los recursos financieros necesarios para el crecimiento y cuales no.
La información contable financiera se utiliza también en las declaraciones del impuesto sobre la renta. De hecho, la información contable financiera se utiliza para tantos propósitos diferentes que con frecuencia se le conoce como información contable de “propósito general”.
CONTABILIDAD DE GERENCIA: La contabilidad de gerencia o gerencial comprende el desarrollo e interpretación de la información contable destinada específicamente a ayudar a la gerencia a manejar el negocio. Los gerentes utilizan esta información al fijar las metas generales de la compañía, al evaluar el desempeño de departamentos e individuos, al decidir sin introducen una nueva línea de productos y al efectuar prácticamente todo tipo de decisiones gerenciales.
Los gerentes y empleados de una compañía necesitan constantemente esa información con el fin de manejar y controlar las operaciones diarias de los negocios.
Gran parte de la información contable de la gerencia es financiera por naturaleza pero ha sido organizada de la forma que se le relaciona directamente con la decisión a la mano. Sin embargo, a menudo la información contable de gerencia incluye evaluaciones de factores no financieros, como son consideraciones políticas y ambientales, calidad del producto, Satisfacción del cliente y productividad del trabajador.
CONTABILIDAD TRIBUTARIA: La preparación de la declaración de impuestos sobre la renta es un campo especializado dentro de la contabilidad. En gran medida, las declaraciones de impuestos están basadas en información contable financiera. Sin embargo, con frecuencia; la información es ajustada o reorganizada conforme a los requerimientos de presentación de informes de impuestos sobre la renta.
El aspecto de mayor desafío de la contabilidad tributaria no es la preparación de una declaración de impuestos sobre la renta, si no la planeación de los impuestos, es decir, anticipar los efectos tributarios de las transacciones de negocios y estructurar estas transacciones de tal forma que minimicen la carga del impuesto sobre la renta.
SISTEMAS CONTABLES
Un sistema contable consta del personal, posprocedimientos, los mecanismos y los registros utilizados por una organización para desarrollar la información contable y para transmitir esta información a quienes toman decisiones. El diseño y las capacidades de estos sistemas varían muchísimo de una organización a otra. Muchos factores afectan la estructura del sistema contable dentro de una organización particular. Entre los más importantes están las necesidades de información contable que tienen la compañía y los recursos disponibles para la operación del sistema.
Al considerar la contabilidad como un sistema de información. La atención se centra en la información que proporciona la contabilidad, los usuarios de la información y el apoyo que brinda la información en las decisiones financieras.
Determinación de las necesidades de información
Los tipos de información contable que debe desarrollar una compañía varían factores tales como el tamaño de las organizaciones, si son de propiedad pública, y la filosofía de la gerencia.
La necesidad de algunos tipos de información contable puede ser dictaminada por la ley. Las leyes federales sobre valores exigen que las compañías de propiedad del público preparen estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Dichos estados se deben presentar a la comisión de Valores y cambios, distribuidos a los accionistas y puestos a disposición del público.
Otro tipo de conformación contable requerida como asunto de necesidad práctica, aunque gran parte de la información contable es claramente esencial par las operaciones del negocio, la gerencia tiene aun muchas opciones sobre el tipo y la cantidad de información contable que desarrollara.
Objetivos de la presentación de informes financieros externos
· el primer objetivo es el mas general debe proporcionar información que sea útil al tomar decisiones de inversión y de crédito. Los inversionistas y acreedores son el foco principal de la presentación de los informes financieros externos puesto que lo que se pretende es satisfacer sus necesidades proporcionando información útil.
· El segundo objetivo y el más específico es proporcionar información que sea útil para evaluar la cantidad, oportunidad e incertidumbre de los flujos futuros.
Funciones básica de un sistema contable
Al desarrollar la información sobre la posición financieras de un negocio y los resultados de sus operaciones, cada sistema contable realiza las siguientes funciones básicas
- Interpreta y registra los efectos de las transacciones de negocios.
- Clasifica los efectos de transacciones similares de tal forma que permita la determinación de los diversos totales y subtotales de utilidad para la gerencia y utilizados en los informes de contabilidad.
- Resume y transmite la información contenida en el sistema a quienes toman decisiones
Las diferencias en los sistemas contables surgen principalmente de tal forma y velocidad con la cual se llevan a cabo estas funciones.
Objetivos de la contabilidad gerencial
Cada empresa tiene metas y objetivos implícitos y explícitos. Muchas empresas tienen una frase de misión y lema que describe sus metas. Estas metas pueden variar ampliamente entre empresas, en un rango que va desde organizaciones sin ánimo de lucro, donde las metas están dirigidas a atender integrantes específicos, hasta organizaciones con ánimo de lucro, cuyas metas están dirigidas a maximizar los objetivos de los propietarios, las empresas diseñan y utilizan sus sistemas de información contable gerencial en tres formas:
- Los sistemas contables de la gerencia asignan autoridad a sus empleados en la toma de decisiones sobre los recursos de la empresa. Los vehículos principales para asignar la autoridad en la toma de decisiones son el proceso de presupuesto y la estructura de responsabilidad contable interna.
- Los sistemas contables gerenciales proporcionan una riqueza de información para sustentar la actividad de toma de decisiones. Regularmente, se producen y distribuyen múltiples informes, algunos como parte de su proceso normal de presentación y otros que han sido elaborados y diseñados especialmente.
- E sistema contable de gerencia se utiliza para evaluar el y premiar el desempeño de la toma de decisiones. Cuando el sistema contable compara el plan o presupuesto con los resultados reales para un periodo, crea una señal acerca del desempeño del empleado responsable de esa parte del presupuesto.
Características de la información contable gerencial
La información contable gerencial, creada y utilizada principalmente pro personas que toman decisiones dentro de la firma, tiene como fin primordial las decisiones de la planificación y control. Debido a que la meta de crear y utilizar información contable gerencial defiere de las razones para producir información financiera reportada externamente.
Importancias de la oportunidad con el fin de planificar y controlar procesos de negocios continuos, la información contable gerencial necesita ser oportuna. El entorno competitivo al que se enfrentan muchas empresas demanda acceso inmediato a la información.
Identidad de una autoridad en la toma de decisiones. La información producida para hacer seguimiento y control de procesos necesita establecer claramente quién tiene la autoridad para tomar decisiones con el fin de corregir los problemas. La presentación de informes sobre información de desecho y repetición de trabajos de empleados de línea sin darles la responsabilidad de arreglar el proceso es contraproducente.
Orientando hacia el futuro. Aunque alguna información contable gere4nciqal, al igual que la información contable financiera, es histórica por naturaleza, el propósito de crearla y generarla es afectar el fututo. El objetivo es motivar a la gerencia a tomar decisiones futuras que sean mejor interés de la empresa, consecuente con sus metas, objetivo y misión.
Medidas de eficiencia y efectividad. La información contable gerencial mide la eficiencia y efectividad del uso de los recursos. Al comparar las medidas de la efectividad y eficiencia de los competidores con los insumos y productos de los recursos de la empresa se puede hacer una evaluación sobre la forma como la gerencia esta logrando la misión de la organización.
Información contable gerencial – un medio. Como sucede con la información financiera, la información contable gerencial es un medio para lograr un fin, no un fine en si mismo. El objetivo último es diseñar y utilizar un sistema contable que ayude a la gerencia a alcanzar las metas y objetivos de la empresa.
El registro de transacciones en forma cronológica en los libros de contablilidad, el proceso de ajustes a las cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y la preparación de los estados financieros se conoce como ciclo contable. Este proceso lo realizan las empresas con el fin de evaluar los resultados de las operaciones para la toma de decisiones.
INFORME DE RESULTADOS DE OPERACIONES
El aspecto más importante de la presentación de informes financieros corporativos, es la determinación de la utilidad periódica. Tanto el precio de mercado de las acciones comunes como el valor de los dividendos en efectivo por acción dependen de las ganancias actuales y futuras de la corporación.
DESARROLLO DE INFORMACION PARA PREDICCION
Los ingresos son medidas del valor de los productos y servicios que se han vendido o que se proporcionan de otra forma a los clientes. Ellos representan los aumentos en los activos de la compañía que resultan de sus actividades dirigidas hacia la obtención de utilidades. Generalmente, los ingresos representan aumentos en el efectivo – bien sea en el momento en que se incluyen en el estado de resultados o en una fecha más temprana o posterior. Por otra parte, los gastos son medidas del costo de producir y de proporcionar los productos y servicios que se venden a los clientes para producir los ingresos de la compañía. Los gastos son medidas del costo de producir y de proporcionar los productos y servicios que se venden a los clientes para producir los ingresos de la compañía. Los gastos representan disminuciones en los activos de la compañía que resultan de sus actividades dirigidas a la obtención de utilidades. Ellos originan generalmente disminuciones en efectivo en el momento en que se incurre o en una fecha anterior o posterior.
Como lo indica esta breve descripción de ingresos y gastos, el estado de resultados proporciona información importante para los inversionistas y acreedores en su deseo de efectuar estimaciones sobre los flujos de efectivos futuros hacia ellos.
INFORME DE RENGLONES POCO USUALES: UNA ILUSTRACION
Para ilustrar la presentación de renglones irregulares en un estado de resultados, suponga que la Corporación Rosas maneja una pequeña cadena de almacenes al detal y dos moteles. Hacia el final del año en curso, la compañía vende los moteles a una cadena hotelera nacional. Adicionalmente, la Corporación Rosas reporta dos “partidas extraordinarias” y cambia el método que utiliza en el cálculo del gasto de deprecian. En la página siguiente se presenta un estado de resultados que ilustra el formato correcto para reportar estos eventos.
OPERACIONES QUE PERMANECEN
La primera sección del estado de resultados sólo contiene los resultados de las actividades de negocios que permanecen –es decir, las tiendas minoristas. Observe que el gasto de impuestos sobre la renta que parece en esta sección ($300,000) se relaciona solamente con las operaciones que permanecen. Los impuestos sobre la renta relacionados con renglones irregulares se muestran separadamente en el estado de resultados como ajuste a los valores de estos renglones.
UTILIDAD PROVENIENTE DE OPERACIONES QUE PERMANECEN
El subtotal utilidad en operaciones que permanecen mide la rentabilidad de las operaciones en actividad continua. Este subtotal debe ser útil para hacer predicciones de las ganancias futras de la compañía. Por ejemplo, si no se predice un cambio significativo en la rentabilidad de sus tiendas minoristas, se esperaría que la Corporación Rosas obtuviera una utilidad neta de $700,000 aproximadamente cada año.
OPCIONES SUSPENDIDAS
Si la gerencia adopta un plan formal para vender o descontinuar un segmento del negocio, los resultados de las operaciones de ese segmento se muestran separadamente en el estado de resultados. Esto permite a los usuarios de los estados financieros evaluar mejor el desempeño de las operaciones permanentes (continua) de la compañía.
