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CICLO CONTABLE Y SUS PROCEDIMIENTOS APLICADOS A LA EMPRESA, SOCIEDAD DE CAPITAL
El ciclo contable es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurrren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el mas usado es el anual.
Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para mostrar finalmente la información financiera de una empresa.
Sabiendo que una empresa de capital esta compuesta por varios socios y que sus ingresos provienen de las ventas de mercancías o servicios es preciso definir entonces que es un diario y que es un mayor.
El diario es el libro en el que se anotan o registran las operaciones de las empresas al momento de realizar una transacción. Este es conocido también como el libro de primera anotación.
Entre las características de un diario podemos mencionar que posee una primera columna indicando la fecha, luego otra donde se anota el detalle, una tercera que se llama referencia que es donde se anota el número o código que corresponde a la cuenta que se carga; tiene tres columnas seguidas donde aparecera un auxiliar, el débito y el crédito; en el auxiliar se anota el importe de una cuenta que se haya cargado o acreditado y que la misma tenga su cuenta auxiliar; en el débito se anotará el importe que se carga, y en el crédito el importe que se acredita.
El mayor es un libro de segunda anotación el cual recibe la información del diario indicando los débitos y créditos que se realizaron en el diario. Los pases al mayor debe empezar con el pase del asiento débito, se registran los datos en el lado izquierdo de la cuenta débito; en la columna de la fecha, la fecha, en la columna de referencia, el número de la página donde se tomó el asiento, en la columna de valores el importe del débito.
Quedando esto claro presentamos este trebajo el cual define los procedimientos del ciclo contable aplicados a una empresa, sociedad de capital.
DIARIZACION DE LAS OPERACIONES.
Los datos que el contador toma para realizar un asiento se sacan de los documentos origen. Los asientos en el diario son el acto de anotar todas las transacciones de una empresa.
Las operaciones en el diario se registran de la siguiente manera:
Primero se analiza cada operación preguntándose qué aumento o disminución produjo la operación en el activo, pasivo o el capital de la empresa?; luego de tener la respuesta sabremos a qué cuenta debemos cargar o acreditar.
Después de dicho análisis se procederá al registro de la operación en el diario, inicialmente anotamos la fecha en que se realizó la transacción (año, mes y día), luego se escribe el nombre de la cuenta que ha de cargarse, y en el mismo renglón, se anota el importe del débito en la columna de la izquierda y se anota el importe del crédito en la columna de la derecha. Se escribe una breve descripción del documento de origen en la columna nombre de la cuenta inmediatamente debajo de la última partida del crédito. Siempre es recomendable dejar un renglón en blanco después de cada asiento, aunque en los países de habla española no se permite.
El diario cumple tres funciones útiles: en primer lugar, reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor existiría el serio peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito. En el diario los débitos y los créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente este tipo de errores; en segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar. Además el diario ofrece amplio espacio para descubrir la operación con el detalle que se desee. En tercer lugar, todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronológico, proporcionando así una historia cronológica de las operaciones de una empresa.
El Código de Comercio en la República Dominicana establece que todo comerciante esta obligado a tener un libro diario que presente por día las operaciones de su comercio. Que será llevado en el idioma español y será foliado, rubricado y visado una vez por año por el juez de lo civil y lo comercial de la jurisdicción del negocio.
DETERMINACION DE SALDOS DE CUENTAS.
La determinación de saldos de cuentas no es mas que realizar los siguientes pasos:
1. Se suma la columna de débitos, anotando el total al pié de la misma.
2 . Se suma la columna de créditos, anotando el total al pié de la misma.
3 . Se anota el saldo en la columna de descripción : en el renglón del último asiento de cargo, si el saldo es deudor; y si es acreedor en el renglón de último asiento.
Si aparece sólo un asiento en cualquier lado o sea, débito y crédito, no es necesario anotar el saldo.
Los saldos de cuentas no son mas que la diferencia entre las partidas deudoras y acreedoras de una cuenta. Es deudor cuando los débitos exceden a los créditos y acreedor en caso contrario.
BALANZA DE COMPROBACION.
Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto así a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos.
La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los Estados Financieros.
Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador información para preparar los Estados Financieros periódicos, ya que le es mucho más sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomándolos directamente del mayor.
HOJAS DE TRABAJO.
Son un medio mecánico, formas columnares que utilizan los contadores como un medio para organizar cómoda y ordenadamente, la información contable que se necesitará en la preparación de los asientos de ajustes, los estados periódicos y los asientos de cierre. Sumarizan los datos que deben ser incluidos en los asientos de ajustes y cierre.
Forma para preparar una hoja de trabajo:
1) Se escribe el encabezamiento en 3 líneas; se centra cada partida del mismo.
2) Se escriben los encabezamientos de las columnas.
3) Se anotan los datos de la Balanza de Comprobación.
4) Asientos de ajustes en las columnas de ajustes. El concepto de cada ajuste está indicado al pié de la hoja de trabajo, con una letra clave que aparece tambIén junto a los débitos y créditos de las columnas de ajustes.
5) Partidas de activos, pasivo y capital a las columnas del Estado de Situación.
6) Partidas de los ingresos y gastos a las columnas del Estado de ingresos.
7) Totalizar columnas del Estado de Ingreso y columnas del Estado de Situación.
8 ) Se calcula y se anota el ingreso neto (o pérdida neta).
9) Se lleva el ingreso neto al crédito de las columnas del Estado de Situación.
10) Se trazan líneas dobles debajo de los últimos totales de las columnas del Estado de Ingresos y Estado de Situación. Estas líneas muestran que todo el trabajo se concluyó y se asume que este correcto.
Las hojas de trabajo sirven como base para preparar:
• El Estado de Resultado
• El Balance General
• Los asientos de ajuste del diario
• Los asientos de cierre del diario
 
