CONTABILIDAD Y FINANZAS
 
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ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO
ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO
El efectivo es el recurso más importante que tiene toda empresa, por lo que su administración correcta es crucial para la adecuada y eficaz operatividad de la misma.
El efectivo es lo que le permite a la empresa invertir, comprar de activos, mercancías, materia prima, pago de nómina, pago de pasivos, etc.
La empresa debe mantener una disponibilidad de efectivo suficiente para cubrir sus necesidades mínimas, además de disponer de la capacidad suficiente para tender eventuales necesidades adicionales de efectivo.
La planeación y proyección adecuada del flujo de efectivo necesario para el correcto funcionamiento de la empresa, es una herramienta de gran importancia para maximizar la utilización de los recursos.
Se debe tener especial cuidado en no tener exceso de efectivo, puesto que éste con el paso de tiempo pierde su poder adquisitivo, por tanto, cualquier exceso de efectivo debe ser invertido rápidamente para así evitar la erosión de su capacidad adquisitiva, y garantizar una rentabilidad adecuada de esos recursos.
Esto requiere necesariamente de una proyección realista y precisa de las entradas y salidas de efectivo, puesto que en todo momento la empresa debe conocer con exactitud la cantidad de efectivo con que dispone o dispondrá en el corto plazo para así proyectar la inversión de cualquier exceso de efectivo resultante en un periodo determinado.
El dinero disponible en caja, en las cuentas corrientes o de ahorro no genera rentabilidad alguna, por lo que en lo posible no debe existir dinero en estos medios, pues como ya se expuso, lo único que se consigue es que pierda su poder adquisitivo durante el tiempo que esté en ese estado.
Parte del el exceso de efectivo, se debe ocupar en inversiones de corto plazo que permitan su rápida recuperación en caso de necesidad urgente del mismo, puesto que no es prudente exponer a la empresa a una eventual escasez de efectivo para solventar posibles contingencias, que de presentarse y no disponer del efectivo necesario, se debe recurrir a endeudamiento, lo que indudablemente representa un costo financiero que en muchas ocasiones es superior a la rentabilidad generada por las inversiones a corto plazo.
Esto implica que debe existir un correcto equilibrio en el manejo del efectivo. No debe haber más de lo necesario, puesto que implica pérdida de poder adquisitivo y representa un importante costo de oportunidad. Tampoco puede haber menos del necesario puesto que en casos de urgencia se debe recurrir a recursos externos los que son de alto costo.
De ahí la gran importancia de una efectiva proyección de los flujos de efectivo de la empresa que garanticen el conocimiento anticipado de la disponibilidades futuras de efectivo, para así mismo proyectar la salidas de efectivo tanto para inversión como para el cubrimiento de las necesidades operativas.
Un efectivo bien administrado evita, por un lado de tener recursos ociosos, y por otro lado, exponer a la empresa a recurrir terceros con el costo que esto implica.
Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos ( entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo provecho.
Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erogaciones de dinero. 
PRIMER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo" 
Ejemplo:
- Incrementar el volumen de ventas.
- Incrementar el precio de ventas.
- Mejorar la mezcla de ventas ( impulsando las de mayor margen de contribución)
- Eliminar descuentos.
SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo" 
Ejemplo:
- Incrementar las ventas al contado
- Pedir anticipos a clientes
- Reducir plazos de crédito.
TERCER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero" 
Ejemplo:
- Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores)
- Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.
- Hacer bien las cosas desde la primera vez ( Disminuir los costos de no Tener Calidad)
CUATRO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero" 
Ejemplo:
- Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.
- Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar 
Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo principio con el primero. 
En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo de la aplicación de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo del efectivo.
La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encamindadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivo a su vencimiento y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio. 
En pocas palabras, un negocio es negocio sólo cuando genera una cantidad relativamente suficiente de dinero.  
Este trabajo tiene como objetivo presentar algunas ideas y prácticas que actualmente están manejando algunas empresa para lograr una administración efectiva de su efectivo. 
NO SE PUEDE ADMINISTRAR LO QUE NO SE CONOCE  
El primer requisito para poder administrar el efectivo, es conocer tanto la forma en que éste se genera, como la manera en que se aplica o el destino que se le da. Esta información la proporciona el estado de flujo de efectivo. Este estado informa, por una parte, cuáles han sido las principales fuentes de dinero de la empresa ( en donde ha conseguido el dinero) durante un período determinado de tiempo y por otra parte, que ha hecho con él ( en qué lo ha aplicado) 
El dinero generado básicamente por cobros a clientes derivados de la venta de inventarios o de la prestación de servicios, menos los pagos a proveedores y las erogaciones para cubrir los costos necesarios para poder vender, comprar y producir los artículos vendidos durante el período cubierto por la información, es el efectivo neto generado por la operación. 
La capacidad para generar efectivo por medio de la operación, permite determinar, entre otras cosas, el crecimiento potencial de la empresa y su salud financiera. 
Además de esta fuente, como ya sabemos, existen otras: 
- Pasivos 
- Aportaciones de los socios (aumentos de capital) 
- Venta de inversiones.
En adición a la operación, el efectivo se puede aplicar a: 
- Pagar deudas 
- Repartir dividendos 
- Reembolsar capital a los accionistas 
- Invertir
La inversión en activos (clientes, inventario, activo fijo) es dinero "almacenado". De aquí pues que en finanzas existe el aforismo que dice: "Antes de que vayas a solicitar un préstamo al banco busca el dinero que tienes amarrado en cartera, en inventarios o en otros activos". 
¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE ADMINISTRAR EL FLUJO DE EFECTIVO?  
Como ya quedó anotado, la mayoría de las actividades de la empresa van encaminadas a afectar, directa e indirectamente, el flujo de la empresa. Consecuentemente, su administración es tarea en la cual están involucradas todas las personas que trabajan en la empresa. Lo que cada individuo haga (o deje de hacer) va a afectar de una manera u otra el efectivo de la empresa. 
Por ejemplo: 
- El fijar el precio de venta para los inventarios afectará el flujo de efectivo, ya que el precio influye sobre el tiempo en que se venda y consecuentemente, sobre el monto de efectivo que se generará. 
- Al definir y decidir a quién se le venderá a crédito y en qué términos y bajo qué condiciones, determina el tiempo en que el dinero derivado de las ventas a crédito durará "almacenado" en cartera y su monto. 
- El dar motivo para que el cliente esté insatisfecho, obtenga una queja en contra de nuestra empresa, provocará que sus pagos se demoren hasta que su insatisfacción haya sido eliminada. 
- La negociación con los proveedores definirá tanto los montos de los pagos como la frecuencia o rapidez de los mismos. 
- El riesgo que se esté dispuesto a correr ante la posible eventualidad de no contar con la materia prima requerida por producción, o los artículos necesarios para cubrir los pedidos de los clientes, así como el tiempo que toma la conversión de la materia prima eun un artículo terminado, define el nivel de inventarios y los inventarios son dinero almacenado en materia prima y en artículos terminados
LO CUATRO PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE FECTIVO 
Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la paráctica conducen a una administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positovos ( entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tál manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo provecho. 
Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erocaciones de dinero. 
PRIMER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo"  
Ejemplo: 
- Incrementar el volumen de ventas, 
- Incrementar el precio de ventas 
- Mejorar la mezcla de ventas ( impulsando las de mayor margen de contribución)  
- Eliminar descuentos.
SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo"  
Ejemplo: 
- Incrementar las ventas al contado 
- Pedir anticipioso a clientes 
- Reducir plazos de crédito.
TERCER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se denen disminuir las salidas de dinero"  
Ejemplo: 
- Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores) 
- Reduri desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa. 
- Hacer bien las cosas desde la primera vez ( Disminuir los costos de no Tener Calidad) 
CUATRO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero"  
Ejemplo: 
 
- Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles. 
- Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar
Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo principio con el primero. 
En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo e la aplicación de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo del efectivo. 
FUNCIONAMIENTO EN LA PRACTICA DE LA ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL EFECTIVO.  
Algunas empresas han obtenido logros muy importantes en su administración del efectivo, aplicando los cuatro principios mencionados, siguiendo un procedimiento más o menos parecidos al que se describe a continuación. 
1.-) Bautice el proyecto con un nombre lo suficientemente descriptivo y sugestivo. Por ejemplo:  
- "Programa de Administración Efectiva del Efectivo" (PADEE) 
 - "Plan para el Manejo Eficiente del Efectivo (PEMEDE) 
2.-) Divulgue en toda la empresa la existencia de este plan o programa, enseñando el objetivo general que se persigue con el mismo. 
3.-) Celebre reuniones con grupos relativamente pequeños (no más de 15 personas) para facilitar su funcionamiento y alentar la participación de cada uno de los asistentes. El grupo debe de estar integrado por personas que representan cada una de las distintas áreas que constituyen la empresa: Compras, producción, ventas, crédito y cobranza, recursos humanos, contabilidad, tesorería, etc. 
El objetivo de esta reunión, cuya duración puede fluctuar desde 8 horas hasta 16 horas, es detectar áreas de oportunidad de mejorar la forma en que la empresa está administrando actualmente su flujo de efectivo.
Para lograr este objetivo, es necesario primero explicar a los participantes en la reunión como se genera y aplica el efectivo en una empresa. En seguida se debe lograr que detecten que el flujo de efectivo es responsabilidad de todos, así como otros aspectos relevantes a la administración de efectivo.
En seguida de esta etapa de inducción, es recomendable que cada participante, en forma individual y estructurada, reflexione cómo cada una de las principales actividades que efectúa en su trabajo afectan y se ven afectadas por el flujo de efectivo de la empresa. 
Esta reflexión tiene el propósito de que cada individuo "aterrice" a su propia realidad, su participación directa o indirecta, en el flujo de dinero de la empresa. 
Una vez logrado esto, se divide a los participantes en pequeños grupos (tres o cuatro personas en cada uno de ellos), para que en equipo identifiquen síntomas, definan problemas y ofrezcan soluciones a situaciones reales a su trabajo. Después de que cada subgrupo hizo su tarea, se reúne todo el grupo y se comparten y discuten los problemas afectados. 
Tanto la reflexión individual como la búsqueda y discusión en grupos, deben estar referidos a la aplicación de los cuatro principios de la administración de efectivo. Esto implica que se responsa cada no de los participantes, ¿Qué puedo hacer (o dejar de hacer) para:
- Incrementar las entradas de efectivo? 
- Acelerar las entradas de efectivo? 
- Disminuir las salidas de efectivo? 
- Demorar las salidas de efectivo?
Cómo producto final de la reunión, se genera un listado con los problemas detectados, así como las posibles soluciones propuestas.
4.-) Integre un comité responsable de : 
- Seleccionar en base a su importancia (monto, urgencia, etc) los problemas detectados en la reunión. 
- Nombrar a los responsables de llevar a la práctica la propuesta. 
- Establecer calendarios para las acciones que se van a tomar (u omitir). 
- Dar seguimiento a cada uno de los proyectos
 