En la gerencia adopta un plan formal para vender o descontinuar un segmento del negocio, los resultados se incluyen dos renglones:
(1) El ingreso o pérdida de la operación del segmento anterior a su disposición y
(2) la ganancia o pérdida sobre la disposición del segmento. Observe además que los impuestos sobre la renta relacionados con las operaciones suspendidas se muestran separadamente del gasto de impuestos sobre la renta relacionado con las operaciones de negocios continuadas.
UTIDADES POR ACCION (UPA)
Uso de las estadística contables de uso más generalizado son las utilidades por acción común, cada persona que compra o vende
LA UTILIDAD DE LA INCLUCION COMPLETA
Es un término utilizado para identificar el total de la utilidad más o menos los elementos de otra utilidad de inclusión completa. La utilidad de inclusión completa se puede mostrar a los usuarios de los estados financieros en cualquiera de las formas siguientes:
·Como un segundo estado de resultados. Un estado de resultados muestra los componentes de la utilidad neta ,y el otro, los componentes de la utilidad de inclusión completa, un elemento de los cuales e4s la utilidad completa.
·Como solo estado de resultados que incluye los componentes de la utilidad neta y los componentes de otra utilidad.
Como un elemento en los cambios del patrimonio de accionistas reflejado como una columna en el estado de patrimonio de accionistas.
EFECTOS EN EL EFECTIVO.
Las transacciones entre la corporación y sus propietarios que aumentan o disminuyen el efectivo se presentan en el estado de flujos de efectivo como actividades de financiación.
Los dividendos en acciones y el fraccionamiento de acciones, por otra parte, son transacciones importantes que afectan el patrimonio de acciones de la compañía, pero no el efectivo de la compañía.
Estado de patrimonio de accionistas.
Muchas corporaciones amplían su estado de utilidades retenidas para mostrar los cambios durante el año en estados de patrimonio de accionista, se ilustra en seguida para la corporación línea costera.
Partidas extraordinarias
Es una ganancia o una perdida que es poco usual por naturaleza y no se espera que sea recurrente en el futuro previsible. Por definición, las partidas extraordinarias es la pérdida de una planta de una compañía debido a un terremoto.
Otras ganancias y pérdidas poco usuales.
Algunas transacciones no son típicas de las operaciones normales pero además no satisfacen los criterios para una presentación separada como partidas extraordinarias. Entre esos eventos están las perdidas en las que se incurrió debido a gastos generales y administrativos.
Distinción entre lo poco usual y lo extraordinario.
Los resultados de eventos catastróficos se presentan con frecuencia como partidas extraordinarias en el estado de resultados.
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EVENTO
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ANALISIS
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Perdidas causadas por desastres naturales que afecta a la compañía solamente en intervalos poco frecuentes
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No es extraordinario- es probable que suceda nuevamente
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Perdidas por un desastre natural que probablemente no afectara la compañía nuevamente
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Extraordinario- no se espera que suceda nuevamente
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Ganancias o pérdidas en enajenación de activos por parte de un gobierno- bien sea mediante expropiación o confiscación
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Llamado extraordinario especialmente por la FASB. Para una compañía multinacional, esas pérdidas pueden suceder nuevamente. Pero por razones políticas es mejor suponer que no lo harán.
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Perdida material por robo
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Extraordinario. Pequeñas perdidas por robo, como hurto en el almacén, son rutina. Pero las pérdidas materiales por robo no lo son.
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Perdidas en inventario que se ha vuelto obsoleto
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No es extraordinario _ sucede todo el tiempo
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Perdidas en un inventario que se hizo invendible por una ley recién promulgada
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La FASB identifica específicamente como extraordinario el impacto financiero inmediato de las leyes o reglamentaciones recientemente reguladas
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Recibo de un gran regalo a la compañía
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No aparece en el estado de resultados. Los activos recibidos como un regalo se contabilizan como capital donado
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Pérdidas incurridas en actos de terrorismo
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Extraordinario- es probable que afecte el mismo negocio dos veces
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CARGOS DE REESTRUCTURACION
Un tipo importante de pérdida poco usual se relaciona con la reestructuración de operaciones.
CAMBIOS EN LOS PRINCIPIOS CONTABLES
El principio contable de consistencia significa que un negocio debe continuar utilizando los mismos principios y métodos contables de un periodo al siguiente. Sin embargo, este principio no significa que un negocio nunca pueda efectuar un cambio en sus métodos contables. Se puede efectuar un cambio si la necesidad de hacerlo se puede justificar y los efectos del cambio se revelan apropiadamente en los estados financieros.
EFECTO ACUMULADO DE UN CAMBIO CONTABLE.
Al reportar la mayoría de los cambios en el principio contable, el efecto acumulado del cambio en el ingreso de años anteriores se muestra en el estado de resultados del año en el cual se realiza el cambio.
CAMBIOS EN EL PRINCIPIO VERSUS CAMBIOS EN LA ESTIMACION.
Un cambio en el principio contable se refiere a un cambio en el método utilizado para calcular los valores en los estados financieros, en lugar de un cambio en las estimaciones implícitas. Por ejemplo, un cambio de línea recta a otro método de calcular la depreciacion se considera como un cambio en el principio contable.
INTRODUCCION A LOS ESTADOS FINANCIEROS
Un estado por consiguiente es simplemente una declaración de lo que se cree que es cierto, expresado en términos de una unidad monetaria, como el dólar.los estados financieros preparados para periodos de tiempo menores de una año(por ejemplo, tres meses o un mes) se conocen como estados financieros provisionales.
Los nombres de los tres estados financieros principales describen la información que usted encontrara en cada uno. El estado de posición financiera, o de balance general, por ejemplo, es un estado financiero que describe donde se encuentra la empresa en una fecha específica. Algunas veces se describe como una foto instantánea del negocio en términos financieros o en dólares (es decir, lo que “parece” la empresa en una fecha específica).
A medida que los negocios marchan, realizan transacciones que crean ingresos e incurren en los gastos necesarios para obtener esos ingresos. Un estado de resultado es un estado de actividad que detalla los ingresos y los gastos durante un periodo de tiempo determinado. Los ingresos son transacciones, en las cuales la empresa participa, que ya han originado flujos de efectivo positivos o que se espera que lo hagan en un futuro cercano, lo que significa que fluirá efectivo hacia las empresa como resultado de la transacción.
Los gastos son lo opuesto. Estos dan como resultado un flujo de efectivo que sale de la empresa (si se trata de una transacción en efectivo) o un flujo de efectivo futuro esperado que salió de la empresa (si se trata de una transacción a crédito).Los ingresos dan como resultado flujos de efectivo positivos, bien sea pasado. Los términos positivo y negativo indican el impacto direccional en el efectivo. El termino utilidad neta(o venta neta)es simplemente la diferencia entre los ingresos y los gastos para un periodo designado de tiempo.
El estado de flujos de efectivo es particularmente importante de entender en una empresa para fines de decisiones de inversión y de crédito. Como su nombre lo indica, el estado de flujos de efectivo señala las formas en las que el efectivo ha cambiado durante un periodo designado. El efectivo recibido de los ingresos y otras transacciones al igual que el efectivo pagado por ciertos gastos y otras adquisiciones durante el periodo.
UN PUNTO DE PARTIDA: ESTADO DE POSICION FINANCIERA.
Los tres estados financieros contienen información importante, pero cada uno incluye información diferente. Por esa razón, es básico para usted entender los tres estados financieros y la forma como se relacionan entre sí. La forma en que se relacionan se conoce algunas veces como articulación.
Un punto de partida lógico para entender los estados financieros es el estado de posición financiera, llamado también el balance general. El propósito de este estado es de mostrar donde está la compañía en términos financieros, en una fecha específica.
Los demás estados financieros se relacionan con el estado de posición financiera y muestran como aspectos importantes de la posición financiera de una compañía cambian con el tiempo. Empezar con el estado de posición financiera permite comprender también ciertos principios básicos y terminología de contabilidad que son importantes para entender todos los estados financieros.
La fecha es importante, ya que la posición financiera de un negocio puede cambiar rápidamente. Un balance general es más útil si es relativamente reciente.
El balance general refleja la igualdad de activos y pasivos +patrimonio de propietarios en un punto en el tiempo.
Concepto de entidad de negocios.los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que un juego de estados financieros describa los asuntos de una entidad de negocios específica. Este concepto se llama el principio de entidad.
una entidad de negocios es una entidad económica dedicada a actividades de negocios identificables. Para fines contables, la entidad de negocios se considera separadamente de los asuntos personales de su propietario.
Activos
Los activos son recursos económicos de propiedad de una empresa y se espera que beneficien operaciones futuras. En la mayoría de los casos, el beneficio de las operaciones futuras llega en forma de flujos de efectivo futuros positivos. Los flujos de efectivo futuros positivos pueden llegar directamente a medida que el activo se convierte en efectivo (cobro de una cuenta) o indirectamente a medida que el activo se utiliza en la operación del negocio para crear otros activos que dan como resultado flujos de efectivos futuros positivos( edificio y terrenos utilizados para fabricar un producto para la venta). Los activos pueden tener una forma física definida tal como los edificios, maquinaria o inventarios de mercancía. Por otra parte, existen algunos activos en forma no física o tangible, sino en forma de derechos legales valiosos; ejemplos de estos son las sumas vencidas de clientes, inversiones en bonos del gobierno y derechos de patente.
Uno de los problemas más básicos y al mismo tiempo más controvertidos en contabilidad es la determinación del monto en dólares de los diversos activos de negocio. En el momento, los principios de contabilidad generalmente aceptados piden que la valuación de la mayoría de los activos en balance general se haga al costo, en lugar4 de hacerlo a su valor corriente. Los principios de contabilidad específicos que apoyan el costo como la base para la valuación de los activos se analizan en seguida.
El principio del costo. Activos tales como los terrenos, edificios, mercancía y equipo son ejemplos típicos de la gran variedad de recursos económicos que serán utilizados al producir ingresos para el negocio. El enfoque contable prevaleciente es que esos activos deben ser registrados a su costo. Cuando decimos que un activo se muestra en el balance general a su costo histórico, queremos decir el costo original del activo para la empresa; esta entidad puede ser muy diferente del valor de mercado corriente del activo.
Esta política de contabilidad de activos a su costo se conoce frecuentemente como el principio del costo.
Supuesto de empresa en marcha.
El balance general de una empresa se prepara sobre el supuesto de que el negocio de una empresa que continua, o una empresa en marcha. Consecuentemente, los principios estimados presentes a los cuales podrían venderse activos como terrenos y edificios tienen menos importancia que si se tuviera la intención de vender esas propiedades. Con frecuencia estos valores hacen parte de los montos en dólares más grandes de los activos de una compañía. La determinación de si una empresa es una empresa en marcha puede requerir el juicio de un contador.
El principio de objetividad.
Otra razón para utilizar el costo en lugar de los valores de la mercancía corrientes en la contabilidad de activos es la necesidad de una base de valoración definida, objetiva. El costo de terrenos, edificios y muchos otros activos comprados en efectivo pueden ser determinados en forma más bien definida.