ESTADOS FINANCIEROS.
Los Estados Financieros son documentos esencialmente númericos que a una fecha o por un período determinado presentan la situación financiera de una empresa, los resultados obtenidos en un período determinado y el comportamiento del efectivo. La importancia de los Estados Financieros viene dada por la necesidad de las empresas conocer y dar a conocer su situación determinada generalmente en un período contable de 1 año o menos.
Los Estados Financieros deben cumplir con los requisitos de: universalidad, al expresar la información clara y accesible; continuidad, en períodos regulares; periodicidad, que se lleven a cabo en forma periódica; oportunidad, que la información que consiguen sea rendida oportunamente.
Los Estados Financieros son:
• Estado de Situación o Balance General
• Estado de Ganancias y Pérdidas
• Estado Flujo de Efectivo
Son periódicos porque se preparan tras finalizar cada período contable, que generalmente es de 12 meses. Todos los Estados Financieros deben contener nombre del negocio, nombre del Estado y período que abarca.
Balance General o Estado de Situación.
Muestra la naturaleza y cantidad de todos los activos poseídos , naturaleza y cantidad del pasivo, tipo y cantidad de inversión residual de los propietarios de un negocio. Tiene por objeto rendir un claro y preciso informe a las partes interesadas en la empresa sobre la situación de la misma al final de un año comercial. Se prepara con las cuentas reales de la balanza de comprobación y con el Estado de Utilidades no Distribuidas.
En sus muestras mas complejas, revela la fuente de los fondos utilizados en el negocio y define área a donde fueron aplicados estos fondos.
Los rubros del balance general se clasifican en:
• Activos: suma de bienes, recursos y derechos que posee la empresa
• Pasivos: obligaciones o compromisos que ha adquirido la empresa hacia terceros
Capital o patrimonio: diferencia del activo y el pasivo, representa la inversión o el aporte de socios y empresarios sobre los cuales puedan tener derecho
Estado de Resultado o de Ganancias y Pérdidas.
Este se realiza con el fin de saber cuales fueron las utilidades en un período determinado. El éxito de un negocio se juzga principalmente a través de sus ganancias, no únicamente por cuantía, sino también por la tendencia que manifiestan. Este Estado presenta el exceso de los ingresos sobre los gastos lo que da origen a la utilidad neta y al exceso de los costos y los gastos sobre los ingresos se llama pérdida neta.
Si el resultado es utilidad neta el capital contable de la empresa aumenta, si es una pérdida disminuye.
A pesar de la considerable variedad en el formato básico y en el arreglo de las partidas financieras, en el Estado de Ganancias y Pérdidas es preciso contar con los siguientes datos:
a) Fuentes del ingreso de las operaciones.
b) Principales gastos comerciales de operaciones.
c) Pérdidas y ganancias operativas durante el período.
d) Impuestos sobre ingresos.
e) Utilidades o pérdidas netas que causan efectos a todas las demás partidas de ingresos y gastos del período.
Las secciones análiticas de este Estado son:
1) Categoría de las ventas.
2) Categoría de los costos de mercancías.
3) Categoría de los gasos de operación.
4) Categoría de otros ingresos y gastos.
5) Utilidad o pérdida neta del período.
Este Estado puede incluir los informes a los accionistas para que estos se formen una opinión sobre el progreso de la compañía y la eficiencia de los administradores. Puede presentarse a los bancos apoyando las solicitudes de préstamos para que aquellos puedan juzgar sobre las perspectivas de ganancias de la compañía solicitante.
Los inversionistas pueden valerse de dicho estado para decidir la conveniencia de adquirir, conservar o disponer de los valores emitidos por la sociedad (sus acciones).
Estado de Flujo de Efectivo.
Este estado se prepara analizando todo el movimiento concerniente a las entradas y salidas de efectivos específicos.
Puede definirse como un documento que presenta el impacto que tienen las actividades operativas de inversión y de financiamiento de una empresa sobre sus flujos de efectivo a lo largo de un período contable o fiscal.
El propósito del Estado de Flujo de Efectivo es mostrar la información pertinente sobre los cobros y pagos de efectivo de una empresa durante un período.
 