  
 
La administración del efectivo
 
  1. La función de la administración de efectivo
 
La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.
El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa.
El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.
Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:
-Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
-Promover la contabilización adecuada de los datos.
-Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
- Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.
El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.
La administración del efectivo es una de las áreas mas importantes de la administración del capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgos de una "crisis de solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.
La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.
El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc.
 
Razones de mantener el efectivo
Las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones fundamentales:
1.            Transacciones
2.            Compensación a los bancos por el suministro de préstamos y servicios. 
3.            Precaución 
4.            Especulación 

Cuando se administra en forma eficiente la inversión en activos circulantes específicos, puede contribuirse al objetivo global de la empresa. Keynes ha identificado tres motivos que implican efectivo: el motivo transacción, el motivo precaución y el motivo especulación (The General Theory of Employment, Interest, and Money, de John Maynard Keynes, New York; Harcourt, 1936, 170 – 174).
El primero es la necesidad de efectivo para hacer frente a los pagos que se presentan en el curso normal de los negocios – pagos por compras, mano de obra y dividendos.
El segundo se relaciona con mantener un colchón o amortiguador para hacer frente a eventualidades inesperadas. Cuanto más proyectables sean los flujos de efectivo del negocio, menores cantidades por precaución se necesitaran. La posibilidad de obtener préstamos de inmediato para afrontar este tipo de egresos de efectivo también reduce la necesidad de este tipo de recursos. Es importante señalar que no todos los recursos para transacciones de la organización y las cantidades por precaución tienen que mantenerse en efectivo; es obvio que una parte puede conservarse en valores realizables (activos que casi representan dinero)
El motivo especulación se relaciona con mantener efectivo a fin de aprovechar los cambios estimados en los precios de los valores. Cuando se espera que las tasas de interés aumenten y que disminuyan los precios de los valores, este motivo sugiere que la organización debe conservar efectivo hasta que se termine el incremento en las tasas de interés.
Cuando se espera que las tasas de interés desciendan, el efectivo se puede invertir en valores; la organización se beneficiará con cualquier descenso futuro en las tasas de interés y aumentos en los precios de los valores, aunque la mayor parte no mantiene efectivo a fin de aprovecharse de los cambios esperados en las tasas de interés. Por lo tanto este desarrollo de materia se centrara en los motivos de transacción y precaución de la organización, conservando estas cantidades en efectivo y en valores realizables.
 