Objetivo para describir valoraciones de activos basadas en hechos y que pueden ser verificados por expertos independientes.
Los valores de mercado estimados, de activos tales como edificios y maquinaria especializada no son objetivos. Los valores del mercado están cambiando constantemente y las estimaciones de los precios a los cuales se podrían vender los activos son, en grande medida, un asunto de juicio.
En la fecha que se adquiere un activo, el valor del costo y el mercado son generalmente el mismo. Sin embargo, con el paso del tiempo, es probable que el valor de mercado corriente difiera considerablemente del costo anotado en los registros contables del propietario.
El supuesto de unidad monetaria estable. Una limitante al medir activos a su costo histórico es que el valor de la unidad monetaria o dólar no siempre es estable. Inflación es un término utilizado para describir la situación en la cual el valor de la unidad monetaria disminuye, lo que significa que comprara más de lo que compraba anteriormente.
PASIVOS.
Los pasivos son deudas. Representan flujos de efectivo futuros negativos para la empresa. La persona u organización con la cual se tiene la deuda se llama acreedor.
Todos los negocios tienen obligaciones; incluso las compañías más grandes y exitosas compran con frecuencia mercancía, suministros y servicios “a crédito”. Las obligaciones que surgen de esas compras se denominan cuentas por pagar. Muchos negocios incurren en préstamos para financiar la expansión o la compra de activos de alto costo. Al obtener un préstamo, el prestatario generalmente debe firmar un documento por pagar formal. Un documento por pagar es una promesa escrita de pagar la cantidad de vida en una fecha determinada y, generalmente, contiene también en pago de un interés.
Las cuentas por pagar, en contaste con los documentos por pagar no contiene promesas escritas y generalmente no incluye pagos de intereses. En esencia, un documento por pagar es un acuerdo más formal.
Cuando una compañía tiene documentos y cuentas por pagar, los dos tipos de pasivo se registran separadamente en el balance general. Casi siempre, los pasivos son enumerados en el orden en que se espera que sean exigibles. Los pasivos que son similares pueden combinarse para evitar un nivel de detalle innecesarios en los estados financieros.
LOS DERECHOS DE LOS ACREEDORES TIENEN PRIORIDAD SOBRE LOS DERECHOS DE LOS PROPIETARIOS.
Los pasivos representan derechos contra los acticos del prestario. Los propietarios de un negocio también tiene derecho sobre los activos de la compañía, pero ante la ley, los derechos de los acreedores tienen prioridad sobre los de los propietaritos. Esto significa que los acreedores tienen derecho a ser pagados en su totalidad, aun si ese pago agotara los activos del negocio dejando sin nada a sus propietarios.
PATRIMONIO DEL PROPIETARIO.
El patrimonio del propietario representa el derecho que este tiene sobre los activos del negocio. Debido a que los derechos de los acreedores tienen prioridad legal sobre lo de los propietarios, el patrimonio de este último es un monto residual. El propietario de un negocio tiende derecho a los activos que queden después de que los derechos de los acreedores hayan sido satisfechos en su totalidad. El patrimonio del propietario siempre es igual a los activos totales menos los pasivos totales, además, el patrimonio no representa un derecho especifico sobre el el efectivo o sobre cualquier otro activo en particular
PAPEL DE LOS REGISTROS CONTABLES.
Las empresas no preparan estados financieros nuevos después de cada transacción sino que acumulaban los efectos de las transacciones individuales de negocios en sus registros contables. Luego, a intervalos regulares, la información en estos registros se utiliza para preparar estados financieros, declaraciones del impuesto sobre la renta y otro tipo de informes contables.
Pero la necesidad de informes contables no es la única razón para que las empresas lleven registros contables. Los gerentes y empleados del negocio utilizan frecuentemente estos registros para fines tales como:
1. Establecer la capacidad de responder por los activos y/o transacciones bajo el control de un individuo.
2. Hacer el seguimiento de las actividades de rutina del negocio, tales como las cantidades de dinero en las cuentas bancarias de la compañía, las cantidades vencidas de clientes a quienes se les ha otorgado crédito, las cantidades debidas a proveedores.
3. Obtener información detallada sobre una transacción particular.
4. Evaluar la eficiencia y el desempeño de los diversos departamentos dentro de la organización.
5. Mantener evidencia documentaria de las actividades de negocios de la compañía.( por ejemplo, las leyes tributarias exigen que las compañías lleven registros contables que apoyen las cantidades reportadas en las declaraciones de impuesto)
EL MAYOR
El registro utilizado para hacer seguimiento a los aumentos y disminuciones en los reglones de los estados financieros se denomina una “cuenta del mayor” o, simplemente, una cuenta. El grupo total de cuentas se reúne en un registro contable llamado mayor.
USO DE LAS CUENTAS
Una cuenta es un medio de acumular en un lugar toda la información sobre los cambios en renglones específicos de los estados financieros, tales como un activo o pasivo particular. Por ejemplo, la cuenta en efectivo proporciona el saldo de efectivo actual de una compañía, un registro de sus entradas de efectivo y uno de sus desembolsos de efectivo.
En su forma más simple, una cuenta tiene solo tres elementos: (1) un nombre; (2) un lado izquierdo, que se llama el lado debito, y (3) un lado derecho, que se denomina el lado crédito.
PARTIDAS DEBITO Y PARTIDAS CREDITO
Una suma registrada al lado izquierdo o debito, de una cuenta se llama un debito, o una partida debito. De igual manera, cualquier suma ingresada al lado derecho o crédito se llama un crédito, o una partida crédito. En términos simples, los débitos se refieren al lado izquierdo de una cuenta y los créditos, al lado derecho.
Determinación del saldo de una cuenta T. El saldo de una cuenta es la diferencia entre las partidas debito y crédito en la cuenta. Si el total del debito excede el total del crédito, la cuenta tiene un saldo debito; si el total del crédito excede el total del debito, la cuenta tiene un saldo crédito.
Afirmación concisa de las reglas debito y crédito el uso de débitos y créditos para registrar cambios en los activos, pasivos y en el patrimonio de propietarios puede resumirse de la siguiente manera:
Cuentas del activo cuentas del pasivo y del patrimonio
del propietario
Normalmente tienen saldos debito. Por lo Normalmente tienen saldos crédito. Por lo
Tanto, los aumentos son registrados como tanto, los aumentos son registrados como
Débitos y las disminuciones como créditos. Créditos y las disminuciones como débitos
Contabilidad por partida doble- la igualdad entre débitos y créditos
Las reglas para los débitos y los créditos están diseñadas de manera de cada transacción es registrada por cantidades iguales de débitos y créditos. La razón para esta igualdad se encuentra en la relación de las reglas debito y crédito con la ecuación contable:
Activos = pasivos+ patrimonio del propietario
Saldos debito = saldos crédito
EL DIARIO
La información sobre cada transacción de negocio se anota inicialmente en un registro contable llamado diario.
¿Qué es utilidad neta?
La utilidad neta es un aumento en el patrimonio del propietario resultante de la operación rentable del negocio. La utilidad neta no consta de efectivo o de otros activos específicos, sino que es un cálculo de los efectos globales de muchas transacciones de negocios sobre el patrimonio del propietario.
Nuestro punto es que la utilidad neta presenta un aumento en el patrimonio del propietario y no tiene una relación directa con los tipos y cantidades de activos disponibles. Incluso un negocio que opera con una utilidad puede quedar corto de efectivo y resultar insolvente.
En el balance general, los cambios en el patrimonio del propietario, resultante de operaciones rentables o no rentables, se reflejan en el saldo de la cuenta de capital.
Un estado de resultados es un estado financiero que resume la rentabilidad de la entidad de negocios para un periodo de tiempo determinado.
Los términos contables técnicos para estos componentes de la utilidad neta son los ingresos y los gastos.
El diario es un registro cronológico (día a día) de las transacciones de negocios.
El tipo de diario más simple se llama un diario general y se muestra a continuación. Obsérvese la forma en la cual las transacciones son registradas en el diario general:
1. Primero se escribe el nombre de la cuenta que será debida, y el monto en dólares que debe debitarse aparece en la columna de dinero del lado izquierdo.
LA CONTABILIDAD DESDE LA PERSPECTIVA DEL USUARIO.
Mucha gente piensa en la contabilidad simplemente como un campo altamente técnico que solo los contadores practican. En realidad, casi todos utilizan la información contable diariamente. La información contable es simplemente el medio por el cual se miden y se dan a conocer los eventos económicos. Ya sea que gerencia un negocio, realice inversiones o haga seguimiento a la forma como recibe y utiliza su dinero, usted está trabajando con conceptos de contabilidad y con información contable.
Tipos de información contable
Así como hay muchos tipos de decisiones económicas, hay también muchos tipos de información contable.los términos contabilidad financiera, contabilidad general y contabilidad tributaria se utilizan con frecuencia para describir tres tipos de información contable que son ampliamente utilizados en la comunidad de negocios.
Contabilidad financiera
La contabilidad financiera se refiere a la información que describe los recursos, las obligaciones y las actividades financieras de una entidad económica (bien sea una organización o un individuo). Los contadores utilizan el término posición financiera para describir los recursos y obligaciones financieras de una entidad en un punto en el tiempo, y el término resultado de operaciones para describir sus actividades financieras durante el año.
La información contable financiera se utiliza también en las declaraciones del impuesto sobre la renta. De hecho, la información contable financiera se utiliza para tantos propósitos diferentes que con frecuencia se le conoce como información contable de “propósito general”
Contabilidad de gerencia.
La contabilidad de gerencia (o gerencial) comprende el desarrollo e interpretación de la información contable destinada específicamente a ayudar a la gerencia a manejar el negocio.los gerentes utilizan están información al fijar las metas generales de la compañía, al evaluar el desempeño de departamentos e individuos, al decidir si introducen una nueva línea de productos y al efectuar prácticamente todo tipo de decisiones gerenciales.
Contabilidad tributaria
La preparación de la declaración de impuestos sobre la renta es un campo especializado dentro de la contabilidad. El aspecto de mayor desafío de la contabilidad tributaria no es la preparación de una declaración de impuestos sobre la renta, sino la planeación de los impuestos, es decir, anticipar los efectos tributarios de las transacciones de negocios y estructurar estas transacciones de tal forma que minimicen la carga del impuesto sobre la renta.
SISTEMAS CONTABLES.
Un sistema contable consta del personal, los procedimientos, los mecanismos y los registros utilizados por una organización para desarrollar la información contable y para transmitir esta información a quienes toman decisiones.
Determinación de las necesidades de información.
Los tipos de información contable que debe desarrollar una compañía varían con factores tales como el tamaño de las organizaciones, si son de propiedad pública, y la filosofía de la gerencia. La necesidad de algunos tipos de información contable puede ser determinada por la ley. Otro tipo de información contable es requerida como asunto de necesidad practica. Por ejemplo, cada negocio necesita conocer las cantidades por cobrar de cada cliente y las cantidades debidas a cada acreedor.
