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ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado. Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados. 
OBJETIVOS Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada. 
ADMINSTRACION DE INVENTARIOS Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:
MINIMIZACIÓN DE LA INVERSIÓN EN INVENTARIOS El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas d producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.
AFRONTANDO LA DEMANDA Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la perdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.
IMPORTANCIA La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos: 1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado. 2. En que momento deberían ordenarse o producirse el inventario. 3. Que artículos del inventario merecen una atención especial. 4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario. 
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción. Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en le proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas bajo que predomine en le mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena destreza de inventario. La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario: 1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos. 2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada. 3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible. 4. Mantener un nivel adecuado de inventario. 5. Satisfacer rápidamente la demanda. 6. Recurrir a la informática. Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de inventario porque: 1. La demanda no se puede pronosticar con certeza. 2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender. Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al fracaso financiero. En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en le más bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto se podrían minimizar estos costos.
CARACTERÍSTICAS Y ANÁLISIS DEL INVENTARIO Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuales son las etapas que se presentaran en le proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son: Materia Prima Productos en proceso Productos terminados Suministros, repuestos En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación, tienen seguro contra incontinencias, deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería. Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios. Correcta valorización de la moneda empleada para su contabilización. Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada. Naturaleza y liquidez de los inventarios, características y naturaleza del producto, características del mercado, canales de distribución, analizar la evolución y la tendencia. 
ADMINISTRACION DEL INVENTARIO
Los inventarios más comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos terminados.
La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera.
También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles.
En procesos de producción continua las materias primas se adquieren con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.
En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado.
En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, mas inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes.
Si embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos básicos: 1) cuantas unidades deberían ordenarse ( o producirse ) en un momento dado?, 2) en qué momento debería ordenarse ( o producirse ) el inventario?, 3) que artículos del inventario merecen una atención especial?, 4) puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventarios?
Los inventarios más comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos terminados. La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera. También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles. En procesos de producción continua las materias primas se adquieren con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario. En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado. En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, más inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes. Si embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos básicos: 1) ¿Cuantas unidades deberían ordenarse (o producirse) en un momento dado? 2) ¿En que momento debería ordenarse (o producirse) el inventario?, 3) ¿Que artículos del inventario merecen una atención especial?, 4) ¿Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos de los inventarios?
II.- COSTOS DEL INVENTARIO
 La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al más bajo costo posible.
Costos totales del inventario:
A.- Costos de mantenimiento
Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación ( mermas y desusos ).
Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento
Para su cálculo debemos tomar en cuenta lo siguiente:
Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2
S = unidades que se van a comprar todo el año
N = el número de compras que se hacen
P = precio de compra
C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario.
Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento ( costo de capital * inversión promedio en el inventario ), almacenamientos, seguros, mermas, Estos se suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario ( A*P )
Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería:
CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A
B.- Costos de ordenamiento
Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla ( normalmente son costos fijos independientemente del tamaño de la orden ).
Costo total de ordenar = CTO = F*N
F = costo fijo por orden
N = número de órdenes colocadas en el año.
N puede ser calculada. N = S / 2A
Entonces, también se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera:
Costo total de ordenar = CTO = F * ( S / 2A )
C.- Costos totales del inventario
CTI = CTM + CTO
= ( C * P * A ) + F ( S / 2A )
y si A = Q / 2 entonces
CTI = C * P * ( Q / 2 ) + F * ( S / Q )
 
COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO: A.- COSTOS DE MANTENIMIENTO Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación (mermas y desusos). Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento Para su cálculo debemos tomar en cuenta lo siguiente: Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2 S = unidades que se van a comprar todo el año N = el número de compras que se hacen P = precio de compra C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario. Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento (costo de capital inversión promedio en el inventario), almacenamientos, seguros, mermas. Estos se suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario ( A*P ) Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería: CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A B.-
COSTOS DE ORDENAMIENTO Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla ( normalmente son costos fijos independientemente del tamaño de la orden ). Costo total de ordenar = CTO = F*N F = costo fijo por orden N = número de órdenes colocadas en el año. N Puede ser calculada. N = S / 2ª Entonces, también se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera: Costo total de ordenar = CTO = F * ( S / 2A ) C.- COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO CTI = CTM + CTO = ( C * P * A ) + F ( S / 2A ) y si A = Q / 2 entonces CTI = C * P * ( Q / 2 ) + F * ( S / Q ) 
III.- EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONOMICA DE LA ORDEN
a.- La cantidad económica de la orden es la cantidad de inventario óptima, o de costo mínimo, que debería ordenarse
EOQ = 2FS / CP
EOQ = cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá ordenarse
F = costo fijo de colocar y recibir una orden
S = ventas anuales en unidades
C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del valor promedio del inventario
P = precio de compra de los productos, es el precio al que compra la Empresa
b.- Punto de reorden
El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden punto de reorden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal
c.- Mercancías en tránsito
Son los productos que se han pedido pero que aun no llegan y entran al inventario
punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal - mercancía en tránsito
d.- Inventarios de seguridad
Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en las ventas esperadas o demoras en la producción o en el abasto de los productos.
El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario
e.- Descuentos por cantidad
Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas compradas se deben tomar en cuenta dos aspectos: 1.- el costo de mantenimiento del inventario aumentará porque la inversión en el inventario se aumenta, 2.- se tiene un ahorro en los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar mas cantidad
 a.- La cantidad económica de la orden es la cantidad de inventario óptimo, o de costo mínimo, que debería ordenarse EOQ = 2FS / CP EOQ = cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá ordenarse F = costo fijo de colocar y recibir una orden S = ventas anuales en unidades C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del valor promedio del inventario P = precio de compra de los productos, es el precio al que compra la Empresa B.-
PUNTO DE REORDEN El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden Punto de reorden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal C.-
MERCANCÍAS EN TRÁNSITO Son los productos que se han pedido pero que aun no llegan y entran al inventario Punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal - mercancía en tránsito D.-
INVENTARIOS DE SEGURIDAD Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en las ventas esperadas o demoras en la producción o en el abasto de los productos. El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario E.-
DESCUENTOS POR CANTIDAD Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas compradas se deben tomar en cuenta dos aspectos: 1.- el costo de mantenimiento del inventario aumentará porque la inversión en el inventario se aumenta, 2.- se tiene un ahorro en los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar mas cantidad
MODELO BÁSICO DE CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDOS Uno de los instrumentos mas elaborados para determinar la cantidad de pedido optimo de una articulo de inventario es le modelo básico de cantidad económica de pedido CEP. Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos "A" de las empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos básicos, 2) Un método grafico, 3) un método analítico.
COSTOS BÁSICOS: Excluyendo el costo real de la mercancía, los costos que origina el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos elementos y características claves.
COSTOS DE PEDIDOS: Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los costos de pedidos se formulan normalmente en términos de unidades monetarias por pedido. 
COSTOS DE MANTENIMIENTO DE INVENTARIO: Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artículo de inventario durante un periodo específico. En estos costos se formulan en términos de unidades monetarias por unidad y por periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos.
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.
«Es fácil convertir el dinero efectivo en inventarios, lo difícil es convertir el inventario en dinero en efectivo». Los inventarios son necesarios para el proceso producción - venta, los cuales generan utilidades; así una administración deficiente de inventarios da como resultado un exceso de inventarios, generando una baja de rendimiento sobre el capital invertido, afectando el ciclo de conversión de efectivo. Se deben pronosticar las ventas antes de establecer niveles óptimos de inventarios.
Una de las inversiones y de las cantidades del capital de trabajo más importante de una empresa es el inventario, el administrarlo, esto es, planearlo, organizado, dirigirlo y controlarlo, no es una tarea fácil, sin embargo no es imposible.  
Del eficiente y efectivo manejo de este activo, dependen diversas operaciones de la empresa: Abastecimiento, almacén, manufactura, logística y distribución.
Una adecuada administración del inventario nos puede proporcionar:
•        Mejorar el servicio a los clientes
•        Ahorrar dinero
•        Reducir gastos y/o costos
•        Utilizar más eficientemente el efectivo
•        Mejorar la rentabilidad de la empresa
•        Optimizar los recursos invertidos en la empresa
Espacio para almacenar
Este espacio se encuentra determinado por las características de los productos, tales como:
•        Los estimados de demanda
•        El inventario de seguridad pertinente
•        Un factor de crecimiento esperado
•        Las dimensiones de volumen
Espacio para otros procesos
Existe la necesidad de reservar espacios para otras actividades, tales como:
•        Interfaz con transporte, en puertas de recibos y despachos, teniendo en cuenta el área necesaria para verificar las condiciones de los productos durante la carga y descarga. Esta zona está sujeta al volumen y la frecuencia del flujo de entrada y salida.
•        Zona de selección y consolidación de pedidos, donde se lleva a cabo la operación de mayor valor agregado, la cual está sujeta a la complejidad de los pedidos y el nivel de servicio al cliente que se quiera brindar.
•        Zona de mantenimiento para los equipos de manipulación de productos.
•        Oficinas para el personal administrativo y demás instalaciones para el servicio de quienes laboran en la bodega (baños, casilleros, cafetería, enfermería, etc.)
Características y funciones
Para una adecuada administración del inventario se requiere conocer su naturaleza y las funciones propias del área o departamento a cargo del mismo.
Características del inventario
Los inventarios pueden ser: Materia prima, producto en proceso y producto terminado.
La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa; no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera. También depende del tipo de proceso que se use: Producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles.
-En procesos de producción continua, la materia prima se adquiere con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.
-En procesos de órdenes específicas, la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminado prácticamente se entrega inmediatamente después de su producción.
-En método de producción por proceso de montaje se requiere, en general, más inventarios de productos en proceso que en los sistemas continuos, pero menos que en los procesos por órdenes.
El costo de mantener inventarios es alto, por eso tenerlos en niveles excesivos puede arruinar a la compañía y si faltan pueden reducirse las ventas; habrá que mantenerlos inventarios en niveles de acuerdo a los pronósticos de ventas.
Se debe tener en cuenta:
·         Realizar análisis de las partidas que componen el inventario: Materia prima, productos en proceso, productos terminados, suministros, repuestos, materias primas en tránsito. Se deberá analizar cada uno de ellos
·         En caso de materia prima: si esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento.
·         Obsolescencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste
·         Tiempo de rotación
·         Tienen seguro contra incontinencias
·         Deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería.
·         Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios.
·         Correcta valorización y la moneda empleada para su contabilización
·         Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en proceso y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada.
·         Areas involucradas en la administración: ya sea el gerente de producción, gerente de marketing, gerente de ventas o finanzas, etc.
·         Conocer como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada.
·         Naturaleza y liquidez de los inventarios.
·         Características y naturaleza del producto.
·         Características del mercado.
·         Canales de distribución.
·         Analizarla evolución y tendencia
La adecuada administración de inventarios requiere de una estrecha coordinación entre los departamentos de ventas, mercadotecnia, compras, producción y finanzas.
La administración de inventarios se centra en cuatro aspectos básicos:
1        Número de unidades que deberán producirse
2        En qué momento debe producirse el inventario
3        Que artículos del inventario merecen atención especial
4        Como podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos del inventario
El administrador financiero debe decidir sobre la cantidad inventarios que se requiere mantener para la operación, al costo más bajo posible.
Funciones del departamento de planeación y control de inventarios
El departamento de planeación y control de inventarios debe tener las siguientes características y funciones dentro de la organización:
·         Revisar y evaluar la solidez y debilidades del sistema de control interno.
·         Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.
·         Preparar informes periódicos con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas.
·         Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
·         Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.
·         Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.
·         Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
·         Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente, modificando los kárdex y las cuentas correspondientes.
·         Revisar que exista un completo sistema de costos, actualizado y adecuado a las condiciones de la compañía.
·         Comprobar que las salidas de almacén sean correctamente autorizadas.
·         Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.
·         Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.
·         Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las óptimas.
·         Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.
·         Verificar manualmente si las cantidades en inventarios representan productos, materiales y suministros de propiedad de la empresa y están en existencia, en tránsito, en depósito, en almacenes de terceros, o en consignación.
·         Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o mercado, al que sea más bajo, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
·         Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados, sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la contabilidad.
·         Determinar la existencia de gravámenes por prendas o garantías o por cesión de los inventarios, y en caso afirmativo constatar con terceros si dichos gravámenes aparecen claramente consignados en los estados financieros o en las notas relativas a los mismos.
·         Comprobar que los inventarios al cierre del periodo han sido determinados, en cuanto a cantidades, precios, cálculos, y existencia, sobre una base que guarda uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo anterior.
·         Realizar una verificación de la existencia de las cotizaciones para la compra de materiales y demás elementos constitutivos del inventario.
·         Hacer una verificación de las cifras de los auxiliares con los saldos del mayor para determinar existencia.
Determinantes del nivel de los inventarios
El nivel de inventario de materia prima depende de:
a)       Los niveles anticipados de producción
b)       La estabilidad de la producción
c)       Tiempo de entrega necesario para recibir los pedidos
d)       La confiabilidad de los proveedores de materiales
e)       La frecuencia de uso
f)       La inversión necesaria
g)       Las características físicas del inventario
El inventario de producción en proceso depende de:
a)       La duración del proceso de producción
b)       La naturaleza de proceso.
Las técnicas modernas de ingeniería aceleran el proceso de producción, disminuyendo el tamaño del inventario.
El nivel de inventario de productos terminados depende de:
a)       Los niveles de producción
b)       Los niveles de venta
c)       Las consecuencias de carecer de los productos.
Técnicas para el control de inventario.
Para controlar el inventario, la empresa puede utilizarlas siguientes técnicas:
a)   Método de la línea roja
Consiste en dibujar una línea roja en el almacén alrededor del inventario para identificar el nivel de reorden.
b)   Método de las gavetas
Utilizado para controlar el nivel de los inventarios manualmente y consiste en almacenarlos en gavetas, desde donde se van sacando, de tal manera que se hace una nueva orden cuando el número de gavetas preestablecidas quedan vacías.
c)   Método ABC
Consiste en clasificar el inventario en artículos A, los de mayores costos o importancia, artículos B los de costos o importancia intermedia y artículos C los menos costos o importancia. A mayor costo o importancia de los artículos del inventario, mayor control y recursos deben aplicarse sobre ellos.
d)   Técnica de investigación de operaciones
Consiste en establecer el recorrido de materiales, determinando la ruta crítica a través de métodos como el PERT y el CPM, asignándole mayores recursos y atención a los materiales involucrados en ella.
e)   Técnica de sistematización
Es un programa que donde se codifican los diferentes artículos del inventario, el cual se carga a la entrada de las mercancías al almacén o bodega, siendo descargadas a su salida, registrando los saldos, que al llegar al nivel mínimo establecido, genera ordenes de envíos a los proveedores, quienes cuentan con terminales del sistema.
f)    Técnica electrónica
Muy empleada en los supermercados, almacenes por departamentos y negocios donde se tiene una gran variedad de artículos en el inventario, dificultándose su control manual. Es una técnica con la que al tiempo que se controla la salida no autorizada del inventario, sirve para verificar el saldo y generar información para la preparación de los estados financieros.
Este método consiste en colocar un dispositivo magnético y código de barra a los artículos del inventario, donde se establece su precio y otras características, que al ser registrado en la caja al efectuarse su pago, lo descarga del inventarios y desactiva el dispositivo, para poder pasar por la banda magnética instalada a la salida del almacén; ya que de lo contrario se activa una señal de alarma, que es enviada al departamento de seguridad, indicando que el artículo está saliendo de manera irregular, para que se adelanten los correctivos necesarios.
Costos de la administración del inventario.
La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones a un costo razonable.
En la administración del inventario primero se deben identificar todos los costos implícitos en su compra y mantenimiento. Los costos se dividen en 3 categorías: costos de mantenimiento, costos de orden o pedido, y costos de incurrir en faltantes de inventarios.
a) Costo de mantenimiento (CM).
Los costos de mantenimiento son aquellos en que se incurre desde el momento en que el producto entra a la empresa, hasta que sale de ella, entre los que se tienen: almacenamiento, administración, seguros, depreciación, bodegaje, manejo, obsolescencia, deterioro, vigilancia, costos de oportunidad (financiamiento) e impuestos sobre la propiedad. Estos aumentan en proporción al monto promedio del inventario que se maneja y en promedio equivalen al 25% de la inversión en inventario.
El nivel de inventario depende de la frecuencia con la cual se coloquen las órdenes. Para determinar el costo de mantenimiento se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento, para lo cual debemos tomar en cuenta lo siguiente:
A = Inventario promedio = unidades por orden / 2 = Q/2
S = Unidades que se van a comprar todo el periodo
N = El número de compras que se hacen en el periodo
P = Precio de compra
C = Costo porcentual por el mantenimiento del inventario en el periodo
Para calcular C se debe tener en cuenta que si la empresa utiliza varios productos en su inventario, se consideran los costos correspondientes a cada producto en particular, los cuales se suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario (A*P)
Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería: CM = costo de mantenimiento = C*P*A = C*P*Q/2
b) Costo de ordenamiento (CO)
Estos costos se consideran desde que se solicita el pedido del producto hasta que se recibe en la empresa (normalmente son costos fijos independientemente del tamaño de la orden). Estos costos incluyen comunicación entre oficinas, despacho, embarques, fletes, demoras, pérdidas, daños, deterioros, seguros, aranceles, descargues, recibo y costos administrativos.
El costo de ordenamiento se expresa de la siguiente manera: Costo de ordenamiento = CO = F*N = F * (S /Q)
F = Costo fijo por orden
N =   Número de órdenes colocadas en el periodo   = S /Q
S = Uso total de inventario en el periodo
Q = Cantidad de artículos en cada pedido
c) Costos de faltante (CF)
Se deben evaluar las consecuencias que para la empresa tiene la carencia del artículo, asignándole un valor. Este costo es difícil de establecer, por lo que poco utilizado en cálculo del costo total del inventario.
d) Costos totales de inventario (CTI)
Es la suma de los diferentes costos del inventario
CTI = CM + CO + CF
= {C*P*A) + F(S/Q) + CF
En la práctica se desprecian los costos de faltantes, entonces se tiene que:
CTI = CM + CO
CTI = C * P * (Q / 2) + F * (S / Q);
2.4.5. Cantidad económica de pedido.
La cantidad económica de pedido es la cantidad de inventario óptimo, o de costo mínimo, que debería ordenarse. La cantidad económica de pedido es la cantidad óptima de mercancía que se debe solicitar en cada orden de tal manera que los costos totales del inventario se minimicen.
La cantidad económica de pedido permite:
1)       Pronosticar las ventas perfectamente
2)       Distribuir las ventas durante todo el año
3)       Recibir las órdenes en el momento en que se esperan.
La cantidad económica de pedido se calcula de la siguiente forma:
CEP   =
CEP = Cantidad económica de pedido
CO   =   Costo de ordenamiento
S      =   Uso total de inventario en el periodo
CM = Costo de mantenimiento por unidad
Visto de otra manera:
QEO=        
QEO = Cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá ordenarse.
S = ventas anuales en unidades.
C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del
valor promedio del inventario.
P = precio de compra de los productos.
Como la inversión promedio en inventarios depende de la frecuencia de colocar las órdenes y del tamaño de cada orden; los costos de mantenimiento aumentan cuando el tamaño de la orden aumenta, pero disminuyen los costos de ordenamiento.
El punto donde el costo total del inventario se minimiza es la cantidad económica de pedido, la cual determina el nivel óptimo de inventario promedio.
Ejemplo:
Almacenes Alfa quiere saber con que frecuencia debe pedir tostadoras eléctricas. Cada tostadora cuesta US 15, el costo de mantenimiento es de US 5 por unidad y el costo por pedido es de US 10. Alfa espera vender 500 tostadoras al mes. Los costos de faltantes son insignificantes.
S = 500 Unidades              CO= 10                  CM= 5
CEP =       =   45
Construyendo la tabla por cantidades tenemos:

 
 
 
 
Q                Q/2
N
CM
co
CT
15
7.50
33.33
37.50
333.33
370.83
30
15.00
16.67
75.00
166.67
241.67
45
22.50
11.11
112.50
111.11
223.61
60
30.00
8.33
150.00
83.33
233.33
75
37.50
6.67
187.50
66.67
254.17

Teniendo en cuenta el número de pedidos, resulta:

Q
Q/2
N
CM
co
CT
500.00
250.00
1
1250.00
10.00
1260.00
100.00
50.00
5
250.00
50.00
300.00
50.00
25.00
10
125.00
100.00
225.00
45.00
22.50
11.11
112.50
111.11
223.61
33,33
16.67
15
85.00
150.00
235.00
25.00
12.50
20
62.50
200.00
262.50