El termino activos líquidos se usa para designar el dinero y los activos que se convierten con facilidad en dinero. Se dice que los activos presentan diferentes grados de liquidez. Por definición el dinero es en si mismo el mas liquido de todos los activos; los demás tienen diversos grados de liquidez, de acuerdo con la facilidad con que pueden convertirse en efectivo.
Para los que no sean dinero, la liquidez tiene dos dimensiones: (1) el tiempo necesario para convertir el activo en dinero y (2) el grado de seguridad asociado con la razón de conversión, o precio, obtenido por el activo. Aunque la mayor parte de los activos tienen un grado de liquidez, el estudio se centrara en los activos mas líquidos de la organización: efectivo y valores realizables.
Por tanto, la administración de la liquidez incluye el calculo del importe total de estos dos tipos de activos que mantendrá la empresa.
Se conservan constantes las políticas y procedimientos de crédito de la empresa. Así, se toma una definición estrecha de la liquidez a fin de simplificar el estudio de ciertos principios.
 
La administración del efectivo comprende el manejo del dinero de la organización y obtener así la mayor disponibilidad de efectivo y el máximo de ingresos por intereses sobre cualquier fondo que no se este utilizando. En el extremo la función comienza cuando un cliente extiende su cheque para pagarle a la organización una cuenta por cobrar; la función termina cuando un proveedor, un empleado o el gobierno obtiene fondos cobrados por la organización para el pago de una cuenta por pagar o una acumulación. Todos los activos entre estos dos puntos caen dentro de la esfera de la administración del efectivo. Los esfuerzos de la organización para hacer que los clientes paguen sus cuentas en tiempo determinado caen dentro de la administración de las cuentas por cobrar. Por otra parte, su decisión sobre cuando pagar las cuentas incluye la administración de las cuentas por pagar y las acumulaciones.
Por lo general la tesorería o la gerencia financiera de una organización administra el efectivo. El presupuesto de efectivo, útil para el proceso, suele ser una proyección mensual de los ingresos y las deudas. El presupuesto de efectivo indica la posible disponibilidad del mismo en relación tanto como el momento como la magnitud. En otras palabras, dice cuanto efectivo es probable que se tenga, cuando y durante cuanto tiempo. Es necesario tomar en cuenta la incertidumbre y, para hacerlo, se preparan presupuestos de efectivo múltiples bajo supuestos alternos. En esta forma el presupuesto de efectivo sirve de base a la planeación y control del mismo.
Además del presupuesto de efectivo la organización necesita contar con información sistemática sobre el efectivo, así como cualquier tipo de sistema de control. Casi siempre la información se maneja por computadora, a diferencia de otros sistemas manuales. En cualquier caso, es necesario obtener informes frecuentes, de preferencia de forma diaria o incluso con mas frecuencia, sobre los saldos de efectivo en cada cuenta de banco, sobre el efectivo pagado, sobre los saldos diarios promedios y sobre la situación en valores realizables de la organización, así como un informe detallado de los cambios en esta posición. Numerosos bancos proporcionan esta información vía Internet también es útil disponer de información relativa a los ingresos y desembolsos de efectivo mas importantes que se esperan. Toda la información es esencial si la empresa desea administrar su efectivo de modo eficiente.
 
LOS CUATRO PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO
Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos ( entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo provecho. 
Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erogaciones de dinero. 
PRIMER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo" 
Ejemplo: 
-Incrementar el volumen de ventas.
-Incrementar el precio de ventas.
- Mejorar la mezcla de ventas ( impulsando las de mayor margen de contribución).
-Eliminar descuentos. 
SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo" 
Ejemplo: 
- Incrementar las ventas al contado 
- Pedir anticipos a clientes 
- Reducir plazos de crédito. 
TERCER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero" 
Ejemplo: 
- Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores) 
- Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa. 
- Hacer bien las cosas desde la primera vez ( Disminuir los costos de no Tener Calidad) 
CUATRO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero" 
Ejemplo: 
- Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles. 
- Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar 
Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo principio con el primero. 
En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo de la aplicación de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo del efectivo. 