Costo de producir información contable.
Los sistemas contables deben ser efectivos en términos de costos, es decir, el valor de la información producida debe exceder el costo de producirla. La gerencia no puede elegir al producir los tipos de informes contables requeridos por la ley. En otros casos, sin embargo, puede utilizar la efectividad de costos como criterio para decidir si debe o no producir la información.
Funciones básicas de un sistema contable.
Al desarrollar información sobre la posición financiera de un negocio y los resultados de sus operaciones, cada sistema contable realiza las siguientes funciones básicas:
1. Interpreta y registra los efectos de las transacciones de negocios.
2. Clasifica los efectos de transacciones similares de tal forma que permita la determinación de los diversos totales y subtotales de utilidad para la gerencia y utilizados en los informes de contabilidad.
3. Resume y transmite la información contenida en el sistema a quienes toman decisiones.
¿Quién diseña e instala los sistemas contables?
El diseño e instalación de los sistemas contables es un campo especializado que comprende no solamente especialista en contabilidad, sino también expertos en gerencia, sistemas de información, mercadeo y en muchos casos programación de computadores. Por lo tanto, generalmente los sistemas contables son diseñados e instalados por un equipo de personas con muchos talentos especializados.
TOMA DE DECISIONES POR PARTE DE TERCEROS
La contabilidad financiera proporciona información sobre los recursos, las obligaciones y las actividades financieras de una empresa con el fin de que sea utilizada principalmente por personas externas, inversionistas y acreedores en la toma de decisiones.
Usuarios externos de la información contable.
Los usuarios externos de la información contable son individuos y otras empresas que tienen un interés financiero en la empresa que presenta el informe, pero que no están involucrados en las operaciones diarias de esa empresa. Son usuarios externos de la información financiera:
Propietarios.
Acreedores
Sindicatos
Agencias gubernamentales
Proveedores
Clientes habituales
Asociaciones comerciales
Público en general
Objetivos de la presentación de informes financieros externos.
La profesión de contaduría ha identificado ciertos objetivos de presentación de informes financieros externos para guiar sus esfuerzos para refinar y mejorar la presentación de información a personas externas que toman decisiones. Estos objetivos generales se muestran en seguida y se entienden mejor si se estudian de abajo hacia arriba, de lo general a lo especifico.
El primer objetivo es el más general y debe proporcionar información que sea útil al tomar decisiones de inversión y de crédito. Como lo indicamos anteriormente, los inversionistas y acreedores son el foco principal de la presentación de informes financieros externos. Creemos que al satisfacer las necesidades de información de inversionistas y acreedores, proporcionamos información que también es útil para muchos otros usuarios importantes de los estados financieros.
El segundo objetivo es mas especifico que el primero y debe proporcionar información que sea útil al evaluar la cantidad, oportunidad e incertidumbre de los flujos de efectivo futuros. Como analizamos anteriormente, los inversionistas y acreedores están interesados en los flujos de efectivo futuros para ellos, de manera que un objetivo importante de la presentación de informes financieros es proporcionar información que permita esa clase de análisis.
El objetivo más específico de la presentación de informes financieros externos es proporcionar información sobre los recursos de la empresa, sobre los derechos a esos recursos y sobre la forma como los recursos y los derechos sobre estos cambian el tiempo. Con frecuencia, se hace referencia a los recursos de una empresa como
activos, y los derechos primarios sobre esos recursos son los derechos de los acreedores y propietarios.
Los estados financieros principales son los siguientes:
Estado de posición financiera (balance general). El balance general es un estado de posición que muestra en donde está la compañía en términos financieros en una fecha específica.
Estado de resultados. el estado de resultados es un estado de actividad que muestra detalles y resultados de las actividades relacionadas con las utilidades de la compañía durante un periodo de tiempo (por ejemplo, un mes, un trimestre, o un año)
Estado de flujos de efectivo. el estado de flujo de efectivo es un estado de actividad que muestra los detalles de las actividades de la compañía relacionadas con el efectivo durante un periodo de tiempo.
Características de la información reportada externamente
La información financiera que es reportada a inversiones, acreedores y a otras personas externas a la empresa que presentan informes tiene ciertas cualidades que deben ser entendidas para que la información tenga máxima utilidad. Algunas de esas cualidades se analizan en los párrafos siguientes.
La presentación de informes financieros-un medio
La información financiera es un medio para lograr un fin, no un fin en si mismo. El resultado último de proporcionar información financiera es mejorar la calidad de la toma de decisiones por terceros. Los estados financieros mismos son simplemente un medio a través del cual se logra un fin.
Presentación de informes financieros versus estados financieros
Los estados financieros son un subconjunto de la información total cubierta por la presentación del informe financiero.
Medidas inexactas y aproximadas
La información financiera reportada externamente puede tener una mirada de gran precisión, pero de hecho gran parte de ella esta basada en estimaciones, juicios y supuestos que deben hacerse sobre el pasado y el futuro.
TOMA DE DECISIONES POR PARTES INTERNAS
La contabilidad gerencial es el diseño y uso de los sistemas de información contable para alcanzar los objetivos de la organización mediante el apoyo a las personas que toman decisiones dentro de la empresa. Por ejemplo, con el fin de cumplir un programa de producción, un productor diseñara un sistema de información contable para proveedores detallando sus planes de producción. El productor comparte esta información con las compañías proveedores de manera que puedan ayudarlo a satisfacer sus objetivos.
Objetivos de la contabilidad gerencial
Cada empresa tiene metas y objetivos implícitos y explícitos. Estas metas pueden variar ampliamente entre empresas, en un rango que va desde organizaciones sin animo de lucro, donde las metas están dirigidas a atender integrantes específicos, hasta organizaciones con ánimo de lucro, cuyas metas están dirigidas a maximizar los objetivos propietarios.
Características de la información contable gerencial
La información contable gerencial, creada y utilizada principalmente por personas que toman decisiones dentro de la firma, tiene como fin primordial las decisiones de planificación y control. Debido a que la meta de crear y utilizar información contable gerencial difiere de las razones para producir información financiera reportada externamente, sus características son diferentes.
Importancia de la oportunidad
Con el fin de planificar y controlar procesos de negocios continuos, la información contable gerencial necesita ser oportuna. El entorno competitivo al que se enfrentan muchas empresas demanda acceso inmediato a la información.
Identidad de una autoridad en la toma de decisiones
La información producida para hacer seguimiento y control de procesos necesita establecer claramente quien tiene la autoridad para tomar decisiones con el fin de corregir los problemas. La presentación de informes sobre información de desecho y repetición de trabajos de empleados de línea sin darles la responsabilidad de arreglar el proceso es contraproducente.
Orientado hacia el futuro
Aunque alguna información contable gerencial, al igual que la información contable financiera, es histórica por naturaleza, el propósito de crearla y generarla es afectar el futuro. El objetivo es motivar a la gerencia a tomar decisiones futuras que sean mejor interés de la empresa, consecuente con sus metas, objetivo y misión.
Medidas de eficiencia y efectividad
La información contable gerencial mide la eficiencia y efectividad del uso de recursos. Al comparar las medidas de la efectividad y eficiencia de los competidores con los insumos y productos de los recursos de la empresa se puede hacer una evaluación sobre la forma como la gerencia efectiva está logrando la misión de la organización.
Información contable gerencial-un medio
Cono sucede con la información financiera, la información contable gerencial es un medio para lograr un fin, no un fin en si mismo. El objetivo ultimo es diseñar y utilizar un sistema contable que ayude a la gerencia a alcanzar las metas y objetivos de la empresa.
Contabilidad gerencial.
En contraste con el contador público quien atiende a muchos cliente, el contador gerencial trabaja para una empresa. Los contadores gerenciales desarrollan e interpretan la información contable diseñada específicamente para satisfacer las diversas necesidades de la gerencia.
Elaboración de pronósticos financieros.
Un pronóstico financiero (o presupuesto) es un plan de operaciones financieras para algún periodo futuro. Realmente, la elaboración de pronósticos se parece mucho a la presentación de informes financieros, excepto que el contador esta estimando resultados futuros, en lugar de medir resultados pasados. Un pronóstico proporciona metas financieras de cada departamento de un negocio. La comparación de los resultados realmente alcanzados con estas cantidades de pronóstico es un medio ampliamente utilizado para evaluar el desempeño de un departamento
Contabilidad de costos
Conocer el costo de cada operación de negocios y de cada producto manufacturado es esencial para el manejo eficiente de un negocio. La determinación del costo unitario de las actividades de negocios y de los productos manufacturados, así como la interpretación de esta información de costos, conforman un campo especializado llamado contabilidad de costos.
Auditoría interna. Las organizaciones grandes generalmente mantienen un personal de auditores internos. La auditoría interna es el estudio de la estructura de control interno y la evaluación de la eficiencia de muchos aspectos diferentes de las operaciones de la compañía. Como empleados, los auditores internos no son independientes de la organización.
Contabilidad gubernamental
Las agencias gubernamentales utilizan la información contable al asignar sus recursos y al controlar sus operaciones. Por consiguiente, la necesidad de contadores gerenciales en las agencias gubernamentales es similar a aquella de las organizaciones de negocios.
MODELOS DE ESTADOS FINANCIEROS BASICOS
Modelo 1.
Es uno de los modelos más importantes y además, se agrupan las consideraciones secundarias.
El balance general presenta las siguientes características:
· Agrupa los activos en fijos, corrientes y otros
· Hace énfasis en los activos operacionales ( cuentas por cobrar, comerciales, inventarios y activos fijos)
· Discrimina los activos fijos en: terreno, edificios, maquinaria y equipo, mubels y enseres y vehículos.
· Agrupa todos los demás activos, que no son corrientes ni fijos.
· Incluye las valorizaciones dentro de la suma del total de activos
· Agrupa los pasivos entre corrientes y de largo plazo
COMPAÑÍA XYZ
BALANCE GENERAL
EN 31 DE DICIEMBRE 200X
ACTIVO PASIVO
Corriente Corriente
Efectivo xx obligaciones bancarias xx
Inversiones temporales xx proveedores xx
C x cobrar comerciales xx dividendos x pagar xx
Provisión deudas malas (xx) impuesto x pagar xx
Otros deudores xx acreedores varios xx
Inventario xx otros pasivos xx
Terminados xx
En proceso xx
Mat primas xx
Otros activos xx
TOTAL AC. CORRIENTE XXX TOTAL PAS.CORRIENTE XXXX
Fijo a largo plazo
Terrenos xxx obligaciones bancarias xxx
Edificios xxx cesantías no corriente xxx
Maqui. Equipo xxx pensiones de jubilación xxx
Muebles y enseres xxx préstamos de socios xxx
Vehículos xxx otros pasivos l.p xxx
+activos fijos brutos xxx
-depre acumulada xxx
TOTAL ACTIVO FIJO NETO XXX TOTAL PASIVO LARGO TIEMPO XXX
Otros activos patrimonio xxx
Inversiones permanentes xxx capital xxx
Intangibles xxx reserva legal xxx
Diferidos xxx otras reservas xxx
Otros activos xxx utilidades x distribuir xxx
Valorizaciones xxx valorizaciones xxx
TOTAL OTROS ACTIVOS XXX TOTAL PATRIMONIO XXX
TOTAL ACTIVO XXX TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO XXX
COMPAÑÍA XYZ
ESTADO DE PERDIDAS Y GANACIA
DE ENERO1 A 31 DE DICIEMBRE
Ventas brutas
- Devoluciones, rebajas y documentos
Ventas netas
- Costo de ventas
Utilidad bruta
- gasto de administración
- gasto de ventas
- otros gastos operacionales
Utilidad operacional
- gastos financieros
+ Otros ingresos
- otros gastos
Utilidad antes de impuestos
- provisión para impuesto de renta
Utilidad neta
MODELO 2
Estos estados constituyen la aplicación de los principios y normas formuladas por la misma comisión.