La finalidad de este Estado es: evaluar la habilidad de la empresa para generar futuros flujos de efectivo; evaluar la habilidad de la empresa para cumplir con sus necesidades de financiamiento; evaluar las razones de la diferencia entre las utilidades netas y los cobros y pagos de efectivo asociado.
Las actividades de una empresa pueden ser clasificadas atendiendo a los siguientes renglones:
a) Actividades operativas.
1) Efectivo recibido de clientes.
2) Efectivo pagado a proveedores.
3) Efectivo pagado por intereses, etc.
a) Actividades de inversión.
1) Ventas de activos fijos.
2) Adquisición de activos fijos.
b) Actividades de financiamiento.
1) Préstamos públicos.
2) Emisión de acciones.
3) Pago de dividendos.
Estado de Utilidades no Distribuidas.
Las utilidades no distribuidas de una empresa representan la parte del patrimonio social que ha tenido su origen en las ganancias del negocio. Constituyen el exceso de las utilidades totales de la compañía, desde su organización, sobre el total de dividendo que se han distribuido a los accionistas.
Es importante distinguir el capital social de las utilidades no distribuidas y mantener esta distinción en los Estados y las cuentas, en virtud de que el monto de las utilidades no distribuidas generalmente tienen alguna influencia sobre el importe de los dividendos. Además las personas interesadas en los Estados Financieros consideran útil conocer qué parte del capital contable proviene de inversiones de los accionistas, y qué parte es atribuible a la retención de utilidades.
Dentro de los procedimientos contables, al analizar un periodo contable, tan pronto como se terminaron de registrar todas las transacciones se procedió, primeramente a contabilizar los asientos de ajuste diario, pasándolos a las cuentas del libro mayor, luego elaborándose un balance de comprobación ajustado, el cual a su vez, fue utilizado para formular el estado de resultados y el balance general. Los anteriores se consideran procedimientos satisfactorios para un negocio pequeño; sin embargo, una compañía tiene mayor número de cuentas y de la probabilidad de cometer errores al ajustar las cuentas y en la elaboración de los estados financieros disminuye si se agrega un paso adicional a los procedimientos contables. Este nuevo paso lo constituye la elaboración de la hoja de trabajo. La hoja de trabajo es la herramienta del contador que le permite:
1. Ajustar las operaciones antes de registrar los ajustes.
2. Distribuir los saldos de las cuentas ajustadas por columnas dependiendo esta distribución del objetivo que persiga: la elaboración del estado de resultado o del balance general.
3. Calcula y prueba la exactitud matemática de la utilidad neta. La hoja de trabajo es elaborada exclusivamente para uso del contador. No se la entrega al propietario o al gerente del negocio para el cual labora, sino que la conserva para él. Generalmente se elabora a lápiz, lo que facilita las modificaciones y correcciones durante su elaboración. Una vez que la termina, el contador la utiliza en la elaboración del estado de resultados, balance general y para contabilizar los asientos de ajuste y de cierre.
La hoja de trabajo y los asientos de cierre: La hoja de trabajo, además de servir para registrar los asientos de ajuste, se utiliza también como fuente de información para los asientos de cierre, los cuales sirven para cancelar los saldos de las cuentas de ingresos y gastos. Al cerrar estas cuentas, sus saldos se transfieren a otra cuenta y quedan saldadas (saldo de cero). Obviamente primero se pasan los asientos de cierre del diario general alas cuentas respectivas del libro mayor.
  • Hoja de trabajo - ajustes. La hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general. La hoja de trabajo es un documento importante pero no indispensable ni obligatorio, es un paso adicional dentro del ciclo contable. Por ser considerada como un borrador de trabajo, esta hoja puede escribirse a lápiz. El formato consta de las siguientes partes:
    • Encabezamiento: formado por la razón social, el nombre del documento y el periodo por el cual se elabora.
    • Secciones:
      • Número de orden de las cuentas
      • Nombre de las cuentas con su código
      • Balance de comprobación con débitos y créditos
      • Ajustes con débitos y créditos
      • Balance ajustado con débitos y créditos
      • Ajustes por inflación
      • Balance ajustado por inflación
      • Ganancias y pérdidas con débitos y créditos
      • Balance general con débitos y créditos. A esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas o aparecen en el comprobante de ajustes; si se requieren nuevas cuentas, se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor lo mismo que en la columna anterior. Debe comprobarse la igualdad entre el total de débitos y el de créditos.
  • Hoja de trabajo - ajustes por inflación. A esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflación, de acuerdo con las normas vigentes.
  • Hoja de trabajo - balance ajustado. Para diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, así:
    • Las cuentas que no tuvieron movimiento en la sección del balance de comprobación o en la sección de ajustes, se trasladan directamente a la sección de balance ajustado, a su respectiva columna, según sea débito o crédito
    • Las cuentas que tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en la sección de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo débito o crédito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber; debe + debe - haber; haber - debe; haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.
  • Hoja de trabajo - balance ajustado por inflación. En esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflación, sumadas de igual forma que la sección del balance ajustado.
  • Hoja de trabajo - balance general. A esta sección se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. Así en el debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancías y no registrar el inventario inicial; además, la pérdida del ejercicio, cuando se presente. En la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminución del activo (depreciación y provisión), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la sección ganancias y pérdidas. Al igual que las secciones anteriores, ésta debe dar sumas iguales.
  • Hoja de trabajo - columna cuentas y codificación. Se registran ordenadamente los nombres y el código de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catálogo de cuentas y los datos del libro mayor.
  • Hoja de trabajo - elaboración. Para el proceso de elaboración de la hoja de trabajo se tiene en cuenta los siguientes aspectos:
    1. La columna cuentas y codificación.
    2. El balance de comprobación o balance de prueba
    3. Los ajustes
    4. El balance ajustado
    5. Los ajustes por inflación
    6. El balance ajustado por inflación
    7. Las ganancias y pérdidas
    8. El alance general.
  • Hoja de trabajo - ganancias y pérdidas. A la sección de ganancias y pérdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo débito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y pérdidas, como en el caso del sistema de inventario periódico. Otra diferencia que se presenta en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la sección ganancias y pérdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la sección ganancias y pérdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los débitos y los créditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una pérdida. La diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales
  CIERRE CONTABLE 

El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.

Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o una utilidad.

Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio.

El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará.

No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.

Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso.

Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los ajustes necesarios en los inventarios. [Consulte: Depreciación, Métodos de depreciación, Provisión de cartera, y Amortización de activos intangibles]

Es importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitirá realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.

Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clásico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo.

Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad.

Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios.

Esto conlleva implícitamente a la existencia de una planeación con el objetivo de conseguir el mejor resultado posible según los objetivos que se quieran lograr.

La depreciación, la provisión de cartera, los métodos de valuación de inventarios, las políticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cual es el procedimiento más adecuado para la consecución de los objetivos trazados.

Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.

La realización de una correcta planeación de políticas contables permite que la empresa, además de mostrar una situación económica y financiera real, que pueda también incidir sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad económica, en especial de la disponibilidad de capital de trabajo.

La definición de las políticas y procedimientos contables no es una tarea que se deba hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que algunas medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el principio y durante todo el tiempo.

Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten el periodo siguiente, de suerte que la planeación debe ser constante, y para nada improvisada.

Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el objetivo de incidir en los resultados finales. Éstas deben enmarcarse dentro de una política de prudencia que no comprometa para nada ni la situación económica ni financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de carácter legal.

Es importante que al momento de fijar las políticas contables, así como se le brinda importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor importancia a la parte económica de la empresa, algo que se suele descuidar en especial en las medianas y pequeñas empresas, que son precisamente las que mas lo necesitan.
Cuando se hace el cierre contable al finalizar el periodo contable, se deben elaborar los respectivos asientos contables de cierre.

Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias [5905].

Al finalizar el año, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar cada una de las cunetas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelación se registra en los comprobantes de cierre.

Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros.

Estas cuentas para su cancelación  se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado.

Supongamos que en la cuenta 4135 tenemos la suma de $1.000.000 y en la cuenta 5205 la suma de $600.000:

Cuenta Debito Crédito
4135   1.000.000
5205 600.000  

Cancelación de cuentas [La cuenta 4135 es de saldo crédito y la cuenta 5205 de saldo debito:, por lo que debitaremos la primera y acreditaremos la segunda]:

Cuenta Debito Crédito
4135 1.000.000  
5905   1.000.000
5205   600.000
5905 600.000  

Aquí vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crédito de $400.000 [C1.000.000-D600.000], saldo que también debemos cancelar contra la cuenta del patrimonio correspondiente a resultados del ejercicio.

Como en este ejemplo el saldo de la cuenta 5905 nos indica que hay una utilidad, la cuenta 5905 la cancelamos contra la cuenta 3605:

Cuenta Debito Crédito
5905 400.000  
3605   400.000

De esta forma se cancelan todas las cuentas de resultado, de modo que al hacer el cierre contable, sólo nos quedan las cuentas de balance [activos, pasivos y patrimonio].

Los valores contenidos en las cuentas de resultado, al hacer el cierre se incorporan al patrimonio  como utilidad o como pérdida.

Lo primero que se ha hecho es cancelar cada cuenta de resultado contra la cuenta 5905, y luego la cuenta 5905 se cancela contra la cuenta 36.

PERIODO CONTABLE

El periodo contable, como uno de los principios de Contabilidad considerados por nuestra legislación, se refiere a que las operaciones económicas de una empresa se deben reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un año, que va desde el 01 de enero a 31 de diciembre, aunque se puede también trabajar con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.

Este principio supone que las operaciones económicas, así como los efectos de ellas derivados, se contabilizan de forma tal que se correspondan con el período económico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con claridad el período a que éstas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio económico.

El existir el periodo contable, nos permite medir el desempeño de la empresa al compararlo con otros periodos. El periodo contable permite que se cumpla uno de los principales objetivos de la contabilidad que es su utilidad. La información contable es útil cuando permite ser comparada, y es el periodo contable el que permite esa comparación. Es la comparación la que permite analizar la información contable, para con base a ella tomar las decisiones económicas y financieras.

Como se puede ver, el periodo contable es mucho mas importante de lo que en principio parece, tiene un connotación de suma importancia al permitir que mediante la Contabilidad se pueda determinar la realidad económica y financiera de una empresa, en cuanto permite hacer los análisis comparativos que luego de conocer la realidad de la empresa, permite proyectarla con base a los antecedentes que precisamente gracias a comparabilidad que permite el periodo contable. El periodo contable facilita el proceso de diagnostico y análisis de los resultados económicos en cuanto posibilita el estudio de su comportamiento.

El periodo contable también es aplicado a lo relacionado con impuestos, en donde existe el periodo fiscal, el cual corresponde generalmente al mismo periodo contable, el cual también es regido por los mismos principios.

Los ingresos, gastos e impuestos deben registrarse en el período económico en que ocurren. Claro esta que esto no impide que en el caso que existan errores, estos no se puedan corregir. La corrección se hará haciendo los respectivos ajustes en el año o periodo en que se adviertan; en ningún momento se puede hacer las modificaciones en los periodos en que estos errores ocurrieron, puesto que significaría también corregir los periodos siguientes.