La administración del efectivo y los valores negociables es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Como ambos son los activos más líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una "crisis de solvencia".
Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en activo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.
Los "valores negociables" son instrumentos de inversión a corto plazo que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre fondos temporalmente ociosos. Cuando una empresa experimenta una acumulación excesiva de efectivo, utilizará una parte de él como un instrumento generador de intereses. Aun cuando los bancos comerciales pueden pagar intereses sobre los depósitos a la vista, los clientes perciben generalmente tal compensación por los saldos en sus cuentas, en forma de honorarios reducidos por servicio o tasas menores de interés sobre préstamos, o bien ambas cosas. Ciertos sistemas de obtención de intereses altamente líquidos permiten a la empresa percibir utilidades sobre el efectivo ocioso, sin que por ello sacrifiquen parte de su liquidez.
Las estrategias básicas que deberán seguir las empresas en lo referente a la administración del efectivo son las siguientes:
1.- Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde posible sin ganar la posición crediticia de la empresa, pero aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo que resulten favorables.
2.- Utilizar el inventario lo más rápido posible, a fin de evitar existencias que podrían resultar en el cierre de la línea de producción o en una pérdida de ventas.
3.- Cobrar las cuentas pendientes lo más rápido posible sin perder ventas futuras debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos por pronto pago, de ser económicamente justificables, para alcanzar este objetivo.
La dificultad principal de la administración del efectivo proviene de la falta de coordinación entre las entradas por concepto de ingresos y salidas por concepto de costos.
El administrador financiero debe proyectar sus necesidades y excedentes de efectivo durante el año. por ejemplo, una empresa que tiene muchas ventas en una época del año, debe tener en cuanta que tendrá gastos durante todo el año, en consecuencia el gerente financiero tiene que buscar la forma de tener efectivo durante la época de pocas ventas y de invertir los fondos excedentes en época de muchas ventas.
Lo que busca el administrador financiero y el objetivo del presupuesto de flujo de caja se exponen a continuación:
 
 
 