El balance general es muy completo y presenta las siguientes características:
· el activo se divide en corriente y en no corriente
· las cuentas por cobrar se discrimina en clientes, empresas asociadas, accionistas, empleados, depósito de importación, otros.
· Se hace énfasis en las provisiones que protegen las diferentes renglones del activo
· Las valorizaciones se toman por fuera de las sumas totales del balance.
· En el pasivo se hace énfasis en discriminar lo que
Ingreso
El ingreso es el precio de los bienes vendidos y de losservicios prestados durante un periodo contable dado. La obtención de un ingreso hace que el patrimonio del propietario aumente. Cuando un negocio presta servicio o vende mercancía a sus clientes, generalmente recibe efectivo o adquiere una cuenta por cobrar de cliente. La entrada de efectivo y los efectos por pagar de la cuenta de clientes aumenta los activos totales de la compañía; en el otro lado de la ecuación contable los pasivos no cambian pero el patrimonio del propietario aumenta para igualar el aumento den los activos totales. Por lo tanto el ingreso es el incremento bruto en el patrimonio del propietario resultante de la operación del negocio.
Gastos
Los gastos son los costos de los bienes y servicios utilizados en el proceso de obtención de
Un gasto siempre ocasiona una disminución en el patrimonio del propietario. Los gastos:' relacionados en la ecuación contable pueden ser (1) una disminución en los activos o (2) un " incremento en los pasivos. Un gasto reduce los activos si el pago ocurre en el momento en que se incurre en el gasto. Si el gasto no se paga hasta después, como por ejemplo, la compra de servicios de publicidad a cuenta, el registro del gasto estará acompañado por un aumento en los pasivos.
El principio de asociación: cuándo registrar los gastos
Existe una relación significativa ente los ingresos y los gastos. Se incurre en los gastos con el fin de producir ingresos. medir utilidad neta en un periodo, el ingreso debe compensarse con todos los gastos en que se ha incurrido al producir ese ingreso. Este concepto de asociar gastos con ingresos sobre una base de “causa y efecto” llama el principio de asociación.
El tiempo es un factor importante al asociar ingresos con los gastos relacionados. Por ejemplo, al preparar estados de resultado! mensuales, es importante compensar los gastos de este mes con 'los ingresos de este, mes. No se debe asociar los gastos de este mes con los ingresos del mes pasado porque no hay una relación de causa y efecto entre los dos.
Base de causación en la contabilidad
La política de reconocer el ingreso en los registros contables cuando éste se gana y reconocer los "gastos cuando los bienes o servicios relacionados son utilizados se llama la base de la causación en la contabilidad. El propósito dela contabilidad de causación es medir la rentabilidad de las actividades económicas realizadas durante el periodo contable.
El-concepto más importante involucrado en la contabilidad de causación es el principio de asociación. Los ingresos son compensados con todos los gastos incurridos al generar esos ingresos, proporcionando así una medida para la rentabilidad global de la actividad económica.
Una alternativa a la base de causación es la llamada base contable de efectivo. Bajo la contabilidad con Base en efectivo, él ingreso se reconoce cuando el efectivo es cobrado del cliente, en lugar de hacerlo cuando la compañía vende los bienes o presta los servicios. Los gastos son
reconocidos cuando se efectúa el pago, y no cuando se utilizan los bienes o servicios relacionados
en las operaciones del negocio. La base de efectivo de contabilidad mide las cantidades de efectivo recibidas y pagadas durante el periodo, pero no proporciona una buena medida de la rentabilidad de las actividades realizadas durante e! periodo.
Reglas débito y crédito para ingresos y gastos
Se ha hecho énfasis en que el ingreso aumenta el patrimonio del propietario y que los gastos lo disminuyen. Las reglas débito y crédito para registrar ingresos y gastos en las cuentas del mayor son una extensión natural de las reglas para registrar los cambios en el patrimonio del propietario. Las reglas fijadas anteriormente para registrar aumentos y disminuciones en el patrimonio del propietario son las siguientes:
Los aumentos en el patrimonio del propietario se registran mediante créditos.
Las disminuciones en el patrimonio del propietario se registran mediante débitos.
Esta regla se amplía ahora para cubrir las cuentas de ingresos y gastos:
El ingreso aumenta el patrimonio del propietario; por consiguiente, el ingreso se registra mediante un crédito.
Los gastos disminuyen el patrimonio del propietario; por consiguiente, los gastos son registrados mediante débitos.
Inversiones y retiros por parte del patrimonio
Las inversiones en activos por parte del propietario son registradas debitando las cuentas del activo y acreditando la cuenta de capital de propietario. Esta transacción no es considerada como ingreso, porque el negocio no ha vendido mercancía o restad algún servicio a cambio de los activos recibidos.
El estado de resultados de una empresa de un solo propietario no incluye un gasto de salarios que presente los servicios gerenciales prestados por el propietario. Una razón para no incluir un salario al propietario-gerente es esas posiciones que puedan fijar sus salarios en cualquier cantidad que escojan.
Las disminuciones se registran mediante Los aumentos se registran mediante
débitos. créditos.
Los gastos disminuyen el patrimonio del Los ingresos aumentan el patrimonio del
propietario. Los gastos se registran propietario
mediante débitos.
Los giros reducen el patrimonio Los ingresos se registran mediante
del propietario. créditos.
Los giros se registran mediante
débito.
Usos y limitaciones del balance de prueba
El balance de prueba ofrece una comprobación de que el mayor está en equilibrio. La conciliación de los totales débito y crédito del balance de prueba da seguridad de que:
1. Han sido registrados débitos y créditos iguales para todas las transacciones. ;
2. El saldo débito o crédito de cada cuenta ha sido calculado correctamente.
3. La suma de los saldos de cuenta en el balance de prueba ha sido realizada correctamente.
Suponga que los totales débito y crédito del balance de prueba no concuerdan. Esta situado* indica que se han cometido uno o más errores. Los errores típicos son (1) el traslado de un débito como un crédito, o viceversa; (2) errores aritméticos al determinar los saldos de las cuentas; (3) errores de copia de los saldos de las cuentas en el balance de prueba; (4) listado de un saldo débito en la columna crédito del balance de prueba, o viceversa, y (5) errores de suma del balance de prueba.
La preparación de un balance de prueba no significa que las transacciones hayan sido analizadas y registradas correctamente en las cuentas apropiadas.
El balance de prueba demuestra solamente un aspecto del mayor, que es la igualdad de los débitos y créditos.
ASIENTOS DE AJUSTE: EL PASO SIGUIENTE EN EL CICLO CONTABLE
Muchas transacciones afectan el ingreso o los gastos de dos o más períodos contables.
Inicialmente, los costos de esos renglones son registrados como activos, porque beneficiarán el negocio en periodos contables futuros. Con el tiempo, estos activos se utilizan y sus costos se convierten en gastos de los periodos en los cuales se usan los bienes y servicios.
El concepto de depreciación
Los activos depreciables son objetos físicos que conservan su tamaño y su forma pero que eventualmente se desgastan o se tornan obsoletos. No se consumen físicamente, como sucede con activos tales como suministros, pero, de igual forma, su utilidad económica disminuye con ti tiempo.
Entre los ejemplos de activos depreciables están los edificios y todo tipo de equipo instalaciones, muebles e incluso las vías del ferrocarril. El terreno, sin embargo, no es considerado un activo depreciable. Ya que tiene una vida útil ilimitada.
Cada periodo, una porción de la utilidad de un activo depreciable expira. Por consiguiente, una
porción correspondiente de su costo se reconoce como un gasto de depreciación.
¿Qué es la depreciación? En contabilidad, el término depreciación significa la asignad^ sistemática del costo de un activo depreciable durante la vida útil del activo.
La depreciación no es un intento de registrar cambios en el valor de mercado del activo. En el corto plazo, el valor de mercado de algún activo depreciable puede incluso aumentar, pero el proceso de depreciación de todas maneras continúa. El razonamiento para la depreciación se encuentra en el principio de asociación. La meta es compensar una porción razonable del costo del activo con el ingreso en cada periodo de la vida útil del activo.
El gasto de depreciación ocurre continuamente durante la vida del activo, pero no hay "transacciones de depreciación" diarias. En efecto, el gasto de depreciación se paga por adelantado cuando el activo es comprado originalmente. Por consiguiente, para transferir un monto apropiado del costo del activo al gasto de depreciación se necesitan asientos de ajuste al final de cada periodo contable.
La depreciación es solamente una estimación
El monto apropiado del gasto de depreciación es solamente una estimación. Después de todo, no se puede mirar un edificio o una pieza de equipo y determinar en forma precisa cuánta de su utilidad económica ha expirado durante el periodo actual.
El medio más ampliamente utilizado para estimar el gasto de depreciación periódico es el método de depreciación en línea recta. Bajo el enfoque de línea recta, una porción igual del costo del activo es asignada al gasto de depreciación en cada periodo de la vida útil estimada del activo.
El uso de una vida útil estimada es la razón principal de que el gasto de depreciación sea solamente una estimación. En la mayoría de los casos, la gerencia no conoce con anticipación exactamente cuánto tiempo permanecerá en uso el activo.
En sus estados financieros, la mayoría de las compañías determinan el gasto de depreciación '.mediante el método en línea recta. Sin embargo, en la declaración del impuesto sobre la renta, el Uso de métodos diferentes es frecuente.
Depreciación acumulada: el edificio es un ejemplo de contra cuenta de activo, porque éste tiene un saldo crédito y se compensa una cuenta del activo (Edificio) para producir el monto apropiado del balance general para el activo.
Depreciación sobre las herramientas y el equipo
Cada mes se harán asientos de ajuste similares para reconocer el gasto de depreciación sobre el edificio y las herramientas y equipo en el transcurso de las vidas útiles de los activos. La depreciación empieza cuando los activos se ponen en aplicación para el propósito del negocio que se busca. Una vez que los activos se han depreciado completamente, es decir, cuando su costo total^-ha sido reconocido como gasto de depreciación, el reconocimiento de la depreciación se detendrá.