Los ingresos, gastos e impuestos de períodos anteriores no registrados en su oportunidad deben contabilizarse en cuentas independientes a las de las correspondientes al período económico en que se detecten, esto para dejar en claro que es lo que corresponde a un periodo y que al otro para no desfigurar los resultados que pueden afectar el análisis y estudios que se hagan.

Cuando nos referimos que el periodo contable es por lo general de un año, significa que no siempre debe ser ese lapso de tiempo, puesto que se puede dar el caso de las empresas que inician operaciones dentro del año, caso el cual, el periodo será desde la fecha en que se iniciaron operaciones hasta el 31 de diciembre el respectivo año. Igual sucede con las empresas que se liquidan dentro del mismo año, en cuyo caso periodo tanto contable como fiscal corresponden desde el 1 de enero hasta la fecha en que se realiza la liquidación del ente.

En el campo fiscal, existen diferentes periodos dependiendo el impuesto. En Colombia, el impuesto de renta tiene un periodo anual, el impuesto sobre las ventas (Iva) es bimestral, el Impuesto de industria y comercio en la mayor parte de los municipios es bimestral, el Gravamen a los movimientos financieros se presenta semanal, la retención en la fuente es de periodo mensual.

Existen otros tipos de periodos diferentes al contable y al fiscal que son de gran utilidad para el seguimiento, estudio y análisis de diferentes aspectos como el crecimiento económico, que por lo general se registra cada trimestre, el comportamiento de la inflación, la devaluación, el desempleo, etc.

Tratamiento de las facturas recibidas después del cierre contable
 

Es común en el ejercicio de la Contabilidad encontrarnos con muchos proveedores que nos entregan las facturas con fecha posterior al ultimo día del Periodo contable, lo que impide su contabilización y causación en las fechas correctas.

Esta situación ocasiona problemas a la hora de realizar los informes financieros o de presentar las declaraciones tributarias, puesto que la Contabilidad no permite conocer la verdadera situación económica de la empresa en la medida en que no se han causado todas las operaciones por falta de algunas facturas.

Este problema ha llevado a muchas empresas a fijar como política no recibir facturas después de determinada fecha. Aunque es una política sana, no siempre es posible aplicarla por la realidad técnica de muchas empresas que les imposibilita emitir sus facturas dentro de las fechas exigidas por su cliente.

Esto ocasiona que el proveedor contabilice en un periodo el ingreso y el cliente contabilice en otro periodo el costo o el gasto, lo que conlleva problemas a la hora de hacer las declaraciones tributarias, puesto que no va a coincidir lo declarado por el contribuyente y el proveedor.

Según el decreto 2649 en sus artículos 12 y 13, las operaciones económicas se deben reconocer en el periodo en el cual ocurran (Principio de realización y Principio de asociación). Igualmente el artículo 59 del mismo decreto, establece que los hechos conocidos después de del cierre, se deben incluir en el periodo en el cual se advierte, que en otras palabras, significa que se deben contabilizar como gastos de ejercicios anteriores, gastos que no son deducibles en el Impuesto de renta, según lo interpretado de los artículos 104 y 105 del Estatuto tributario.

Como podemos darnos cuenta, si se aplica lo estipulado por los principios de contabilidad, en el caso de las facturas recibidas después de la fecha del Cierre contable, la empresa tendría problemas al no poder deducir del Impuesto de renta esas facturas.

Una solución seria no recibir las facturas que lleguen después de la fecha fijada por la empresa, pero según la DIAN en concepto 048202 de agosto 4 e 2004, una empresa no se puede negar a recibir una factura que llegue después de lo exigido por ella, pero también administrativamente y estratégicamente puede resultar inconveniente el no recibir una factura, esto puede afectar las relaciones comerciales proveedor-cliente, situación que algunas empresas no pueden permitirse.

Entonces, la una solución puede ser no hacer el cierre contable hasta después de un tiempo prudencial que le permita a la empresa allegar todos los soportes. Por ejemplo, cerrar la contabilidad en la ultima semana de enero, le permitirá recibir facturas de diciembre hasta los últimos días de enero e incluirlas en la fecha que figure en la factura, que es lo general que hacen las empresas.
Pero que pasa si ya se ha hecho el cierre contable y nos llega una factura por un valor considerable el cual la empresa no puede darse el lujo de contabilizarlo como gastos de ejercicios anteriores, y tampoco puede modificar la contabilidad el periodo al que corresponde la factura porque ya se ha cerrado.

Al presentarse esta situación, que de por si es compleja, se requiere recurrir a una solución no muy ortodoxa y que algunos consideran de alto riesgo, pero que podría ser una solución aceptable; en Colombia estamos acostumbrados a una contabilidad fiscal y la otra “contable”, es decir, la que los principios de contabilidad generalmente aceptados nos regula. Para el estado, según el artículo 136 del decreto 2649, las normas fiscales prevalecerán sobre las contables, así que podríamos sacar provecho de esto para lograr deducir las facturas que no se causaron en su debido momento.

En primer lugar, la renta fiscal se determina según normas fiscales, en especial lo estipulado en el artículo 26 del Estatuto tributario, así que hasta cierto punto podríamos olvidarnos de la contabilidad.

Ahora bien, el artículo 26 señala que de los ingresos se restaran los costos imputables a tales ingresos, con los cuales se ha generado la renta. En el caso de la factura fuera de fecha, es un costo imputable al ingreso, así que no han ningún problema por ese lado.