Al calcular la cantidad económica de pedido se parte de unos supuestos como son:
        Que la demanda es conocida con certeza.
        Que las ventas se efectúan uniformemente durante el periodo.
        Que los inventarios se recargan instantáneamente.
        Que los costos no varían durante el periodo
Como los anteriores supuestos no son necesariamente ciertos, se requiere adicionar unidades de inventarios de seguridad a la cantidad económica de pedido, para cubrir aumentos inesperados en la demanda o demoras en la llegada de los pedidos.
Inventario de seguridad
Inventario de seguridad, es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en los niveles de ventas, las demoras de producción o despacho, el cual genera costos.
El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario
El inventario de seguridad aumenta con:
1)      La incertidumbre de la demanda pronosticada
2)      Con los costos porfaltantes de inventarios
3)      Con la probabilidad de que ocurran demoras.
Punto de reorden
Es la cantidad de mercancías necesarias para cubrir los requerimientos durante el periodo que transcurre entre la solicitud de un pedido y su llegada al almacén. Cuando el saldo de los inventarios llega al punto de re orden, se debe hacer la nueva solicitud de inventarios
Antes de definir el inventario de seguridad, es necesario considerar el punto de reorden y por lo tanto al hacerse un nuevo pedido deben quedar en existencias las unidades de inventarios correspondientes al punto de re orden y al inventario de seguridad.
El punto de re orden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden
Punto de re orden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal
Punto de re orden = plazo de tiempo X el consumo del periodo
Mercancías en tránsito
Son los bienes que han sido ordenados pero que aún no se reciben ni entran al inventario. Para evitar los problemas se deduce la mercancía en tránsito cuando se calcula el punto de reorden.
Punto de re orden = plazo de tiempo X consumo del periodo - mercancía en tránsito.
Descuentos por cantidad
Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas compradas se deben tomar en cuenta dos aspectos: 1.- el costo de mantenimiento del inventario aumentará porque la inversión en el inventario se aumenta, 2.- se tiene un ahorro en los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar mas cantidad.
Efectos de la inflación sobre la cantidad económica de pedido
A medida que aumentan los costos de fletes y embarques, el costo de ordenamiento aumenta rápidamente, los precios de compra también pueden aumentar abruptamente. Se pueden sobrecargar los inventarios, aprovechando las oportunidades para abastecerse antes de que ocurran incrementos en los precios.
Adicionalmente el constante incremento en los precios, hace necesario re calcular la cantidad económica de pedido a medida que esto ocurra.
Valoración del inventario.
Comprender el concepto, características y los fundamentos de los sistemas de valoración de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo.
El administrador financiero debe tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional.
Sistema de inventario periódico
Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías con la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea el caso.
• Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.
• Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.
Sistema de inventario permanente
Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, por que los movimientos de compra y venta de mercancías se registran directamente en el momento de realizar la transacción a su precio de costo. Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar de mercancías denominado «Kárdex», en el cual se registra cada artículo que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo dan como resultado el saldo final de mercancías. Las empresas que estén por ley obligadas a presentar declaración tributaria, deben utilizar el sistema de inventario permanente
Los inventarios de mercancías constituyen todas las existencias a precio de costo con los cuales la empresa produce bienes o comercializa sus productos terminados.
Métodos para la valoración de inventarios
Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la producción con su respectivo nivel de ventas. Se utilizan los siguientes métodos para valorar los inventarios:
1.    Valoración por identificación específica
En las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales, pero cada una de ellos se distingue de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y un costo determinado, los automóviles son un claro ejemplo de este tipo de valoración, ya que estos aunque aparentemente idénticos, se diferencian por su color, número de motor, serie, modelo etc.
2.    Valoración a costo estándar
Este método facilita el manejo del auxiliar de mercancías «Kárdex» por cuanto sólo requiere llevarse en cantidades por unidades homogéneas:
3.    Valoración a precio de costo
Valorar el inventario a precio de costo significa que la empresa relaciona las mercancías al precio de adquisición.
Las empresas deben elegir el sistema de valuación que se adapte mejor a sus necesidades y le permita ejercer un control permanente de ellos.
Métodos para la fijación del costo
Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son el promedio ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO, a continuación se presentan sus fundamentos y un ejemplo de su aplicación:
1. Método del promedio ponderado
Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios.
Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se toma el valor de la mercancía del inventario inicial y se le suman las compras del periodo después se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial más las compradas en el periodo. Las existencias se valoran al precio promedio de adquisición.
2. Método PEPS o FIFO
Primeras entradas, primeras salidas, del inglés FIFO (First In First Out) las existencias se valoran a los últimos precios de adquisición
Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que se venden.
4.    Método UEPS o UFO
Ultimas entradas, primeras salidas, del inglés LIFO (Last In First Out) las existencias se valoran a los primeros precios de adquisición.
Este método tiene como base que la última existencia en entrares la primera en salir. Esto es que los últimos adquiridos son los primeros que se venden.
5.    MÉTODO DE IDENTIFICACIÓN ESPECÍFICA
Este método es apropiado para empresas cuyo inventario consta de mercancías idénticas, cada artículo en existencia se diferencia de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y tiene un costo determinado.
En el inventario debe relacionarse por separado, cada uno de sus datos y el valor correspondiente a la factura de compra.
6.    MÉTODO RETAIL
Este método consiste en manejar las mercancías a precio de venta. Es de uso corriente en los negocios de venta al detal en grandes volúmenes como en cadenas de almacenes, ferretería, droguerías y negocios similares, dada la gran variedad y cantidad de artículos de los inventarios.
Este método se basa en el supuesto de que la relación entre la mercancía disponible para la venta y el precio al detal de las mercancías se determina al momento de la compra. El retail permite el uso de kardex, sin valoración, únicamente se controla por unidades. Se manejan las mercancías por lotes, divisiones o referencias, a precios de venta, clasificadas de acuerdo con los márgenes de utilidad líquida sobre el costo o el margen de utilidad bruta deseada. El precio de venta debe marcarse en cada artículo y la etiqueta puede contener la calve del factor del costo.
El factor de costo se calcula mediante la relación entre mercancía disponible para la venta al costo y la mercancía disponible para la venta a precio al detal.
Factor     = Mercancía disponible para la venta al costo (inventario inicial + compras - devoluciones en compras)
Mercancías disponibles para la venta a precio de detal
Valor inventario final = Cantidad existente X precio de venta al detal X factor de costo
150.000+600.000-75.000    =       675.000       = 0.75X100 = 75%
50 unidades por $18.000 c/u        900.000
Valor inventario final     = 17 unidades X $20.000 c/u X 75%    =         $255.000
El artículo 72 de la ley 223 de 1995, manifiesta que la DIAN acepta el método de valoración retail el cual supone que la tasa de utilidad bruta sobre las ventas es uniforme y por tanto la relación entre el costo de ventas y los ingresos por ventas también corresponden a un porcentaje uniforme. El costo de ventas resultara de multiplicar las ventas por un determinado porcentaje.
Este método es ventajoso porque proporciona cifras de inventario para la elaboración de informes intermedios además ayuda a detectar faltantes en el inventario.
CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
1.    Separación de funciones, compra, recibo, almacenamiento y entrega de mercancías.
2.    Diseño de controles físicos para salvaguardar los inventarios de robo, daño, contaminación, perdidas, mermas, retiros de empleados no autorizados.
3.    Realizar inventarios físicos perioditos que detecten diferencias entre existencias y libros.
4.    Ejercer control adecuado sobre las existencias que faciliten decisiones administrativas sobre el nivel de los inventarios.
5.    Diseño de controles contables que permitan establecer las cantidades, recibidas en existencias y vendidas.
6.    Análisis periódico de los mínimos y máximos de existencias para el mantenimiento de los controles adecuados.
7.    Controles por medio de kardex u otro procedimiento para verificar las existencias físicas en unidades y valores.
8.    Suscribir pólizas de manejo de responsabilidades para el manejo de inventarios.
9.    Verificación de condiciones ambientales en los lugares de almacenamiento para evitar evaporaciones, mermas o deterioro de las mercancías.
10.Implementar medidas de seguridad como rejas, chapas, candados, extintores, alarmas en los sitios de almacenamiento y conservación.
11.Para entrega y retiro de mercancías, lo mismo que las bajas debe existir un proceso previo de autorización para las personas autorizadas.
12.Prenumeración de documentos como herramienta importante de control de inventarios.
TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
Se aconseja ejecutar inventarios físicos para verificar la correspondencia entre el valor en libros y el conteo, esto ayuda a detectar mermas, deterioros, daños, malos manejos, robos, etc. El conteo o toma física es un conteo organizado de existencias a la fecha de cierre, en horas no hábiles o fines de semana de tal forma que el recibo de existencias no interfiera con la exactitud del conteo. Se debe efectuar una valoración para determinar el valor del inventario.
ETAPAS PARA LA REALIZACIÓN DEL CONTEO FÍSICO
Planeación: (Dificultades, recurso humano, funciones de cada persona, observadores. Ejecución
MÉTODOS DE CONTEO FÍSICO
1.    División del personal en grupos de 2 personas bajo la coordinación de un supervisor por grupo o para cada determinado número de equipos, cada uno cuenta las mercancías por referencia y Las dicta al otro miembro del equipo para que efectúe el registro.
2.    En otros casos utilizan grabadoras o equipos portátiles de cómputo para anotar las cantidades contadas.
3.    Doble conteo de los artículos por grupos de personas, en caso de diferencias el supervisor efectuara un reconteo y tomara las decisiones del caso.
4.    Independiente que el conteo sea único o doble, su exactitud debe comprobarse mediante reconteos aleatorios que realice el supervisor en hojas de reconteo selectivo y analizando el informe del observador.
5.    Debe tenerse claridad sobre las mercancías que hacen parte del inventario, por ejemplo excluir las recibidas en consignación, e incluir las dadas en consignación, no incluir las mercancías despachadas por el proveedor y aun no recibidas (transito) y las mercancías físicos recibidas aunque no se haya recibido la factura, Ali como tan bien las mercancías pedidas por los clientes y aun no despachadas. Se excluirán las mercancías ya facturadas y no despachadas.
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado. Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados. 
OBJETIVOS Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada. 
ADMINSTRACION DE INVENTARIOS Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:
MINIMIZACIÓN DE LA INVERSIÓN EN INVENTARIOS El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas d producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.
AFRONTANDO LA DEMANDA Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la perdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.
IMPORTANCIA La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos: 1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado. 2. En que momento deberían ordenarse o producirse el inventario. 3. Que artículos del inventario merecen una atención especial. 4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario. 
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción. Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en le proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas bajo que predomine en le mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena destreza de inventario. La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario: 1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos. 2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada. 3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible. 4. Mantener un nivel adecuado de inventario. 5. Satisfacer rápidamente la demanda. 6. Recurrir a la informática. Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de inventario porque: 1. La demanda no se puede pronosticar con certeza. 2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender. Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al fracaso financiero. En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en le más bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto se podrían minimizar estos costos.
CARACTERÍSTICAS Y ANÁLISIS DEL INVENTARIO Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuales son las etapas que se presentaran en le proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son: Materia Prima Productos en proceso Productos terminados Suministros, repuestos En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación, tienen seguro contra incontinencias, deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería. Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios. Correcta valorización de la moneda empleada para su contabilización. Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada. Naturaleza y liquidez de los inventarios, características y naturaleza del producto, características del mercado, canales de distribución, analizar la evolución y la tendencia. 
ADMINISTRACION DEL INVENTARIO
Los inventarios más comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos terminados.
La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera.
También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles.
En procesos de producción continua las materias primas se adquieren con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.
En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado.
En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, mas inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes.
Si embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos básicos: 1) cuantas unidades deberían ordenarse ( o producirse ) en un momento dado?, 2) en qué momento debería ordenarse ( o producirse ) el inventario?, 3) que artículos del inventario merecen una atención especial?, 4) puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventarios?
Los inventarios más comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos terminados. La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera. También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles. En procesos de producción continua las materias primas se adquieren con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario. En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado. En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, más inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes. Si embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos básicos: 1) ¿Cuantas unidades deberían ordenarse (o producirse) en un momento dado? 2) ¿En que momento debería ordenarse (o producirse) el inventario?, 3) ¿Que artículos del inventario merecen una atención especial?, 4) ¿Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos de los inventarios?
II.- COSTOS DEL INVENTARIO
 La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al más bajo costo posible.
Costos totales del inventario:
A.- Costos de mantenimiento
Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación ( mermas y desusos ).
Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento
Para su cálculo debemos tomar en cuenta lo siguiente:
Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2
S = unidades que se van a comprar todo el año
N = el número de compras que se hacen
P = precio de compra
C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario.
Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento ( costo de capital * inversión promedio en el inventario ), almacenamientos, seguros, mermas, Estos se suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario ( A*P )
Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería:
CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A
B.- Costos de ordenamiento
Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla ( normalmente son costos fijos independientemente del tamaño de la orden ).
Costo total de ordenar = CTO = F*N
F = costo fijo por orden
N = número de órdenes colocadas en el año.
N puede ser calculada. N = S / 2A
Entonces, también se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera:
Costo total de ordenar = CTO = F * ( S / 2A )
C.- Costos totales del inventario
CTI = CTM + CTO
= ( C * P * A ) + F ( S / 2A )
y si A = Q / 2 entonces
CTI = C * P * ( Q / 2 ) + F * ( S / Q )
 
COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO: A.- COSTOS DE MANTENIMIENTO Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación (mermas y desusos). Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento Para su cálculo debemos tomar en cuenta lo siguiente: Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2 S = unidades que se van a comprar todo el año N = el número de compras que se hacen P = precio de compra C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario. Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento (costo de capital inversión promedio en el inventario), almacenamientos, seguros, mermas. Estos se suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario ( A*P ) Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería: CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A B.-
COSTOS DE ORDENAMIENTO Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla ( normalmente son costos fijos independientemente del tamaño de la orden ). Costo total de ordenar = CTO = F*N F = costo fijo por orden N = número de órdenes colocadas en el año. N Puede ser calculada. N = S / 2ª Entonces, también se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera: Costo total de ordenar = CTO = F * ( S / 2A ) C.- COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO CTI = CTM + CTO = ( C * P * A ) + F ( S / 2A ) y si A = Q / 2 entonces CTI = C * P * ( Q / 2 ) + F * ( S / Q ) 
III.- EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONOMICA DE LA ORDEN
a.- La cantidad económica de la orden es la cantidad de inventario óptima, o de costo mínimo, que debería ordenarse
EOQ = 2FS / CP
EOQ = cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá ordenarse
F = costo fijo de colocar y recibir una orden
S = ventas anuales en unidades
C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del valor promedio del inventario
P = precio de compra de los productos, es el precio al que compra la Empresa
b.- Punto de reorden
El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden punto de reorden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal
c.- Mercancías en tránsito
Son los productos que se han pedido pero que aun no llegan y entran al inventario
punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal - mercancía en tránsito
d.- Inventarios de seguridad
Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en las ventas esperadas o demoras en la producción o en el abasto de los productos.
El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario
e.- Descuentos por cantidad
Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas compradas se deben tomar en cuenta dos aspectos: 1.- el costo de mantenimiento del inventario aumentará porque la inversión en el inventario se aumenta, 2.- se tiene un ahorro en los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar mas cantidad
 a.- La cantidad económica de la orden es la cantidad de inventario óptimo, o de costo mínimo, que debería ordenarse EOQ = 2FS / CP EOQ = cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá ordenarse F = costo fijo de colocar y recibir una orden S = ventas anuales en unidades C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del valor promedio del inventario P = precio de compra de los productos, es el precio al que compra la Empresa B.-
PUNTO DE REORDEN El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden Punto de reorden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal C.-
MERCANCÍAS EN TRÁNSITO Son los productos que se han pedido pero que aun no llegan y entran al inventario Punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal - mercancía en tránsito D.-
INVENTARIOS DE SEGURIDAD Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en las ventas esperadas o demoras en la producción o en el abasto de los productos. El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario E.-
DESCUENTOS POR CANTIDAD Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas compradas se deben tomar en cuenta dos aspectos: 1.- el costo de mantenimiento del inventario aumentará porque la inversión en el inventario se aumenta, 2.- se tiene un ahorro en los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar mas cantidad
MODELO BÁSICO DE CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDOS Uno de los instrumentos mas elaborados para determinar la cantidad de pedido optimo de una articulo de inventario es le modelo básico de cantidad económica de pedido CEP. Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos "A" de las empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos básicos, 2) Un método grafico, 3) un método analítico.
COSTOS BÁSICOS: Excluyendo el costo real de la mercancía, los costos que origina el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos elementos y características claves.
COSTOS DE PEDIDOS: Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los costos de pedidos se formulan normalmente en términos de unidades monetarias por pedido. 
COSTOS DE MANTENIMIENTO DE INVENTARIO: Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artículo de inventario durante un periodo específico. En estos costos se formulan en términos de unidades monetarias por unidad y por periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos.
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.
«Es fácil convertir el dinero efectivo en inventarios, lo difícil es convertir el inventario en dinero en efectivo». Los inventarios son necesarios para el proceso producción - venta, los cuales generan utilidades; así una administración deficiente de inventarios da como resultado un exceso de inventarios, generando una baja de rendimiento sobre el capital invertido, afectando el ciclo de conversión de efectivo. Se deben pronosticar las ventas antes de establecer niveles óptimos de inventarios.
Una de las inversiones y de las cantidades del capital de trabajo más importante de una empresa es el inventario, el administrarlo, esto es, planearlo, organizado, dirigirlo y controlarlo, no es una tarea fácil, sin embargo no es imposible.  
Del eficiente y efectivo manejo de este activo, dependen diversas operaciones de la empresa: Abastecimiento, almacén, manufactura, logística y distribución.
Una adecuada administración del inventario nos puede proporcionar:
•        Mejorar el servicio a los clientes
•        Ahorrar dinero
•        Reducir gastos y/o costos
•        Utilizar más eficientemente el efectivo
•        Mejorar la rentabilidad de la empresa
•        Optimizar los recursos invertidos en la empresa
Espacio para almacenar
Este espacio se encuentra determinado por las características de los productos, tales como:
•        Los estimados de demanda
•        El inventario de seguridad pertinente
•        Un factor de crecimiento esperado
•        Las dimensiones de volumen
Espacio para otros procesos
Existe la necesidad de reservar espacios para otras actividades, tales como:
•        Interfaz con transporte, en puertas de recibos y despachos, teniendo en cuenta el área necesaria para verificar las condiciones de los productos durante la carga y descarga. Esta zona está sujeta al volumen y la frecuencia del flujo de entrada y salida.
•        Zona de selección y consolidación de pedidos, donde se lleva a cabo la operación de mayor valor agregado, la cual está sujeta a la complejidad de los pedidos y el nivel de servicio al cliente que se quiera brindar.
•        Zona de mantenimiento para los equipos de manipulación de productos.
•        Oficinas para el personal administrativo y demás instalaciones para el servicio de quienes laboran en la bodega (baños, casilleros, cafetería, enfermería, etc.)
Características y funciones
Para una adecuada administración del inventario se requiere conocer su naturaleza y las funciones propias del área o departamento a cargo del mismo.
Características del inventario
Los inventarios pueden ser: Materia prima, producto en proceso y producto terminado.
La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa; no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera. También depende del tipo de proceso que se use: Producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles.
-En procesos de producción continua, la materia prima se adquiere con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.
-En procesos de órdenes específicas, la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminado prácticamente se entrega inmediatamente después de su producción.
-En método de producción por proceso de montaje se requiere, en general, más inventarios de productos en proceso que en los sistemas continuos, pero menos que en los procesos por órdenes.
El costo de mantener inventarios es alto, por eso tenerlos en niveles excesivos puede arruinar a la compañía y si faltan pueden reducirse las ventas; habrá que mantenerlos inventarios en niveles de acuerdo a los pronósticos de ventas.
Se debe tener en cuenta:
·         Realizar análisis de las partidas que componen el inventario: Materia prima, productos en proceso, productos terminados, suministros, repuestos, materias primas en tránsito. Se deberá analizar cada uno de ellos
·         En caso de materia prima: si esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento.
·         Obsolescencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste
·         Tiempo de rotación
·         Tienen seguro contra incontinencias
·         Deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería.
·         Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios.
·         Correcta valorización y la moneda empleada para su contabilización
·         Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en proceso y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada.
·         Areas involucradas en la administración: ya sea el gerente de producción, gerente de marketing, gerente de ventas o finanzas, etc.
·         Conocer como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada.
·         Naturaleza y liquidez de los inventarios.
·         Características y naturaleza del producto.
·         Características del mercado.
·         Canales de distribución.
·         Analizarla evolución y tendencia
La adecuada administración de inventarios requiere de una estrecha coordinación entre los departamentos de ventas, mercadotecnia, compras, producción y finanzas.
La administración de inventarios se centra en cuatro aspectos básicos:
1        Número de unidades que deberán producirse
2        En qué momento debe producirse el inventario
3        Que artículos del inventario merecen atención especial
4        Como podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos del inventario
El administrador financiero debe decidir sobre la cantidad inventarios que se requiere mantener para la operación, al costo más bajo posible.
Funciones del departamento de planeación y control de inventarios
El departamento de planeación y control de inventarios debe tener las siguientes características y funciones dentro de la organización:
·         Revisar y evaluar la solidez y debilidades del sistema de control interno.
·         Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.
·         Preparar informes periódicos con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas.
·         Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
·         Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.
·         Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.
·         Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
·         Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente, modificando los kárdex y las cuentas correspondientes.
·         Revisar que exista un completo sistema de costos, actualizado y adecuado a las condiciones de la compañía.
·         Comprobar que las salidas de almacén sean correctamente autorizadas.
·         Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.
·         Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.
·         Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las óptimas.
·         Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.
·         Verificar manualmente si las cantidades en inventarios representan productos, materiales y suministros de propiedad de la empresa y están en existencia, en tránsito, en depósito, en almacenes de terceros, o en consignación.
·         Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o mercado, al que sea más bajo, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
·         Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados, sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la contabilidad.
·         Determinar la existencia de gravámenes por prendas o garantías o por cesión de los inventarios, y en caso afirmativo constatar con terceros si dichos gravámenes aparecen claramente consignados en los estados financieros o en las notas relativas a los mismos.
·         Comprobar que los inventarios al cierre del periodo han sido determinados, en cuanto a cantidades, precios, cálculos, y existencia, sobre una base que guarda uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo anterior.
·         Realizar una verificación de la existencia de las cotizaciones para la compra de materiales y demás elementos constitutivos del inventario.
·         Hacer una verificación de las cifras de los auxiliares con los saldos del mayor para determinar existencia.
Determinantes del nivel de los inventarios
El nivel de inventario de materia prima depende de:
a)       Los niveles anticipados de producción
b)       La estabilidad de la producción
c)       Tiempo de entrega necesario para recibir los pedidos
d)       La confiabilidad de los proveedores de materiales
e)       La frecuencia de uso
f)       La inversión necesaria
g)       Las características físicas del inventario
El inventario de producción en proceso depende de:
a)       La duración del proceso de producción
b)       La naturaleza de proceso.
Las técnicas modernas de ingeniería aceleran el proceso de producción, disminuyendo el tamaño del inventario.
El nivel de inventario de productos terminados depende de:
a)       Los niveles de producción
b)       Los niveles de venta
c)       Las consecuencias de carecer de los productos.
Técnicas para el control de inventario.
Para controlar el inventario, la empresa puede utilizarlas siguientes técnicas:
g)   Método de la línea roja
Consiste en dibujar una línea roja en el almacén alrededor del inventario para identificar el nivel de reorden.
h)   Método de las gavetas
Utilizado para controlar el nivel de los inventarios manualmente y consiste en almacenarlos en gavetas, desde donde se van sacando, de tal manera que se hace una nueva orden cuando el número de gavetas preestablecidas quedan vacías.
i)     Método ABC
Consiste en clasificar el inventario en artículos A, los de mayores costos o importancia, artículos B los de costos o importancia intermedia y artículos C los menos costos o importancia. A mayor costo o importancia de los artículos del inventario, mayor control y recursos deben aplicarse sobre ellos.
j)    Técnica de investigación de operaciones
Consiste en establecer el recorrido de materiales, determinando la ruta crítica a través de métodos como el PERT y el CPM, asignándole mayores recursos y atención a los materiales involucrados en ella.
k)   Técnica de sistematización
Es un programa que donde se codifican los diferentes artículos del inventario, el cual se carga a la entrada de las mercancías al almacén o bodega, siendo descargadas a su salida, registrando los saldos, que al llegar al nivel mínimo establecido, genera ordenes de envíos a los proveedores, quienes cuentan con terminales del sistema.
l)     Técnica electrónica
Muy empleada en los supermercados, almacenes por departamentos y negocios donde se tiene una gran variedad de artículos en el inventario, dificultándose su control manual. Es una técnica con la que al tiempo que se controla la salida no autorizada del inventario, sirve para verificar el saldo y generar información para la preparación de los estados financieros.
Este método consiste en colocar un dispositivo magnético y código de barra a los artículos del inventario, donde se establece su precio y otras características, que al ser registrado en la caja al efectuarse su pago, lo descarga del inventarios y desactiva el dispositivo, para poder pasar por la banda magnética instalada a la salida del almacén; ya que de lo contrario se activa una señal de alarma, que es enviada al departamento de seguridad, indicando que el artículo está saliendo de manera irregular, para que se adelanten los correctivos necesarios.
Costos de la administración del inventario.
La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones a un costo razonable.
En la administración del inventario primero se deben identificar todos los costos implícitos en su compra y mantenimiento. Los costos se dividen en 3 categorías: costos de mantenimiento, costos de orden o pedido, y costos de incurrir en faltantes de inventarios.
a) Costo de mantenimiento (CM).
Los costos de mantenimiento son aquellos en que se incurre desde el momento en que el producto entra a la empresa, hasta que sale de ella, entre los que se tienen: almacenamiento, administración, seguros, depreciación, bodegaje, manejo, obsolescencia, deterioro, vigilancia, costos de oportunidad (financiamiento) e impuestos sobre la propiedad. Estos aumentan en proporción al monto promedio del inventario que se maneja y en promedio equivalen al 25% de la inversión en inventario.
El nivel de inventario depende de la frecuencia con la cual se coloquen las órdenes. Para determinar el costo de mantenimiento se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento, para lo cual debemos tomar en cuenta lo siguiente:
A = Inventario promedio = unidades por orden / 2 = Q/2
S = Unidades que se van a comprar todo el periodo
N = El número de compras que se hacen en el periodo
P = Precio de compra
C = Costo porcentual por el mantenimiento del inventario en el periodo
Para calcular C se debe tener en cuenta que si la empresa utiliza varios productos en su inventario, se consideran los costos correspondientes a cada producto en particular, los cuales se suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario (A*P)
Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería: CM = costo de mantenimiento = C*P*A = C*P*Q/2
b) Costo de ordenamiento (CO)
Estos costos se consideran desde que se solicita el pedido del producto hasta que se recibe en la empresa (normalmente son costos fijos independientemente del tamaño de la orden). Estos costos incluyen comunicación entre oficinas, despacho, embarques, fletes, demoras, pérdidas, daños, deterioros, seguros, aranceles, descargues, recibo y costos administrativos.
El costo de ordenamiento se expresa de la siguiente manera: Costo de ordenamiento = CO = F*N = F * (S /Q)
F = Costo fijo por orden
N =   Número de órdenes colocadas en el periodo   = S /Q
S = Uso total de inventario en el periodo
Q = Cantidad de artículos en cada pedido
c) Costos de faltante (CF)
Se deben evaluar las consecuencias que para la empresa tiene la carencia del artículo, asignándole un valor. Este costo es difícil de establecer, por lo que poco utilizado en cálculo del costo total del inventario.
d) Costos totales de inventario (CTI)
Es la suma de los diferentes costos del inventario
CTI = CM + CO + CF
= {C*P*A) + F(S/Q) + CF
En la práctica se desprecian los costos de faltantes, entonces se tiene que:
CTI = CM + CO
CTI = C * P * (Q / 2) + F * (S / Q);
2.4.5. Cantidad económica de pedido.
La cantidad económica de pedido es la cantidad de inventario óptimo, o de costo mínimo, que debería ordenarse. La cantidad económica de pedido es la cantidad óptima de mercancía que se debe solicitar en cada orden de tal manera que los costos totales del inventario se minimicen.
La cantidad económica de pedido permite:
1)       Pronosticar las ventas perfectamente
2)       Distribuir las ventas durante todo el año
3)       Recibir las órdenes en el momento en que se esperan.
La cantidad económica de pedido se calcula de la siguiente forma:
CEP   =
CEP = Cantidad económica de pedido
CO   =   Costo de ordenamiento
S      =   Uso total de inventario en el periodo
CM = Costo de mantenimiento por unidad
Visto de otra manera:
QEO=        
QEO = Cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá ordenarse.
S = ventas anuales en unidades.
C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del
valor promedio del inventario.
P = precio de compra de los productos.
Como la inversión promedio en inventarios depende de la frecuencia de colocar las órdenes y del tamaño de cada orden; los costos de mantenimiento aumentan cuando el tamaño de la orden aumenta, pero disminuyen los costos de ordenamiento.
El punto donde el costo total del inventario se minimiza es la cantidad económica de pedido, la cual determina el nivel óptimo de inventario promedio.
Ejemplo:
Almacenes Alfa quiere saber con que frecuencia debe pedir tostadoras eléctricas. Cada tostadora cuesta US 15, el costo de mantenimiento es de US 5 por unidad y el costo por pedido es de US 10. Alfa espera vender 500 tostadoras al mes. Los costos de faltantes son insignificantes.
S = 500 Unidades              CO= 10                  CM= 5
CEP =       =   45
Construyendo la tabla por cantidades tenemos:

 
 
 
 
Q                Q/2
N
CM
co
CT
15
7.50
33.33
37.50
333.33
370.83
30
15.00
16.67
75.00
166.67
241.67
45
22.50
11.11
112.50
111.11
223.61
60
30.00
8.33
150.00
83.33
233.33
75
37.50
6.67
187.50
66.67
254.17

Teniendo en cuenta el número de pedidos, resulta:

Q
Q/2
N
CM
co
CT
500.00
250.00
1
1250.00
10.00
1260.00
100.00
50.00
5
250.00
50.00
300.00
50.00
25.00
10
125.00
100.00
225.00
45.00
22.50
11.11
112.50
111.11
223.61
33,33
16.67
15
85.00
150.00
235.00
25.00
12.50
20
62.50
200.00
262.50

Al calcular la cantidad económica de pedido se parte de unos supuestos como son:
        Que la demanda es conocida con certeza.
        Que las ventas se efectúan uniformemente durante el periodo.
        Que los inventarios se recargan instantáneamente.
        Que los costos no varían durante el periodo
Como los anteriores supuestos no son necesariamente ciertos, se requiere adicionar unidades de inventarios de seguridad a la cantidad económica de pedido, para cubrir aumentos inesperados en la demanda o demoras en la llegada de los pedidos.
Inventario de seguridad
Inventario de seguridad, es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en los niveles de ventas, las demoras de producción o despacho, el cual genera costos.
El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario
El inventario de seguridad aumenta con:
1)      La incertidumbre de la demanda pronosticada
2)      Con los costos porfaltantes de inventarios
3)      Con la probabilidad de que ocurran demoras.
Punto de reorden
Es la cantidad de mercancías necesarias para cubrir los requerimientos durante el periodo que transcurre entre la solicitud de un pedido y su llegada al almacén. Cuando el saldo de los inventarios llega al punto de re orden, se debe hacer la nueva solicitud de inventarios
Antes de definir el inventario de seguridad, es necesario considerar el punto de reorden y por lo tanto al hacerse un nuevo pedido deben quedar en existencias las unidades de inventarios correspondientes al punto de re orden y al inventario de seguridad.
El punto de re orden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden
Punto de re orden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal
Punto de re orden = plazo de tiempo X el consumo del periodo
Mercancías en tránsito
Son los bienes que han sido ordenados pero que aún no se reciben ni entran al inventario. Para evitar los problemas se deduce la mercancía en tránsito cuando se calcula el punto de reorden.
Punto de re orden = plazo de tiempo X consumo del periodo - mercancía en tránsito.
Descuentos por cantidad
Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas compradas se deben tomar en cuenta dos aspectos: 1.- el costo de mantenimiento del inventario aumentará porque la inversión en el inventario se aumenta, 2.- se tiene un ahorro en los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar mas cantidad.
Efectos de la inflación sobre la cantidad económica de pedido
A medida que aumentan los costos de fletes y embarques, el costo de ordenamiento aumenta rápidamente, los precios de compra también pueden aumentar abruptamente. Se pueden sobrecargar los inventarios, aprovechando las oportunidades para abastecerse antes de que ocurran incrementos en los precios.
Adicionalmente el constante incremento en los precios, hace necesario re calcular la cantidad económica de pedido a medida que esto ocurra.
Valoración del inventario.
Comprender el concepto, características y los fundamentos de los sistemas de valoración de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo.
El administrador financiero debe tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional.
Sistema de inventario periódico
Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías con la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea el caso.
• Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.
• Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.
Sistema de inventario permanente
Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, por que los movimientos de compra y venta de mercancías se registran directamente en el momento de realizar la transacción a su precio de costo. Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar de mercancías denominado «Kárdex», en el cual se registra cada artículo que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo dan como resultado el saldo final de mercancías. Las empresas que estén por ley obligadas a presentar declaración tributaria, deben utilizar el sistema de inventario permanente
Los inventarios de mercancías constituyen todas las existencias a precio de costo con los cuales la empresa produce bienes o comercializa sus productos terminados.
Métodos para la valoración de inventarios
Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la producción con su respectivo nivel de ventas. Se utilizan los siguientes métodos para valorar los inventarios:
7.    Valoración por identificación específica
En las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales, pero cada una de ellos se distingue de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y un costo determinado, los automóviles son un claro ejemplo de este tipo de valoración, ya que estos aunque aparentemente idénticos, se diferencian por su color, número de motor, serie, modelo etc.
8.    Valoración a costo estándar
Este método facilita el manejo del auxiliar de mercancías «Kárdex» por cuanto sólo requiere llevarse en cantidades por unidades homogéneas:
9.    Valoración a precio de costo
Valorar el inventario a precio de costo significa que la empresa relaciona las mercancías al precio de adquisición.
Las empresas deben elegir el sistema de valuación que se adapte mejor a sus necesidades y le permita ejercer un control permanente de ellos.
Métodos para la fijación del costo
Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son el promedio ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO, a continuación se presentan sus fundamentos y un ejemplo de su aplicación:
1. Método del promedio ponderado
Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios.
Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se toma el valor de la mercancía del inventario inicial y se le suman las compras del periodo después se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial más las compradas en el periodo. Las existencias se valoran al precio promedio de adquisición.
2. Método PEPS o FIFO
Primeras entradas, primeras salidas, del inglés FIFO (First In First Out) las existencias se valoran a los últimos precios de adquisición
Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que se venden.
10.Método UEPS o UFO
Ultimas entradas, primeras salidas, del inglés LIFO (Last In First Out) las existencias se valoran a los primeros precios de adquisición.
Este método tiene como base que la última existencia en entrares la primera en salir. Esto es que los últimos adquiridos son los primeros que se venden.
11.MÉTODO DE IDENTIFICACIÓN ESPECÍFICA
Este método es apropiado para empresas cuyo inventario consta de mercancías idénticas, cada artículo en existencia se diferencia de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y tiene un costo determinado.
En el inventario debe relacionarse por separado, cada uno de sus datos y el valor correspondiente a la factura de compra.
12.MÉTODO RETAIL
Este método consiste en manejar las mercancías a precio de venta. Es de uso corriente en los negocios de venta al detal en grandes volúmenes como en cadenas de almacenes, ferretería, droguerías y negocios similares, dada la gran variedad y cantidad de artículos de los inventarios.
Este método se basa en el supuesto de que la relación entre la mercancía disponible para la venta y el precio al detal de las mercancías se determina al momento de la compra. El retail permite el uso de kardex, sin valoración, únicamente se controla por unidades. Se manejan las mercancías por lotes, divisiones o referencias, a precios de venta, clasificadas de acuerdo con los márgenes de utilidad líquida sobre el costo o el margen de utilidad bruta deseada. El precio de venta debe marcarse en cada artículo y la etiqueta puede contener la calve del factor del costo.
El factor de costo se calcula mediante la relación entre mercancía disponible para la venta al costo y la mercancía disponible para la venta a precio al detal.
Factor     = Mercancía disponible para la venta al costo (inventario inicial + compras - devoluciones en compras)
Mercancías disponibles para la venta a precio de detal
Valor inventario final = Cantidad existente X precio de venta al detal X factor de costo
150.000+600.000-75.000    =       675.000       = 0.75X100 = 75%
50 unidades por $18.000 c/u        900.000
Valor inventario final     = 17 unidades X $20.000 c/u X 75%    =         $255.000
El artículo 72 de la ley 223 de 1995, manifiesta que la DIAN acepta el método de valoración retail el cual supone que la tasa de utilidad bruta sobre las ventas es uniforme y por tanto la relación entre el costo de ventas y los ingresos por ventas también corresponden a un porcentaje uniforme. El costo de ventas resultara de multiplicar las ventas por un determinado porcentaje.
Este método es ventajoso porque proporciona cifras de inventario para la elaboración de informes intermedios además ayuda a detectar faltantes en el inventario.
CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
Separación de funciones, compra, recibo, almacenamiento y entrega de mercancías.
Diseño de controles físicos para salvaguardar los inventarios de robo, daño, contaminación, perdidas, mermas, retiros de empleados no autorizados.
Realizar inventarios físicos perioditos que detecten diferencias entre existencias y libros.
Ejercer control adecuado sobre las existencias que faciliten decisiones administrativas sobre el nivel de los inventarios.
Diseño de controles contables que permitan establecer las cantidades, recibidas en existencias y vendidas.
Análisis periódico de los mínimos y máximos de existencias para el mantenimiento de los controles adecuados.
Controles por medio de kardex u otro procedimiento para verificar las existencias físicas en unidades y valores.
Suscribir pólizas de manejo de responsabilidades para el manejo de inventarios.
Verificación de condiciones ambientales en los lugares de almacenamiento para evitar evaporaciones, mermas o deterioro de las mercancías.
Implementar medidas de seguridad como rejas, chapas, candados, extintores, alarmas en los sitios de almacenamiento y conservación.
Para entrega y retiro de mercancías, lo mismo que las bajas debe existir un proceso previo de autorización para las personas autorizadas.
Prenumeración de documentos como herramienta importante de control de inventarios.
TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
Se aconseja ejecutar inventarios físicos para verificar la correspondencia entre el valor en libros y el conteo, esto ayuda a detectar mermas, deterioros, daños, malos manejos, robos, etc. El conteo o toma física es un conteo organizado de existencias a la fecha de cierre, en horas no hábiles o fines de semana de tal forma que el recibo de existencias no interfiera con la exactitud del conteo. Se debe efectuar una valoración para determinar el valor del inventario.
ETAPAS PARA LA REALIZACIÓN DEL CONTEO FÍSICO
Planeación: (Dificultades, recurso humano, funciones de cada persona, observadores. Ejecución
MÉTODOS DE CONTEO FÍSICO
División del personal en grupos de 2 personas bajo la coordinación de un supervisor por grupo o para cada determinado número de equipos, cada uno cuenta las mercancías por referencia y Las dicta al otro miembro del equipo para que efectúe el registro.
En otros casos utilizan grabadoras o equipos portátiles de cómputo para anotar las cantidades contadas.
Doble conteo de los artículos por grupos de personas, en caso de diferencias el supervisor efectuara un reconteo y tomara las decisiones del caso.
Independiente que el conteo sea único o doble, su exactitud debe comprobarse mediante reconteos aleatorios que realice el supervisor en hojas de reconteo selectivo y analizando el informe del observador.
Debe tenerse claridad sobre las mercancías que hacen parte del inventario, por ejemplo excluir las recibidas en consignación, e incluir las dadas en consignación, no incluir las mercancías despachadas por el proveedor y aun no recibidas (transito) y las mercancías físicos recibidas aunque no se haya recibido la factura, Ali como tan bien las mercancías pedidas por los clientes y aun no despachadas. Se excluirán las mercancías ya facturadas y no despachadas.
Administración de inventarios
1.- ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO
Los inventarios mas comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos terminados.
La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera.
También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles.
En procesos de producción continua las materias primas se adquieren con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.
En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado.
En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, mas inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes.
Si embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos básicos: 1) cuantas unidades deberían ordenarse ( o producirse ) en un momento dado?, 2) en que momento debería ordenarse ( o producirse ) el inventario?, 3) que artículos del inventario merecen una atención especial?, 4) puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventarios?
II.- COSTOS DEL INVENTARIO
La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al mas bajo costo posible.
Costos totales del inventario:
A.- Costos de mantenimiento
Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación (mermas y desusos ).
Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento
Para su cálculo debemos tomar en cuenta lo siguiente:
Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2
S = unidades que se van a comprar todo el año
N = el número de compras que se hacen
P = precio de compra
C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario.
Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento ( costo de capital * inversión promedio en el inventario ), almacenamientos, seguros, mermas,Estos se suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario ( A*P )
Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería:
CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A
B.- Costos de ordenamiento
Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla ( normalmente son costos fijos independientemente del tamaño de la orden ).
Costo total de ordenar = CTO = F*N
F = costo fijo por orden
N = número de órdenes colocadas en el año.
N puede ser calculada. N = S / 2A
Entonces, también se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera:
Costo total de ordenar = CTO = F * ( S / 2A )
C.- Costos totales del inventario
CTI = CTM + CTO
= ( C * P * A ) + F ( S / 2A )
y si A = Q / 2
entonces
CTI = C * P * ( Q / 2 ) + F * ( S / Q )
III.- EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONOMICA DE LA ORDEN
a.- La cantidad económica de la orden es la cantidad de inventario óptima, o de costo mínimo, que debería ordenarse
EOQ = 2FS / CP
EOQ = cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá ordenarse
F = costo fijo de colocar y recibir una orden
S = ventas anuales en unidades
C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del
valor promedio del inventario
P = precio de compra de los productos, es el precio al que compra la
Empresa
b.- Punto de reorden
El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden punto de reorden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal
c.- Mercancías en tránsito
Son los productos que se han pedido pero que aun no llegan y entran al inventario punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal – mercancía en tránsito
d.- Inventarios de seguridad
Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en las ventas esperadas o demoras en la producción o en el abasto de los productos.
El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario
e.- Descuentos por cantidad
Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas compradas se deben tomar en cuenta dos aspectos: 1.- el costo de mantenimiento del inventario aumentará porque la inversión en el inventario se aumenta, 2.- se tiene un ahorro en los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar mas cantidad.
Una de las confusiones más comunes inclusive en algunos colegas, tiene que ver con referirse de forma indistinta a los sistemas de inventarios y a los métodos de valuación de inventarios.
Un sistema de inventarios es muy diferente a un método de valuación; cada uno tiene sus objetivos que difieren mucho del uno al otro.
El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos, mientras que el método de valuación de inventarios tiene como objetivo el determinar el costo de venta y el de valorar o valuar el inventario final.
Una cosa en controlar las existencias de los inventarios, y otra muy diferente es la determinación del costo de cada unidad vendida del inventario o valorar el inventario final de un periodo.
Solo existen dos sistemas de inventario conocidos: inventario periódico e inventario permanente. En cambio existen múltiples métodos de valuación de inventarios. Peps, Upes, Promedio ponderado, Retail, etc.
Los métodos de valuación de inventarios determinan el costo de venta y el valor del inventario final en el sistema de inventarios permanente, lo que quiere decir que si hablamos de métodos de valuación de inventarios, nos estamos refiriendo necesariamente al sistema de inventarios permanente.
La determinación del costo de venta en el sistema de inventarios periódico no se hace con los métodos de valuación de inventarios, sino mediante el llamado juego de inventarios, que no es otra cosa que tomar el inventario inicial, sumarle las compras y restarle el inventario final.
Como vemos son claras las diferencias entre un concepto y otro
El sistema de inventarios periódico no puede ser utilizado por aquellos contribuyentes que deban presentar sus declaraciones tributarias firmadas por contador o revisor fiscal, así lo expresa el artículo 62 del estatuto tributario.
Recordemos que sólo existen dos sistemas de inventarios: sistema de inventarios permanente y sistema de inventarios periódico, por lo que aquellos contribuyentes que deban presentar sus declaraciones tributarias firmadas por contador público o revisor fiscal, deberán utilizar el sistema de inventario permanente.
Los sistemas de inventarios tienen como función la determinación del costo de las mercancías vendidas [costo de venta], mediante los diferentes métodos de valuación de inventarios en el sistema permanente, y mediante el juego de inventarios en el inventario periódico.
Lo curioso del asunto es que si bien la norma prohíbe a algunos contribuyentes utilizar el sistema de inventario periódico, no hay norma conocida que contemple una sanción por la utilización de un sistema de inventarios no autorizado.
En opinión de la Dian, la única sanción aplicable a los contribuyentes que utilicen el sistema de inventarios periódico sin estar facultados para ello, es el desconocimiento de los costos que se determinen en exceso respecto del costo determinado si se hubiere utilizado el sistema de inventarios permanente.
Esto es por ejemplo, que si utilizando el sistema permanente el costo de venta fuera de $100, y utilizando el sistema periódico el costo determinado fuera de $120, se desconocerán los 20 de costo en exceso en caso que el contribuyente hubiere utilizado el sistema periódico no estando autorizado.
Adicionalmente, afirma la Dian [Concepto 9342 de febrero de 2000] que si el contribuyente declara un costo mayor como consecuencia de la utilización del sistema periódico no estando facultado para ello, se impondrá sanción por inexactitud, algo que es poco probable que prospere puesto que los costos así determinados jamás serán irreales o inexistentes, condición que exige el artículo 647 del estatuto tributario para que se configure la sanción por inexactitud.
Hoy en día es poco probable que un contribuyente obligado a presentar sus declaraciones firmadas por contador público o revisor fiscal, estén llevando un sistema de inventario periódico, puesto que con los software contable, por lo se puede utilizar sin ningún problema el sistema permanente, de modo que el sistema periódico en la mayoría de los casos es utilizado por pequeñas empresas que si están facultadas para hacerlo y que no cuentan con la logística para utilizar el sistema de inventarios permanente.
Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema periódico y Sistema permanente o perpetuo.
El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
Contabilización en el inventario periódico.
En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.
Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).
Aspectos tributarios.
El decreto 187 de 1975, en su artículo 27, establece que cuando el costo de venta se determine mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las mercancías en transito, ni las mercancías recibidas en consignación.
En el caso de las mercancías en transito, si se llegare a vender esas mercancías estando en transito, el costo de venta que se considera provisional, se contabilizará como diferido. La utilidad o pérdida por esas ventas, se determinará e incluirá en la renta del año en que se liquide definitivamente el respectivo costo.
Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario periódico para los contribuyentes que de acuerdo al Estatuto tributario deban presentar la declaración tributaria firmada por contador publico. (Vea: Declaraciones tributarias que deben ser firmadas por contador público).
Fiscalmente se acepta la disminución del inventario final hasta en un 3%. Esta disminución bien puede ser por deterioro o por pérdida, obsolescencia, etc.
Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro, obsolescencia o por cualquier otro motivo que la empresa considere prudente provisionar algún valor, no son aceptadas fiscalmente. La única disminución permitida es la del inventario final sólo en el 3%.
Juego de inventarios
El juego de inventarios es el procedimiento utilizado en el Sistema de inventarios periódico para determinar el Costo de venta.
Toda venta tiene un costo, el cual debe ser determinado, o bien al momento de cada venta o al final de un determinado periodo, y en el caso de utilizar el sistema de inventario periódico, éste costo de venta se determina haciendo uso del juego de inventarios.
Para realizar el juego de inventarios, es necesario conocer el inventario inicial y el final, para lo cual se requiere hacer un conteo físico de cada uno de los productos que la empresa maneja.
Para determinar el costo de venta en el sistema de inventarios periódico, se requiera además conocer el valor de las compras netas (Compras brutas menos devoluciones en compra).
Una vez determinados los valores anteriores se procede a realizar el juego de inventarios, el cual tiene la siguiente estructura:
Inventario inicial
(+) Compras brutas
(–) Devoluciones en compras
= Mercancías disponibles para la venta
(–) Inventario final
= Costo de venta
Inventario inicial. Es el inventario con que se inicia un periodo determinado. Por lo general corresponde al inventario final del periodo anterior. Cuando la empresa inicia operaciones por primera vez, el inventario inicial es cero (0), a no ser que al crear la empresa, algún socio haya aportado mercancías (Aportes en especie). Para determinar el inventario inicial se debe hacer un conteo físico.
Compras. Corresponde a las compras realizadas en un periodo determinado; ejemplo del 01 de enero de 2006 a 31 de diciembre de 2006.
Devoluciones en compra. Son las compras que se han devuelto a los proveedores en el mismo periodo.
Mercancías disponibles para la venta. Corresponde a las mercancías con que efectivamente cuenta la empresa en sus bodegas una vez descontadas las que se han devuelto. Ejemplo: se inicia con 10 unidades, se compran 6 y se devuelven 2, el resultado final será de 14 unidades.
Inventario final. Es el inventario que queda al finalizar un periodo. Si se utiliza inventario periódico se debe hacer conteo físico.
Costo de venta. Es lo que cuesta la mercancía vendida. Ejemplo: una empresa compra un PC en $3.000.000 y lo vende en $3.500.000. La venta obviamente es de 3.5000.000 y el costo de venta los 3.000.000 que lo costo el PC.
Sistema de inventarios permanente
El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios permanente y Sistema de inventarios periódico.
El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo.
Valuación de los inventarios en el sistema permanente.
6.    La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas.
Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa.
Entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método Peps, Método Ueps, Método retail, etc.
Contabilización de los inventarios en el sistema permanente.
En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo).
En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina también su costo.
Ejemplo:
1. Se vende 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% el costo del producto. Iva del 16% y Retención en la fuente por compras de 3.5%.
Contabilización: (Plan de cuentas colombiano)
Venta.
Clientes (1305) [Debito] 1.125.000
Retención en la fuente (1355) [Debito] 35.000
Ventas (4135) [Credito]1.000.000
IVA (2408) [Credito] 160.000
Costo de venta.
1.000.000/1.25 = 800.000.
Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del 25% sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el costo dividiendo el precio de venta en 1.25%.
Contabilización:
Costo de venta (6135) [Debito] 800.000
Inventarios (1435)[Credito] 800.000
2. Se compran mercancías por 500.000. Iva del 16% y Retención en la fuente por compras del 3.5%.
Contabilización:
Inventarios (1435) [Debito] 500.000
Iva (2408) [Debito] 80.000
Retención en la fuente (236540) [Credito] 17.500
Proveedores (2205) [Credito] 562.500
Nota.
Recordemos que el impuesto a las ventas que se paga en las compras, es un pasivo de carácter debito, el cual podemos descontar del Iva que se ha generado en la venta, de modo que el valor a pagar por Iva será la diferencia entre el valor crédito menos el valor debito de la cuenta 2408.
El Impuesto a las ventas y la Retención en la fuente, correspondientes a las devoluciones de compras y ventas, se contabilizan acreditando o debitando directamente la respectiva cuenta, tal y como se manejan las devoluciones en compras en el sistema de inventarios permanente.
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PEPS; Método de valuación de inventarios
Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Peps, Método Ueps, Método del promedio ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.
Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS).
Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.
En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.
En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra.
Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.
Ejemplo: (Tomado de la Universidad de la salle)
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:
El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.
El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
· El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.
Solución.
La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