El balance de prueba ajustado
Después de que todos los asientos de ajuste necesarios se han registrado en el diario y trasladado, se prepara un balance de prueba ajustado para probar que el mayor aún esté en equilibrio. Éste también proporciona un listado completo de los saldos de las cuentas que deben utilizarse al preparar los estados financieros. El siguiente balance de prueba ajustado difiere del balance de prueba que aparece en la página 104, porque incluye diversos nombres de cuentas nuevos y los saldos en algunas cuentas existentes han sido ajustados.
Una vez que se ha preparado el balance de prueba ajustado, el proceso de registrar los cambios en la posición financiera para este periodo contable está completo. Los estados financieros son preparados directamente del balance de prueba ajustado.
Cada cuenta en el balance de prueba ajustado contiene su saldo del final del periodo, con la excepción de la cuenta de capital del propietario.
Durante el periodo contable, muchas transacciones que afectan el patrimonio del propietario no fueron registradas directamente en la cuenta de capital del propietario, sino que fueron registradas en las diversas cuentas de ingresos y gastos. o en la cuenta de Retiros de! propietario. Por consiguiente, el saldo en la cuenta de capital del: propietario que aparece en el balance de prueba ajustado no está completamente actualizado. Esto no causará problemas; a medida que se preparan los estados financieros, el monto del patrimonio del propietario al final del periodo será claro.
PREPARACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
El estado de resultados
Los ingresos y los gastos que aparecen en el estado de resultados se toman directamente de balance de prueba ajustado de la compañía.
Un estado de resultados tiene ciertas limitaciones. Recuerde que los montos que aparecen para el gasto de depreciación se basan en estimaciones de las vidas útiles del edificio de la compañía y del equipo de oficina.
Además, el estado de resultados incluye solamente aquellos eventos que han sido evidenciados por transacciones de negocios.
En conclusión, podemos decir que un estado de resultados se utiliza para resumir los resultados de operación de un negocio al asociar el ingreso percibido durante un periodo de tiempo determinado con los gastos en que se incurre al obtener ese ingreso.
El estado de resultados es una representación separada de las transacciones de ingresos y gastos de la compañía durante el año. Es particularmente importante para los propietarios, acreedores y otras partes interesadas de la compañía, a fin de entender el estado de resultados. En último .término, la compañía tendrá éxito o fracasará dependiendo de su capacidad para obtener ingresos por encima de sus gastos. Una vez que se adquieren los activos de la compañía y se inicia el ¡negocio, los ingresos y los gastos son fuentes importantes de los flujos de efectivo para la empresa. Los ingresos son aumentos en los activos de la compañía provenientes de sus actividades orientadas hacia las utilidades y que origina flujos de efectivo positivos. En forma similar, los i gastos son disminuciones en los activos de la compañía provenientes de sus actividades dirigidas hacia la obtención de utilidades y dan como resultado flujos de efectivo negativos. La utilidad neta es la diferencia entre los dos. De encontrarse la compañía en una situación indeseable en la cual los gastos son superiores a los ingresos, la diferencia se llama una pérdida neta.
Al igual que el balance general, el estado de ganancias y pérdidas se considera como la herramienta financiera más útil para evaluar la gestión económica realizada por la empresa y, sirve como orientador en la toma de decisiones. Su presentación varía dependiendo de la actividad económica de la empresa.
El estado de ganancias y pérdidas resume las transacciones correspondientes a los ingresos y egresos que tienen lugar en un periodo, con el objeto de determinar la ganancia o pérdida que el negocio obtuvo en las actividades de operación.
La presentación de las partidas en el estado de resultados se inicia con los ingresos provenientes de la venta de bienes o servicios, de los cuales se deducen los costos y gastos de administración y ventas, obteniéndose la utilidad o perdida operativa. Adicionalmente, en el estado de ganancias y pérdidas se presentan ingresos y egresos de naturaleza diferente a la operacional, conocidos como otros ingresos y egresos. Si a la utilidad operacional se le adicionan los otros ingresos y se le deducen los otros egresos, se obtiene la utilidad neta del periodo. Finalmente, de esta última utilidad deben estimarse los respectivos impuestos a la renta, para obtener la utilidad después de impuestos.
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NEGOCIO DE SERVICIOS
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NEGOCIO COMERCIAL
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NEGOCIO MANUFACTURERO
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Ingresos: venta de
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Ingresos: venta de
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Ingresos: venta de
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servicios
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productos
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menos: gastos operativos
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menos: costo mercancía
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menos: costo de producto
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Utilidad operativa
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vendido
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más: otros ingresos
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Utilidad bruta
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menos: otros egresos
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menos: gastos operativos
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menos: gastos operativos
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Utilidad antes de impuestos
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Utilidad operativa
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Utilidad operativa
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menos: impuestos de
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más: otros ingresos
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+
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más: otros
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=
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renta estimados Utilidad neta después de
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menos: otros egresos Utilidad antes de impuestos
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menos: gastos financieros menos: impuestos de
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impuestos
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menos: impuestos de
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renta estimados
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renta estimados
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Utilidad neta después de
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Utilidad neta después
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de impuestos
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El estado de patrimonio del propietario
El estado del patrimonio del propietario resume los aumentos y disminuciones en el monto de patrimonio del propietario durante el periodo contable. Los incrementos resultan de la obtención' de utilidad neta y de inversiones adicionales por parte del propietario; las disminuciones son el resultado de pérdidas netas y de retiros de activos por parte del propietario.
El estado de flujos de efectivo
El estado de flujos de efectivo clasifica los diversos flujos de efectivo en tres categorías —de operación, inversión y financiación, y relaciona estas categorías con los saldos de efectivo iníciales y finales. Los flujos de efectivo de las actividades de operación son principalmente los efectos en el efectivo de las transacciones de ingresos y de gastos de cada día que están incluidos en el estado de resultados. Los flujos de efectivo de las actividades de inversión son los efectos en el efectivo de comprar y vender activos de largo plazo tales como planta y equipo. Los flujos de efectivo de las actividades de financiación son los efectos en el efectivo de los propietarios que han invertido en la compañía, de los acreedores que han prestado dinero a la compañía, de cualquier reembolso hecho a los acreedores o de cualquier retiro de efectivo de la compañía por parte de los propietarios.
Relación entre los estados financieros
Un juego de estados financieros resulta más fácil de entra resultados, el estado de patrimonio del propietario, el balance1 efectivo se relacionan entre sí. En otras palabras, se articulan.
El balance general preparado al final del periodo anterior y aquél preparado al final del periodo actual incluyen el monto del patrimonio del propietario en las fechas respectivas del balance general. El estado del patrimonio del propietario resume los cambios en el patrimonio del propietario que ocurrieron entre estas dos fechas del balance general. El estado de resultados explica en mayor detalle el cambio en el patrimonio del propietario que resulta de la operación rentable, o no rentable, del negocio. Por lo tanto, el estado de resultados y el estado de patrimonio del propietario ofrecen vínculos informativos entre balances generales sucesivos.
El estado de flujos de efectivo concilia el saldo de efectivo inicial de la compañía con su saldo de efectivo final. Además esto ayuda a explicar cambios durante el periodo para (1) la inversión de la compañía en propiedad, planta y equipo; (2) su deuda vigente, y (3) los componentes del P patrimonio del propietario.
CIERRE DE LAS CUENTAS "TEMPORALES" DE PATRIMONIO
Como se estableció anteriormente, los ingresos aumentan el patrimonio del propietario y sus gastos y retiros lo disminuyen. Si el único estado financiero que se necesitara fuera un balance general, estos cambios en el patrimonio del propietario serían registrados directamente en su cuenta de capital. Sin embargo, los propietarios, gerentes, inversionistas y otros necesitan conocer cantidades específicas de ingresos y gastos y el monto de la utilidad neta obtenida en el periodo. Por consiguiente, se mantienen cuentas separadas del mayor para medir cada tipo de ingreso y de gasto y los retiros del propietario.
Las cuentas de ingresos, gastos y retiros se denominan cuentas temporales, o cuentas nominales, porque acumulan las transacciones de un periodo contable solamente. Al final de este periodo contable, los cambios en el patrimonio del propietario, acumulados en estas cuentas temporales, son transferidos a su cuenta de capital. Este proceso cumple dos propósitos. Primero, actualizar el saldo de la cuenta de capital del propietario en cuanto a los cambios en su patrimonio, los cuales ocurren durante el periodo contable. Segundo, devolver los saldos de las cuentas temporales a cero, de manera que estén listos para medir los ingresos, los gastos y los retiros del siguiente periodo contable.
Asientos de cierre para las cuentas de gasto
Las cuentas de gasto tienen saldos débito. El cierre de una cuenta de gastos significa la transferencia de su saldo debito a la cuenta de resultados. El asiento de diario para cerrar una cuenta de gasto, por consiguiente consta de un crédito ala cuenta de gasto con un débito compensador a la cuenta de Resultados.
OTRAS TRANSACCIONES QUE AFECTAN LAS UTILIDADES RETENIDAS O ACUMULADAS
Dividendos en efectivo
Los inversionistas compran acciones en una corporación con la esperanza de recuperar su inversión original con un rendimiento razonable sobre esa inversión. El rendimiento sobre una inversión en acciones es una combinación de dos formas: (1) el aumento en valor de las acciones (apreciación de acciones) y (2) los dividendos en efectivo.
Muchas corporaciones rentables no pagan dividendos. Generalmente están en una etapa temprana de desarrollo y deben conservar el efectivo para la compra de planta y equipo o para otras necesidades de la compañía. Estas "compañías en crecimiento" no pueden obtener suficiente crédito a tasas de interés razonables para financiar sus operaciones, de manera que deben depender de sus utilidades. Generalmente, es sólo después de un número significativo de años de operaciones rentables que la junta directiva decidirá si es apropiado el pago de dividendos en efectivo.
La discusión anterior sugiere tres requisitos para el pago de un dividendo en efectivo. Estos
son:
1. Utilidades retenidas. Puesto que los dividendos representan una distribución de utilidades a los accionistas, el máximo teórico para los dividendos es la utilidad neta no distribuida total de la compañía, representada por el saldo crédito de la cuenta Utilidades acumuladas. Como asunto práctico, muchas corporaciones limitan los dividendos a cerca del 40% de la utilidad neta anual, con la convicción de que una porción importante.de la utilidad neta se tiene que retener en el negocio si la compañía debe crecer y mantener un ritmo con sus competidores.
2. Una posición de efectivo adecuada. El hecho de que la compañía reporte grandes utilidades no significa necesariamente que tiene una gran cantidad de efectivo disponible. El efectivo generado de las utilidades puede haber sido invertido en planta y equipo nuevo, en pagar 1 deudas, o en adquirir un inventario más grande. Nú hay una relación necesaria entre el saldo de la cuenta Utilidades retenidas y el saldo en la cuenta Efectivo. La expresión tradicional de "pagar dividendos a partir de las utilidades retenidas" es engañosa. Los dividendos en efectivo se pueden pagar solamente en dinero en efectivo.