El análisis de razones es el punto de partida para desarrollar la información, las cuales pueden clasificarse en los 4 Grupos siguientes:
1.                             Razones de Liquidez: miden la capacidad de pago a corto plazo de la Empresa para saldar las obligaciones que vencen.
2.                             Razones de Actividad: miden la efectividad con que la empresa esta utilizando los Activos empleados.
3.                             Razones de Rentabilidad: miden la capacidad de la empresa para generar utilidades.
4.                             Razones de Cobertura: miden el grado de protección a los acreedores e inversionista a largo plazo. Dentro de este grupo en nuestro país la más utilizada es la razón entre pasivos y activo total o de patrimonio a activo total.
Los diversos métodos de cobros y pagos mediante los cuales una organización mejora la eficiencia de la administración de su efectivo constituyen dos caras de la misma moneda. Producen repercusión conjunta sobre la eficiencia global de la administración del efectivo. La idea general consiste en hacer efectivas las cuentas por cobrar tan pronto sea posible y diferir lo mas que se pueda el pago de las cuentas por pagar, pero manteniendo el mismo tiempo la imagen de crédito de la organización con los proveedores. En la actualidad la mayor parte de las organizaciones de cierto tamaño utilizan técnicas sofisticadas para acelerar los cobros y controlan en forma estrecha los pagos.
Primero se considera la aceleración de los cobros, lo cual no significa otra cosa que reducir la demora entre el momento en que los clientes pagan sus cuentas y el momento en que los cheque se cobran y su importe queda disponible para ser utilizado. Se han diseñado varios métodos tendientes a acelerar este proceso de cobro y maximizar el efectivo disponible a fin de que haga una de las siguientes cosas o todas: (1) acelerar el tiempo de envío por correo de los pagos de los clientes a la organización, (2) reducir el tiempo durante el cual los pagos recibidos por la organización permanecen como fondos no cobrables y (3) acelerar el movimiento de los fondos a los bancos de pago.
El segundo punto, que representa el tiempo en que los cheques están en transito, tiene dos aspectos. El primero es el tiempo que le lleva a la empresa procesar los cheques en forma interna, este periodo se extiende desde el momento en que se recibe el cheque hasta que se deposita para ser acreditado a la cuenta de la organización. El segundo aspecto de los cheques en tránsito comprende el tiempo que se tarda para procesarlos en el sistema bancario, el cheque se convierte en fondos disponibles cuando se presenta al banco girado y este lo paga en realidad.
Este tiempo de transito es importante para el gerente o director financiero, pues casi nunca la empresa puede hacer retiros sobre un deposito hasta que los cheques que componen dicho deposito sean cobrados, como lo importante son los fondos disponibles, el gerente financiero quiere reducir en lo posible el tiempo de transito.
A continuación se presentan varias maneras de acelerar el proceso de cobro con el fin de tener mas fondos disponibles:
 Transferencia de fondos
El movimiento de fondos entre los bancos es un factor importante para el control de desembolsos y para control de efectivo, dicho movimiento se hace con tres métodos principales (1) transferencias por sistema, (2) transferencia de cheques entre depositantes y (3) transferencia electrónica de cheques mediante cámara de compensación
Concentración bancaria
La concentración bancaria es una forma de acelerar el flujo de los fondos de una organización estableciendo centros estratégicos de cobranza, en lugar de tener un solo centro de cobros localizado en las oficinas centrales, se establecen diversos centros de cobranza. El propósito es acortar el periodo entre el momento en que los clientes ponen en el correo los pagos y aquel en que la organización puede utilizar esos fondos. A los clientes en un área geográfica determinada se les indica remitir sus pagos a un centro de concentración de cobros en esa área.
Con frecuencia las organizaciones prestan atención especial al manejo de grandes cobros a fin de que sean depositados en un banco tan rápido como sea posible. Este manejo especial puede comprender que recoja personalmente los cheques o bien utilice servicios de mensajería. Cuando un pequeño numero de cobros representa un gran porcentaje del total de los depósitos, quizá valga la pena iniciar controles para acelerar el deposito y cobro de los cheques grandes. En lugar de procesar todos los cheques para su cobro a través del sistema de reservas de los bancos centrales o reservas federales, algunos bancos comerciales ofrecen servicios especiales que presentan los cheques de grandes importes directamente al banco girado.
 El beneficio es el aceleramiento en el cobro de este cheque, y el banco lo pasa a su cliente al disponer este de los fondos con mas rapidez.
Algunas organizaciones mantienen demasiadas cuentas bancarias por lo que en forma innecesarias crean áreas de fondos inmovilizados. Una organización que tiene una cuanta en cada ciudad donde opera una oficina de ventas o instalación productiva quizás podría reducir mucho los saldos de efectivo si eliminara una de esas cuentas. Con frecuencia las actividades bancarias de una oficina de ventas pueden manejarse de una cuenta mayor, sin que ello represente gran perdida en servicios o disponibilidad de fondos. A pesar de que las pequeñas cuentas puedan crear buenas relaciones con los banqueros, tienen poco sentido en la administración global de la organización. Al cerrar las cuentas innecesarias, la organización puede liberar fondos y ponerlos a generar utilidades.
Políticas de crédito y cobranza
Las condiciones económicas y las políticas de crédito de la organización constituyen las influencias principales en el nivel de cuentas por cobrar de la organización. Desde luego, las condiciones económicas están fuera de control del administrador financiero. Pero al igual que sucede con otros activos circulantes puede variar el nivel de las cuentas por cobrar de acuerdo con el compromiso entre el rendimiento y el riesgo. Disminuir las estándares de calidad puede estimular la demanda, lo que a sus vez conducirá a mayores utilidades; pero existe un riesgo en mantener cuentas por cobrar adicionales, así como un mayor riesgo de perdidas por cuentas malas. Es necesario insistir en que las políticas de crédito y cobranza de una organización no son independientes de las otras organizaciones. Si el producto y los mercados de capital son razonablemente competitivos, en la practica de créditos cobranza de una organización influirán lo que hagan otras. Si cargamos L 200 por nuestro producto y si exigimos el pago dentro de los 15 días de embarque, mientras la competencia vende un producto parecido en L 200 pero da condiciones de 60 días, tendremos dificultad para vender.
Las políticas de crédito y cobranza están interrelacionadas con la fijación de precios de un producto o servicio y deben contemplarse como parte del proceso global de competencia.
Entre las variables de políticas a considerar figuran la calidad de las cuentas comerciales aceptadas, la duración del periodo de crédito, el descuento por pronto pago, cualquier condición especial, en conjunto estos elementos determinan en gran parte el periodo promedio de cobro y la proporción de las perdidas por cuentas malas.
La política de crédito puede tener una influencia significativa sobre las ventas. En teoría, la empresa debe disminuir su estándar de calidad para las cuentas que acepta siempre y cuando la rentabilidad de las ventas producidas exceda a los costos adicionales de las cuentas por cobrar. ¿Cuáles son los costos de disminuir los estándares de crédito? Algunos son consecuencia de un departamento mayor de crédito, del trabajo de oficina de verificar las cuentas adicionales y atender el mayor volumen de cuentas por cobrar. Otro costo se debe a la mayor probabilidad de perdidas en cuentas malas. Por ultimo, existe el costo de oportunidad de las cuentas adicionales por cobrar, producido por, (1) el aumento de ventas y (2) periodo promedio de cobros mas lento. Cuando se reciben nuevos clientes por los estándares de crédito menos estrictos, es probable que el cobro sea mas lento que el de los clientes ya existentes.
Rentabilidad comparada contra el rendimiento requerido – cambios en las normas de crédito
Rentabilidad de la ventas adicionales = L 2 x 60,000 unds. = L 120,000
Cuentas por cobrar adicionales = (ventas adicionales / rotación de cuentas por cobrar)
L 600,000 / 6 = L 100,000
Inversión en cuentas por cobrar adicionales = (costos variables / precio de venta) (cuentas por cobrar adicionales)
(0.80)(L 100,000) = L 80,000
Rendimiento requerido sobre la inversión adicional = 0.20 x L 80,000 = L 16,000
Una política de crédito óptima incluiría ampliar el crédito comercial en forma mas liberal hasta que la rentabilidad marginal sobre las ventas adicionales sea igual al rendimiento requerido sobre la inversión adicional en cuantas por cobrar.
 
Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa. Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación.
Descuentos por pronto pago.- Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día el precio por unidad disminuye.
Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio.
También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan. La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los clientes pagan más pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga. Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se declare técnicamente insolvente o en bancarrota.
Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la estimación de cuentas incobrables debe dar como resultado un aumento en las utilidades. El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que toman el descuento y pagan un precio menor.  La disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos contrarios. Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un método por un método similar al de la evaluación de cambios de las condiciones de crédito.
 
Los conceptos se pueden aplicar igualmente en el escenario internacional. Una diferencia básica es el hecho de que una compañía transnacional maneja diferentes divisas en sus operaciones internacionales. Por tanto, el riesgo del tipo de cambio en el extranjero representa un reto para tal compañía.
Como respuesta a las fluctuaciones en el tipo de cambio, los flujos internacionales de efectivo pueden recibir alguna protección mediante ajustes adecuados en los activos y pasivos. Una transnacional dispone de dos caminos.
El primero se encuentra en las relaciones operacionales que una subsidiaria mantiene con otras empresas, es decir terceras partes. El segundo camino a la relación operacional que una subsidiaria sostiene con una oficina matriz (y/o subsidiarias). Al tratar los riesgos de cambio, una subsidiaria puede confiar en las cuentas. Específicamente, las exposiciones indeseables a los cambios pueden sercorregidas hasta el grado en que la subsidiaria pueda seguir los pasos siguientes:
1.- En países propensos a la sobre valuación, las cuentas por cobrar son hechas efectivas lo más pronto posible, en tanto que
el pago de cuentas por pagar es retrasado lo más posible.
2.- En países propensos a la devaluación, las cuentas por cobrar son hechas efectivas lo más tarde posible mientras que las cuentas por pagar se pagan inmediatamente.
Desde un punto de vista global y en lo que se refiere a las cuentas consolidadas, el manejo de tales cuentas por parte de una subsidiaria pueden significar resultados opuestos para otra (o para la matriz).
 