Entradas
Salidas
Saldo
Fecha
Concepto
Q
VU
VT
Q
VU
VT
Q
VU
VT
01-01
Saldo inicial
1.000
$10
$10.000
03-01
Compras
500
$12
$6.000
500
12
6.000
04-01
Venta
1.000
$10
$10.000
100
12
1.200
400
12
4.800
15-01
Compras
600
15
9.000
600
15
9.000
28-01
Compras
500
18
9.000
500
18
9.000
31-01
Ventas
400
12
4.800
600
15
9.000
200
18
3.600
300
18
5.400

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las primeras que entraron son las del inventario, que fueron 1.000 unidades a $10.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de enero, a un costo de $12.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al último costo, que es de $12.oo. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.
Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $18.oo para un total de $5.400.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo
Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva.
Al utilizar este método de valuación de inventarios, se da un efecto sobre los resultados financieros de la empresa, tanto por el monto del costo de las ventas como por el valor del inventario final. Bien sabemos que al sacar las unidades que se compraron primero, significa que en el inventario final quedan las últimas unidades compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a un mayor costo. Ahora el costo de venta al ser determinado sacando las primeras unidades compradas, que por lo general fueron mas económicas, se tiene un costo de venta relativamente mas bajo, lo que significa que tendrá menor efecto sobre la utilidad, resultando como consecuencia que esta sea mas elevada que si se utilizaran otros métodos de valuación de inventarios.
Como se puede ver en forma general, este método hace que la utilidad sea menor y que el Balance general se sobrevalore un poco al contener un inventario final de mercancías un tanto mas costoso. Igualmente se afecta el Estado de resultados, en la medida en que se incorpora un menor costo de venta producto de costear con las primeras unidades de materias primas compradas.
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UEPS; Método de valuación de inventarios
Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Peps, Método Ueps, Método del promedio ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.
Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS).
En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias.
El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por ellas.
En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta.
Ejemplo: (Tomado de la Universidad de la Salle)
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:
El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.
El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.
Solución.
La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

Entradas
Salidas
Saldo
Fecha
Concepto
Q
VU
VT
Q
VU
VT
Q
VU
VT
01-01
Saldo inicial
1.000
$10
$10.000
03-01
Compras
500
$12
$6.000
500
12
6.000
04-01
Venta
500
$12
$6.000
600
10
6.000
400
10
4.000
15-01
Compras
600
15
9.000
600
15
9.000
28-01
Compras
500
18
9.000
500
18
9.000
31-01
Ventas
500
18
9.000
600
15
9.000
100
10
1.000
300
10
3.000

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las últimas que entraron son las de la primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a $12.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que están en el inventario inicial, a un costo de $10.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas, quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que es de $10.oo. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.
Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $10.oo para un total de $3.000.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo
Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva.
Financieramente la utilización de este método, implica un mayor valor del costo de venta debido a que es determinado con base a las últimas unidades adquiridas que por lo general son mas costosas; igualmente al costera con base a las ultimas unidades compradas, significa que en el inventario final quedan las primeras unidades que en la mayoría de los casos son mas económicas, lo que conlleva a que sea de un menor valor.
En conclusión se puede decir que este método es utilizado por empresas en países don la inflación es alta, con el objetivo de reconocer tales incrementos en el Estado de resultados, ya que con el UEPS la utilidad resulta menor al tener unos costos de ventas mas elevados, y otro efecto se ve en el Balance general al estar un tanto subvalorado por tener el inventario final con precios antiguos.
Método del promedio ponderado
Método de valuación de inventarios promedio ponderado
Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Ueps, Método Ueps, Método del Promedio ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.
Promedio ponderado
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación.
En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.
Ejemplo (Tomado de a universidad de la salle)
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:
El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.
El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
· El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo
La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera

 
Entradas
Salidas
Saldo
Fecha
Concepto
Q
VU
VT
Q
VU
VT
Q
VU
VT
01-01
Saldo inicial
 
 
 
 
 
 
1.000
$10.00
$10.000
03-01
Compras
500
$12
$6.000
 
 
 
1.500
10.67
16.000
04-01
Venta
 
 
 
1.100
$10.67
$11.737
400
10.67
4.263
15-01
Compras
600
15
9.000
 
 
 
1.000
13.26
13.263
28-01
Compras
500
18
9.000
 
 
 
1.500
14.84
22.263
31-01
Ventas
 
 
 