3. Acción de dividendos por la junta directiva. Aunque la utilidad neta de una compañía sea sustancial y su posición de efectivo en apariencia sea satisfactoria, los dividendos no se pagan en forma automática. Se necesita una acción formal de la junta directiva para declarar un dividendo.
Fechas de dividendos
Hay cuatro fechas significativas involucradas en la distribución de un dividendo. Éstas son:
1. Fecha de declaración. El día en el cual la junta directiva declara el dividendo, se crea una obligación dé efectuar el pago.
2. Fecha ex-dividendo. La fecha ex-dividendo es significativa para inversionistas en compañías, cuyas acciones se negocian en bolsas de valores. Para permitir la recopilación de la lista de accionistas a la fecha de registro, se acostumbra que las acciones esté el dividendo tres días hábiles antes de la fecha del registro (ver la siguiente explicación). Una persona que compra acciones antes de la fecha ex-dividendo tiene derecho a recibir el dividendo; en forma análoga, un accionista que vende acciones antes de la fecha ex-dividendo no recibe el dividendo. Se dice que una acción se vende ex-dividendo el día en que pierde el derecho a recibir el dividendo declarado más reciente.
3. Fecha de registro. La fecha de registro sigue siempre a la fecha de declaración, generalmente por un periodo de dos o tres semanas y siempre se expresa en la declaración de dividendos
Con el fin de que sea elegible a recibir el dividendo, una persona debe aparecer en lista en los registros de la corporación como propietario de las acciones en esta fecha. 4. Fecha de pago. La declaración de un dividendo siempre incluye el anuncio de la fecha de pago así como la fecha del registro. Generalmente, la fecha de pago es de dos a cuatro semanas después de la fecha del registro.
Dividendos de liquidación
Los dividendos de liquidación ocurren cuando una corporación paga un dividendo que excede el saldo en la cuenta Utilidades retenidas. Por lo tanto, el dividendo devuelve a les accionistas la totalidad o parte de su inversión de capital pagado. Generalmente, los dividendos de liquidación se pagan sólo cuando una corporación está dejando de existir o se está llevando a cabo una reducción permanente en el tamaño de sus operaciones. Normalmente, los dividendos se pagan como resultado de las operaciones rentables; los accionistas pueden suponer que un dividendo representa una distribución de utilidades a menos que ellos sean notificados por la corporación de que el dividendo es una devolución del capital invertido.
Dividendos en acciones
Dividendos en acciones es un término utilizado para describir una distribución de acciones adicionales a los accionistas de la compañía en proporción a sus actuales acciones. En pocas palabras, el dividendo se paga en acciones adicionales de capital en lugar de efectivo. La mayoría de los dividendos en acciones constan de acciones comunes adicionales distribuidas a los tenedores de acciones comunes y nuestro análisis se limitará a este tipo de dividendos en acciones.
Se debe hacer una distinción importante entre un dividendo en efectivo y un dividendo en acciones. Un dividendo en efectivo es una distribución de efectivo por parte de una corporación a sus accionistas. Por lo tanto, un dividendo en efectivo reduce los activos y el patrimonio de accionistas. En un dividendo en acciones, sin embargo, no se distribuyen activos. Por lo tanto, un dividendo en" acciones no ocasiona cambios en los activos o en el patrimonio de accionistas. Cada accionista recibe acciones adicionales pero su porcentaje de propiedad en la corporación no es mayor que antes.
Asiento para registrar un dividendo en acciones
Al contabilizar dividendos en acciones -relativamente pequeños (por ejemplo, menores al 20%), el valor de mercado de las nuevas acciones se transfiere de la cuenta de Utilidades acumuladas a las cuentas de capital pagado. Este proceso se llama algunas veces capitalización de utilidades retenidas. El efecto global es el mismo que si el dividendo hubiera sido pagado en efectivo y los accionistas hubiesen reinvertido inmediatamente el efectivo en el negocio a cambio de acciones adicionales. En la actualidad, no hay efectivo que realmente cambie de manos —las nuevas acciones se envían directamente a los accionistas.
Razones para los dividendos en acciones
Aunque los dividendos en acciones no ocasionan cambio alguno en los activos, pasivos o en el patrimonio de los accionistas, son populares entre la gerencia y los accionistas. Con frecuencia la gerencia encuentra atractivos los dividendos en acciones porque le permiten distribuir algo del valor percibido a los accionistas mientras conserva el efectivo, que se puede requerir para otros propósitos tales como la expansión de instalaciones y la introducción de nuevas líneas de producto.
A los accionistas les gustan los dividendos en acciones puesto que reciben más acciones; con frecuencia el precio de las acciones no cae proporcionalmente y el dividendo no está sujeto a los impuestos sobre la renta (hasta que se vendan las acciones recibidas). Además, los dividendos elevados en acciones tienden a mantener bajo el precio de las acciones en un rango comercial que atrae a la mayoría de los inversionistas.
Distinción entre fraccionamiento de acciones y elevados dividendos en acciones
un aumento en el número de acciones como resultado de un fraccionamiento o de un dividendo en acciones, las utilidades por acción se calculan en términos del número aumentado de acciones. Al presentar resúmenes de 5 o 10 años, las utilidades por acción para años anteriores se redefinen retroactivamente para reflejar el mayor número aumentado de acciones actualmente en circulación y por lo tanto elaboran la tendencia año por año de las utilidades por acción como una comparación más válida.
Estado de utilidades retenidas
El término utilidades retenidas o acumuladas se refiere a la porción del patrimonio de accionistas derivado de operaciones rentables. Las utilidades retenidas aumentan al obtener utilidad neta y se reducen al incurrir en pérdidas netas y mediante la declaración de dividendos
Además del balance general, un estado de resultados y un estado de flujos de efectivo, un juego completo de estados financieros incluye un estado de utilidades retenidas, como se ilustración en seguida.
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CORPORACION LINEA COSTEREA
Estado de utilidades retenidas
Para el año terminado el 31 de diciembre de 2001
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Utilidades retenidas, 31 de diciembre de 2000----------------------------- $600.000
Utilidad nea para el 2001--------------------------------------------------------- 180000
Subtotal -------------------------------------------------------------------- 780000
Menos dividendos
Dividendos en efectivo sobre las acciones preferenciales($5 por cada acción) 17.500
Dividendos en efectivo sobre las acciones comunes ($2 por cada acción) 55.300
Dividendos en acciones del 10% --------------------------------------------- 140.000
Utilidades retenidas, 31 de diciembre de 2001-----------------------------------------567200
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Ajustes al periodo anterior
La corrección, llamada un ajuste al periodo anterior, se muestra en el estado de utilidades retenidas como un ajuste del saldo de utilidades retenidas al principio del año en curso. El monto del ajuste se muestra neto de cualquier efecto sobre el impuesto de renta relacionado.
Los ajustes al periodo anterior rara vez aparecen en los estados financieros de las grandes corporaciones de propiedad del público. Los estados financieros de estas corporaciones son auditados anualmente por Contadores Públicos Certificados y no es probable que contengan errores materiales que posteriormente requerirán correcciones por ajustes del periodo anterior. Es mucho más probable que esos ajustes aparezcan en los estados financieros de las corporaciones de propiedad cerrada que no son auditados en forma anual.
Restricciones de las utilidades retenidas
Alguna porción de las utilidades retenidas se puede restringir debido a diversos acuerdos contractuales. Una restricción de las utilidades retenidas evita que una compañía declare un dividendo que haría que las utilidades retenidas se redujeran por debajo del nivel designado. La mayoría de las compañías revelan restricciones a las utilidades retenidas en las notas que acompañan los estados financieros
Utilidad de inclusión completa
La utilidad de inclusión completa es un término utilizado para identificar el total de la utilidad neta más o menos los elementos de otra utilidad de inclusión completa. La utilidad de inclusión completa se puede mostrar a los usuarios de los estados financieros en cualquiera de las formas siguientes:
• Como un segundo estado de resultados. Un estado de resultados muestra los componentes de la utilidad neta, y el otro, los componentes de la utilidad de inclusión completa, un elemento de ¡os cuales es la utilidad neta.
• Como un solo estado de resultados que incluye los componentes de la utilidad neta y los componentes de otra utilidad de inclusión completa.
• Como un elemento en los cambios del patrimonio de accionistas reflejado como una columna en el estado de patrimonio de accionistas (analizado más adelante en este capítulo).
Los inversionistas están interesados también en la solvencia de una organización de negocios, pero aún más en su rentabilidad. Los operaciones rentables aumentan el valor del patrimonio de los propietarios del negocio. Una compañía que opera continuamente en forma no rentable eventualmente agotará sus recursos y se verá obligada a dejar de existir. Por consiguiente, la mayoría de los usuarios de estados financieros estudian estos estados cuidadosamente en busca de claves para la solvencia de la compañía y la rentabilidad futura.
El corto plazo versus el largo plazo
En el corto plazo, la solvencia y la rentabilidad pueden ser independientes entre sí. Un negocio puede estar operando rentablemente pero, sin embargo, puede quedarse sin efectivo y con ello resultar insolvente. Por otra parte, una compañía puede operar en forma no rentable durante un año dado y aún tener suficiente efectivo de periodos anteriores para pagar sus cuentas y permanecer solvente.
En el plazo más largo, sin embargo, la solvencia y la rentabilidad van de la mano. Si un negocio ha de sobrevivir, debe permanecer solvente y, en el largo plazo, operar en forma rentable.
Evaluación de la solvencia de corto plazo
Un indicador clave de la solvencia de corto plazo es la relación entre los activos líquidos de una entidad y los pasivos que requieren pago en el futuro cercano. Al estudiar la naturaleza de los activos de una compañía y las cantidades y fechas de vencimiento de sus pasivos, los usuarios de los estados financieros con frecuencia pueden anticipar si es probable que la compañía tenga dificultad para satisfacer sus obligaciones próximas a vencer. Este simple tipo de análisis satisface las necesidades de corto plazo de muchos acreedores. La
Necesidad de una revelación adecuada
El concepto de una revelación adecuada es un importante principio de contabilidad generalmente aceptado. La revelación adecuada significa que los usuarios de los estados financieros son informados de cualquier hecho necesario para la interpretación apropiada de los estados. La revelación adecuada puede estar bien sea en el cuerpo de los estados financieros o en las notas que los acompañan. No es inusual encontrar notas a los estados financieros que son más largas que los estados mismos.
Interés de la gerencia en los estados financieros
La gerencia de una organización de negocios tiene como preocupación vital la posición financiera del negocio, su rentabilidad y sus flujos de efectivo. Por consiguiente, la gerencia está ansiosa por recibir los estados financieros con la mayor frecuencia y rapidez posible de manera que pueda actuar para mejorar las áreas de débil desempeño. La mayoría de las grandes organizaciones proporcionan a los gerentes estados financieros al menos mensualmente. Con la tecnología moderna, es posible contar con estados financieros preparados en forma semanal, diaria o incluso por horas.