Cando extendemos un cheque, pasa cierto tiempo antes de que los fondos se saquen de la cuenta de cheques. Este retardo se debe al tiempo que el cheque pasa en el correo, el tiempo que se necesita para procesar el cheque y el tiempo que el banco tarda en restar su monto del saldo de la cuenta. Durante ese retardo la compañía se beneficia por un flotante.
El flotante es la diferencia entre el saldo disponible en el banco y el saldo en libros de la compañía.
Hay dos clases de flotante:
Flotante de desembolso. Cuando extendemos un cheque, nuestro saldo en libros se reduce en el monto del cheque, pero nuestro saldo disponible o cobrado en el banco no se reduce sino hasta que el cheque por fin se aplica.
Flotante de cobro. El flotante puede ser positivo o negativo. Si se recibe un cheque y se deposita en el banco. En tanto los fondos no se acrediten a la cuenta, el saldo en libros será más alto que el saldo real.
Técnicas de manejo del flotante
Las empresas utilizan varias técnicas para manejar el flotante:
a) Transferencias electrónicas. Los pagos grandes se pueden efectuar con transferencias electrónicas en lugar de cheques de papel. Aunque es más costosa la transferencia.
 Desembolso controlado. Esta técnica podría utilizar cuentas de desembolso en varios bancos además de la cuenta maestra en el banco principal de la compañía. Los bancos notifican a la compañía cuanto dinero se necesita, y la compañía envía entonces los fondos necesarios a los bancos electrónicamente. Por otro lado, el banco avisa a la compañía cuando hay fondos en exceso y se los envía electrónicamente.
c) Procesamiento centralizado de cuentas por pagar. Al centralizar las cuentas por pagar, un gerente de efectivo sabe cuando se deben pagar todas las facturas y puede asegurarse de que haya fondos disponibles y las facturas se paguen a tiempo. Un pago oportuno de las facturas crea buenas relaciones con los proveedores. Además, la compañía evita castigos por pago tardío y al mismo tiempo reduce sus saldos de efectivo.
d) Cajas de seguridad. Las cajas de seguridad son apartados postales a los que la compañía dirige los cheques que le llegan. Se contrata a un banco para que abra la caja de seguridad varias veces al día, procese los cheques y los cobre. Loa gerentes de efectivo enfrentan dos problemas: seleccionar la ubicación de las cajas de efectivo y asignar los clientes a cajas de efectivo específicas. Si sitúa estratégicamente cajas efectivo en todo el país y usa bancos eficientes, la compañía puede reducir su flotante.
 
En relación con las cuentas por Pagar, la empresa no sólo desea pagar sus cuentas tan tarde como sea posible, sino que también demorar la disponibilidad de fondos para los proveedores y empleados, una vez se ha expedido el pago, en otras palabras, Maximizar la flotación de desembolso. 
1.    DESEMBOLSO CONTROLADO
El uso estratégico de oficinas de correo y cuentas bancarias para aumentar la flotación postal y la flotación de compensación respectivamente.
2.    MANEJO DE LA FLOTACIÓN
Es un método que consiste en pronosticar en forma consciente, la flotación resultante(o demora), relacionada con el proceso de pago, y usarla para mantener sus fondos en una forma que gane intereses tanto tiempo como sea posible. Con frecuencia las empresas manejan la flotación al extender cheques con fondos que aún no se encuentran en sus cuentas de cheques.
3.    FINANCIAMIENTO ESCALONADO
Una forma de manejar la flotación consiste en depositar cierta proporción de una nómina, o pago, en la cuenta de cheques de la empresa durante varios días sucesivos después de la emisión real de un conjunto de cheques.
4.    SISTEMAS DE SOBRECARGO, CUENTAS DE SALDO CERO Y CRÉDITO CCA.
Las empresas que utilizan el desembolso de efectivo en forma agresiva, emplean algún tipo de sistema de sobregiro o una cuenta de saldo cero.
5.    SISTEMA DE SOBREGIRO
Cobertura automática por el banco de todos los cheques presentados contra la cuenta de la empresa, sin importar el saldo de la cuenta. Es decir, si no es suficiente el saldo de la cuenta de cheques, el banco prestará automáticamente el dinero necesario para pagar la cantidad de sobregiro y el banco cobrará intereses a la empresa por la cantidad prestada y limitará la cantidad de sobregiro.
6.    CUENTA DE SALDO CERO
Son cuentas de cheques que mantienen saldos de cero. Con éste acuerdo el banco presenta a la empresa la cantidad de cheques que han sido presentadas contra su cuenta, entonces la empresa transfiere solamente esa cantidad a la cuenta de cheques, ya sea a través de una cuenta maestra o a través de la liquidación de una parte de sus valores negociables. Una vez pagados los cheques de las cuentas correspondientes, la cuenta vuelve a cero. El banco desde luego recibe una compensación por este servicio.
7.    CRÉDITOS CCA (CÁMARAS DE COMPENSACIÓN AUTORIZADAS)
Depósitos de las nóminas directamente en las cuentas de los beneficiarios (empleados). Pierden la flotación de desembolso debido a que los cobros se pueden realizar el día de pago, en tanto que las nóminas de pagadas con cheques no necesariamente son retirados los fondos el día de pago.

 
Tomado de Monografias.com, Trabajo realizado por: Maria José Sosa Solorzano
 
 




Comentarios hacia esta página:
Comentado por zoilo arcia( zoiloarcia0865hotmail.com ), 26-11-2010, 16:20 (UTC):
su guia es muy buena y completa gracias



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