De otra parte, el artículo 776 del Estatuto tributario establece que los comprobantes (en este caso nuestra factura) prevalecen sobre los registros contables.

Teniendo en cuenta lo anterior, a la hora de hacer la declaración de renta, se podría declara la factura aunque no este contabilizada en el respectivo periodo, y en la eventualidad que la DIAN revise la declaración, aunque no encuentra contabilizada la factura, si encontrara el soporte, y existiendo el soporte con fecha cierta, no tendrá elementos para rechazar la factura como costos. Solo podrá rechazar la factura por no tener relación da causalidad, proporcionalidad, necesidad, o siendo el caso, por no haberle practicado retención en la fuente. Mucho menos podrá imponer una sanción por inexactitud, pues el costo es absolutamente real, y el no estar contabilizado no es una causal para imponer este tipo de sanción.

En este orden de ideas se podría solicitar como deducción una factura recibida después de haber cerrado la contabilidad, y aunque se podría ser objeto de una investigación por parte de la DIAN, esta no prosperaría, puesto que el contribuyente tendría los elementos necesarios para probar el costo solicitado.

FORWARDS Y MERCADOS DE FUTUROS

 

Es sencillo y habitual en todo tipo de actividad financiera, por ejemplo:
“Una compañía que exporta a otros países, y que está por consiguiente expuesta al tipo de cambio entre su divisa local y las divisas extranjeras en las que se cobra por sus ventas, puede cubrirse por adelantado su riesgo de cambio vendiendo forward las divisas que espera recibir en el futuro”. (Rodríguez, 1997).
“Los contratos a plazo (forward) son parecidos a los contratos de futuros en lo que ambos son acuerdos de compra o venta de un activo en un momento determinado en el futuro por un precio determinado. No obstante, a diferencia de los contratos a futuros, éstos no son negociados en un mercado. Son acuerdos privados entre dos instituciones financieras o entre una institución financiera y una de sus clientes corporativos”. (Hull, 1996).
Es decir, los forwards no tienen que ajustarse a los estándares de un determinado mercado, ya que se consideran como instrumentos extra bursátiles.
“En estas operaciones el comprador (quien asume la parte larga), se compromete a adquirir la mercancía en cuestión a un precio y tiempo que se pactan al inicio. Por otra parte, el vendedor (quien asume la parte corta), está dispuesto a entregar la mercadería”. (Díaz, 1998).
Los contratos forward se dividen en tres modalidades:
1. No generan utilidades.
2. Generan utilidades o rendimientos fijos.
3. Generan utilidades que se reinvierten.
Fundamentalmente este tipo de contratos son utilizados para operaciones sobre divisas siendo este el de la tercera modalidad, ya que esta representada su utilidad por las tasas de interés de las divisas a las cuales se hace referencia.
“Para que exista una operación forward de divisas es necesario que tanto el comprador como el vendedor estén dispuestos a realizar la negociación, y se requiere de un parámetro de referencia en cuanto a tipo de cambio actual y costos financieros de los dos países implicados durante el periodo en el cual se desea realizar la operación”. (Op. Cit.).
El precio del forward depende de los costos de cada institución financiera, el sobreprecio en relación al riesgo de la contraparte, la situación de mercado y las utilidades.
Al termino del plazo, se pueden dar dos tipos de entrega:
a) Intercambian la mercadería por el valor previamente acordado.
b) “Intercambio a favor o en contra en efectivo del diferencial que existe entre el precio al cual se pactó la operación en un inicio y el precio final que presenta la mercadería en el mercado al cual se hace referencia”. (Ibíd.).
El principal riesgo que presenta el contrato forward es que ambas partes cumplan con sus obligaciones.
Actualmente, la mayoría de estas transacciones están respaldadas por el producto depositado en bodegas o almacenes especiales o con base en cosechas o producciones futuras. De esta forma se regulan el abasto y comercialización de varios productores en el mundo.
Un ejemplo de la primera modalidad (la que no genera utilidades), es la del petróleo, ya que el almacenamiento de este producto es muy costoso debido a la necesidad de contar con instalaciones especiales que cuenten con medidas de prevención contra incendios y contaminación. Además, el petróleo es relativamente barato por unidad de volumen (a diferencia del oro), por lo que el costo de almacenamiento por unidad de valor de petróleo almacenado es importante.
La segunda modalidad (la que genera utilidades o dividendos), son los casos de forwards sobre bonos o acciones.
Por último, también se da el forward sobre tasas de interés, por ejemplo: “un contrato con el banco B mediante el cual A y B acuerdan fijar una tasa del 10% anual para un plazo de un año dentro de un año sobre la cantidad de dinero preestablecida. Transcurrido el año, si ocurre lo que temía A y las tasas de interés bajan por ejemplo al 8%, el banco B pagará lo que temía A la diferencia entre la tasa acordada (10%) y la tasa vigente de mercado (8%), es decir 2% sobre la cantidad de dinero acordada. Si por el contrario las tasas suben al 12% A deberá pagar a B la diferencia”. (Rodríguez, 1997).
Futuros
A grandes rasgos un contrato a futuro no es más que una especie de contrato forward pero estandarizado y negociable en un mercado organizado (instrumentos intra bursátiles), es decir, un contrato a futuro es mucho más detallado que un forward (ver cuadro No.1), incluye detalles como cantidad, calidad, fecha de entrega, método de entrega, etc.
Este tipo de contrato cuenta con márgenes y capital que respalda su integridad.
Todas las posiciones que se manejan en estos contratos (futuros) son entre un participante por un lado y la cámara de compensación por el otro.
Cuadro No. 1: Diferencias entre futuros y forwards