Los gerentes tienen interés especial en los estados financieros anuales, ya que son los más ampliamente utilizados por las personas que toman decisiones por fuera de la organización. Por ejemplo, si los acreedores consideran que los estados financieros anuales son sólidos, estarán más dispuestos a otorgar crédito al negocio que si los consideran débiles.
Un estado de posición financiera sólido es aquel que muestra relativamente poca deuda y grandes cantidades de activos líquidos relativos a los pasivos con vencimiento en el futuro cercano. Un estado de resultados sólido es aquel que muestra grandes ingresos relativos a los gastos requeridos para obtener esos ingresos. Un estado de flujos de efectivo sólido es aquel que no solamente muestra un saldo de efectivo fuerte sino que además indica que el efectivo está siendo generado por las operaciones. La demostración a través de los estados financieros de que estas características de la compañía son permanentes y pueden verse en una serie de estados financieros es particularmente útil para hacer que inversionistas y acreedores tengan confianza en la compañía. Debido a la importancia de los estados financieros, la gerencia puede dar pasos dirigidos específicamente a mejorar la posición financiera de la compañía y su desempeño financiero. Por ejemplo, la compra de activos en efectivo puede demorarse hasta el principio del siguiente periodo contable de manera que grandes sumas de efectivo queden incluidas en el estado de la posición financiera y en el estado de flujos de efectivo. Por otra parte, si la compañía está en una posición de efectivo particularmente sólida, los pasivos vencidos en el futuro cercano pueden pagarse, remplazarse con obligaciones a plazo más largo, o incluso remplazarse por inversiones adicionales por parte de los propietarios con el fin de mostrar que los flujos de efectivo negativos en el futuro no serán tan grandes como de otra forma aparecerían.
Estas acciones se llaman algunas veces maquillaje medidas tomadas por la gerencia para hacer que la compañía aparezca lo más sólida posible en sus estados financieros. Los usuarios de los estados financieros deben darse cuenta de que, aunque los estados son representaciones razonables de la posición financiera al final del periodo y el desempeño financiero durante el periodo, no necesariamente pueden describir la situación financiera típica del negocio. En sus estados financieros anuales, la gerencia, en particular, trata de "poner su mejor pie adelante" y hacer que la compañía aparezca tan sólida como razonablemente sea posible. Como resultado, muchos acreedores consideran que estados financieros más frecuentes (por ejemplo, trimestrales o incluso mensuales) proporcionan información adicional importante a la que aparece en los estados financieros anuales.
Análisis vertical
El análisis financiero dispone de dos herramientas para interpretar y analizar los estados financieros denominan Análisis horizontal y vertical, que consiste en determinar el peso proporcional (en porcentaje) que tiene cada cuenta dentro del estado financiero analizado. Esto permite determinar la composición y estructura de los estados financieros.
El análisis vertical es de gran importancia a la hora de establecer si una empresa tiene una distribución de sus activos equitativa y de acuerdo a las necesidades financieras y operativas. Por ejemplo, una empresa que tenga unos activos totales de 5.000 y su cartera sea de 800, quiere decir que el 16% de sus activos está representado en cartera, lo cual puede significar que la empresa pueda tener problemas de liquidez, o también puede significar unas equivocadas o deficientes Políticas de cartera.
Como hacer el análisis vertical
Como el objetivo del análisis vertical es determinar que tanto representa cada cuenta del activo dentro del total del activo, se debe dividir la cuenta que se quiere determinar, por el total del activo y luego se procede a multiplicar por 100. Si el total del activo es de 200 y el disponible es de 20, entonces tenemos (20/200)*100 = 10%, es decir que el disponible representa el 10% del total de los activos.
Supongamos el siguiente balance general
Como se puede observar, el análisis vertical de un estado financiero permite identificar con claridad como está compuesto.
Una vez determinada la estructura y composición del estado financiero, se procede a interpretar dicha información.
Para esto, cada empresa es un caso particular que se debe evaluar individualmente, puesto que no existen reglas que se puedan generalizar, aunque si existen pautas que permiten vislumbrar si una determinada situación puede ser negativa o positiva.
Se puede decir, por ejemplo, que el disponible (caja y bancos) no debe ser muy representativo, puesto que no es rentable tener una gran cantidad de dinero en efectivo en la caja o en el banco donde no está generando Rentabilidad alguna. Toda empresa debe procurar por no tener más efectivo de lo estrictamente necesario, a excepción de las entidades financieras, que por su objeto social deben necesariamente deben conservar importantes recursos en efectivo.
Las inversiones, siempre y cuando sean rentables, no presentan mayores inconvenientes en que representen una proporción importante de los activos.
Quizás una de las cuentas más importantes, y a la que se le debe prestar especial atención es a la de los clientes o cartera, toda vez que esta cuenta representa las ventas realizadas a crédito, y esto implica que la empresa no reciba el dinero por sus ventas, en tanto que sí debe pagar una serie de costos y gastos para poder realizar las ventas, y debe existir un equilibrio entre lo que la empresa recibe y lo que gasta, de lo contrario se presenta un problema de liquidez el cual tendrá que ser financiado con endeudamiento interno o externo, lo que naturalmente representa un costo financiero que bien podría ser evitado si se sigue una política de cartera adecuada.
Otra de las cuentas importantes en una empresa comercial o industrial, es la de Inventarios, la que en lo posible, igual que todos los activos, debe representar sólo lo necesario. Las empresas de servicios, por su naturaleza prácticamente no tienen inventarios.
Los Activos fijos, representan los bienes que la empresa necesita para poder operar (Maquinaria, terrenos, edificios, equipos, etc.), y en empresas industriales y comerciales, suelen ser representativos, más no en las empresas de servicios.
Respecto a los pasivos, es importante que los Pasivos corrientes sean poco representativos, y necesariamente deben ser mucho menor que los Activos corrientes, de lo contrario, el Capital de trabajo de la empresa se ve comprometido.
Algunos autores, al momento de analizar el pasivo, lo suman con el patrimonio, es decir, que toman el total del pasivo y patrimonio, y con referencia a éste valor, calculan la participación de cada cuenta del pasivo y/o patrimonio.
Frente a esta interpretación, se debe tener claridad en que el pasivo son las obligaciones que la empresa tiene con terceros, las cuales pueden ser exigidas judicialmente, en tanto que el patrimonio es un pasivo con los socios o dueños de la empresa, y no tienen el nivel de exigibilidad que tiene un pasivo, por lo que es importante separarlos para poder determinar la verdadera Capacidad de pago de la empresa y las verdaderas obligaciones que ésta tiene.
Así como se puede analizar el Balance general, se puede también analizar el Estado de resultados, para lo cual se sigue exactamente el mismo procedimiento, y el valor de referencia serán las ventas, puesto que se debe determinar cuanto representa un determinado concepto (Costo de venta, Gastos operacionales, Gastos no operacionales, Impuestos, Utilidad neta, etc.) respecto a la totalidad de las ventas.
Los anteriores conceptos no son una camisa de fuerza, pues el análisis depende de las circunstancias, situación y objetivos de cada empresa, y para lo que una empresa es positivo, puede que no lo sea para la otra, aunque en principio así lo pareciera. Por ejemplo, cualquiera podría decir que una empresa que tiene financiados sus activos en un 80% con pasivos, es una empresa financieramente fracasada, pero puede ser que esos activos generen una rentabilidad suficiente para cubrir los costos de los pasivos y para satisfacer las aspiraciones de los socios de la empresa.
ANALISIS HORIZONTAL
Los estados financieros pueden ser analizados mediante el Análisis vertical y horizontal. En el análisis horizontal, lo que se busca es determinar la variación absoluta o relativa que haya sufrido cada partida de los estados financieros en un periodo respecto a otro. Determina cual fuel el crecimiento o decrecimiento de una cuenta en un periodo determinado. Es el análisis que permite determinar si el comportamiento de la empresa en un periodo fue bueno, regular o malo.
Para determinar la variación absoluta (en números) sufrida por cada partida o cuenta de un estado financiero en un periodo 2 respecto a un periodo 1, se procede a determinar la diferencia (restar) al valor 2 – el valor 1. La formula sería P2-P1.
Ejemplo: En el año 1 se tenía un activo de 100 y en el año 2 el activo fue de 150, entonces tenemos 150 – 100 = 50. Es decir que el activo se incrementó o tuvo una variación positiva de 50 en el periodo en cuestión.
Para determinar la variación relativa (en porcentaje) de un periodo respecto a otro, se debe aplicar una regla de tres. Para esto se divide el periodo 2 por el periodo 1, se le resta 1, y ese resultado se multiplica por 100 para convertirlo a porcentaje, quedando la formula de la siguiente manera: ((P2/P1)-1)*100
Suponiendo el mismo ejemplo anterior, tendríamos ((150/100)-1)*100 = 50%. Quiere decir que el activo obtuvo un crecimiento del 50% respecto al periodo anterior.
De lo anterior se concluye que para realizar el análisis horizontal se requiere disponer de estados financieros de dos periodos diferentes, es decir, que deben ser comparativos, toda vez lo que busca el análisis horizontal, es precisamente comparar un periodo con otro para observar el comportamiento de los estados financieros en el periodo objeto de análisis.
Veamos un ejemplo:
Balance general
Las datos anteriores nos permiten identificar claramente cuales han sido las variaciones de cada una de las partidas del balance.
Una vez determinadas las variaciones, se debe proceder a determinar las causas de esas variaciones y las posibles consecuencias derivadas de las mismas.
Algunas variaciones pueden ser beneficiosas para la empresa, otras no tanto, y posiblemente haya otras con un efecto neutro.
Los valores obtenidos en el análisis horizontal, pueden ser comparados con las metas de crecimiento y desempeño fijadas por la empresa, para evaluar la eficiencia y eficacia de la administración en la gestión de los recursos, puesto que los resultados económicos de una empresa son el resultado de las decisiones administrativas que se hayan tomado.
La información aquí obtenida es de gran utilidad para realizar proyecciones y fijar nuevas metas, puesto que una vez identificadas las cusas y las consecuencias del comportamiento financiero de la empresa, se debe proceder a mejorar los puntos o aspectos considerados débiles, se deben diseñar estrategias para aprovechar los puntos o aspectos fuertes, y se deben tomar medidas para prevenir las consecuencias negativas que se puedan anticipar como producto del análisis realizado a los Estados financieros.
El análisis horizontal debe ser complementado con el análisis vertical y los distintos Indicadores financieros y/o Razones financieras, para poder llegar a una conclusión acercada a la realidad financiera de la empresa, y así poder tomar decisiones mas acertadas para responder a esa realidad.
En este documento sólo se hizo el ejemplo con el Balance general. Para hacer el análisis a un Estado de resultados se sigue el mismo procedimiento y los mismos principios, por lo que no debería presentar problema alguno.