1.200
14.84
17.808
300
14.84
4.455

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas sumando las unidades del inventario con las unidades de la compra, y los valores del saldo con los valores de la nueva compra. Para hallar el nuevo costo unitario promedio se divide el nuevo valor del saldo por el número total de unidades. Cada vez que se realice una compra habrá que hacer el mismo procedimiento. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces, en la columna de salidas se coloca el número de unidades vendidas, en la columna de valor unitario se coloca el costo promedio calculado. El producto es el costo total de las unidades vendidas.
Para hallar el saldo se efectúan diferencias entre las unidades y valores totales del inventario con las unidades y valores totales de la venta, dando como resultado el valor de las unidades que quedaron después de la venta. El costo es el mismo al cual se vendieron las unidades. Cada vez que se realice una venta, habrá que hacer este procedimiento.
Al efectuar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades valorizadas a un costo de $14.84 para un total de $4.455.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $29.545.oo.
Nótese, que cada vez que hay una transacción, cualquiera que sea, en el saldo se va colocado un subrayado simple.
El promedio ponderado es quizás el método mas objetivo, ya que por el hecho de promediar todos los valores estos resultan ser muy centrados, y no tienen mayor efecto financiero sobre la empresa.
Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser equilibrado, por lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el inventario final no queda ni subvalorado ni sobrevalorado.Recordemos que al utilizar el método PEPS el costo de venta queda subvalorado porque se calcula con base a precios antiguos que son por lo general mas económicos, lo que significa que las ultimas compras que entran, que entran a un mayor valor, son las que van a quedar en el inventario final, por lo que este queda sobrevalorado afectando directamente el balance general. Además por tener un costo de venta menor, las utilidades se inflaran y estas ingresaran al balance general como utilidades del ejercicio por lo que el efecto sobre el balance es doble, al igual que sucede con el método UEPS.
En cuanto a este último método, sucede todo lo contrario al método PEPS, ya que al costear con base a las últimas compras que por regla general son más costosas, el costo de venta se elevara afectando la utilidad del ejercicio. Ahora bien, como se sacan las unidades de mayor costos, quiere decir que en e inventario final solo quedan unidades anteriores con un menor costo, por lo que el inventario final estará subvalorado, teniendo efecto sobre el Balance general y sobre el Estado de resultados, que tributariamente puede ser beneficioso en vista a que la base para el impuesto al patrimonio se vera disminuida tanto por un menor valor de los inventarios como por un patrimonio afectado en menor grado por unos resultados del ejercicio también menores por el efecto de los costos de venta determinados por este método.
La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido).
Formula para determinar la rotación de inventarios
La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las mercancías vendidas en el periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo. (Coste mercancías vendidas/Promedio inventarios) = N veces.
Ejemplo:
Supongamos un costo de mercancías en el año 2006 de $60.000.000 y un promedio de inventarios en el 2006 de $10.000.000, entonces
60.000.000/10.000.000 = 6.
Esto quiere decir, que la rotación del inventario durante el 2006, fue de 6 veces, o dicho de otra forma: los inventarios se vendieron o rotaron cada dos meses (12/6). Las mercancías permanecieron 2 meses en el almacén antes de ser vendidas.
El costo de las mercancías es el mismo Costo de venta, que corresponde al costo de las mercancías que se vendieron en el periodo en análisis, y que en el Plan único de cuentas para comerciantes Colombiano corresponde a la cuenta 6135.
Para determinar el promedio de inventarios, se suman los saldos de cada mes y se divide por el número de meses, que si estamos hablando de un año será 12. Otra forma no tan exacta de determinar el inventario promedio, es sumar el saldo inicial con el saldo final y dividirlo por 2.
Importancia del nivel de rotación
La rotación de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir, en venderse. Entre más alta sea la rotación significa que el las mercancías permanecen menos tiempo en el almacén, lo que es consecuencia de una buena administración y gestión de los inventarios.
Entre menor sea el tiempo de estancia de las mercancías en bodega, menor será el Capital de trabajo invertido en los inventarios. Una empresa que venda sus inventarios en un mes, requerirá más recursos que una empresa que venda sus inventarios en una semana.
Recordemos que cualquier recurso inmovilizado que tenga la empresa sin necesidad, es un costo adicional para la empresa (Vea: Capacidad ociosa). Y tener inventarios que no rotan, que casi no se venden, es un factor negativo para las finanzas de la empresa. No es rentable mantener un producto en bodega durante un mes o más.
La rotación de inventarios será mas adecuada entre mas se aleje de 1. Una rotación de 360 significa que los inventarios se venden diariamente, lo cual debe ser un objetivo de toda empresa. Lo ideal sería lograr lo que se conoce como inventarios cero, donde en bodega sólo se tenga lo necesario para cubrir los pedidos de los clientes y de esa forma no tener recursos ociosos representados en inventarios que no rotan o que lo hacen muy lentamente (Vea: Producción justo a tiempo).
Las políticas de inventarios de la empresa deben conducir a conseguir una alta rotación de inventarios, para así lograr maximizar la utilización de los recursos disponibles
COSTO DE VENTAS
El costo de venta representa el costo de las mercancías vendidas por la empresa y la forma para determinarlo depende del sistema de inventarios que se esté utilizando, que bien puede ser el sistema de inventarios permanente o el sistema de inventarios periódico.
Contabilización del costo de venta en el inventario permanente.
En primer lugar resulta pertinente recordar que por este sistema, el costo de venta se determina mediante cualquiera de los muchos métodos de valuación de inventarios que existen [Peps, Ueps, Promedio ponderado, Retail, etc.]
La contabilización es la más sencilla puesto que sólo utiliza dos cuentas, la cuenta de mercancías [1435] y la cuenta costo de venta [6135]:

Cuenta
Débito
Crédito
6135
100.000
 
1435
 
100.000

En inventario inicial o final en el sistema de inventarios permanente no se contabiliza, puesto que este es el resultado de las entradas de mercancías menos las salidas, las que en su momento se contabilizan.
Lo que si de debe contabilizar es la diferencia que llegaré a resultar en los inventarios, que bien puede ser un exceso de inventarios o un faltante.
Si al realizar un conteo físico [lo cual se puede hacer también en el sistema de inventarios permanente] resulta alguna diferencia, se debe proceder a realizar el respectivo ajuste, ya sea incrementando o disminuyendo el inventario, contra gastos o ingresos, según sea el caso.
Contabilización del costo de venta en el inventario periódico
El costo de venta en el sistema de inventarios periódico se determina mediante el juego de inventarios, el cual, en su expresión más sencilla utiliza tres elementos a saber:
Inventario inicial (+)
Compras (-)
Inventario final (=)
Costo de venta
Supongamos unos valores de 100, 900 y 200 respectivamente, lo que nos da un costo de venta de 800.
Luego, su contabilización sería:

Cuenta
Débito
Crédito
6135
800
 
143501 (I.F)
200
 
143502 (I.I)
 
100
6205
 
900

Explicación
El costo de venta determinado por el juego de inventarios se contabiliza en la cuenta 6135.
El inventario final determinado en el conteo físico se contabiliza en la cuenta de inventarios
El inventario inicial se acredita, toda vez que éste ya desaparece para dar paso al inventario final. En el ejemplo se utilizó una subcuenta para efectos de hacer notar el tratamiento.
Las compras se cancelan.
Contabilización de las devoluciones en venta
En el presente documento se expondrá la forma de contabilizar las devoluciones en venta, cuando se utiliza el sistema de inventarios permanentes y periódico.
Cuando un cliente devuelve una mercancía comprada, debe procederse a reconocer en la contabilidad este hecho.
Es preciso reversar cada uno de los movimientos realizados al momento de realizar la venta en la proporción de la devolución.
La única cuenta que no se reversa es la cuenta de ventas, puesto que existe una cuenta específica para las devoluciones cual es la 4175.
Devolución en ventas en el inventario permanente
Cuando se lleva inventario permanente, la venta se contabiliza de la siguiente forma (Suponiendo una venta de 1.000.000 mas Iva):

Cuenta
Debito
Crédito
110505
1.125.000
 
135515
35.000
 
240805
 
160.000
413505
 
1.000.000
613505
800.000
 
143505
 
800.000

Supongamos ahora que el cliente nos devuelve el 50% de la mercancía, es decir, el valor de 500.000.
La contabilización será:

Cuenta
Debito
Crédito
417505
500.000
 
240805
80.000
 
110505
 
562.500
135515
 
17.500
143505
400.000
 
613505
 
400.000

Hemos asumido un costo de venta de 800.000, costo que debe ser determinado según el método de valuación de inventarios que utilice la empresa.
Devolución en ventas en el inventario periódico
Suponiendo los mismos datos, la venta cuando se realiza el inventario periódico se contabiliza de la siguiente manera:

Cuenta
Debito
Crédito
110505
1.125.000
 
135515
35.000
 
240805
 
160.000
413505
 
1.000.000

Vemos que en este caso no se utiliza la cuenta de costo de ventas, puesto que éste es determinado al finalizar el periodo mediante el juego de inventarios.
Nuevamente trabajemos el supuesto en que el cliente nos devuelve la mitad de las mercancías que adquirió.
La contabilización de esa devolución es:

Cuenta
Debito
Crédito
417505
500.000
 
240805
80.000
 
110505
 
562.500
135515
 
17.500

Tampoco se toca la cuenta de inventarios ni de costos puesto que estas no fueron utilizadas al momento de la venta.
Contabilización de las devoluciones en compras
Las devoluciones que ser realice de mercancías compradas, deben ser reconocidas en la contabilidad, y su tratamiento difiere dependiendo del sistema de inventarios que la empresa utilice.
Recordemos que existen dos sistemas de inventarios: Sistema permanente y Sistema periódico.
En el sistema permanente, las compras se contabilizan en la cuenta 14 del activo, por tanto, las devoluciones en compras cuando se utiliza el inventario permanente, afectarán esta cuenta.
En el sistema periódico, las compras son contabilizadas en la cuenta 62, de modo que al hacerse una devolución en compras utilizando el sistema periódico, se ha de afectar la cuenta 62.
Mientras que en la cuenta 14, simplemente se acredita la devolución de la compra en la misma cuenta donde se debitó al momento de la compra, para el caso de las compras en el inventario periódico se utiliza una cuenta diferente, puesto que las compras se contabilizan en la cuenta 6205 y las devoluciones en la cuenta 6225.
Veamos un ejemplo:
Compra en el sistema permanente:

Cuenta
Debito
Crédito
143505
1.000.000
 
240805
160.000
 
236540
 
35.000
220505
 
1.125.000

Suponemos ahora una devolución del 50% de la mercancía:

Cuenta
Debito
Crédito
220505
562.500
 
236540
17.500
 
143505
 
500.000
240805
 
80.000

Ahora veamos una compra en el sistema de inventarios periódico:

Cuenta
Debito
Crédito
620505
1.000.000
 
240805
160.000
 
236540
 
35.000
220505
 
1.125.000

Igualmente supondremos una devolución del 50% de las mercancías compradas:

Cuenta
Debito
Crédito
220505
562.500
 
236540
17.500
 
622505
 
500.000
240805
 
80.000

Como se observa, las diferencias entre un sistema y otro son mínimas, sólo difiere en la cuenta que fue utilizada para registrar  la compra, puesto que los demás conceptos como el Iva y la retención en la fuente son exactamente igual.
 
 





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