CARACTERÍSTICAS
FORWARDS FUTUROS
Tipo de contrato Contrato privado entre dos partes Negociados sobre cambios
No estandarizado Contratos estandarizados
Tiempo Usualmente no especifica una fecha de entrega Categorías de posibles fechas de entrega
Ajuste Inicio y fin de contrato Ajustados al mercado diariamente
Forma de entrega Entrega de activo físico o a la liquidación final en metálico Se liquidan antes de entrega
Tamaño Puede tener cualquier tamaño que deseen las dos partes del mismo El tamaño esta definido de antemano
Especificaciones sobre el subyacente No especifica el subyacente Se limitan las variaciones permisibles en la calidad del subyacente entregable contra posiciones en futuros
Garantía No especifica ningún tipo de depósito de garantía Siempre se cuenta con cámara de compensación que respalda el mercado y que necesita depósitos de garantía
Forma de compensación No se compensan diariamente Todas las posiciones en futuros abiertas en el mercado se valoran cada día
Tipo de mercados No se negocian en mercados organizados Siempre se negocian en mercados organizados
Liquidez Usualmente no generan liquidez Siempre generan liquidez
Válvula de escape No es transferible Si es transferible
Confiabilidad Dudoso Es muy confiable
Acceso a información Son contratos secretos Compra – Venta “a viva voz”
Facilidad de negociación Se negocia todo Sólo se negocia el precio

Fuente: Elaboración propia en base a: Fragoso (2002), Dubkovsky (2002), Díaz (1996), Bodie (1998) y, Rodríguez (1997).
Futuros sobre divisas
En este tipo de contratos aparecen dos tipos de precios durante su operación, el precio cash (efectivo) y el precio spot.
El precio cash, es aquel que cotizan las instituciones financieras basado en la oferta y la demanda inmediata que se tiene en el mercado. Este tipo de precio es cotizado en el momento en el que el comprador y el vendedor se ponen de acuerdo. Este tipo de precio no presenta fluctuaciones en el tiempo.
Los precios spot, son divisas que serán entregadas en un plazo de 48 horas, su cotización estará determinada por la oferta y demanda en el mercado interbancario, en este mercado participan todas las instituciones autorizadas que se dedican a la compra y venta de divisas. Este mercado opera las 24 horas del día y es a través de sistemas electrónicos y por vía telefónica.
“El precio de una divisa depende del costo del dinero que exista en los dos países a los que la cotización hace referencia. El costo financiero no depende solamente de dos países, sino también del costo que presenten las instituciones financieras que cotizan la divisa. La diferencia que existe entre las cotizaciones por una misma divisa se utiliza para efectuar arbitrajes, que pueden ser de tipo geográfico o de cruce de tipos de cambio. Existe un arbitraje geográfico cuando una divisa se vende a dos precios distintos en mercados diferentes. Por lo general, en este tipo de arbitrajes la utilidad puede obtenerse al vencimiento de la negociación”. (Díaz, 1998).
Cuando uno piensa en este tipo de contratos para ejercer una cobertura con divisas, se presta mucho para operaciones comerciales de importación y exportación, inversiones, o deudas adquiridas en divisas diferentes a las que se manejan domésticamente.
Para este tipo de operaciones los riesgos financieros se dividen en dos: los riesgos de transacción (se cambia una divisa por otra); y los riesgos de traducción (se refieren al peligro de expresar el valor de una divisa en términos de otra sin existir un cambio físico de divisas).
Para que se pueda efectuar este tipo de cobertura es necesario conocer el tipo de riesgo al que se está expuesto, monto y fecha. Con esto, se puede realizar en el presente la transacción que pretende realizarse en el futuro, con el fin de aprovechar los precios actuales y tener la certidumbre de los costos futuros.
Futuros sobre tasas de interés
Un contrato a futuro sobre tasas de interés es simplemente un contrato de cobertura sobre un activo cuyo precio depende únicamente del nivel de las tasas de interés.
La importancia de este tipo de contratos radica que “en la actualidad, el volumen total de operación de los contratos de futuros sobre instrumentos financieros representa más de la mitad del volumen toda esta industria”. (Op. Cit.)
Por excelencia los futuros con más éxito son los contratos futuros sobre bonos del Tesoro americano de entre 15 y 30 años de duración y sobre tasas de interés en eurodólares.
Existen dos tipo de interés, el de contado y el que es a plazo; el primero es el tipo de interés de una inversión efectuada para un periodo de tiempo que empieza hoy y que termina al cabo de n años. El segundo tipo de interés es aquel que esta implícito en los tipos de contado actuales para periodos futuros de tiempo.
Contratos de futuros sobre letras del Tesoro
En este tipo de contrato el activo subyacente es por ejemplo una letra del Tesoro a 90 días, la parte con la posición corta debe de entregar un millón de dólares en letras del Tesoro en un día cualquiera de los tres días sucesivos de negociación. El primer día de entrega será el primer día del mes de entrega, en el cual se emite una letra del Tesoro a 13 semanas y en el que, a una letra del Tesoro a un año, le quedan 13 semanas para el vencimiento.
“En la práctica, esto significa que la letra del Tesoro puede tener 89, 90 o 91 días hasta el vencimiento cuando se entrega”. (Hull, 1996).
A una letra del Tesoro se le conoce como un instrumento de descuento, ya que no paga cupón y el inversor recibe sólo el valor nominal a su vencimiento.
“El activo subyacente antes del vencimiento del contrato de futuros es una letra del Tesoro con un vencimiento superior a 90 días con respecto al vencimiento del contrato de futuros. Por ejemplo, si un contrato vence dentro de 160 días, el activo subyacente es una letra del Tesoro a 250 días”. (Ibíd.).
Los meses en que se operan estas letras del Tesoro son trimestrales (marzo, junio, septiembre y diciembre).
“La entrega física se hace sobre nuevas emisiones de certificados a 13 semanas y se efectúa tres días después de la fecha de vencimiento de los contratos. La cotización de los contratos está determinada por el precio actual del instrumento para entrega a una fecha en el futuro, con base en un precio final de 100”. (Díaz, 1998).
En esta operación la posición larga es la que transfiere el efectivo que cubre el costo de la operación.
Contratos de futuros sobre Eurodólares
Este tipo de contratos son de corto plazo. “Un eurodólar es un dólar depositado en un banco, americano o extranjero, fuera de los EE.UU.”. (Hull, 1996).
Estos contratos están denominados por el tipo de interés conocido como tasa LIBOR (London International Offer Rate) a 3 meses. Estos son normalmente intereses más altos que los que ofrecen las letras del Tesoro y, normalmente son depósitos no transferibles y que no pueden ser utilizados como colateral sobre préstamos.
Ver la diferencia de la Tasa de interés del Tesoro y la LIBOR en el cuadro No. 2.
Cuadro No. 2: Diferencia entre el tipo de interés

Tasa de interés de las letras del Tesoro
LIBOR
Es el interés al cual los gobiernos piden prestado
En una tasa de interés de préstamo comercial
Es un contrato de futuros sobre el precio de la letra
Es un contrato de futuros sobre un tipo de interés

Fuente: Elaboración propia en base a: Hull (1996), Rodríguez (1997) y, Díaz (1998).
“Un contrato de futuros sobre eurodólares se liquida en metálico el segundo día de negociación en Londres antes del tercer miércoles del mes”. (Hull, 1996).
La duración de las obligaciones de este tipo de contrato de futuros es una medida de tiempo en que el propietario debe de esperar en promedio hasta recibir sus liquidaciones en metálico.
La tasa LIBOR es utilizada en préstamos a empresas en mercados internacionales, es de tipo flotante y esta determinada por la negociación de depósitos entre bancos en el mercado de eurodivisas.
Contratos futuros de Cetes y TIIE
Estos contratos son instrumentos de corto plazo y se operan en México. Los CETES (Certificados de la Tesorería de los Estados Unidos Mexicanos), teniendo como plazos de emisión 28, 91, 181 y 360 días. Y se subastan semanalmente.
La TIIE es la Tasa de Interés Interbancaria de Equilibrio.
Su manejo de contrato es trimestral al igual que los T-Bills y los Eurodólares. Estos vencen a las 13:30 (tiempo de la Ciudad de México) del siguiente día hábil del tercer miércoles del mes que indica el contrato y, sus precios no representan límites máximos de operación.
“La posición máxima permitida es de 5,000 contratos en combinación con todos los meses, y no más de 150 contratos sobre el mes más cercano a vencimiento durante su última semana de operación”. (Díaz, 1998).
La TIIE hace referencia a un instrumento a 28 días, esta opera los 12 meses del año, “el monto de contrato es de $6`000,000.00 pesos y la fluctuación mínima es de un punto base, que equivale a $50.00 pesos. Este instrumento no presenta límites máximos de movimientos en sus precios.
Su precio lo determina el Banco de México con vencimiento a las 12:00 horas (tiempo de la Ciudad de México) del tercer miércoles del mes al que el contrato hace referencia. Su posición máxima permitida es igual a la de los CETES, estos contratos se cotizan en pesos mexicanos facilitando su operación y no existe riesgo de tipo de cambio, sin embargo, estos documentos no han presentado hasta hoy liquidez alguna.
Futuros sobre índices accionarios o bursátiles
Los futuros sobre índices accionarios son contratos estandarizados que a través de ellos se pueden aprovechar las tendencias de los mercados accionarios y a su vez pueden efectuarse coberturas sobre portafolios o canastas sobre acciones, sin la necesidad de llagar a la entrega física del producto.
Como ventaja de este tipo de contratos de futuros está la de que estos instrumentos derivados ofrecen enorme liquidez y son de fácil ejecución, son bajos sus costos de transacción con respecto a transacciones en acciones.
Propósitos:
i) Protege de baja a corto plazo.
ii) Permiten invertir rápidamente en un mercado.
iii) Y, permiten también cambiar rápidamente de mercado.
En México, la operación de este tipo de contrato ha sido baja, por esta razón implica un alto riesgo, ya que este tipo de contrato esta cotizado en dólares, y se reflejan los cambios del tipo de cambio y las tasas de interés.




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